公司繁琐流程处理

 本文为经理人网投稿文章，未经授权，不得转载。(作者:林铭乐 某上市公司人力资源总监)

A：我两周前就申请了， 现在仍没有结果，到底审批不审批？
B：我申报跟客户签订合同，结果没等到审批，人家早就找别人签了。
C：我不了解他们所做的事，为何需要我来审批？……

　　中小企业内部，在管理幅度日益壮大的现实面前，难免时常听到上述的抱怨。你说我的不是，我道你的不对，连几十个人的小企业走一个流程审批都需要N个人员来签字，主管签完交给经理；经理签好交给总监；总监扫一眼，签完又直接提交到副总办公室；副总一瞧，直接写上“呈报总经理审批”；总经理眼都没抬一下，要不写上“同意”，要不直接放在桌面上挡灰尘……原本一个小流程审批，却跟漂流瓶一样跨越四大洋五大洲，最终被冲到沙滩底下，瓶中的愿望只能等到成为古董后被人无意中发现才能重见天日。     

　　图1-1 : 繁琐流程能救人吗?

这样的结果只有一个：三国演义，大话西游--权限混乱、效率低下……
为何众多企业会出现这种“裹脚布”流程呢，我们分析如下：

A． 中层管理人员说:上面领导会把关的。
原流程设置了主管经理(中层管理者)上面仍然有上级需审批，不负责的心态就开始作怪了，孰对孰错，自有上面定分晓，我也就签个名，让他知道我在做事就好了…大家就将所有事项全部推到领导面前。当然，中层管理者也同时会认为，这点小事都不放权，谈何信任，讲啥授权，你让我当花瓶，我就给你当个花轿，直接将轿子抬到你面前，是坐是站全由你来做决定好啦，因为我充其量是轿夫。
这个过程中，经理只是复制品。

B． 高层管理人员说：我要“盖章”，必须的。
　　高层管理人员总是喜欢手中有些权，就紧紧地握在手中，有几个公司章就死死地抱着，巴不得天天坐在公司中间，章上呵口气，用力一压，桌面一响，特有成就感！
　　稍有申请不经他们手中，他们就觉得没意思， 见人就问：这两天没有事情？ 不见你们有申请的呀？ 我手机也不响…是不是你们在背后搞鬼呀，凡事必须有我的同意才能去做。
　　大事不干，小事瞎管，这样的高层管理者往往很主动地创造这些“严谨”的流程，导致想做事的人被活活拖死。

C． 老板说:我对他们不放心。
“用人必疑人，疑人仍然用”，这样的老板们往往事无大小，事必躬亲，公司一张A4纸，一根笔，都需他审批同意与否，因为他对所有员工都不放心。
不放心咋办呢？ 唯一的办法就是过度集权管理。
过度集权管理最终的结果就是：老板累死，员工先闲晕后忙死。
老板的这种过度“自恋倾向”，那怕他的智商120以上，但是整个团队智商也只是60左右。 

D． 员工说：以前就是这么做的,现在就这么做。
这是典型的以前是如何，现在就如何，不思进取，不求创新的团队表现。心理学上称之为“习得性无助感”，无视于公司规模的扩张, 依旧延续以前的模式，企业制造的无助行为让员工产生无能为力感，无能为力感使人丧失彼此信任。
很多员工获得的只是无精打采和精神丧失，失去了投入感、方向感。大家只能都集中精力于周末的安排了。

上述之情况也只是我们企业管理工作中的一些现象，但此类现象是较为普遍性的，长期存在必然成为企业发展的拦路虎，因此必须要及时调整企业工作链，优化我们的工作流程。流程管理实施中，均需按如下原则来设置：
1、流程优化的意义之一就是点对点中的每个流程环节要有增值，否则这个环节就可以不要；
2、管理者不能都成为流程上的一个点，而更应该是规划流程和规则；
3、审核不能依赖人，而应依赖规则，当然要配套的机制来约束；
4、管理人员不要把审核作为一种权力的体现而忽视了义务和责任;
5、不能让流程只是在纸上走，而是让流程在规则中流动起来；
6、流程不仅限于优化，还需细化。 

