项目笔记二

1.3 项目实践

1.3.1 项目的提出

       项目名称：报刊发行管理电子商务平台

       项目提出人：***报社

       项目提出时间：2009年6月4日

       2009年6月，***报社技术中心提出要以现在报社报刊发行管理模式开发一套报刊发行管理系统，该系统要实现对报刊发行管理的全部过程进行计算机和管理，包括报刊印刷管理、征订管理、发行管理、仓库管理、储运管理、财务管理、客户管理、合同管理等功能。

现在市场已经有很多的报刊发行管理解决方案，但基本上都是基于党报发行管理模式，与该报自办发行模式有本质的区别，所以市场上并无可以参考的成型产品，这就要求我们要对现有的发行管理模式有充分的了解才能制定出切实可行的技术解决方案。

考虑到研发的成本及外包的费用问题，2009年5月，报社领导同意由网络中心成立研发团队进行自主研发，2009年6月初开始进行项目的需求调研。

1.3.2 需求调研

       在项目调研初期，项目组对报社现有的各种管理系统进行初步的了解，并列出各个系统的应用情况。

1.        发行管理软件

2004年委托北京一家软件公司开发，主要功能包括征订管理、发行管理、仓库管理、费用管理，基本上核心业务已经都做了，但由于当时系统开发时前期调研没有做好，导致后来正式上线时好多功能模块无法使用，现在只使用了其中的征订管理和部分发行管理的功能，其它功能一直没有启用。

2.        网络版赠报系统

技术部门自生开发的一套赠报系统，一直在使用，但该系统与发行管理软件没有整合到一起，导致现在出现很多统计上的不方便：例如报刊版别代码的不统一、客户资料的不统一等。

3.        费用结算管理软

实现各类费用的登记及汇总统计功能，但与发行系统没有接口，导致发行系统里产生的应收应付费用无法直接进行费用结算系统，增大财务人员的工作量。

       经过相关负责人及领导的沟通，初步了解到现在报刊发行管理过程中存在的问题及需要规范的流程。

l  领导无法及时了解到各个版别的发行情况，现在只能通过各发行站逐级上报后由办公室进行汇总。

l  无法及时了解各工作站的订货量、发货量情况，由于报社的发行站遍布全国各地，这就造成发行人员无法及时的统计出各个发行站每一天的订货量、发行量情况，只能在月末进行一次统计。

l  无法及时了解客户合同的签订、执行情况

l  工作站上报的数据可能存在人为的因素，因而可能造成各种统计数据的不准确。

l  发行部门无法及时了解各个仓库报刊的库存情况，从而重复印刷造成不必要的浪费。

l  无法即时了解历年报刊发行量的对比情况

l  发行部门无法及时了解客户回款情况

l  无法即时准确地了解各个仓库中各版别的即时库存数量

l  发行部门无法及时准确地汇总订单情况，而生产部门也无法准确的估算出各个版别报刊的印刷量。

l  发行站无法及时了解订单的状态

l  各类费用不能自动汇总，增加财务人的工作量。

l  各类数据不能共享，如发行管理部的赠报系统中的版别与发行部中版别定义就不统一，给统计分析工作带来很大的麻烦

l  缺乏统一的标准导致各类信息不＂兼容＂，如现在的发行管理软件与网络版赠报系统中版别代码的定义就不统一，造成同一版别两个代码的情况。

l  各个系统相关独立，一旦涉及与经营活动上下游部门衔接，如印务部、发行部与财务部之间等，都会电脑改人脑，手工的处理各类单据。

l  数据采集不健全而且数字浪费严重：现有的发行管理软件，伴随严重管理功能缺失。如现行的发行管理软件，其功能侧重于订户信息及发行收入的管理，而发行成本管理、客户资源管理和仓库管理等功能不全。另外，现有软件因为各自相对独立，无法对已有数据进行整理、挖掘和智能分析能力，也就无法给领导提供高科学预测、决策依据。

在进行需求调研时，我们一定要及时记录客户提出的各种问题，如果有必要可以将与客户的谈话录音，然后再重听进行整理，整理后的需求就形成我们的需求确认表，当然，在进行需求调研阶段，我们也必须做好必要的调研记录，调研记录的主要目的是记录与客户沟通需求时的客户提出的各种问题，当然客户提出的只是笼统的、概念性的要求，例如单据录入，客户可能会说“要有一个录入单据的模块，要求方便我们快速录入，而且单据号可以根据日期自动生成”，客户调研记录所做的工作就是将客户所提的要求转换为我们的软件的需求概述，如上面这句话可以理解为两个需求：一是要有一个单据录入的模块，二是单据号是由系统自动生成，如果一时没有分析出客户的意图，可以先将期谈话的内容记录下来，然后再做分析，得出我们要的需求描述。

以下为基本的调研记录表格式，可以作为参考

项目调研记录表

编号：DY-FXGL-0001

提交单位

***软件公司

项目名称

***管理系统

提 交 人

张三

提交日期

2009.06.04

接 收 人

李四

业务部门

发行管理部

接收日期

2009.06.05

调研内容记录

1.   可以录入普通订单、赠报订单、自然订单三种单据

2.   普通订单针对发行工作站，自然订单针对自然订报用户

3.   单据号由系统自动生成

4.   单据内容详见订单表样

5.   录入单据时每个版别的金额可以根据期数、份数、单价自动计算

6.   折扣可以根据客户自动获取

7.   实收金额 = 金额 * 折扣

签 收 人

 

签收日期

 

备注：本报告单一式两份相关部门及网络中心各留存一份，备查。