《excel应用大全》（excel home 编著）--学习摘抄笔记1

第1章.excel简介

  1.   “人类自古以来就有处理数据的要求，文明程度越高时，需要处理的数据就越复杂，而且处理要求更高，速度也要求越快。各种应用工具应运而生……..”

  2.  Excel 的主要功能有：

数据记录与整理、数据计算、数据分析、商业图表制作、信息传递和共享、自动化excel功能. 

  3.  Excel 2003 内置了三百多个函数，其中又有多个类别.

  4.  支持用户通过intranet与其他用户协同工作。

  5.  2003Excel文件：模版文件.xlt   、  加载宏文件.xla   、工作区文件.xlw（方便的为用户记忆下每个当前打开的工作簿名称） 、备份文件.XLK  、网页文件.mnt  .htm（excel可以从网页上保存数据，也可以把包含数据的表格保存为网页形式发布，其中还可以设置保存为”交互式”网页） 

  6. 一个工作簿中的至少包含一个可视的工作表，最大的工作表数目和当前的机器内存有关

  7. 07中按alt键会自动提示一些快捷键组合.

  8. 2007: 基本设置  Excel 选项---高级---显示选项---设置显示

 

第2章  基本的工作表操作

 1. 当在窗体中创建一工作簿而未保存时，此工作簿只存在与内存中.

  2.  启动excel程序时，取消自动创建工作簿（裸启）：

当用户启动excel程序时，程序会自动创建一个空白的工作簿，如不想创建可以先创建快捷方式，路径设为excel.exe的安装路径,然后在路径后加上空格和”/e”作为参数。如此便完成裸启了.  去除了启动画面的显示过程、不再自动创建空白工作簿、加快了程序启动速度.

 3.  另存为---工具---常规选项---：

设置打开权限密码：密码最长支持15位，不支持中文字符.

 4.  打开文件方式：

以正常方式打开

以只读方式打开：不能对文件进行覆盖性保存

以副本方式打开：excel自动创建并命名一个目标文件的副本文件，同时打开这个文件。，这样编辑不会影响原文件

用浏览器打开：用WEB浏览器打开文件，如IE

打开并修复：可以对损坏的文件进行修复并重新打开。

  5.  在excel的操作过程中，始终有一个”当前工作表”作为用户输入及编辑等操作的对象和目标，用户的大部分操作都在”当前工作表”上体现

 6. 同时操作多个工作表：

在工作组模式下，用户可以方便的对多个工作表进行操作.

Ctrl键+点击 选中多个   或  ctrl键+shift键+点击  选中相邻的多个工作表

当选中多个后，excel窗口会显示工作组字样。

取消工作组模式可以点击未被选中的工作表标签（如全选中则可点击任意表标签），或右击标签直接取消.

 7.  删除工作表在excel中是无法撤销的，如不慎误删可直接关闭工作簿，并不保存，可一定程度上恢复数据。

 8.因为工作簿中至少有一个可视工作表，因此当工作表标签只剩下一个时，是无法删除的。

  9.工作表命名不可重名，名称不区分大小写

  10. 工作表可以通过拆分窗口同时显示工作表的不同位置      可以通过冻结窗口实现曲艺固定显示

 

第3章 认识行、列、单元格区域

1. 工作表的横竖标题栏有两种表示方式：

A1引用样式：行为数字，列为字母

R1c1引用样式：行列均为数字 ，不仅可以标记单元格的绝对位置还可以标记单元格的相对位置

2.  03工作表的最大限为：65536*256

07工作表的最大限为：1048576*16384

3.   Shift+空格键  选定单元格所在行

Ctrl +空格键  选定单元格所在列  （大部分windows系统中次快捷方式非配给输入法切换）

Ctrl+shift+方向键  选中区域

4.   设置行高列高：先选中某一行或列，右击进行设置

行高单位为point磅  1p=1/72英寸=0.352mm，最大为144.286MM

列宽单位为字符，最大为255字符

5.   连续区域的选取：

Shift+方向键  

或 按f8进入扩展模式，然后按方向键，最后按f8 取消该模式

特殊区域选取：

可按F5出现定位---定位条件

 

 

第4章 在电子表格中输入和编辑数据

1. 在单元格中可输入的和保存的数据包括4种基本类型：数值

日期、文本和公式，除此外还有：逻辑值、错误值、等一些特殊的数据类型

2.  数值：是指所有代表数量的数字形式，excel中最大精确到15位有效数字。

3.  日期和时间是以一种特殊的数值形式存储的，这种数值形式被称作”序列值”，其值>=0，并且<=2958466 

Windows系统上excel日期系统默认”1900年日期系统”，即以1900年1月1日作为序列值的基准日，当日为1，可表示的最后日期为9999年12月31日，序列值为2958465

时间系统可以看成日期的一部分，在excel中，一小数形式的序列值来表示时间。如果输入的数值大于24小时，excel会自动以天为单位进行整数进位处理。

4.  文本为非数值型文字和符号等。

5.  公式，以等号开头.  Ctrl+~可以进行公式和值之间的切换.