在这些基础原则上，我们提出来的优化流程是“非常3+1模式”。如图：                        
 

图1-2 ：“非常3+1管理流程模式”

本文只是从内部纵向流程角度出发来说明。我们常说：事不过三。也许我们真的对“三”情有独钟,“三人行必有我师”、“三个臭皮匠，赛过诸葛亮”，三个就够了！

如图1-2显示：权限审批1--职员提出申请，只需经过其主管审批， 其经理审核就可以完成，申请流程就不必再三往下走，因为到了总监手上，让其在职员的申请上签上个人意见，那真是很为难他，一方面总监已经不太了解职员的需求,另一方面, 如果不设置每个级别的权限,事无巨细都需总监的同意,会导致高层管理人员耗费大量的时间在这些琐事上，至于副总、总经理就更不用提了。

审批权限以此类推，只需三级就可以了，管理者何必为难管理者呢。

当然，我们仍然会设置了“非常”情况下的“1”。就是在特别情况下，三级审批权限仍然达不到决策时，此时就务必启动追加“1”流程来审核。如一位经理的财务审批权限只有8000元，但职员申请的项目费用是15000元时，这个申请则自动流到有相应审批权限的人员手中，可能是总监，可能是副总经理，也可能是总经理， 只能流到“1”个人手中去。

能做到上述模式， 必须有以下条件(步骤)作为基础：
A． 明确游戏规则
我们所讲的游戏规则就是明确各人员的“位、责、权、利”。让每人都明
自己的岗位是什么，他应该承担的责任是什么，同时让其知道自己的权利有多大，以及如何获取自己应该得的利益。明确游戏规则，可以避免人浮于事，做事推诿，让每个人都清楚知道自己在团队中的位置，自己应该为团队做什么。
象棋中的“车、马、炮、兵、将、士、象”都各行其所，各施其职，我们每人都应知道自己该做什么、能做什么、做到何程度？　

B． 适当的充分授权
各级管理者经常会说：我想授权给员工, 可是他们却不要.
情况真的是如此糟糕吗？不尽然！很多各级管理者都跟老板一样玩“自恋”，认为除了他自己就没有人可能解决，授一半权留一半权，下属稍有出错，马上将别人打入冷宫，久而久之无人接受他的所谓“授权”了。
小孩子学走路，大人必须要放手让他自己走，你整天拉着他，牵着他，他如何能学会走路呢！作为管理者，应当适当地充分授权，应当扮演优秀的长者，放手让他自己走，摔跟头了，告诉他正确的走法就会少摔跤。这样子，你的员工就敢负责任，就会自行迅速地去处理问题，而不是将所有问题推到上级面前！   有一个高效的管理者，才会有一群高效的员工！

C． 流程再造
　　一年四季，随着气候变化，我们都会很自然地换上适合我们的穿着打扮，更何况企业是一个大的社会公民呢， 因此企业流程也必须紧跟环境的变化而变化。
企业要适时地进行流程再造，只要“有利于员工顺畅工作，有利于提高效益，有利于企业发展”，我们就需适时调整流程，适时改造企业内部骨架脉落，目的只有一个：让企业的新鲜血液可以顺畅地流向各个角落，促进各个功能协调运作。
　　企业内部血液不流通，等待的就是效率的流失，最为严重的是人才的流失。

D． 启动幸福指数上升效应
能否启动幸福指数上升，关键就是上述的A、B、C步骤能否真正的落地生根。明确游戏规则后, 获到信任，大家有责任感, 在血液畅通的同时, 工作的成就感也油然而生, 幸福指数就会持续上升。

你多了1%的激情，我就多了1%的幸福，大家就会带来101%以上的收益！ 到那时，整个企业具备了良好的幸福感，“非常3+1”>4就不再是不可能了。

尝试一种简单有效的“非常3+1”管理权限优化流程，解决各种日常管理工作，也意味着是一种改革。其能让企业日常管理工作变得简单易行，流程审批更加顺畅，管理更高效。从表面上来看，此流程模式是很简化，但它内在赋予了管理者更大的权限去负更大的责任，同时也给予他们更多的时间和精力去思考更为重要的事项。