Excel数据透视表系列培训--课时2

 

Excel数据透视表系列培训

提高班课程：数据透视表的项目分组

 

主讲：Kevin Zhou        MVP（Microsoft Most Valuable Professional）

                                     笔记：Jimmy Zeng

 

      通常，我们对数据的分析时，如果没有进行整合，那就是乌合之众，一盘散沙，数量再大，都不起什么作用，我们也看不到什么规律。但当我们运用一些手段、方法，组合起来，就有从量变到质变的效果。数据透视表就是为了数据分析、数据挖掘，对源数据进行透视的作用。但即使我们将复杂的源数据制作成为透视表了，但还是会有很多个体，让我们还是无法从中透视数据的规律。所以我们必须进一步对数据作一些组合，让数据看起来更直观，更容易对比分析。

 

      本节的内容主要讲解了对不同数据类型进行组合的方法，以及怎么反过来取消组合，最后讲解了常见组合失败的一些可能的原因及对应方法。

 

      对于不同的数据类型，组合时有些特性不太一样，所以区分开来进行讲解。

针对不同数据类型的字段进行项目组合（简单划分）

· 日期

· 数值

· 文本

取消组合

避免组合失败

 

组合日期型项目

• 自动组合日期型项目
• 取消组合

      当我们将日期作为字段进行分析时，时间的无规律性可能导致我们分析的复杂性，如果数据量较多时，反而增加我们对数据分析的工作量。所以，我们使用组合功能，菜单及命令按钮如下所示：

（数据透视表分组命令）

 

 

 

 

 

      Excel对日期型的分组是比较完善的，相对于其他两种类型（数值&文本）来说。

软件会自动将你数据中最早的一个日期及最后的结束日期填在选项卡内，而你所需要做的，一般只需要选择你希望的步长即可。步长，是一个非常重要的概念，这也是分组必然涉及到，我们需要指定一个区间让软件自动对数据进行分组。即：秒、分、小时、日、月、季度、年，如下所示：

 

 

      中国人对时间的概念还经常用到“旬”，而这个分组时要注意，虽然我们基本上都是10天为一个步长，但由于月份是大小月之分，比如说，2月只有28天，而3月有31天，如果直接指定一个步长为10天进行自动分组，那么与实际将有一些出入。

这个就要用到手动组合的方法啦，请看后面介绍。

 

      当然，我们对日期型进行组合时，可以同时选择多个不同的“步长”，即你选择“月”的同时，还可以选择“年”，那也可以再选择“季度”，那么，你的日期数据，将分别按你选择的步长进行组合，这个也会更方便你将数据缩小定义范围，更方便多方比较。这个选择的方法，就是使用鼠标单击即可，单击一次即选中，选中状态下再单击，即会取消其选择状态。

 

 

 

取消分组

      分组后，我们可以得到一个新的字段，这也会出现在字段列表里，跟从源数据所得到的字段一样，都是可以直接进行操作的。而如果不想得到这个字段，那就要“取消组合”，当你取消组合之后，该字段也就不会存在了。取消组合的按钮和命令如下所示，这样就能将你原来组合得到的字段打散，乃至取消掉。

 

组合数值型项目

· 按等距步长组合

· 按不等距步长组合

· 取消组合

 

 

 

等距步长组合

      即当你对数值型的数据进行组合时，Excel会自动获取你数据里的起始值与终止值，并填入到弹出的选项卡上，此时，你只需要做的，同样是填上你希望的“步长”值即可，希望Excel就会根据你指定的步长，对数据进行区间组合。

 

 

 

 

 

不等距步长组合

      这个是对数据组合更灵活的操作方式，当然，对于不同的数据类型都是通用的。操作方法相当的简便，先选中希望进行组合的数据，再按命令菜单或按钮进行组合即可，如下操作：

 

 

 

      鉴于此，此类对不等距步长的操作只限于数据量比较少的，数据量多时，用手动操作的话工作量就太大了。那么，我们有没有办法按不等距步长自动组合呢？问题是肯定的，不过，这个直接使用“组合”命令是得不到地，这个需要在数据源增加相应的辅助列，以便我们得到要求的组合。

 

 

组合文本型项目

· 组合

· 取消组合

· 局部

· 全部

文本类型只能通过手动组合进行，没有自动组合功能。

 

      另外，Zhou老师在课件里对“销售地区”进行组合时，曾提到，对“北京”与“重庆”进行组合时，由于二者不相邻，不能进行组合，因此必须先将“重庆”手动移动到“北京”相邻的位置，再选择二者进行组合。不知道这个是旧版本的遗留下来的问题还是怎么的，但现在使用的Excel 2003版本来说，即使多个数据不相邻，而且尽管你对字段进行了排序，但只要同时选择多个你希望进行组合的项目，再点击“组合”按钮，就可以自动进行组合，操作演示如下：

 

 

 

 

 

 

避免组合失败（原因可分为三大类）

 

组合字段数据类型不一致

· 空白单元格

· 数据类型不同

· 数据源引用为整列或整行

日期格式不正确

引用区域失效

 

 

 

     只要源数据字段里有空白单元格，那么我们组合必定失败，除数值的空值外。

     此时，我们就必须对数据源作相应的前期处理，让空单元格删除或排除在数据源以外。

     对于混合数据类型的行，我们可以在源数据里，用=type()函数作相应的前期处理，让所有的数据类型统一。

 

 

小结

· 对各类型项目进行组合

· 自动组合与手动组合

· 局部取消组合和全部取消组合

· 解决无法组合的问题

 

 

 

〆　 E 海 無 涯 ，唯 勤 是 道 ！　〆 Copyright zzmxy