6.  显示和输入的规范：

如果单元格的列宽很小，则数值的单元格显示会变成#符号的内容

当用户在单元格内输入的数字非常大或非常小时，系统会在单元格中自动以科学计数发的形式来保存和现实括号内的的数值

输入大于15位有效数字的数值时，excel会对原数值进行15位有效数字的自动阶段处理

当输入的数值外面有一对小括号时，系统会自动以负数形式来保存和显示数字

当用户输入以0为开头的数值时，系统会将其识别数值而将前置的0清除。

当用户输入末尾为0的小数时，系统也会自动将非有效位数上的0清除

7. 对不进行计算的数字可将数值格式转为文本格式来保存和显示完整的数字内容。在输入数据时前面加单引号’开始输入数据，系统会将输入的自动识别为文本.

8   年份的输入方式包括短日期和长日期两种，excel03中系统默认将0~29之间的数识别为2000年~2029年，而将30~99之间的数识别为1930年~1999年

短横线”-”和斜线”/”可以结合使用

9. 多个单元格同时输入：先选中多个单元格，输入，按ctrl+enter

10. 如果需要输入的分数包含整数部分，则可 整数+空格+分数 进行输入

如果输入的分数不包括整数部分，则可  0+空格+分数  进行输入

如输入分数的分子大于分母，则系统自动换算

如输入分数的分子和分母还有大于一的公约数，则系统会自动对其进行约分处理

 11.  使用记录单进行输入：……

Excel选项—自定义---所有命令---添加记录单选项

 

第5章 整理电子表格中的数据

1.  格式代码组成规则：

自定义的格式代码具有以下结构：  正数;负数；零值；文本

四个区段构成了一个完整的自定义格式代码，在每个区段中编写的代码可以对相应类型的数值产生作用。

除了以数值正负作为格式区段分割依据外，用户也可为区段设置自己所需的特定条件，例如：大于条件值；小于条件值；等于条件值；文本

用户可以用 “[比较运算符+数值]”的方式来表示条件值,实际应用中，第三个条件一般是不用的，自动默认为除了前两个条件外的情况，故不能写第三个条件。

 

当格式代码少于四个时：

一个区段数：------格式代码作用于所有类型的数据

两个区段：第一个区段作用于正数和零值，第二个区段作用于负数

三个区段：第一区段作用于整数，第二区段作用于负数，第三个区段作用于零值

 

少于四个区段的包含条件格式代码结构含义：

两个区段-------第一区段作用于满足条件1，第二个区段用语其它情况

三个区段-------第一个区段作用于满足条件1，第二个区段用于满足条件2，第三个区段作用于其他情况

 

 

 

与日期时间格式相关的代码符号

 

日期时间代码符号

含义及作用

aaa

使用中文简称星期几（一~日）

aaaa

使用中文全称星期几（”星期一”~”星期日”）

d

使用没有前导零的数字表示星期几（1~31）

dd

使用有前导零的数字表示星期几（01~31）

ddd

使用英文缩写表示星期几（Sun~Sat）

dddd

使用英文全拼表示星期几（Sunday~Saturday）

m

没有使用前导零的数字表示月份或分钟（1~12或0~59）

mm

使用有前导零的数字表示显示月份和分钟（01~12或00~59）

mmm

使用英文缩写显示月份（Jan~Dec）

mmmm

使用英文全拼显示月份（January~December）

mmmmm

使用英文首字母显示月份（J~D）

y

使用两位数字显示公历年份（00~99）

yy

同上

yyy

使用4为数字显示公历年份（1900-9999）

b

使用两位数字显示泰历年份（43-99）

bb

同上

bbbb

使用4位数显示泰历年份（2443-9999）

b2    （前缀）

在日期前加上”b2”可显示回历日期

h

使用没有前导零的数字显示小时（0-23）

hh

使用前导零的数字显示小时（00-23）

s

使用没有前导零的数字显示秒钟（0-59）

ss

使用有前导零的数字显示秒钟（00-59）

[h]、[m]、[s]

显示超出进制的小时数、分数、秒数、

AM/PM

使用英文上下午12进制时间

A/P

同上

上午/下午

使用中文上下午显示12进制时间

 

代码符号及其含义作用

代码符号

符号含义及作用

G/通用格式

不设置任何格式，按原始输入显示，统”常规”格式

#

数字占位符，只显示有效数字，不显示无意义的零值

0

数字占位符，但数字比代码的数量少时，显示无意义的零值

？

数字占位符，与”0”作用类似，但以显示空格代替无意义的零值，可用于显示分数

.

