财务四大基础模块

引用：http://blog.csdn.net/gongmq/archive/2009/02/28/3941742.aspx

 

ERP系统是分模块的，在财务会计领域，一般总会有如下的4大模块：总帐，应收帐款，应付帐款和固定资产。如图一所示，这四个模块本身是相互集成的（图中以连接模块的线条代表模块间的集成），比如当用户对应收，应付和资产三个明细分类帐进行操作时，系统会自动更新总分类帐中的数据。


这四大基础模块可以构成一个独立的会计软件 – 它具有和其他会计软件一样的特征：帐务处理和业务处理是分开的。所谓业务处理是指企业日常运作的具体业务，比如根据销售定单和定单履行情况开出销售发票；根据采购定单和收货情况校验收到的发票；以及所有的库存收发业务等等。而所谓帐务处理是指财务人员根据原始凭证（包括外部的，如发票，和内部的，如入库单）编制会计分录，在系统中记录下来。对于一般会计软件而言帐务处理和业务处理是分开的，它们之间是通过单据在企业内部其他部门和财务部门间的传递和核对完成的，同时财务人员需要利用专业知识分析业务和编制分录。同时除了最基础的借贷，科目和金额以外，财务人员可能还需要手工录入一些附加信息，以利于日后做一些简单的汇总分析，这些附加信息是以凭证输入时的附加字段体现的。图一右下角红色的粗箭头代表了这种分开处理的过程。

虽然大方向上是一致的，但是不同的软件之间在功能上还是会有很大的差别的，图一中列举了一些这四大基础模块的功能。模块外部的红色箭头是需要手工输入的功能，模块内部的则是系统可以自动完成的功能。事实上有些功能已经体现了ERP业务处理和帐务处理统一的特征，比如图一中的红圈所示的自动付款功能。

我们将在下一章中集中介绍这四大模块的基本功能。

集成下的财务会计
如果ERP的财务会计模块仅仅是一般会计软件的功能延伸和加强，那它不会在最近的10年间对全球企业的财务实践带来如此巨大的变革。而ERP本身的集成性，决定了它的财务会计模块完全融入到了企业整体的流程中，图二描述了在集成环境下的财务会计模块。


在物流领域有四个基本的模块：销售，生产，采购和库存管理，企业物流管理的流程和功能不是本文所要讨论的内容，图二中我们大致例举了一些物流模块的基本功能（在图中各模块内部）。在下面我们要着重介绍的是物流模块和财务会计的集成关系，本章主要介绍以下7个集成点：销售开票，销售发货，采购收货，发票校验，其他收发货，盘点和估价。

销售开票
销售开票的过程其实是在ERP系统中生成一帐开票凭证（Billing Documents）。发票，形式发票，红字发票和贷项凭证都是不同类型的开票凭证。我们通常提到的发票（如增值税专用发票或普通发票）是根据系统中的开票凭证套打出来的实物凭证。在下文中如果不特别指明实物发票，那“发票”都是指系统中保存的开票凭证。

ERP系统是集成的，而销售开票又是销售流程的最后一个环节。因此发票在系统中不是孤立的，它一般是参照先行的其他凭证（如销售定单或发货单）建立的，系统会根据一定的规则自动的复制这些先行凭证的信息，从而使得开票的过程尽可能得简单，也防止了错误的产生。

发票的结构
发票由一个发票抬头和多条行项目构成。在发票抬头系统保存了关于整张发票的信息，比如付款方（客户），开票日期，整张发票的净金额，币种，付款条款，国际贸易条件，售达方（有时候付款方和售达方是不同的），价格条款（比如针对整张发票的折扣）。行项目中保存了仅对该行有用的信息，比如 商品，数量，该行净金额，重量和体积，参照凭证的编号（比如，该发票针对的发货单号），价格条款（比如货款，运费，折扣，增值税等等）。

