应对费用报销欺诈：十种保护你的机构的方法——石桥商业伙伴公司

美国已证实欺诈案审查官协会（Association ofCertified Fraud Examiners）在其2004年的报告中断定，在其本国的职业性欺诈和滥用案例中，有大约22%的欺骗付款方式在调查后被发现与费用报销欺诈有关。

 

  想要保护你的公司免遭用心不良的员工伤害，这需要对对其采取强而有力的控制及措施，杀鸡儆猴。

 

  无论你是跨国公司雇佣的遍及世界各地的销售代表中的一员，还是一家小型的非营利机构，你都有可能成为费用报销欺诈的受害者。

 

欺诈方式

 

  两种基本的欺诈犯罪方式是雇员们捏造子虚乌有的开销，或是夸大实际的商务花费，以此来要求报销。

 

  报告中列举的捏造子虚乌有的开销的方式包括：

 

   ·给一些私人用途的花费项目套上公务名义（加油费、生活用品花费、酒店住宿费等）

 

   ·开一些从未有过的旅行和花费账单（已取消的机票的花费、各种会议的注册费、报销学费和支付专业会费）

 

   · 报销一些永远都不会买的东西

 

  · 勾结其他雇员为集体的旅行或行程分开记账和报销

 

   ·彻底篡改或假造收据

 

  夸大实际的商务花费的方式包括：

 

   ·以餐饮和娱乐开销的名义报销一些在你的政策里不允许报销的项目（如酒类、休闲活动、体育运动的门票）

 

   ·附加额外的报销条目，而这些条目已在之前的报销条目中

 

   ·附加比实际花销大很多的报销副本

 

  · 出行首选飞机头等舱或是使用豪华轿车，称这是有效并更实用的

 

   ·把驾车出游的花销用夸大的总里程数的名义来报销

 

防止欺诈的保障措施

 

  针对报告列举的费用报销欺诈的方式，采取一些保障措施其实并不复杂。首先应当从持强有力的控制措施入手。

 

1、维持既有的出行报销政策或指导方针，以管理好此类行为。禁止项目和每日限额都已给予以详细规定，并就此定期与雇员们沟通。

 

2、要求报销时出具报告中涉及的原始的单据，或者出于审计目的将单据保留一点时间。

 

3、针对部门管理人员或同等职位的员工的审核过程的报告，开创正式的审核过程。

 

4、对那些看似离奇或不正常的花销提出常规性的质疑。让存在的问题发酵只会让解决问题变得更难且代价更大。

 

5、确保所有的支付行为只通过应付账款或是工资单进行。在可能的情况下，不要让现金成为员工的支付的选择。

 

6、实施并利用好公司记账卡制度，以实现更好的管控。有了公司记账卡，公司便能单独地质询每一张卡的花费，并确保支出只对公司有利。

 

7、如果使用公司记账卡，每个月都要从出单公司处获取账单。这些账单能让你清楚有多少消费已被或正被取消，费用回到账户。如精确的话，这相当于一份真实的费用报表。

 

8、对员工的费用报表抽取样本进行年度性的审计，以确保他们遵循着公司的指导方针。要确保真正的单据被留存好，以作为审计时该项花费的凭证。如果使用了公司签账卡，剩余的金额核实是否已被立即支付。

 

9、坚持接待费用的报销是通过雇员先行垫付再寻求报销，或是由公司直接支付的方式来进行。不然，很可能导致重复报销。

 

10、要起诉犯罪者，如果发现他们有违反或篡改费用报表的行为。假如这种情况下他们都能没受任何惩罚就逃脱，那其他人说不准就会效仿他们了。

 

  费用报表能为机构将重大风险暴露出来。在绝大多数案例中，员工会假装诚实，让人觉得他们可信，然后他们的报表就不用被检查了。

 

  为求员工顺从，维持严谨的管控和频繁地检查费用报表是有必要的，这也能降低将来可能遇到的问题的严重性。

 

  记住榜样的带动作用，上行下效。如果设有旅行和花费的指导方针，那么每个人，包括高层在内，都得遵循。