采购作业

采购作业是从企业内部需要到企业外部采购物料、设备、补给及其他物品开始，在采购部门被通知货物已收、符合要求时结束。该作业的主要步骤如下：

（1）采购部门收到正式请求

    正式请求的内容包括：

    a）所需物料细项说明；

    b）必须的质量与数量；

    c）期望交货日期；

    d）采购申请人。

（2）采购部门选择供应商

    采购部门必须识别出能够供应所需商品的供应商。如果在当前文件清单上找不到合适的，就得立刻去找新供应商。选择供应商时可以参考供应商分级，当考虑到某供应商的未来业绩呈上升趋势时，还应更新分级信息。

（3）采购部门向供应商订货

    如果订单涉及到费用很大，尤其在诸如一次性购买设备的情况下时，往往要求供应商投标，此时需要生产与设计人员来帮助采购部门和供应商进行协商。数量大、经常使用的细项可以使用总购货订单方法，一般情况下，每年只需和供应商协商一次价格，其后一年内的价格都遵照它来执行。中等数量大细项可以采用总购货订单方法，也可以采用个别订货方法。少量购买也可由需要某细项的生产单位直接与供应商联系。当然对这种采购一定要有控制措施，否则后果不堪设想。

（4）监督订单

    例行追查订单，尤其是那些数量很大或交货时间长的订单，能够使采购部门遇见到追货延迟，并将这一信息传递到相关部门。同样地，有关部门也必须把所需数量与交货变化及时传递给采购部门，这样他们才有时间调整自己的计划。

（5）接收供货

    收货部门必须检查供应商交付的货物质量与数量，同时通知采购、会计与需要货物的生产单位。如果货物不符合接收要求，就必须将其交回给供应商并要求赔偿，或替换，或接受仔细检查。此时一样要及时通知采购、会计与生产单位。无论怎样，都有更新供应商分级估价记录。