ERP系统监理应用

  在介绍了ERP应用和ERP监理的基础上，本文叙述了ERP监理的内容以及与ERP咨询的区别。结合在一个制造企业中进行ERP监理的实际案例，分析ERP监理的应用内容、过程、方法和效果。

 

    1、引言

    如今，随着市场竞争的日趋激烈，越来越多的企业开始认识到提高企业管理水平和内外部信息集成、快速反馈等对企业经营的重要性。ERP作为企业管理水平提高和信息化集成的重要工具，是IT技术与管理想结合的一种新的管理手段，开始被越来越多的中国企业所接受和应用。但ERP项目实施是一项复杂的工程，中国企业上ERP项目中就有很多失败的案例。ERP项目监理的作用就是在在保护合同双方权益的基础上使ERP项目成功。

    本文在介绍ERP监理的内容、特点的基础上，结合某ERP项目的监理工程并重点描述ERP监理在该企业ERP项目中某几项工作中的监理内容和方法。

    2、ERP监理的必要性

    众所周知，ERP项目在企业的实施实际上是一个管理工程。企业有效地应用ERP必然涉及到传统管理思想的转变、管理模式的改变、管理方法的改进、管理机制的转换、管理基础的加强、业务流程的重组、组织结构的调整、责权利的再分配、项目应用目标的制定、项目的可行性研究、项目管理体制和运作机制的建立、应用软件的选择和项目的实施方法等一系列实际问题，从而使整个项目应用具有涉及面广、难度大、周期长和系统复杂等特点。由于企业缺乏大型管理系统的实施经验，往往导致实施ERP的过程失控；由于ERP系统的实施涉及到企业的各个部门以及软件开发商和实施咨询公司，必然在实施过程中遇到一些阻力和问题需要协调；由于ERP实施的过程周期较长且需要投入较多的资源，这就需要进行周密的计划和控制。因此，我们有必要在ERP应用过程中实行项目监理制，用这种社会化、科学化和专业化的管理取代以往ERP项目企业自筹、自建、自管，目标不量化、方法不科学、质量不保证、进度难控制和监督保障不到位以及遇有问题甲乙双方相互扯皮的传统管理弊端，确保ERP项目按期、按质完成，以提高企业ERP项目的抗风险能力。

    3、ERP监理主要内容与过程

    ERP监理的内容与过程：监理中一般将监理过程分为三部分：项目前监理，项目过程监理，和项目后期监理。监理的主要内容包括：项目实施目标和计划的监理、项目投入资源和项目成果的监理、项目实施效益的监理。

    ERP项目监理的内容、范围与深度应包括ERP项目全过程，而不仅仅是ERP软件实施部分。通常，通过对ERP项目全过程中各主要环节进行评价与建议达到项目监理的目的。具体评价与建议的内容、范围与深度应包括：ERP项目需求、ERP项目可行性研究、企业管理现状与对策、ERP应用目标、ERP项目总体方案、企业未来管理模式与业务流程、ERP项目投资规模、ERP项目质量保证体系、ERP项目前期准备工作、ERP项目变革管理体系、ERP项目培训计划、ERP项目基础数据准确性与时效性、ERP应用软件功能选择、ERP项目网络系统结构与安全性、ERP项目服务商、ERP项目风险管理、ERP项目实施方法、ERP项目实施进度、ERP项目合同、企业管理持续变革等。

    要把企业ERP项目建设好、管理好，不能采取“重实施不重规划、重测试不重评审、重结果不重过程、各管一段”的监理模式，既要有一个明确可行立足本单位实际兼顾长远发展的规划，也要有一套切实可行的项目管理方法，对ERP项目从立项到验收的每个阶段都要一步一个脚印，踏踏实实按确定的计划和方案推进，对ERP项目自始至终实施全程监理。

