说说我们项目组的例行会议 (转)

我们的正常工作有一大部分是消耗在日常的各种会议中的，普天之下，各行各业，大小公司、组织、群体，都免不了这样的举动。而且伴随你的权利和身份，相衬着你滞留在那个圆桌的时间也是流逝得长长短短。屁股一坐，茶水一摆，静心冥听，台上滔滔不绝，台下流连妄想。　　我们“软件人”熟知的IT行业，也是如此。大会不断，小会如麻；有三五天的惊世讲坛，也有三五分的简单畅快；公司例会，部门月会，项目周会，小组天会，大大小小，形形色色总是缠绕在你的周围。主持、讨论、建议、记录、聆听、冥想、开溜，一个都少不了。。。。　　前面感叹几下，不为抱怨，只为释怀，今天在这里，我想说的不是抒情，也不是争论，更不是训斥，而是建议，纯属一点对待会议的愚论，勿笑，哈哈。。。　　我所熟悉的更多就是软件开发中的项目组（后面以‘项目组’记），所以这里讨论的也是项目组的那些会议，主要还是说说这周会如何开好，不乏，惹人睡；不长，招人烦；不扯，让人恨。还是以老样子，简要地罗列下我想说的几点：1. 会议时间；2. 会议内容；3 会议组织；4. 会议流程。好开始吧，不然有人开始烦啦，哈哈。。。。　　一、会议时间　　正常的项目组会议，我建议还是每周一次，再忙也要进行，必须的！因为只有这样项目组的管理者们才能更好地把握整个项目的进度，进而意识到潜在的过程危机；而身为组内的各成员们，也可以及时汇报自己工作的开展情况，遇见的问题，以及寻求各种资源给予解答等。　　合理的会议时间，我建议在1-2个小时内，如果议题实在较多，可稍微延长半个点，多者无意，并在中间穿插一刻钟的休息时间，让参加会议的我们喝口水，溜个号，出下宫。再怎么也不能逼着，逼坏了对身体多不好。　　不要在下班时间安排你的项目会议，那会让别人烦你，忙活8个小时，也该歇歇了，冷不丁地冒出个下班后大伙一起开个短会，“我靠，没人性”，笑纳吧，这就是你的手下给你的馈赠。　　更不要在员工休息的时间通知开会，那会让他们恨死你，折腾一周，我要去k歌，我要去聚会，我要去泡妞。一封邮件过去，“大伙，周六几点几分准时到公司开会，勿缺席，有事找领导批示”，“F U C K Y O U，K F C,T M D”,有人开始骂人了，别说项目经理你听不见，装吧，有你受的。　　比较人性的会议时间，我认为应该是周一上午，或周五下午。周一上班大伙都还没有从眷恋的修整中缓过神来，这时安排会议可以提神醒脑，告诉大家该收心了，我们一周的奋斗现在开始。对于周五下午呢，一来快要放假，这心也开始耐不住了，工作也变得有点不经意。这时安排会议，一来可以很快地帮助他们消耗这样的心不在焉，二来也可以针对本周工作有个总结、汇报、梳理，两全其美，何乐而不为之呢？　　会议时间合理的拟定是良好会议组织的开始，如果安排错误，那对参会者来说本身就是个“杯具”，他们怎么可能还有心情端坐在那里听你之乎者也呢？　　二、会议内容　　会议内容从根本上说就是决定着会议周期的一个法杖，法杖长会议长，法杖短会议短。你的会议主题是什么？会议内容有哪些？你想要明确什么任务安排？你想要知道什么计划进度？等等诸如此类都是会议内容范畴。它很大程度上取决于你的会议主题，当然前面罗列的这些都是大众口味，你的会议内容是由你决定的，没人可以杜撰。　　我能想到的会议内容如下，仅供参考：上级命令、公司指示、下周计划、本周进展、工作问题、个人问题、团队问题。项目经理说你的，小组成员说自己的，说完有问题讨论，没问题散人，别婆妈，哥们儿的时间折腾不起。　　会议内容还是以简明扼要为主吧，和会议无关的，别瞎掰胡扯，就像不久前我参加的一个会议一样，明明是项目评审会，可那牛逼主持人却扯到公司发展，风险投资，创业板上市，真是悲剧，很是纠结。我高叫着说“别说了吧，不然等下该论中国股市了”，一阵哄笑过后，这样的扭曲才得以制止，我当时不晓得那家伙怎么想的，估计脑子有泡吧。　　三、会议组织 　　工作这些年，我参加的项目会议也算得上不计其数了，当然碰见的各种组织形式也是五花八门、层出不穷。比较呆板的就是大伙一坐，然后主持人一个人在那里讲啊讲啊，不管下面的人，听没听，他都是那样的津津乐道，滔滔不绝，不晓得是他累还是我累，真是有点膜拜他的聚精会神。 　　还别说，有一次，我还真碰见一个有特别的组织形式，光开场就很意思。主持人第一句说的话是这样的“大伙先看看自己的屁股下有没有中彩”，我疑惑了，“中彩？啥意思”，后来才知道，原来组织者在某些座位下面放有钞票，一块钱，很简单的一张人民币。“中彩”的，能拿到的也不再是一块钱，而是一份喜悦的幸运。这样的开场很大程度就是一个愉悦，很好，有意思。 　　比较合理的项目组会议组织我觉得应该是人人有话说，个个有发言，领导做指示，传命令，小兵做汇报，寻资源，找帮助。这样的组织很大程度上就是让大伙参与进来，有时间发表自己的言论。有任务，有目的，而不是竖起耳朵，一直，听啊听啊听啊。。　　四 会议流程　　最后说说这个会议流程，一个正常的会议需要包含如下：主持人、记录员、议题、内容形式、参会人、参会地点、参会时间等，可以增加，但别减少。　　开会前，项目经理或相关人员最好以邮件等形式发出通知，明确时间、地点、参会人员、主题等，当然最好能附加会议内容，这样让大伙知道该何时何地参加，会上讲些什么，有没有要求自己参加等。　　我们的会议最好以一个PPT作为开场，投影仪一放，大伙一眼就知道，“哦，今天就讲这些”，清晰明了，可视化强。对于参会人员最好还是带上本子和笔，“好记心不如乱笔头”，这是真理，信我没错。哈哈。。　　会议常规的流程都是这样的（仅说项目组会议），项目经理或主持人宣布会议开始，大伙肃静开始聆听，接下来就是相关议题阐述人发言，记录员或文书（实在没有，就让那些美眉们兼任）开启会议纪要记录着，每个议题结束，安排简短的几分钟，给大伙交流提问。整个流程就是这样——有序，明确，一体化。　　不要在会议中临时开启不在计划中的议题或议程，那样会增加整个会议的负重，当然也会延长会议的时间，这也就影响了会议的整体效果，切忌、切忌。　　捣鼓这么多，不晓得你烦了没有。如果烦就告诉我，我下次记得简短些，不然惹到你就不好拉。不过我还是更多地希望，我们的项目组会议开的有价值，有组织，有目的。别像公务员开会那样，又长又烦，折腾个没完，当然我不敢说这样不好，只是说别像，别学就行，哈哈。。。。