小数点

%

百分数显示

，

千位分隔符

E

科学计数的符号

“文本”

可显示双引号之间的文本

！

与双引号类似，可显示下一个文本字符，可用于分号、点号、问号等特殊符号的显示

/

作用与”！”号相同，此符号可用作代码输入，但在输入后会以符号”！”代替其代码显示

*

重复下一个字符来填充列宽

_

留出于下一个字符宽度相等的空格

@

文本占位符，同”文本”格式

[颜色]

显示相应格式

[颜色N]

显示以数值N表示的excel调色板上的颜色，n在1~56之间

[条件值]

设置条件，条件通常由”>”、”<”…….以及数值组成

[DBnum1]

显示中文小写数字(简)       “一二”

[DBnum2]

显示中文大写数字（繁）     “壹贰”

[DBnum3]

显示全角的阿拉伯数字与小写的中文的结合

 

例如自定义格式：

2. 设置数字格式为正数常规显示，负数红色显示，零值不显示-------

-------“G/通用格式;[红色]G/通用格式;”

3. 设置数字格式大于5的数字显示红色，小于5的显示绿色，等于5的数字显示黑色：

--------[红色][>5]G/通用格式；[绿色][<5]G/通用格式；=

4. 设置数字格式为小于一的数字以两位小数的百分数显示，其它情况以普通的两位小数数字显示，并且以小数点位置对其数字--------[<1]0.00%;#.00_% 

5. 设置以万为单位的数字显示：

--- 0!.0,---其中,代表千位分隔符

---0”万”0，---以字符“万”代替了上式的小数点字符

--0!.0,”万”---在一式的基础上增添了“万”为后缀

---0!.0000”万元”---将原来缩进的三位数字也显示完全，并以万元为后缀显示

---0!.00,,---以亿为单位

---0”亿”0000!.0,”万”---

6.  设置以不同方式显示分数：

---#?/?---常用的显示方式

---#”又”?/?---以  又  代替整数与分数部分之间的连接符

---#”+”?/?---以符号+代替整数与分数之间的连接符

---?/?---以假分数的形式显示分数值

---#?/20---分数部分以20为分母显示

7. 设置以多种方式显示日期

---yyyy”年”m”月”d”日”aaaa---以中文年月日以及星期显示日期

---[DBNum1]yyyy”年”m”月”d”日”aaaa---更为中国化的一种显示方式

---d-mmm-yy,dddd---符合英语国家习惯的日期及星期显示方式

---yyyy.m.d---以“.”号为间隔的日期显示

---！[yyyy!]![mm!]![dd!]---在年月日外显示中括号

--“今天”aaaa---仅显示今天星期几

8. 设置多种方式显示时间

---上午/下午 h”点”mm”分”ss”秒”---以中文点分秒以及上下午的形式显示时间

---[DBNum1]上午/下午 h”点”mm”分”ss”秒”---全汉字显示

---h:mm a/p”.m.”---符合英语国家的时间显示方式

---h:mm o’clock ---符合英语国家习惯的24小时制时间显示方式…

---mm’ss.00!”---以分秒符号代替名称

---[m]”分钟”s”秒”---可显示超过进制的分钟数

9.  设置格式显示电话号码

---“Tel：”000-0000000---显示前置号码段，外加显示文本前缀

---（0###）####  #### ----自动显示三位或者四位区号，电话号码分段显示

---[>13399999999]”[移动]”#;”[联通]”#---自动判断显示 移动 或 联通 信息

10. 设置简化输入操作：

---[=1]”√”;[=0]”×”;-----当输入1或0进行自动替换

---“男”；；”女”----大于0是男，等于0是女，小于0是空

11. 设置数字格式，隐藏特定内容

---[>1]G/通用格式;;;---格式代码分为四个区段，第一区段设定当前数字大于1是常规显示，其余区段均不显示内容。

---0.000；-0.000;0;**---第一区段设定当前数值大于零时，显示包含三位小数的数字，第二区段设定当数值小于零时，显示负数形式的包含3为小数的数字；第三区段设定当前当数值等于零时，显示0；第四区段设定文本类型数据以*代替 

设置文本类型数据的附加显示

---；；；”集团公司”@”部”---在文本格式的前面加”集团公司”，后面加”部”

12. 通过自定义格式的显示可以使数据的显示充满表现力，所包含的信息量远远大于数据本身。而且显示效果并不影响数据本身，更不会更改数值，对于数据运算和统计相当有利.

13.  Office 剪切板  &&  windows剪切板

用户在excel中进行复制操作时，不仅会将数据保存至windows剪切板中，同时也会将数据内容保存到office剪切板中. Office2003剪切板拥有最多24条记录的大容量（剪切般大小取决于系统的内存容量），不易丢失数据，且可以实现与其他office软件的数据共享.

