R12 AP 修正分配行错误的已经付款的发票的处理流程

概述

在日常的经济活动中，难免会出现付款金额错误，付款并登记入账后才发现发票登记的会计科目错误等等。很多情况下，是发票分配（Distributions）行的错误。如果发票的经济事项已经被登记入账，在手工时代，此类错误的修正方法一般是划线更正法或红字更正法，但这些方法所暴露的缺点是显而易见的：错误原因难以追踪；增加月未汇总信息难度等。而ORACLE EBS所给出的解决方案，不但操作灵活，而且覆盖整个经济业务过程。

 

总体流程

当一张发票的经济事项已经付款，并已经被登记入账，事后才发现发票上的经济记录项有错误（例如登记入了错误的会计账户）。Oracle EBS AP模块所提供的处理流程如下：

 

1．  撤消（Void）付款

2．  为撤消付款后创建会计分录——撤消付款后，要为这张付款单据创建会计分录

3．  冲销对应的分配行——冲销发票错误的分配行

4．  重新填写新的分配行——为发票重新分配金额和对应的会计账户

5．  再按照发票的处理流程（如：验证->创建发票会计分录->付款->创建付款会计分录）做下去

 

流程图如下：

 

（图用visio画的，没有画中文版，看不懂的可以联系我。我尽量解答)

例子

假设以下一个例子：

 

以EBS上的案例Vision Operation作为演示。公司已经为1000元的发票（发票编号：9527）进行了付款，并已经登记入账。后来，发现发票登记入账的会计科目错误：把原来应该登记入“租赁费用”账户，却错误的登记到“电话费用”账户！为了修正这些错误，在EBS的处理流程如下：

 

1．  撤消这个发票的付款。

 

2．  撤消了付款后，同样点击“Actions”，执行“Create Accounting”并选择“Final Post”。在菜单tools->View Accounting可以看到以下会计分录，可以看到相同的两个会计账户记账方向相反，金额互相抵消。

 

3．  在发票工作台找到这个付款所对应的发票，即编号为9527的发票。冲销错误的发票分配行。并重新输入正确的分配行。如图。或许有人问：为什么要这么麻烦，直接修正那个错误的账户就行啦？这时你可以想：为什么会计法规定，对于会计科目错误的凭证，要用红字更正法呢？道理是一样的，对于已经创建了会计分录的错误的发票，要修正错误就要使用冲销的方法，就像使用红字更正法一样：用一红字的凭证冲销错误的凭证。 

 

 

4．验证发票，并创建会计分录可以得到以下内容。

如果是学习过会计知识的，很容易就可以理解这些分录的意思，但对于IT背景的人来说，会有点混乱。最迷惑人的是最后分录，为什么是0，也要在这里显示？我详细解决：

这里涉及到以下几个账户

1．  电话费用账户：01-000-7450-0000-000

2．  应付款账户：01-000-2210-0000-000

3．  租赁费用账户：01-000-7420-0000-000

 

在错误发现前，为发票所创建的会计分录是只有第一、第二这两项。即

DR  电话费用  1000

     CR  应付款  1000

修正错误后，为发票所创建的会计分录，完整应该是这样的：

DR  电话费用  1000

     CR  应付款  1000

DR  应付款  1000

     CR  电话费用  1000

DR  租赁费用  1000

     CR  应付款  1000

 

完整的应该是有三笔分录，共6行。第二笔分录是冲销第一笔分录的。第三项的DR 应付款和第六项的CR 应付款，记账方向相反，金额相同，并隶属于同一笔经济业务，所以可以互相抵消。EBS则记录为：DR 应付款 0。最后得到以下分录：

 

DR  电话费用  1000

     CR  应付款  1000

DR  租赁费用  1000

     CR  电话费用  1000

DR  应付款  0

 

5．  至此，错误已经修正完。之后，就可以进行为发票付款、核销预付款、核销费用报表等等其他操作了。

 

最后

ORACEL EBS为各种单据的错误修正都制定了严谨的流程，整个EBS的慎密程度可想而知。如果国内所谓的大型国企，能够认真的考虑如何重组自己的业务流程，如何使经济业务处理标准化。这样，它们无论在国内还是国际上，竞争力一定会增强，而不需要被戴上只能靠垄断、靠榨取人民血汗钱来生存的臭名。