应用DRUPAL进行知识管理的探讨

从某个角度来说，企业的发展就是知识的不断积累和沉淀的过程，充分有效的利用所掌握的知识，是企业提升竞争力的一个重要手段。每一个常胜不衰的企业都重视知识管理，都有其完善的知识库。比如IBM公司。公司内部建有电子学习中心（e-Learning）、图书中心等。公司的电子学习中心会分部门、分级别地对员工提供各种学习资源，员工可根据自己的情况在工作范围内选择要学习的内容。选定的学习内容需经过主管经理批准后方可注册学习，学完之后需经考试测评认证。电子学习中心也给公司员工提供了一个随时随地学习培训的机会，只要登录企业内部网，就可以获得学习资料并进行自学，解决了员工工作繁忙，无法有较多时 间进行脱产学习的问题，真正实现了工作学习两不误。

企业知识管理的核心，就是建立一个与之业务流程相关的知识库，以知识库为中心，不断地创新、吸纳、分享和传承给企业的员工。这就强调知识库建设不是一劳永逸的事情，而是需要不断投入的过程，

企业知识管理或者说知识库建设的目的，简单总结一下，有以下几个目的：

首先是知识的固化，企业要吐故纳新，员工也常常另攀高枝，人员流动不可避免。俗语说“铁打的营盘，流水的兵”，如何保证员工的流动不会导致知识的丢失，这就需要将知识固化了。

当然，知识仅仅固化，还是不够的。必须要有人学习它，用它，才能给企业带来效益。这就需要能方便的分享知识。让需要的人能有快捷的手段找到它。

最后一个目的就是知识创新了，通过对现有知识的学习、归纳和实践，新的知识应运而生。

建设企业知识库，实施知识管理，又存在哪些困难呢？

最大的困难在于如何保证数据的准确性和及时性，很多企业往往一开始往往雄心勃勃，投入大量的人力物力整理企业的资料文档。但过一段时间后，资料文档又变得与实际不符了，从而失去了价值，知识库变成了垃圾库。

即使有持续投入维护知识库的决心，有没有合适的人才还是一个问题。没有合适的人才，知识库的知识质量就不能保证，那么带来的效应也保证不了。这样的人才必须有能力对知识进行评价。此外需要定期，召开会议，对知识方向进行回顾，对积累的知识进行评估，提升知识库中知识的质量。

如果采用专门的人员来维护知识库，那么他们的知识瓶颈，会不会造成知识库的瓶颈。会不会由于脱离实践，导致知识质量的下降。会不会由于人员的流失导致知识的丢失。

我们希望能建设这样的知识库，通过流程来保证知识的持续自然积累，通过全员参与来减轻专职维护人员的投入工作量，通过专家审核保证知识的质量。

另外一个问题就是沟通，古语有云“酒香不怕巷子深”，但现代人不这么认为啦，好酒也要摆到当街卖。就知识库建设来说。首先应该提供一个方便获取知识的平台，易用性是评价知识库的一个重要指标。其次，知识在沟通过程中得到传播，新的知识也同样是在沟通过程中创造出来的，因此还需要提供一个方便的知识沟通交流平台。

最后一个问题就是激励，我们前面说了，知识库建设是一个长期的过程，需要全员参与，如何保证全员长久热情的参与呢，这就需要利益驱动了。比方说对贡献知识的行为的给予物质和精神的双重奖励，将贡献知识与职称评定挂钩，在员工中进行绩效考核中，包含审核对他人工作的支持和推动程度，等等。

通过对上面知识库建设的困难的讨论，我们得到了一个理想的知识库应该具备这样的功能：

1） 在其中，能够全员参与，贡献知识。有专家能审核保证知识质量。

2） 方便的知识获取手段和方便的知识交流平台。

3） 完善的激励管理机制。

说了半天，总算是说到正题了，下面我们就介绍一下开源的CMS系统DRUPAL的功能和特点，看看是否满足我们的需求。CMS是内容管理系统（Content Management System）的缩写，主要应用于网站和博客建设。

DRUPAL是一款国外开发的开源系统，免费而且功能强大。DRUPAL的一个中文谐音是“猪跑”，寓意可能取自“没吃过猪肉，还没看到过猪跑吗”，表示耳熟能详的意思，呵呵。

DRUPAL可以简单理解为创建一个WEB站点，当然对我们来说是内部网上的。这个WEB站点的技术架构如下：

 

