一键套红——让公文起草变得更加简单

 

目前的网络协同办公系统应用中，公文的起草通常要涉及到模板套红这一步骤，通常的解决方式有两种：一种是前期套红，另外一种是后期套红。

 

前期套红指的是在起草公文时，用户在一个带红头的模板文件里撰写公文内容，一般这里使用的模板实际上是一个带红头的普通doc文件。

 

此方法的优点是技术实现简单，缺点是无法满足后期更换模板和动态数据填充的需求。也就是每修改一次信息就要重新选定模板，然后去撰写公文内容，填写公文“标题”、“副标题”、“发文号”、“发文单位”、“发文日期”等内容。

 

另一种方式是后期套红，后期套红是用户先起草一个草稿文档，文档正文内容确定之后再添加红头。

 

技术上可以通过编写VBA脚本在正文之前添加红头来实现，这种方法既适用于前期套红，又解决了后期套红的问题。它唯一的缺点是用户编写VBA脚本非常复杂，即使专业编程人员也会感到怵头，如果用户的需求发生变化，模板则需要改动，软件就得重新开发。

 

另外一类解决方案就是利用市场上的一些控件提供的添加红头功能。

 

这种添加方式是把红头做好放在一个模板文档里，套红的时候直接把模板里的红头插入到起草文档的前面。但种方法不能在正文的前面和结尾同时套红，也不能把外部数据（比如来自数据库或表单中的数据）添加到word文件中。

    那么什么办法才是最好的呢？根据笔者的观察，最好的解决方案是利用科翰软件SOAOffice中间件的“一键套红”技术。

 

所谓的“一键套红”指的是：在集成SOAOffice中间件的办公文档系统中，公文正文编辑完毕后，点击“一键套红”对话框，选择套红模板，正文文件中的所有正文内容将插入到模板文件中“正文”字段的位置，同时从外部读入数据，添加到其他对应的模板字段生成正式公文。此处的模板是带有红头和多个模板字段具有公文格式已经做好的word文件，比如模板字段有“公文标题”、“副标题”、“发文号”、“发文单位”、“发文日期”、“正文”等字段。

 

“一键套红”支持前期套红和后期套红，同时实现了模板套红和智能数据填充，能在模板套红的同时把外部数据添加到指定的模板字段，外部数据可以来自于数据库，也可以来自于表单。

 

另外SOAOffice中间件能够支持连续套红，无需重新打开或刷新页面就可以执行任意次数的模板更换，轻松实现模板预览功能，避免了常规系统每次修改文档后都需要刷新页面由此带来的系统不稳定。

 

比如：套红完毕后想换用另一个模板，则可以马上调用另一个模板进行套红。这样就很方便的解决了几乎所有的公文处理过程中的套红问题，套红不只是可以在文件首添加红头，还可以在文件尾添加类似发文单位、发文日期等内容，如果模板中需要添加的内容是已经录入到数据库中的内容，那么就直接从数据库中读出相应内容，自动填充到指定位置，无需用户二次输入，提高了工作效率。

 

SOAOffice中间件避免了常规办公系统在起草公文时就选择套红模板，清稿后必须进行重复录入，再次查找、填写发文号和发文数（并且发文号和发文数等数据信息必须保持前后一致），避免了一份公文多个版本的问题。

 

有了SOAOffice中间件，公文的起草将变得轻松自如！