可以发现系统中的发票所保存的信息大大超过了实物发票所需要的，在套打实物发票时，系统会根据各国家和企业的规定选取相关的信息，按规定的格式打印出来。

开票方式
从参照凭证（定单或发货单）生成发票，系统提供了如下一些可能的方法：

1． 只要某些数据吻合，你可以合并多张不同的凭证（销售定单和/或发货单）的全部或一部分，开出一张发票。前提条件是：首先，需要从这些参考凭证中复制的的发票抬头数据在这些凭证中都是一致的。其次，拆分开票的条件不成立。比如在处理到期的开票清单时，系统会合并那些具有相同的客户编号，销售组织和开票类型的参照凭证，如果上述的前提条件都满足，系统将开出一张发票。

2． 如果你希望在某些情况下发票是分开的，比如希望同一张交货单上的很多商品按不同的商品组分开开票，那么可以通过定义拆分开票规则来实现。

3． 当然你也可以针对每张销售凭证开一张发票，比如每张发货单一张发票。

在具体执行开票时，系统提供了如下方法：

1．    定单或发货单个别开票。我们可以针对整张定单，个别行项目或行项目的部分数量进行个别开票。

2．    手工处理到期开票清单。我们可以使用到期开票清单来处理开票，在这种情况下财务人员不需要针对某张销售定单或发货单单独开票。我们只需要输入选择条件，系统会自动挑选那些符合条件的定单或发货单，生成到期开票清单。经过手工编辑和模拟后就可以实际开票了。

3．    后台自动处理到期开票清单。为了减少处理时间和人力，可以将到期开票清单的处理安排在系统后台完成，比如每天下午4点由系统自动生成。

财务会计过帐
当开票这一业务处理在系统中完成后，通过ERP系统的集成功能，在财务会计模块会自动生成相应的会计分录。图二中“开票”标签所指的箭头就代表了这种自动过帐。但是为了增强灵活性，也可以对于某些类型的开票凭证自动冻结过帐，这样在流程设计时在正式过帐前可以加入控制点。而当控制完成后，过帐也仅仅是一个按钮的工作了。

对于会计科目，系统是综合4个数据自动判断的，它们分别是销售组织，客户组，商品组和价格条款。这样系统可以自动将货款和增值税分别计入“产品销售收入”和“应交税金-增值税-销项”科目中，同样的如果价格条款中还有运费和折扣，可以分别计入产品销售收入的二级科目中。此外这种科目确定的机制也使得我们可以根据销售组织，客户组和商品组设置二级或三级科目。不过需要指出的是虽然系统提供了这些灵活性，但是在实际实施中我们未必需要这样做，特别是当我们同时实施了盈利分析模块时，此类分析将没有必要通过科目来完成。盈利分析将在管理会计的相关章节中具体介绍。

对于金额的确定，系统是根据发票中各价格条款的金额来决定的。定价功能是ERP销售模块的一个非常有力也非常有趣的功能。本文不做详细的介绍。有一点需指出的是我们在实施时，可以根据企业的实际情况和管理要求，决定开票时是直接从销售定单复制价格呢，还是允许修改或重定价（这种配置是基于发票类别的）。

对于定价功能和科目自动确定功能的一个应用是消费税的计算和过帐，我们可以在销售定价模板中增加一增一减两个价格条款，它们的计算规则是货款的百分比，两者分别指向“产品销售税金和附加-消费税”和“应交税金-消费税”科目，同时消费税率维护在和商品相关的定价表中。因为消费税是价内税，所以我们的实物发票中并不体现，但是财务会计上却即时地记帐了。这个问题的另一个解决方法是月末定期地运行报表计算消费税额，并自动批输入过帐。两者都是可行的，也都可以自动生成纳税申报表，前者的好处是记录的实时性，从而有利于盈利分析。

折扣和折让
如果销售已经完成，但是客户对于产品的质量或者别的方面存在异议，双方协商以折扣和折让的方式处理。在系统中可以有如下3种处理方案：

第一：用贷项凭证的形式来处理折扣和折让。贷项凭证在系统中和发票一样，是一种不同类型的开票凭证。贷项凭证可以参照发票或者贷项凭证申请来创建，而且既可以针对整张发票也可以针对部分行项目，还可以针对行项目中的部分数量。使用贷项凭证申请，我们可以走正规的客户投诉和扣款流程，保证完善的内部控制。

