SAP ERP业务优化之非计划运输成本核算

在实际工作中，运费一般都包含在采购价格中。但是仍然有不少情况，会存在运费单独核算的情况。如笔者以前遇到过一家客户，其直接向钢厂买钢板。而钢厂是不负责运输的，此时客户会委托供应商寻找运输企业。此时运输费用与采购费用就是独立的。但是在财务核算时，又有一定的联系。如运输费用的87% 需要加入到原材料的采购成本中;而13%则运来进行抵扣。遇到这种业务时，在SAP系统中该如何处理呢?在这篇文章中，笔者就以实际案例给各位读者出一个解决方案，供大家参考。

一、运输在实际工作中的两种情况

　　根据情况的不同，此种业务又可以分为两种情况。一种情况是虽然价格是独立的、发票也是分开开的，但是发票的抬头都是同一家单位。这种情况，在SAP系统中有标准的处理方式。为什么会出现这种情况呢?这主要是因为普通的增值税发票和一般的运输发票其税的抵扣率是不同的。从客户角度讲，其希望都是增值税发票，如此的话可以按17%的税率抵扣。而从供应商的角度讲，则希望增值税发票和运输发票分开开。在实际项目中，顾问一般会建议客户尽量与供应商争取，都开增值税发票。如果供应商比较强势的话，那只能够按照供应商的要求来做。

　　另外一种情况是，价格是独立的，而且发票的抬头也是分开的。此时可能是 供应商自己下面有专门的一家物流企业。相关的货物运输都是这家物流企业做的。此时发票的抬头就会有两家，分别是供应商和物流企业。如果遇到这种业务的话，在系统中处理就比较麻烦。因为运费的一部分需要核算到原材料成本中。

二、运输方与采购方是同一家企业

　　如果运输方和供应方是同一家单位，两者只是开具发票类型的不同(一种是可以17%抵扣的增值税票、另外一种是可以7%抵扣的运输税票)， 此时处理起来比较方便。根据实际作业，这可以分为两种情况。一是在签订采购合同时就可以确认运输费用。此时只需要通过条件类型的配置，设置一个运输费用的条件类型即可。注意在配置时，要考虑价税分离。即采购价格是按17%的税率来实现价税分离，而运输费用则是通过7%的税率来实现价税分离的。而且运费中除了不能够抵扣的部分，剩余的金额需要纳入到原材料成本中。

　　二是在签订采购合同时还不知道具体的运费，需要送到客户后才能够知道。此时在做采购合同时，由于运费金额未定，就不能够通过条件类型来实现。此时就需要在发票处做文章。简单的说，就是在做发票交验的时候，将运费的金额(扣除可以抵扣的部分)计入到原材料的科目中去。同样的这里需要注意价税分离。也就是说，并不是所有的运费都会计入到GR/IR科目中去。在SAP系统中，由于价格策略(标准价格或者移动平均价格)不同，计入到原材料科目的方式也有所差异。如果采用的是标准价格，则系统默认会先计入到价格差异，然后再期末根据一定的规则来进行分摊。如果采用的是移动平均价格，则直接记入到库存科目。

　　非计划成本代码说明

　　1、采购订单ME21N

　　2、收货MIGO

　　3、发票MIRO1、输入：细节、未计划的交货费(不含税价格)

　　2、科目

　　(1)特定的科目：UPF

　　(2)GR/IR：标准价格(价格差异)/移动(库存科目);如果有多项的话，根据发票的金额在多个项目之间进行分配

　　(3)设置：SPRO、物料管理、后勤发票校验、收入发票、配置如何过帐未计划交货成本

　　* 空白：原材料库存科目

　　* 2：特定科目

三、运输方是第三方情况下的核算

　　如果运输方是第三方，则处理起来就会比较麻烦。因为发票抬头是两个单位，后续付款也是要付给两家单位。而都需要计入到原材料的成本中去。在实际项目中，有些顾问会通过大量的二次开发来实现。不过笔者并不推荐。毕竟这需要额外的项目成本。笔者建议通过系统的标准功能，做一些灵活的变通来实现。

　　如在做发票交验时，可以直接输入运输费用。然后在发票行项目输入需要分摊的物料。在某些情况下，可以直接根据采购订单生成发票交验单据。然后在“细节”页签中把供应商调整为运输商(默认带出的是采购订单上的供应商)。在保存时，系统就可以根据收货的金额在多个项目之间进行分摊。注意在操作这个单据时，有两个注意点。一是需要更改供应商;二是需要注意税率的选择。运输发票只有7%可以作为进项税进行抵扣。为此在税率中需要选择7%。否则的话，就会出错。

　　另外一种折中的方式，就是直接通过财务调帐来实现。在采购订单配置中，会专门设置一张运输费用采购订单的单据类别。按照正常的情况下采购订单并做发票交验。财务在后续的作业中，通过财务调帐的方式，来增加原材料的库存金额。这种方式思路比较清晰，只是会增加一定的工作量。

四、运输费用如何在多个项目之间进行分摊

　　在实际工作中，运输费用还会遇到如何分摊的问题。如一笔运输费用中，可能会包含多个不同的材料。此时这个运输费用该以什么规则在不同的物料之间进行分摊呢?如是根据采购订单的数量、还是根据收货的数量进行分摊?是根据数量还是根据金额来分摊呢?无论采取哪种方式，在SAP系统中都可以通过后台配置来实现。这里的难点是实施顾问需要根据原材料的特征以及运输费用的大小来进行分摊。如果原材料的重量与价值明显不成正比(如运输钢材和其他贵金属)，此时根据重量来进行分摊明显不时很合理，而应该根据金额来分摊。这个分摊的规则需要实施顾问与客户共同协商确定。

五、运费核算不及时导致分摊不准

　　在实际工作中，还会出现运费无法核算到具体产品的情况。如供应商的货物是10日送到。然后工厂15日将货物领到车间使用。但是运费的发票则是在月底到。此时由于原材料已经发到车间使用，再进行分摊就没有了对象。遇到这种情况时，只能够通过财务调整或者成本分摊来实现。笔者在做机械制造业项目时就遇到过这种情况。由于运输的是钢板等材料，运费比较贵。这家客户的运费是三个月结一次帐。即这个月送来的材料，可能三个月才会有发票。等到发票来后，这个原材料早已经生产完工了。笔者建议客户，如果发票到后该张生产订单还没有完工，则运输费用通过工序委外的方式(相当于服务外包)计入到订单成本中。如果生产订单已经完工，则在做采购订单时，就要预估运输费用。如果实际费用与运输费用有差异，则只能当作费用来进行摊销。