14 查找替换中通配符的使用！！

----  *  ---可替代任意数目的字符，可以使单个字符或字符串

-----  ？ ---可以代替任何单个字符

特殊的：查找字符”*”时可用 “~*”，而如果查找”~”可用”~~”。

15. 单元格保护   区域保护

工作表保护

工作簿保护

 

第6章  格式化工作表

格式工具 

1. 单元格边框与网格线是两个不同的概念，边框的屏幕显示与打印效果一致，而在默认的情况下，网格线并不打印。

2.斜线表头的制作方法，使用单元格的边框选项添加对角线，然后以上标下标的方法输入文字，或者用单元格内的强制换行来实现显示效果.

3. 创建自定义模板

将样式保存为模板

 

第7章  自定义工具栏和菜单栏

工具栏的显示和隐藏。 

创建自定义工具栏

创建自定义菜单栏

                                                               

第8章 创建和使用模板

 ....

 

 第9章 打印文件

 ....

 

 第二部分  使用函数和公式  

第10章  公式和函数基础

1.  公式通常以等号开始，也允许使用加减号作为公式的开始，系统会自动前置等号。 

公式中使用的运算符：

每个运算符代表一种运算。包含4种类型的运算符：

算术运算符、比较运算符、文本运算符、引用运算符

-负号 %百分号 ^乘幂 *乘 /除 +加 –减  = <> > < >= <=比较运算符 &连接文本 :区域运算符冒号    空格是交叉运算符（sum（a1:b5  a4:d9）=SUM(A4:B5) 取其交叉） ,逗号是联合运算符 

2.  数据的比较：excel中除错误外，文本、数值、逻辑值之间都有大小关系，各类数据的大小排序为：负数<零<整数<A-Z<FALSE<true

3.     Excel中内置两种引用样式A1引用样式和R1C1引用样式

当公式中使用单元格引用时，根据引用方式的不同分为3中引用方式

相对引用：对于A1来说A2为RC[1]

绝对引用：对于绝对地址$A$1相应的为R1C1

混合引用：

4.   Excel支持多工作表区域的引用，引用格式是   “工作表名+半角感叹号+引用区域”。应注意若工作表名种包含空格、特殊符号、或其首字符是数字，则必须用一对但撇号对其首尾进行标示。

引用其他工作簿中的工作表需要在表名前加工作簿文件名。

5.  常见错误列表：

####   当是用了负的日期或负的时间时

#value！  当使用的参数或操作数类型错误时

#DIV/0   当数值被零除时

#NAME?    当excel未识别公式中的文本时

#N/A   当数值对函数或公式不可用时

#REF!   当单元格引用无效时

#NUM!   公式或函数中使用无效数字时

！NULL! 当指定并不相交的两个区域的焦点时

6.   循环引用又称反复引用，通常是由于公式中引用了自身单元格而导致的，excel2003禁止用户使用循环引用

7.  函数参数的限制：excel03规定参数不能超过30个

函数嵌套层数的限制：excel03的限制层数为7层

 

第11章  使用命名公式

  可先将要处理的单元格区域命名，在公式中可直接对名字操作.

    也可以对数组、函数进行命名，以便操作.

 

第12章  文本处理技术

ISTEXT()  ---判断单元格是否文本  CONCATENATE()-------将多个文本连接生成新的文本

EXACT()  ---对文本进行严格的区分大小写的比较

LOWER()  -----转换为小写字母函数

UPPER()   ------转换为大写字母函数

PROPER() ------将所有字母转化为首字母大写的格式

ASC() -------将所有字符转化为半角字符

WIDECHAR()------将所有字符转化为全角字符

CODE()------将字符转变为ANSI字符集

CHAR()-------将数值转换为ANSI中代表的字符

LIFT(text , num)-----从字符串的最左端提取指定数量的字符

MID(text,start,num)----从字符串中第start开始提取num个字符

RIGHT(tsxt,num)-----从字符串右边开始提取指定数量的字符

LEN(text)-------返回字符串中字符个数

FIND()函数和SERCH()函数都是用于定位某一字符或字符串在指定的字符串中的起始位置序号，区别是----find函数可以区分大小写，而search则不行；search函数可以支持*好和？号通配符的查找，而find则不行。

SUBSTITUTE(text,old,new,instance_num)--------用于将目标文本中指定的字符串替换为新字符串

REPLACE(old,start,num,new_text) ------ 用于根据起始位置和文本字符数来替换为指定的新字符串

TEXT(value,format)------主要用于将文本转换为格式化的文本

 

第13章  信息与逻辑

单元格信息函数Cell(“info_type”,reference),能够返回某一引用区域左上角单元格的格式、位置或内容，以及文件所在路径等信息。

常用错误判断函数：

ISERR()   ISNA()  ISERROR()

常用格式判断函数：

ISNUMBER()   ISTEXT()