如果我们不准备对实物发票，特别是增值税发票做任何处理，那么通过配置，可以让系统自动生成如下会计分录：借：产品销售折扣和折让  贷：应收帐款-客户明细。

对于这种处理方法需要注意如下两点：第一，贷项凭证没有增值税发票作为原始凭证，因此在我国是不能减少增值税销项额的，因此折扣应该给不含税价，否则折扣中的增值税部分就只能由销售方作为费用多承担了。但是在实际业务中这往往会使双方的业务人员夹缠不清，无法理解。第二，正由于贷项凭证没有发票做原始凭证，在我国的实施中可能会引起企业所得税上的麻烦。

但这种方案的优点是明显的：它不涉及对原增值税发票的处理，而众所周知，这类处理在我国是非常难的。

第二：用取消发票并重开来解决折扣和折让的问题。

取消发票在系统中会生成反方向的红字发票和冲销会计分录，业务人员取消原发票后重新开票，并更改价格条款。从实物发票的角度，会有如下两种情况：

1 如果对方能够返还两联增值税发票,  我们可以开出红字发票，其中记帐联作为减少销项税的原始凭证。其他三联和返还的原发票的两联应妥善保管。

2  如果对方不能返还两联中的任何一联，必须做如下操作：客户应从当地税务部门取得退货或折扣证明单并交给销售方。销售方开出红字发票，其中两联作为其减少销项税的原始凭证，另两联交给客户。

第三 仍然用贷项凭证的功能，只是通过配置，让系统自动生成如下会计分录： 借：产品销售收入  借：应交税金-增值税-销项  贷：应收帐款-客户明细 ，金额为折扣金额。同时手工开具红字发票，金额为原发票金额。再手工根据折扣后金额重开发票。将红字发票和重开发票同时作为贷项凭证的原始凭证。

需要注意的是ERP中在很多情况下使用贷项凭证，贷项凭证是直接以后续的调整金额记帐的。但是我国增值税管理要求对于增值税发票变更的处理，一般都是先用红字发票冲销，随后在对变更后的金额开具发票。所以在实施中要么仍然使用贷项凭证的方法，只是手工开红字发票和重开发票，并将两者一起作为贷项凭证的原始凭证，如本节中的第三种方案和下一节中的第二种方案。要么在ERP流程中也使用这种先冲销，再重开的方式，如本节中的第二种方案和下一节中的第三种方案。不过这两种方案都避免不了红字发票难开的问题，这已经不是ERP系统的问题，在实务中企业也会考虑其他的避免方法，比如本节第一种方案和下一节中第一种方案，以避免开红字发票。

退货
对于客户投诉的另一种解决方法是退货。在系统中有3种处理方案：

第一：标准的退货流程。首先是建立退货凭证，退货凭证可以是针对销售定单或针对发票。当货物实际退回时，仓库参照退货凭证做入库处理，系统自动生成会计分录 借：存货  贷：产品销售成本。如果需要补货，那么做补货的发货处理，系统自动生成会计分录 借：产品销售成本 贷：存货。这种情况不影响开票和实物发票。

第二：如果客户不要补货，而要退回货款，那系统将针对退货开出贷项凭证，并自动生成如下分录： 借：产品销售收入 借：应交税金-增值税-销项 贷：应收帐款-客户明细， 金额为退货部分的售价。同时财务人员手工开具红字发票，金额为原发票金额。再手工根据退货后余额重开发票。将红字发票和重开发票同时作为贷项凭证的原始凭证。

第三：对于不要求补货的退货，我们也可以不建立退货凭证，而直接取消原发票（对应红字发票），退货入库后，再重新开出发票（对应重开的增值税发票）。

返利
返利是指根据客户或者经销商在一定期间里的购买量，而定期返还给他们的款项。在销售模块，我们需要维护返利协议。在返利协议中，必须指明：<1> 谁可以得到返利。<2> 返利的标准。<3> 协议的有效期。 <4> 是否需要在会计上记提返利。同时销售部门需要维护各种产品或产品组的返利比例。返利比例可以是直线的，也可以是坎级的：对于越大的购买量，返利比例也越高。