    4、ERP监理与ERP咨询的区别

    ERP监理不同于ERP咨询，主要表现在以下几个方面：

    （1）内容不同：ERP监理的内容覆盖了ERP项目从产生需求、立项、实施、验收到维护的全过程，对整个ERP应用过程及各环节起到科学、有效的规划、控制、监督和保障作用。而ERP咨询分为两种：不参与项目实施的咨询和作为实施方的专业咨询公司。前者不参与项目实施，往往把工作重点放在项目前期的ERP理念培训、ERP需求目标和提出企业流程重组方案方面，并没有实际作为监督方参与整个ERP过程，也不为ERP实施进度和应用效果负责。后者直接作为实施方，负责ERP软件的实施应用，其内容包含了ERP实施过程中的调研、需求分析、制订实施计划、安装培训和维护等。针对作为实施方的咨询公司，被实施企业需要通过第三方监理的工作来保障和监督其实施效果、内容和进度等，而这显然是ERP咨询无法做到的

    （2）重点不同：实行项目监理制是国际上确保工程项目质量和进度的一种通行惯例，监理的概念早已被广泛的应用于人类社会和经济活动的方方面面。尽管ERP监理不同于其他工程项目，但是ERP监理的重点仍然在于监督、控制和保障企业ERP项目的进度、质量和效果。ERP咨询的重点就在于为企业的ERP应用提供咨询（若作为实施方主要目标就是在ERP在企业中的实施），较少涉及ERP项目全过程的质量、进度和效果控制。

    （3）对象不同：ERP监理的目标是对整个项目过程的质量、进度等进行控制、监督和保障，期间涉及对软件供应商、实施方和被实施企业三方存在问题的监督、控制，并协调和督促各方按计划保质量地完成整改以保障整个项目的成功。不作为实施方的咨询对象主要是企业，协助确定内部需求和重组流程等。咨询公司若作为实施方其实施对象也主要是被实施的企业，很难做到对自身的监督。而ERP监理的作用就在于对双方的监督和控制。

    5、 ERP监理应用实例

    下面以是某企业ERP应用进行监理的项目的实例。该监理项目包括针对此企业ERP项目的项目前监理、项目过程监理和项目后期监理，我们也将整个ERP监理分为三个过程进行管理。首先由监理方和企业共同协商确定了三个过程中需要监理方参与的过程和内容，如图1所示：

    5.1 某企业ERP项目监理的内容

 

    （1）项目前期监理

    监理方评估客户方对ERP的需求，认为针对客户企业提出的随着企业不断发展，原管理模式和信息传递等多方面已无法满足企业内部和外部市场带来的压力，需要用现代化和优化的管理方式和管理手段来提高自身竞争力从而产生应用ERP系统的需求是合理和符合企业发展需求的。ERP监理方形成了关于该企业ERP需求的评估报告，并在此期间协助企业领导层和中层对ERP的应用和实施建立较为透彻的认识。通过对该企业ERP项目可行性分析报告的监理，找到可行性分析的部分问题与客户进行交流和修正，在此基础上完成对可行性分析的监理工作并形成监理文档。在随后进行的ERP选型阶段，监理小组参与该企业ERP选型的全过程，并以专业的ERP知识结合该企业的实际情况，协助企业选择了较为合适该企业类型和流程的某ERP软件和专业实施咨询公司。期间，监理小组还参与了企业ERP项目投资的评估，包括软件、硬件、网络等多方面，协助企业作好了项目规划和控制。当然，监理小组还协同企业一起作好了ERP项目实施后预期目标和效益的规划，并对其可行性和有效性等作出了评估。

 

图1  某企业ERP项目监理内容

    （2）项目过程监理

    ERP实施的过程有监理小组全程参与，期间完成了包括ERP总体方案和总体计划监理、企业流程再造（BPR）方案合理性和有效性的评估、各模块需求分析报告的评估与修正建议、对软件的原型测试以及预计实际应用存在问题的分析并协助双方作出调整、双方准备情况的检查、软件和网络安全性监理、基础数据准确性和时效性测评、实施进度监督、培训计划和培训效果及文档检查、过程应用情况调研和调整情况监理等工作在内的ERP项目过程监理工作，并针对每一过程和阶段形成详细的文档。

