内部文件检索——公司经验管理系统的一种有效方法

 每个企业都有一些掌握核心技术的核心员工，他们的技能为公司创造着巨大的财富。但一支独放不是春，满园春色关不住。如何将核心员工的经验和知识保存下来，使之真正成为公司的有形财务，使更多的人成为专家，同时也使企业不再受核心员工的流失的威胁，便于核心员工的管理，形成强有力的管理文化和氛围。

 

        我们经过探索，认为企业内部应该建立经验管理系统，将专业技术人员每次对问题的解决总结成经验文章，按照规定的格式上传到服务器中。随着时间的积累，公司将形成一个完善全面的经验数据库，经过一定的处理，就是专家系统。可以这样说，这个专家系统就是企业的核心竞争力之一。它使企业不再受缺乏核心员工的痛苦，解决问题的速度加快。

 

          例如现在的制造业因为精益生产的要求，产品生产周期十分的短。但是在生产过程中设备出现故障或出现质量问题的几率十分高。对于一些复杂的设备故障或者一些相互之间关联比较多的质量问题，往往一时找不到解决问题的途径，而能够解决这个问题的员工或者退休了、或者离开了企业、或者到了其它岗位了，怎么办？打开我们的专家系统，输入关键字进行搜索。啊！过去历次出现的相似问题的描述和解决方法立即出现，并且按出现的次数进行排序，其中必有一款能解决你的问题，至少能对你此次解决问题有启发。这就是专家系统。

    

        就是没有找到相应的解决问题的办法也没有关系，你就当作没有这个系统去解决这个问题吧，当你问题解决之后，赶紧写成规范的问题描述和解决方案，上传到服务器。下次不论谁再遇到这个相似的问题，轻松鼠标一点，解决方案就出来。

 

       对于出现几率比较高的问题，公司的质量改进小组、6δ活动小组又有课题啦！有了问题，利用 6δ的流程或其它方法进行技术攻关，改进设备或工装、改进产品工艺设计、改进加工方法、改进管理方法………这么多的途径，还怕企业管理水平上不去？

 

 

     为了形成专家系统，公司的管理手段当然也要进行一些配合。例如对于核心员工解决关键问题要进行奖励，而且是重奖。但这个奖励的依据不仅仅是问题解决了没有，还有看你写的总结文章怎么样？你的问题描述是否准确？你的解决方法是否与实际一致？当然奖励也可以不止一次性的，到年底，还可以根据每个员工文章的数量进行评选，对文章数量多的发给数量奖，对质量高的发给质量奖。这种奖可以有月度、季度、年度、二年、三年、累计等奖励方法。有了这些激励措施，企业仅仅付出了很少的奖励，但获得的无形财富却要多得多。同时，将核心员工的解决问题的过程记录下来，培养了更多的人，避免了核心员工利用自己的技能保守，向企业寻租，对于企业形成良好的文化和氛围有莫大的帮助。

 

      对此我们形成了一系列的管理程序文件，开发了专业的管理软件，实现了经验上传、评审、奖励、检索和安全保密等一系列完整的功能。通过多年的管理实践，取得了很好的效果。我们希望这种管理手段能够为更多的人所关注，服务于更多的中国企业。