销售模块会跟踪所有和返利相关的开票凭证。根据返利协议计算返利的金额。在协议有效期内可以先定期结算部分返利，在最终结算时，系统会自动扣减累积的部分结算的返利。

从财务会计的角度看，返利会有如下影响：<1> 根据预提比例，系统可以自动预提返利费用。分录如下：借：产品销售收入 或 销售费用  贷：预提费用  <2> 当返利协议结算时，系统会自动生成贷项凭证申请（Credit memo requests），申请批准后，系统会自动生成分录如下： 借：产品销售收入 或 销售费用  贷：应收帐款-客户明细。该笔贷方的金额或者直接和该客户原先帐户中的未清发票对清，或者在发生贷方余额时，纳入付款流程。同时自动冲销先前的预提凭证。

由于返利和贷项凭证没有增值税发票作为原始凭证（以双方的返利协议结算报告作为原始凭证），在我国的实施中可能会面临一些麻烦，因此企业有时候会用票面返利的形式处理，所谓票面返利是指返利不记录在表内科目里，而是在表外另行记录。返利的金额被用于扣减今后销售定单的价格而不是直接对清发票或者付款。但是这样的处理往往在系统配置上较为麻烦，对于今后的分析也不够清晰。

收入的确认
从上文的介绍，我们会发现一个问题：ERP标准设置是在开票时确认销售收入，而在交货时结转销售成本。系统本身是不保证收入和成本配比的，这主要是因为两者各有支持的原始凭证（发票和出库单）。对于这个问题我们认为：除非是行业特殊性造成的原因，收入和成本的配比，主要应当从流程的角度通过控制开票和交货的时机来解决，比较理想的状态是开票直接指向交货，交货后即时开票或者定期（每天或至少月底）开票。我国的增值税法也要求企业在销售交货之后应当及时开具增值税专用发票。

但是，在有些情况下企业由于种种原因无法实现这种流程上的匹配，就需要一些别的功能和手段来实现这种匹配：<1>在期末执行收入确认程序调整收入。当使用这种方法时，开票时，系统不直接确认销售收入，而是计入递延收入科目：借：应收帐款-客户明细  贷：递延收入 贷：应交税金-增值税-销项（如果是服务业，则没有税金行）。当期末执行收入确认程序时，系统根据预先设定的规则确定当期应确认的收入，做分录如下：借：递延收入 贷：主营业务收入 。具体的规则可以是根据实际交货或确认的服务，也可以是根据期间分配收入（如长期合同的收入）。<2>类似的处理是在交货时不结转成本，而是先计入递延成本，当实际开票时将递延成本确认为产品销售成本。<3>对于客户项目来说，收入和成本是通过项目定期的结果分析计算出来的，而不是开票以及成本的原始凭证决定的，两者之间的差额通过调整预提和存货等科目实现。关于项目管理和结果分析我们将在项目管理的相关章节中介绍。

其他还有一些方法，比如走寄售流程，或者建立客户虚拟库，但是这些方法一方面会增加操作的步骤和复杂程度，另一方面也曲解了业务本身，变成了为了会计处理而改变业务流程，有点得不偿失。

最后，仍然想重申的是：除非真正源自行业的特殊性，否则应尽量考虑从流程的角度解决这个问题。毕竟实施ERP的目的之一是简洁流畅清晰的企业运作，舍弃一些模糊混乱带来的“好处”是值得的。

销售发货
销售定单的交货是销售定单执行的一个环节，通常会先于开票环节。在ERP中交货是一个多步骤的过程，包括交货单（交货申请），拣配，包装，装载，装运和发货过帐等步骤。其中大多数步骤属于物流管理的范畴，好的ERP软件提供了整个交货过程的全程监控，包括交货期管理，自动确定装运点等等功能。

从财务会计的角度集成出现在发货过帐这个步骤，此时系统通过库存管理模块的自动记帐功能，生成了会计分录，更新了总帐。一般我们配置自动记帐功能时，让系统生成如下分录：借：产品销售成本  贷：存货。存货的计价既可以是标准成本，也可以是移动平均价或个别认定的批次成本。但是对于制造型企业来说，由于实际成本必须在月末才能得到，而发货是实时的，所以此时一般应使用标准成本，到月末再根据实际成本重估库存和产品销售成本。