    （3）项目后期监理

    ERP实施完成后，监理工作进入项目后期监理的阶段。在此阶段，完成了实施效益评估、分析实施结果与目标、计划差异、监督改进措施和监督制定合理有效的管理规范和维护规定等，并形成项目监理报告。

    5.2  某企业ERP项目监理资源安排

    针对该企业ERP实施的具体要求和实际应用，成立了包括监理方一名项目经理、一名监理工程师、一名测试工程师组成的监理项目组，同时配合以实施方和该机械企业的相关人员。在此过程中，由项目经理来组织并参与项目的所有管理人员。项目经理根据项目计划来安排资源需求并根据时间表跟踪项目进度。监理项目组人员及任务安排如表1：

 

表1：监理项目组人员及任务安排

    5.3  某企业ERP项目进度监理方式与过程

    针对该企业ERP项目监理的过程与内容，本文选取项目过程监理的进度监理的过程与方法进行描述。

    在该企业的ERP监理项目中，ERP进度监理的内容主要是对ERP项目实施进度进行监理从而达到控制进度的目的。由于ERP实施的模块较多，涉及部门和人员众多，监理方在针对整体实施计划的基础上按每个模块的实施进度和节点内容进行进度监理，监理进度的主要依据是企业和实施方共同确定并由监理方监理的实施计划。监理方通过采用事先控制、全程监督方法达到进度控制和监理的目标，确保ERP项目建设工期和质量。

    （1） ERP监理对于实施计划监督、双方资源准备情况检查和各模块需求分析评估等ERP实施开始阶段的控制和监督正是为了确保ERP项目的进度安排合理可靠、双方资源准备充分，有效地保障ERP项目的进度和质量，从而达到事先控制的效果。

    （2） ERP实施进度监理的重点在于全程的监督。本文中取该企业ERP实施过程中生产计划子模块的实施进度监理为例，描述ERP进度监理的工作方式和过程。

    首先列出生产计划子模块实施的进度计划甘特图，如图2：    

 

图2 生产计划子模块计划甘特图

    实施进度监理工作第一步：为该模块的实施制订里程碑，如表2：

 

表2 生产计划子模块实施里程碑

    第二步：针对项目实施计划和里程碑，监理方在每个里程碑中都设置了多个检查时间点，检查内容针对不同阶段的实施情况、数据准备情况和运行情况形成进度监理日志，如表3：

 

表3 进度监理日志

    第三步：在每个检查点日期，由监理方根据进度监理日志得到与计划进度比较的横道图，如图3：    

 

图3：5月24日进度与计划比较横道图

    第四步：每个检查点后将监理日志和比较横道图提交企业和实施方并要求双方就监理发现的问题提出解决办法和制订措施回复监理方，作为下一监理检查点的检查内容之一。

    第五步：每个里程碑阶段完成后，监理方需要协同企业相关部门和实施方对里程碑内重点的实施内容、情况和效果作出检查，并共同协商是否可以继续进行下一阶段实施工作。

    （3）因为ERP系统是个整体的系统，所以项目实施计划中各个子模块的进度滞后必将影响到其他的模块实施，进而延误整个项目的实施。而子模块中各功能菜单和基础数据的实施准备也需要严格按照项目计划的进度执行，否则也将耽误该模块其他功能的应用。此外，从上面的示例可以看出，进度监理的内容决不是仅对项目进度负责，更重要的是在每个时间节点上需要完成实施工作或实施准备的质量检查，从而及时发现问题解决问题保障ERP实施的进度和效果。