从这个技术架构可以看出，如果想维护好DRUPAL开发的知识库，必须要有懂PHP、MYSQL和Apache的人员。这个我们后续在谈。

先谈谈DRUPAL建设的WEB站点的三个核心功能是如何结合运用，解决我们的需求的。

DRUPAL的第一个核心功能：个人BLOG.。大家都知道是网络日志，用于记录个人所做的，所想的和所看到的。在我们的知识库中，这就是全员参与的一个重要环节。对于我们每一个员工来说，工作中常常有一些感悟和总结，自愿的，不自愿的要写下来。现在我们的做法是写下来，贴到园地上了事。有一些做的比较好的，还安排归档的SVN上。但是对个人来说，缺少一个归档的地方。有了这个BLOG。我们就可以为每个人创建一个自己的知识库，把自己的所思、所学和所做完整的归档起来，一方面方便自己日后回顾，另外也方便其他同事学习。这是BLOG的第一层用法，自发的、民间的知识归档和分享。第二层用法，我们后面再说。

 

DRUPAL的第二个核心功能：手册。这个功能翻译成手册不是很好，我们可以理解为专题文档。是由一组文档构成的围绕一个专题描述的文档集合。这个功能怎么使用呢？且听我细细分解。我们要对产品功能做一个全面的了解，需要学习什么？需求、协议、设计方案、测试方案、特性指导书等等，应该一条龙看下来，掌握的才全面吧？但我们现实中的学习方式是割裂的，测试人员很少向前看，系统人员很少向后看，这也是我们无法培养全面性人才的一大问题。那么利用这个手册，我们就可以将一个产品的功能完整的组织到一起，形成如下的方式，比如对容灾功能，我们就可以建立一个专门的手册，可以把与之对应的用户需求、产品需求、测试设计、测试总结甚至工程文档组织到一起，形成一个完成的，官方的功能说明。

 

当有员工想学习容灾功能时，浏览此手册即可。这是手册的第一层用法，官方的、完整的针对某个功能的一条龙文档集合。

DRUPAL的第三个核心功能：论坛。论坛功能就不详细介绍了。我们可以为容灾功能专门创建与之对应的论坛，选举熟悉容灾功能的人担当版主，专门解答和探讨容灾相关的功能。这是论坛的第一层用法，方便的沟通和交流平台。

下面要讲的是如何把BLOG、手册和论坛这三个功能动态结合起来，以实现BLOG和论坛的第二层用法。结合下图来讲。

 

场景1）针对官方的文档，写出自己的见解。

官方的针对某个功能的手册推出后，每个员工学习时，肯定有自己的见解，那么可以在个人的BLOG中记录自己的见解。

场景2）针对某个人BLOG中的文章，浏览者可以评论，和作者交流。

场景3）对应功能手册的维护者可以对各员工BLOG中相关该功能的文章进行审核，写得好的，可以纳入手册中，形成正式的文档。

这三个场景，介绍了BLOG的第二层用法，成为编写和修订官方手册的一种方式。这个操作非常的容易，如下图所示即可。在对应BLOG上点击“纲要”就出现加入某个官方手册的选择框。

 

场景4）针对某个功能的官方的文档，可能有描述不清的地方，或者理解歧义的地方。可以在对应的论坛中开帖探讨。一般来说官方手册的编纂者，也是对应论坛的版主，对该功能有比较深厚的理解。可以在论坛中答疑解惑。

场景5）每个人都可以在论坛中跟帖探讨问题。

场景6）同样，对于论坛中讨论的比较清楚的帖子，官方手册的编纂者也可以把它纳入手册中，形成正式的文档。

这三个场景，介绍了论坛的第二层用法，成为编写和修订官方手册的一种方式。

总结一下，从上面BLOG、手册、论坛这三个功能的介绍，我们可以看到DRUPAL比较好得实现了我们的这两个需求；

1） 在其中，能够全员参与，贡献知识。有专家能审核保证知识质量。

2） 方便的知识获取手段和方便的知识交流平台。

对于完善的激励制度所需要的统计功能，DRUPAL作的还比较薄弱，但由于是开源代码，我们完全可以做进一步的定制。

为了更好的使用DRUPAL，我们可以考虑进一步开发一下功能模块。

“人力资源蓝图模块”，将员工掌握的功能情况用清晰的表格形式展现出来。要能够记录一个员工针对某个功能，看过的文章、评价过的文章、发表的文章、测试过的用例、参加过的考试，以及考试成绩等。这样就能比较综合的评价出某个员工对该功能的掌握情况。这样就能方便的提供人员培养计划的残酷以及人员培养成果审核的依据。

“绩效统计模块”，将员工学习文档、评价文档、发表文档、参加考试，以及文档被手册采纳等行为记录，并转化为相应的统计值，据此我们可以作出一系列的排名。用于绩效管理。

“网上考试中心”，网上归档试题，并电子考试。