图二中“销售发货”标签指向的箭头就代表了这种集成。同时可以发现销售发货本身是销售模块和库存管理模块的一个集成点，它是由仓储部门完成的，实现的又是销售业务的一个步骤。

采购收货
采购定单的收货是采购定单执行的一个环节，通常会先于发票校验。和销售发货类似，采购收货本身是采购和储运部门的共同职责，同时系统通过自动记帐功能，生成会计凭证。一般手工或简单会计软件的记帐，要求收货要等到收到发票以后再入帐，如果月末发票未到就暂估入帐。这样做是为了方便会计工作，但是一方面这样容易造成库存帐实不符，另一方面虽然平时的工作简化了，但是却增加了期末的核对工作。ERP系统是一个实时的系统，同时又讲究帐实相符和集成。因此它采取了收货和发票校验两个业务都记帐，两者通过商品采购（或称为“货或发票未到”）科目对清，同时还能完成三单匹配（指采购定单，收货和发票校验）的内部控制机制。关于采购收货的系统自动帐务处理我们在下一小节发票校验中一起介绍。

发票校验
发票校验功能充分显示了ERP系统的高度集成性，图2中是以“发票校验”标签指向的箭头表示的。该功能从采购模块的采购定单和收货中获取信息。当发票校验完毕并过帐时，数据被自动传入财务会计模块。在发票校验时很重要的一点是参照采购定单和收货单，这样系统可以自动检查发票的内容，单价并计算准确性。当发票过帐时，系统会在供应商的帐户上创建一条未清项，它会在财务会计的付款业务中被结清。在配置系统时我们还可以规定每个系统操作者能够处理的最大发票金额。

输入发票
输入发票时可以有三种选择：

<1>参照采购定单。此时我们只需要输入采购定单号。系统会自动建议发票的数量，金额，税率和付款条款（指到期日和现金折扣比率）。因为实际收到的发票可能和这些缺省值有差异，所以缺省值是可以更改的。当我们输入发票时系统会通知我们这些差异。我们可以设置对于单条发票行的差异的容差。如果差异小于容差，它们将被系统接受。如果它们大于容差，我们将收到系统的警告信息，通知我们检查该发票，但是仍然可以过帐。如果容差的上限被超出了，这张发票仍可过帐，但是对它的付款将被冻结。只有当财务会计通过另外一个操作释放这张发票后，这张被冻结的发票才可以被结算。当我们过帐发票时，系统将自动生成会计凭证。

<2>参照采购收货单。此时应付帐款会计输入收货单号，系统查找并建议相应的数据。每笔收货单都将被这样结算。当然我们也可以输入采购定单号，系统会帮助查找此采购定单相关的收货单。

<3>不做参照。最后也可以不参照任何凭证输入发票，这时可以手工输入发票项，分别计入总帐，存货或固定资产。

财务会计过帐
采购收货和发票校验完成后都会在系统中自动生成会计凭证，科目可以在系统配置时预先设定。自动记帐的科目和金额的处理受到存货计价方法和收货与收发票的先后次序等因素影响。具体规则如下：

Ø  ERP系统有两种典型的存货计价方法：标准成本和移动平均价。

Ø  如果发票晚于收货，根据存货计价方法的不同自动记帐的科目和金额会有所不同：

如果是标准成本法，价差将计入发票价差科目。价差包括收货时标准成本和采购定单价格的差异，也包括发票校验时采购定单价格和发票价格的差异。

如果是移动平均价，收货时直接按采购定单价格计入存货价值。收发票时的价差，如果库存充足则直接更新库存价值，如果库存低于发票数量，则按比例一部分更新库存价值，一部分计入发票价差科目。

Ø  如果发票早于收货，那么收发票时按发票金额计入商品采购科目，

如果采用标准成本法，收货时价差计入发票价差科目。

如果采用移动平均价，收货时按发票金额更新库存价值。

这些规则听起来有点复杂，但主要是因为各种情况的排列组合比较多，所以只要看看下面的具体例子就很好理解了。

[举例一] 标准成本法/先收货

标准成本: 1.2元/件             库存数量: 100件

采购定单: 1.3元/件             数量: 100件

收货       :                                  数量: 100件

发票:     1.24元/件             数量: 100件

科目
 收货
 发票校验
 
存货
 120+
 
 
发票价差
  10+
   6-
 
商品采购
 130-
 130+
 
应付帐款-供应商明细
 
 124-
 

物料记录:

 
 数量
 金额
 标准成本
 
 
 100件
 120元
 1.2元/件
 
收货后
 200件
 240元
 1.2元/件
 
收发票后
 200件
 240元
 1.2元/件
 

 

[举例二] 移动平均法/先收货/库存充足

标准成本: 1.2元/件             库存数量: 100件

采购定单: 1.3元/件             数量: 100件

收货       :                                  数量: 100件

发票:     1.24元/件             数量: 100件

科目
 收货
 发票校验
 
存货
 130+
   6-
 
商品采购
 130-
 130+
 
应付帐款-供应商明细
 
 124-
 

物料记录:

 
 数量
 金额
 移动平均价
 
 
 100件
 120元
 1.20元/件
 
收货后
 200件
 250元
 1.25元/件
 
收发票后
 200件
 244元
 1.22元/件
 

 

[举例三] 移动平均法/先收货/库存不足

标准成本: 1.2元/件             库存数量: 100件

采购定单: 1.3元/件             数量: 100件

收货       :                                  数量: 100件

领用:                                  数量: 120件

发票:     1.4元/件               数量: 100件

科目
 收货
 发票校验
 
存货
 130+
   8+
 
发票价差
 
   2+
 
商品采购
 130-
 130+
 
应付帐款-供应商明细
 
 140-
 

物料记录:

 
 数量
 金额
 移动平均价
 
 
 100件
 120元
 1.20元/件
 
收货后
 200件
 250元
 1.25元/件
 
领用后
  80件
 100元
 1.25元/件
 
收发票后
  80件
 108元
 1.35元/件
 

 

[举例四] 移动平均法/先收发票

标准成本: 1.2元/件             库存数量: 100件

采购定单: 1.3元/件             数量: 100件

发票:      1.24元/件           数量: 100件

收货       :                                  数量: 100件

科目
 发票校验
 收货
 
存货
 
 124+
 
商品采购
 124+
 124-
 
应付帐款-供应商明细
 124-
 
 

物料记录:

 
 数量
 金额
 移动平均价
 
 
 100件
 120元
 1.20元/件
 
收发票后
 100件
 120元
 1.20元/件
 
收货后
 200件
 244元
 1.22元/件
 

 

增值税
上文的例子为清晰起见，都没有考虑增值税。实际在输入发票时，如果是增值税专用发票，我们也输入税码（包含了税率的一个参数）和税额。系统会自动检查含税价，税率和税额是否正确。如果存在差异，系统会提示一个警告信息，但是我们仍然可以将其过帐。

如果是不含税的发票（比如运输发票和农产品收购），系统可以自动计算税额。如果发票的每行税码不同，系统会分行处理。

当发票过帐时，增值税会自动计入应交税金-增值税-进项科目中。

收货成本
计划内的收货成本包括以下类型：运费，关税，保险费，包装费等等。对于每种类型，我们可以决定成本是固定的，基于数量的还是收货货款的一定百分比。计划内的收货成本可以在采购定单的每一行项中输入。当收货时这些成本被计入库存，对方科目是一个特殊的清帐科目（比如：商品采购-运费）。当采用移动平均价时分录如下：借：存货  贷：商品采购-货款 贷：商品采购-运费。

在发票校验时，我们可以列出某张采购定单，收货单或供应商的所有收货成本，来正确选择收货成本的发票。系统生成分录如下：借：商品采购-运费  贷：应付帐款-供应商明细。计划内收货成本也会在采购定单历史报表中即时显示。

计划外的收货成本可以用发票校验输入。系统自动将它们根据各行项目的金额分配下去。如果需要，我们也可以手工分配这些成本。计划外的收货成本直接计入库存，分录如下：借：存货  贷：应付帐款-供应商明细。

