IT日语L2课文

第２課　対日(たいにち) IT業務(ぎょうむ)に必要(ひつよう)なマナー

 

　日本(にほん)は儀礼(ぎれい)を大事(だいじ)にする国(くに)です。ですから、対日(たいにち)IT業務(ぎょうむ)を進(すす)めるときには、きちんとしたビジネスマナーが大切(たいせつ)です。ここでは必要(ひつよう)な、そしてよく使(つか)うビジネスマナーを紹介(しょうかい)します。

 

　ビジネスの付(つ)き合(あ)いにはいろいろな形式(けいしき)があります。その中(なか)で、訪問(ほうもん)は重要(じゅうよう)で有効(ゆうこう)な方式(ほうしき)です。お客(きゃく)様(さま)が来(き)た時(とき)に、挨拶(あいさつ)、紹介(しょうかい)、名刺(めいし)交換(こうかん)、社内(しゃない)案内(あんない)、会談(かいだん)等(とう)は、必要(ひつよう)で不可欠(ふかけつ)です。これらの場面(ばめん)で、お客(きゃく)様(さま)に良(よ)い印象(いんしょう)を与(あた)えるポイントを知(し)っていますか。難(むずか)しくありませんから、しっかり覚(おぼ)えましょう。

 

お客(きゃく)様(さま)を迎(むか)える時(とき)は、元気(げんき)よく、「こんにちは！」と挨拶(あいさつ)しながら、歓迎(かんげい)の気持(きも)ちを込(こ)めて握手(あくしゅ)か、45度(ど)の丁寧(ていねい)なお辞儀(じぎ)をしましょう。

自社(じしゃ)の紹介(しょうかい)は先(さき)にするのが礼儀(れいぎ)です。これは紹介(しょうかい)の第一(だいいち)のポイントです。まず、お客(きゃく)様(さま)に自社(じしゃ)の人間(にんげん)を紹(しょう)介(かい)して、その次(つぎ)にお客(きゃく)様(さま)を自社(じしゃ)の人間(にんげん)に紹介(しょうかい)するという順序(じゅんじょ)になります。先(さき)に自分(じぶん)の身分(みぶん)を伝(つた)えると、相手(あいて)が安心(あんしん)するからです。自社(じしゃ)の紹介(しょうかい)は自己(じこ)紹介(しょうかい)と身内(みうち)の紹介(しょうかい)に分(わ)かれます。第二(だいに)のポイントはお客(きゃく)様(さま)には尊敬語(そんけいご)を使(つか)うことです。「いらっしゃる」、「お帰(かえ)りになる」などを使(つか)いましょう。それから、外部(がいぶ)の人(ひと)に紹介(しょうかい)する時(とき)には、身内(みうち)に「さん」などの敬称(けいしょう)はつけません。社長(しゃちょう)、課長(かちょう)も呼(よ)び捨(す)てにします。役職(やくしょく)を相手(あいて)に伝(つた)えたい時(とき)には、「社長(しゃちょう)の○○」、「課長(かちょう)の△△」と役職(やくしょく)をつけて紹介(しょうかい)します。

 

名刺(めいし)はあなた自身(じしん)を表(あらわ)すものですから、切(き)らさないでください。名刺(めいし)交換(こうかん)のポイントは三点(さんてん)あります。第一(だいいち)、順序(じゅんじょ)を守(まも)りましょう。役職(やくしょく)の高(たか)い人(ひと)、訪問者(ほうもんしゃ)から名刺(めいし)を渡(わた)します。上司(じょうし)がお互(たが)いに交換(こうかん)を始(はじ)めたら、すぐに部下(ぶか)同士(どうし)が交換(こうかん)を始(はじ)め、次(つぎ)に相手(あいて)の上司(じょうし)とします。てきぱきと迅速(じんそく)に、そして丁寧(ていねい)な名刺(めいし)交換(こうかん)をしてください。もちろん、一人(ひとり)の担当者(たんとうしゃ)が多数(たすう)の訪問者(ほうもんしゃ)の対応(たいおう)をする場合(ばあい)、訪問者(ほうもんしゃ)の上司(じょうし)から交換(こうかん)し始(しはじ)めるのが正(ただ)しい順序(じゅんじょ)です。第二(だいに)、姿勢(しせい)に注意(ちゅうい)しましょう。名刺(めいし)を渡(わた)す時(とき)は、相手(あいて)の正面(しょうめん)に立(た)ち、「〇〇社(しゃ)の△△でございます（××と申(もう)します）」と名乗(なの)りながら、名刺(めいし)を相手(あいて)から見(み)て正面(しょうめん)に向(む)けて両手(りょうて)で渡(わた)します。名刺(めいし)は、必(かなら)ず立(た)って交換(こうかん)してください。机(つくえ)などが間(あいだ)にある場合(ばあい)、相手(あいて)の前(まえ)まで行(い)って渡(わた)しましょう。第三(だいさん)、相手(あいて)の名刺(めいし)の扱(あつか)い方(かた)。受(う)け取(と)った名刺(めいし)をすぐにしまうのは失礼(しつれい)です。それから、着席(ちゃくせき)して会談(かいだん)を始(はじ)める場合(ばあい)は、自分(じぶん)のテーブルの上(うえ)に並(なら)べて、相手(あいて)の顔(かお)と名刺(めいし)を見(み)ながら会話(かいわ)の中(なか)に必(かなら)ず相手(あいて)の名前(なまえ)を入(い)れます。そして、帰(かえ)る時(とき)は絶対(ぜったい)に忘(わす)れないでください。

