“慢”工作，更有效率

我们处在这样一种时代，从未可以如此迅速地完成一件事情，也从未要面对如此不堪重负的信息。每个人都过得紧张而压抑，手机从不离身，邮件立即回复，连倒杯水都要挤时间起身。重压之下，慢的风潮开始流行，效率博客大行其道，告诉被信息所迷的我们，工作要慢慢来。

 

“慢”工作并非磨蹭拖拉，而是把精力集中在较少的事情上，辅以IT特色的效率工具，实现长期的价值的方法。我花了几个月时间实践“慢”工作理念，从建立工作任务.TXT、清空收件箱，到思考提高效率的目的。以下就是我总结的一套行之有效的“慢”工作推行步骤：

 

1、确定重要的事情，按时间纬度分为本日、本周、本月、本年，并不断检查这个清单

如果有一大堆工作和任务要做，你必须简化它们——确定出什么是最重要的。今天的主要任务是什么？本周要集中精力完成什么项目？而每天的工作是为了什么样的月度和年度任务服务？你必须尽可能多的去除那些目标沾不上边的项目和任务，不断检查清单可以确保持续地往正确的方向在努力。

 

2、建立一个工作任务的文本文件，一天整理一次

编写工作任务清单是思考今天要做什么的过程。不要用复杂的工具，简单的方式能把注意力完全放在内容本身。我用UE来编辑工作任务，其中分为上午、下午、电话/邮件、研究、遗留、本周、本月等7个部分，每个部分用书签标示，每一项任务都分解到能在2小时内完成的工作量。有了这个清单，我既能够把精力放在主要工作上，也不会漏掉该回复的电话和邮件。

 

3、每天上午和下午开始工作时，各完成工作中最重要的一项任务

不要一开始工作就去检查邮箱，紧急而不重要的邮件会毁了接下来的工作时间。尤其是早上，一定是做一天里最重要的工作。也不要为一个小问题立刻上网查资料或者打电话求助，把这些都记录在工作任务的邮件和研究栏里，把事情做完了再来处理。大脑不是多线程处理器，必须集中精力完成一项任务，不要在邮箱、浏览器和文档之前频繁切换。

如果你实在难以集中精力，试试这个对我奏效的办法——把网线拔掉。不要太焦虑，地球暂时没有你参与照样转的很好。

 

4、每天上午和下午各单独安排半小时，集中处理邮件、电话和查资料

把邮件提醒关掉，把要联络的人和事宜列在电话/邮件栏，把要查的资料记录在研究栏，每天只在固定的时间打电话、处理邮件、上网浏览。告诉主管、客户和同事，如果有急事要处理，请给你打电话。我个人的心得是，这个固定时间最好在下班前1小时，或者在你完成了一项重要任务以后。

集中处理似乎有点不可思议，但如果不做信息降噪的控制，一天下来花上三、四个小时都不算多，八小时的工作时间一下子就耗掉一半，那还剩多少时间处理重要任务？等大家都下班了，没有电话和邮件骚扰再专心工作，这种延长工作时间损害健康的方式不可取。

 

5、清空收件箱，并建立处理中、待处理、归档这三类文件夹

很多人的邮件从来不整理，满了就再建一个新邮箱，邮箱里满是红色未读的宣传邮件、群发邮件，附件从来不拆离保存，而某个任务邮件参杂其中，拖拖拉拉滞留在邮箱里，反复查看却总是没有完成。

清空收件箱——我知道这一项做起来非常难，但是必须要做！新的邮件有这样几个选择：删除、放入归档文件夹、立即回复（归档或删除）、转发（归档或删除）、放入待处理文件夹（并在工作任务中记录）。总之不要把邮件留在收件箱里，你要大胆的删除看起来是信息的垃圾邮件。你还要少而精的回复一封邮件，因为写的越少，收件人越容易理解你要表达的重点。

 

6、留一点时间给思考

当你全神贯注的完成一项任务后，是不是有种从异次元回到现实的感觉，同时带着满满的成就感？别急着开始下一项工作，站起来活动一下，甚至可以到楼下的花园走走，使自己保持清醒的头脑。在看似没有产出的散步中，大脑正在飞快地运转，困扰你多时的问题也许就“叮”的一声茅塞顿开。思考绝非浪费时间，而是让你有时间思索下一步工作的方向和步骤。

 

7、彻底熟悉你使用的工具软件

每天我们使用的工具软件不外乎Notes, Office, UE等，如果你肯花一点时间掌握这些工具的特性，绝对能有事半功倍的效果。以前我只会用样式刷做排版，彻底抓狂之后决心认真学习WORD排版，甚至把一本叫《Word排版艺术》的书从头啃到尾。“浪费”了几十个小时之后，我就能利用模版和快捷键快速完成排版，把精力全放在内容上，专心写作。

 

8、养成每天提升一点的习惯，以确保成功

长时间的一点一点慢慢做出改变，能够使你坚持这些改变，远比你一下子做出巨大的改变好得多。就拿处理邮件为例，把一天十次缩减为一天八次，坚持一个礼拜，再逐渐缩减为一天两次。 习性难以改变，所以每天改变一项，每天改变一点，可以确保改变持续的时间更长久。