其他收发货
实际上上文提到的销售发货和采购收货只是库存移动的两种移动类型。库存移动是指引起库存变化的业务。主要包括：

Ø  收货。指从供应商或生产定单接收库存并过帐。收货导致仓库存货的增加。

Ø  发货。指存货的领用，消耗或交运至客户并过帐。发货导致仓库存货的减少。

Ø  移库。指存货从一个库存地点转移到另一个库存地点。移库即可以是在同一个工厂，也可以是跨工厂的（工厂是ERP中决定存货估价，MRP等的重要组织结构）。

Ø  转换过帐。是一类特殊的存货变化的总称。它和存货是否发生物理上的移动无关。比如：将存货从一种物料代码转换成另一种；将存货从质检货状态释放；将存货从寄售商品转换成自有库存。

系统使用移动类型来分类管理库存移动的各种不同的种类。在ERP系统中使用物料凭证来管理和记录所有的库存移动，物料凭证中包含了移动类型，工厂，库存地点，物料编码，数量，批次等等信息。系统通过物料凭证来追踪和证明库存移动，同时物料凭证打印出来就是我们通常所说的出入库单。同时物料凭证的输入也不是孤立的，系统通常会根据情况自动建议收发货的数量，地点等等，比如根据采购定单收货，根据生产定单领用原材料。

可以说库存管理是ERP物流的中心环节之一，它连接了采购，生产和销售等各个环节。ERP的库存管理讲究的是实时地记录和反映现有的库存情况：收发货及时记录进系统，系统自动更新库存的当前状况，既可以以各种报表的形式提供给库存管理者即时的信息，又通过集成直接参与其他的功能中，如MRP，销售的可用性检查等等。

从财务会计的角度来看，库存移动既反映了库存数量的变换，同时还代表了价值的转移。因此大部分的库存移动需要在财务会计上进行反映。上文中我们已经介绍过销售发货和采购收货，仓管人员只负责存货数量的记录，而不需关心其价值。系统根据一定的规则来决定存货的价值，同时根据自动科目确定自动生成财务会计凭证（参见上文采购收货的财务会计过帐）。会计凭证和物料凭证在系统中是相互勾稽的，而且能直接从任何一张中进入另一张的显示。库存移动的自动科目确定是一个智能化较高的功能，系统配置也较复杂，但是简单地说，系统是根据<1>移动类型 <2> 各行的性质（如是库存行还是对方行）<3>物料主数据 <4>工厂 等信息决定会计分录中每一行的科目。

这里我们再介绍两种重要的移动类型：<1>原材料生产领用，系统自动记帐如下：借：生产成本-原材料  贷：原材料。原材料的估价方式可以是标准成本或移动平均价。<2>产成品入库，系统自动记帐如下：借：产成品  贷：生产成本-生产产出。产成品的估价方式一般采用标准成本法。

盘点
库存的盘点是企业财务会计的一项重要工作。在ERP中提供了如下几种盘点方法：

Ø  定期盘点

定期盘点是指在资产负债表日将公司所有的存货都进行实物盘点。在进行这种盘点时，每个物料都必须被点到。因此在盘点时，整个仓库必须冻结物料的移动。

Ø  持续盘点

持续盘点是在整个财政年度里，存货持续不断地进行盘点。对于这种盘点重要的是对于每一类库存来说，必须保证一年中至少被盘到一次。

Ø  循环盘点

循环盘点是指在一个财政年度中按一定的时间间隔进行实物盘点的方法。这些时间间隔（或循环）是由物料主记录中的循环盘点指标决定的，我们可以在后台更改每个指标的盘点间隔。循环盘点可以使流动性大的存货比流动性小的更经常地接受盘点。

除了人为决定每种存货的循环盘点指标外，我们还可以使用系统的ABC循环盘点分析功能。该功能可以根据存货的消耗或需求将存货归为ABC等各类。该功能可以自动更新物料主数据中的循环盘点指标。

Ø  抽样盘点

抽样盘点是指在资产负债日，系统按统计计算随机地选取一部分的库存进行盘点的方法。如果抽样盘点的结果和帐面库存的差异足够小，就认为整个帐面库存数是准确的。抽样盘点是以统计科学为基础以减少盘点的工作量的一种方法。

 