 

お客(きゃく)様(さま)を応接室(おうせつしつ)まで案内(あんない)したり、社内(しゃない)を案内(あんない)したりすることがよくあります。案内(あんない)する時(とき)は、後(うし)ろに気(き)を配(くば)りながら、相手(あいて)に合(あ)わせて歩(ある)きます。エレベーターの乗(の)り降(お)りはお客(きゃく)様(さま)が先(さき)です。そして、お客(きゃく)様(さま)が乗(の)り降(お)りする時(とき)は、ドアを手(て)で押(お)さえましょう。降(お)りる時(とき)には必(かなら)ずお客(きゃく)様(さま)に「右(みぎ)でございます」などと事前(じぜん)に声(こえ)をかけてください。そして、基本的(きほんてき)に応接室(おうせつしつ)の入口(いりぐち)から一番(いちばん)遠(とお)いソファーが上席(じょうせき)ですから、その席(せき)にお客(きゃく)様(さま)を案内(あんない)します。

 

会談(かいだん)の内容(ないよう)も重要(じゅうよう)ですが、マナーも軽視(けいし)することができません。例(たと)えば、仕事上(しごとじょう)、携帯(けいたい)電話(でんわ)はとても大事(だいじ)ですが、会談(かいだん)をしている時(とき)は必(かなら)ず電源(でんげん)をOFFにしましょう。そして、会談中(かいだんちゅう)は席(せき)を外(はず)さないでください。会談中(かいだんちゅう)の会議室(かいぎしつ)に入(はい)りたい時(とき)は、ドアを軽(かる)くノックして（返事(へんじ)を待(ま)つ必要(ひつよう)はありません）、「失礼(しつれい)致(いた)します」と小声(こごえ)で言(い)って、静(しず)かに入(はい)りましょう。会談(かいだん)の邪魔(じゃま)にならないことがポイントです。最後(さいご)に、会談(かいだん)が終(お)わる時(とき)、感謝(かんしゃ)の気持(きも)ちを込(こ)めて握手(あくしゅ)をすることがありますが、ポイントは「握手(あくしゅ)を求(もと)めるのは、必(かなら)ず目上(めうえ)の人(ひと)から」ということです。

 

電話(でんわ)もビジネスの付(つ)き合(あ)いの形式(けいしき)の一(ひと)つです。そして、普段(ふだん)の仕事(しごと)では一番(いちばん)便利(べんり)な連絡(れんらく)方法(ほうほう)で、相手(あいて)に与(あた)える会社(かいしゃ)の印象(いんしょう)にも大(おお)きく影響(えいきょう)します。では、正(ただ)しい電話(でんわ)の出(で)かたを知(し)っていますか。これにもポイントがあります。ベルは3回(かい)以内(いない)で出(で)ましょう。取(と)り遅(おく)れたら、「お待(ま)たせしました」とお詫(わ)びします。まず、「○○株式(かぶしき)会社(がいしゃ)です」と社名(しゃめい)を名乗(なの)ります、「もしもし」は必要(ひつよう)ありません。相手(あいて)が「○○商事(しょうじ)の××と申(もう)します」と名乗(なの)ったら、「○○商事(しょうじ)の××様(さま)ですね」と繰(く)り返(かえ)しながら、「いつもお世話(せわ)になっております」などと挨拶(あいさつ)をします。もし、自分(じぶん)の同僚(どうりょう)への電話(でんわ)のときは、同僚(どうりょう)の名前(なまえ)も「○○でございますね」と繰(く)り返(かえ)します。こうした繰(く)り返(かえ)しは確認(かくにん)作業(さぎょう)という意味(いみ)で、効率(こうりつ)の良(よ)い電話(でんわ)の受(う)け方(かた)なのです。取(と)り次(つ)ぐ相手(あいて)が席(せき)を外(はず)していて、出(で)ることができない場合(ばあい)や、外出(がいしゅつ)している場合(ばあい)は、それを伝(つた)えます。相手(あいて)から会(かい)社名(しゃめい)や名前(なまえ)や電話番号(でんわばんごう)等(など)を教(おし)えてもらったら、その内容(ないよう)をメモに取(と)り、取(と)り次(つ)ぐ相手(あいて)に伝(つた)えます。

 

ここまで、対日(たいにち)IT業務(ぎょうむ)に必要(ひつよう)なビジネスマナーを簡単(かんたん)に紹(しょう)介(かい)しました。大事(だいじ)なのは、相手(あいて)を尊敬(そんけい)して、丁寧(ていねい)な言葉(ことば)と態度(たいど)で付(つ)き合(あ)うことです。そして、それが立派(りっぱ)なビジネスマナーなのです。

 

 

問題：

1.       名刺交換の３つのポイントをあげてください。

１．

２．

３．

2.       会談中に必要なマナーを３つあげてください。

１．

２．

３．

3.       電話を受けるとき、相手の言ったことを繰り返すのはどうしてですか。

～からです。

 

 

本文を読んで、次の中から内容が一致するものを選んでください。

①社長、課長を外部の人に紹介する時には、敬称をつけて紹介します。

②名詞は必ず立って交換しなければなりません。

③お客様を案内案内する時は、お客様の後ろを、相手に合わせて歩きます。

④電話はビジネスの付き合いの形式の一つで、相手に与える会社の印象に一番大きく影響します。