    （4）进度监理中强化了控制，控制的目的不仅仅在于保证监理项目的按时保质完成，同时也在于保证客户ERP项目的顺利运行并产生预期效果，对三方都有很好的控制和协调的作用。监理项目控制的主要手段首先是对项目计划严格控制。监理方严格按照计划中规定的任务和进度执行，做好每个模块每个检查时间点的监理工作日志，并在工作日志上反映工作情况及存在的问题。监理方需仔细分析问题并对任务内容和进度进行控制，对产生的问题需要通过与客户沟通和改进工作等方式对项目的进展进行严格监控。此外，对于项目计划中的每一项工作都要形成规范的监理文档提交项目经理、客户方和实施方，做到三方心中有数并能及早发现问题解决问题。

    5.4 ERP监理在该企业ERP项目中的作用

    ERP监理在该企业ERP工程中的全程参与，保障了企业ERP的成功选型和实施。可以通过实施过程中某几个阶段ERP监理发现和督促解决的问题为例来体现，如表4：

 

表4

    以上是截取了该企业整个ERP过程中部分ERP监理发现和解决的问题，不难看出很多问题是企业和实施方共同作用下产生的，而解决问题也是需要双方协调的。ERP监理为了保障项目的成功实施，正是起到了站在客观和公正的立场上发现问题并督促双方共同解决问题的作用。正是由于ERP监理的有效参与，该企业ERP的实施取得了良好的效果，部分具体指标如表5：

 

表5

    以上的一些指标能反映该企业的经营状况有了很大的改善，这很大程度上是因为ERP的实施理顺了企业内部和外部的关系，将企业的管理纳入正规有序的轨道中来。而该项目中ERP监理的参与无疑是为企业的ERP选型、实施起到了非常良好的辅助和监督作用。

    5.5 ERP监理中需注意的一些问题

    由于ERP项目具备投资性、复杂性和风险性等特性，所以实施对ERP项目的监督，着眼点不同，所选择适用的方法也不同，但在实施ERP监理的过程中还是有以下一些普遍需要注意的问题：

    （1）目标明确：应用ERP与实行ERP项目监理实际上是一种相辅相成，互为关联的关系。假如一个企业在应用ERP过程中，没有实行项目监理制，其应用效果势必受到很大的影响。为了有效地实行ERP项目监理制，我们首先要研究制定明确、量化的ERP应用目标，否则整个ERP项目监理工作就会失去应有的依据，偏离方向。

    （2）监理的中立性。ERP项目区别其他项目的特殊性在于它是对业主自身的管理变革，业主具有双重身份，即是项目的所有者，同时又是项目的核心主体，ERP项目的工作量很大一部分必须由业主方自己完成。监理为保证项目的进度受控，除了对实施方进行检查，也必须对业主进行检查。

    （3）ERP监理需具备丰富的专业知识和实施经验。ERP监理的任务需要为企业在ERP工程提出需求、发现问题、判断问题并协调企业和实施方有效解决，要求监理公司具有丰富的专业知识和工作经验以及强有力的管理能力。

    （4）由于ERP系统不同于其他工程项目，ERP监理不同于其他工程的监理，必须采用专业的监理方法，科学的制定监理计划。

    6、结论

    实践证明，ERP实施采用监理机制将能有效规避ERP实施风险，而项目管理方法在ERP监理工程中的应用能保障整个监理工程有序可控，也保障了ERP应用方和实施方的利益。我国企业实施ERP成功率不太高，是由多种原因造成的，其中缺乏认真负责的高水平的监理也是重要原因。随着众多企业对ERP的应用和认识到ERP监理的重要性，ERP监理的市场潜力凸现。相信在企业的ERP工程中合理和有效地应用ERP监理，必能为企业ERP的成功保驾护航。

 

参考文献：

[1]  葛乃康主编. 信息工程建设监理[M]. 北京：电子工业出版社，2002.

[2]  张根保主编. 企业信息化[M]. 上海：上海大学出版社，1999

[3]  李冬主编. 企业信息化案例[M]. 北京：北京大学出版社，2002

[4]  陈禹六，李清，张锋编著. 经营过程重组（BPR）与系统集成[M]. 北京，清华大学出版社，2001

 来源：中国软考联盟