不论采取什么盘点方法，盘点的流程可以分为三个阶段：

<1>盘点准备

Ø  创建盘点表（在系统中）

盘点表是系统中的一种凭证，是整个盘点过程的核心。主要包括如下信息：盘点进行的工厂和库存地点； 盘点的时间；哪些物料将被盘点；如果物料是批次管理的，哪些批次将被盘点；哪种库存类型将被盘点（如自有或寄售）；如果采用分别计价，哪些子库存将被盘点（如同种物料，进口和国内的各是多少）等等。

Ø  冻结库存过帐

为避免干扰盘点，将要被盘点的存货将被冻结库存移动。如果盘点表是在盘点开始前即刻打印的，可以在创建盘点表时就冻结库存过帐，如果盘点表是事先打印的，那可以在盘点开始前通过更改盘点表冻结库存过帐。冻结将在盘点表的盘点结果过帐时自动取消。

Ø  打印和分发盘点表

打印出盘点表，并分发给负责盘点的人员。

<2>盘点

Ø  点数库存

Ø  将盘点结果填制到盘点表里

<3>盘点结果分析

Ø  将盘点结果输入系统

盘点完成后，必须将盘点结果输入系统。如果非ERP的软件被用作盘点，可以用批输入或系统接口直接传输PDC（移动数据采集/Portable Data Capture) 设备采集的盘点数（如条形码识别设备）到ERP系统中。

Ø  必要时重盘

可以对一张盘点表中的个别项进行重盘。比如当你发现盘点过程中发生的一个错误时，可以对错误涉及的个别项重盘。系统将生成一张新的盘点表。

Ø  盘点差异过帐

如果盘点结果和库存帐面存在差异，我们必须通过差异过帐更正库存余额。本步骤结束了整个盘点过程。根据我国的会计制度，在系统中配制自动科目确定，系统生成如下会计凭证：借：待处理流动资产损益  贷：存货 （盘盈时借贷方向相反）。追查盘盈盘亏原因后，财务部门再将待处理流动资产损益分别转入管理费用等科目。

 

如果仅仅将盘点看成是企业会计年度出报表的例行公事，那就大大低估盘点的威力了。实际上我们发现结合系统中各种不同的盘点方法，可以设计出有效而低成本的内控流程。由于存货的移动是贯穿企业业务的核心部分，因此有时候会发现循环盘点或抽样盘点的技术甚至会影响到销售，收款和促销流程，甚至比在这些流程直接设置审批控制点要高效得多！

估价
在ERP中库存的价值是持续自动计价的。但是，我们可以人为地调整库存计价。计价数据保存在物料主记录中。计价在ERP中是一个非常宽泛的概念，有些内容我们在前文已经介绍过了，本节中我们先简要介绍计价在我国ERP实施中的一个重要应用-实际成本法，但是关于实际成本法的具体介绍要到管理会计-产品成本章节。

图三中我们集中了本章所有业务的会计分录，作成丁字帐户一览表。图三上部的阴影部分是生产成本科目，左边是实际生产成本的投入，有些成本必须在月末才能入帐，比如折旧，工资等等。而右边产成品入库是实时发生的，所以一般采用标准成本法计价。这样必然造成生产成本的借贷是不平衡的。而差异结算将这种差异结算到了一个差异科目，这个科目是产品销售成本的一个二级科目（差异结算将在管理会计-产品成本中详细解释）。但是这样一来存货的计价就是标准成本法，而不是实际成本法。有一种处理方法是将差异科目定义成存货科目的二级科目，随后根据产品销售和期末库存余额分摊到产品销售成本和期末差异中。但是ERP中的另一种处理是使用产品成本-实际成本模块在期末计算出各产成品的实际成本，随后对产成品按实际成本重估，重估的差异计入产品销售成本的另一个二级科目，如图三实际成本重估标签所指向的箭头。这样的最终结果是产成品余额是实际成本法计价的，产品销售成本（图三中右下方阴影部分）也是按实际成本计算的。

 

关于产品成本，我们会在管理会计中详细介绍。图三可以看作是本章的一个总结，财务会计的帐务处理在ERP中通过集成和业务处理结合起来了。这种自动的帐务处理不应简单得看作是为了节省工作，更主要的是它对于财务会计的本来意义的回归：以货币的形式记录企业的业务。



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