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三人行必有我师之Word无涯

(2005-10-03 12:55:18)

许多人由于对word了解不够全面，不能充分发挥它的作用。下面将我使用word的心得介绍给大家，以达到相互交流之目的。

1.快速选择字体

为了能够快速选择字体，我们可将常用字体以按钮形式设置在工具栏上。首先在word菜单中依次选择“工具→自定义→命令”，进入自定义编辑界面。然后在自定义编辑界面中选择“字体” 项，在“字体”项中列出了Windows已经安装的所有字体，此时可以用鼠标直接将相应的字体拖拽到工具栏上，直到将需要的字体都设置到工具栏中。

2.快速定位

在对中文Word文档进行修改时，一旦文档篇幅较长就无法一次完成修改。当再次打开该文档进行修改时，可以按下Shift＋F5组合键实现快速定位，即可实现在Word文档中迅速找到上次关闭时插入点所在的位置。

3.普通输入产生特殊格式

加下标：使用Ctrl＋＋变为下标。

加上标：使用Ctrl＋Shift＋＋变为上标。

加双边框线：在同一行，连续输入三个以上的等于号，然后按回车键即可。

加单边框线：在同一行，连续输入三个以上的连字符（-），然后按回车键就能实现这个效果。

4.文档动态效果

在Word文档中使用动态文字能使文档更为生动，增强文档的视觉效果。

（1）选定要添加动态效果的文字，单击“格式→字体”项打开字体对话框，然后单击“文字效果”选项框。

（2）在“动态效果”框中单击所需效果（如赤水情深、礼花绽放、七彩霓虹、闪烁背景等），然后单击“确定”按钮即可。若要取消动态效果，可单击“动态效果”框中的“无”选项。

5.为文档设置密码

对比较隐私、重要的文档我们可以进行加密。

（1）打开文档，单击“工具→选项→安全性”，往“打开文件时的密码”文本框中输入密码。点击“高级”按钮，可以进行密码的加密设置。

（2）单击“确定”按钮，打开“确认密码”对话框，往“请再键入一遍打开文件密码”框中再输入一遍密码，以确保无误。

6.妙用Ctrl＋Z

大家都知道，Ctrl＋Z的作用是撤消上一个操作，使我们在编写文档过程中，可以及时取消当前操作，或是恢复到以前的某一步。但你知道吗？Ctrl＋Z还有特殊的作用。在没有改变 word缺省设置的情况下，在空行中输入：“1.×××”，系统会自动将其变为项目编号的形式，并在下一行添加了“2.”字样。这时可以按 Backspaced键进行删除，但不能消除项目编号形式，也就是第一行中的“1.”变成了项目编号，不可选。这时，我们可以使用Ctrl＋Z。在输入 “1.×××”敲回车后，按一下Ctrl＋Z，一切都OK了。

7.数值型数据按小数点对齐

为便于观察、比较，我们经常需要将表格中的某一列数字按小数点对齐。可用如下方法：选中需要按小数点对齐的这一列，然后执行“表格→制表位”命令，此时弹出制表位对话框，在制表位位置中键入所需要的度量值，在对齐方式中选择“小数点对齐”，前导符中选择“无”，单击“确定”按钮，即可自动将选中列的数字按小数点对齐。

8.将样式传给其他文档

某一文档中创建了几种样式后，如果想在其他文档中也使用其中一种，可以用下面的方法。打开一个包含这些样式的文档，选择“格式”菜单中的“样式”命令，在“样式”对话框中选择“管理器”按钮。在“管理器”对话框中，打开的文档中的一列样式会显示在左边，Normal.dot模板中的样式显示在右边。选择左边的样式，单击“复制”按钮，就将其添加到了右侧的列表中。

9.自动创建文档目录

一篇较长的文档，目录是必不可少的。因为它可以使文档脉络清晰、查阅快捷方便。（1）依次打开“格式→项目符号与编号→多级符号”选项，在随后出现的对话框中选择一个样式，进入“自定义”界面，选项，在随后出现的对话框中，设置自己喜欢的“标题1”、“标题2”等字体、字号、缩进量等。

（2）把各章节中的标题文字分别按不同的级别设置成“标题1”、“标题2”等（只须用鼠标选中标题文字，然后把“格式”工具栏最左边的样式下拉框拉出，选取希望设置的标题等级即可。当然，如果“格式”工具栏没有出现在屏幕上，请用鼠标依次点击“视图→工具栏→格式”，在“格式”项前点击一个小对号，将“格式”工具栏在屏幕上显示出来）。

（3）写完全文之后，将光标移到希望插入目录的地方，点击“插入→引用→索引和目录……”的菜单项，并选择你喜欢的风格，这样就可以产生整齐美观的目录了。

留声机

问：通常我编辑Word文档，当在一行中间输入新文字时会插入到原有文字当中，但有时却是在我键入文字时，原文字将会消失。这是怎么回事？

答：如果在你键入的时候，原有的文字消失了，那么原因是改写模式被打开了。此时，请双击状态栏中的“改写”字样，以关闭改写模式。当状态栏中的“改写”字样加黑显示时，表示处于改写模式；当“改写”字样显示为灰色时，表示处于插入模式。

问：我希望选中某个单词其中的一部分字母，可当我开始拖动单词时，Word总是自动选定整个单词和其后的空格，怎么办？

答：你可以指定是否自动选定整个单词。方法是：在“工具”菜单上，单击“选项”命令，然后单击“编辑”选项卡，清除“选定时自动选定整个单词”复选框，单击“确定”按钮。

问：当我把“剪贴板”中的内容插入到文档中时，Word总是自动为其添加空格。这是为什么？

答：这是Word提供的“智能剪贴”功能。除添加空格外，该功能还可以在你删除文字时自动删除多余的空格。这对英文编辑来说确实十分方便，但对汉字来说稍有画蛇添足之嫌。当然你可以禁用“智能剪贴”功能，方法是：在“工具”菜单上，单击“选项”命令，单击“编辑”选项卡，选中“智能剪切和粘贴”复选框，单击 “设置”按钮，清除“粘贴时调整段落间隔”复选框。

问：我在文档中键入一个E-mail地址时，Word自动将其转换为一个超链接，影响编辑效率。请问能否不让Word将E-mail地址自动转换为超链接？

答：如果键入的文字包含符号“＠”，则Word可能会将其解释为电子邮件地址，并自动应用超链接格式。你可关闭自动将Internet及网络路径替换为超链接的功能。方法是：在“工具”菜单上，单击“自动更正选项”命令，然后单击“键入时自动套用格式”选项卡，在“键入时自动替换”选项下，清除 “Internet及网络路径替换为超链接”复选框。

问：我已经在Word文档中插入了页码，但现在在屏幕上却看不到页码。这是怎么回事？

答：在普通视图或Web页面视图中，Word将不显示页码。若要查看页码，请切换至页面视图。若要编辑页码，必须显示含有页码的页眉或页脚。

问：当我在Word文档中键入一个直引号后，Word总是自动将其转换为一个弯引号，那么在Word文档中怎样才能输入直引号呢？

答：将直引号转换为弯引号，是Word提供的一项自动替换功能，你可以将其关闭。方法是：在“工具”菜单上，单击“自动更正选项”命令，然后单击“键入时自动套用格式”选项卡，在“键入时自动替换”选项下，清除“直引号替换为弯引号”复选框。

问：拖放操作是Windows的一大特色。以前在Word中，我可以通过拖动来移动或复制所选文本，但近日突然无法进行拖放操作。不知何故？

答：Word是支持拖放操作，之所以你的Word突然不能进行拖放操作，可能是因为你关闭了其拖放编辑功能，请将其打开。方法是：在“工具”菜单上，单击“选项”命令，然后单击“编辑”选项卡，选中“拖放式文字编辑”复选框。