不要在早上查看邮件

 

不要在早上查看邮件

Julie Morgenstern

       你努力工作好像什么都没有做好。总是有太多的应付、干扰和任务。然而，你需要的不是更长的工作时间，而是更好的利用时间---做一些有时候看起来不合常理的事。

       缩短工作的时间：如果10个小时的工作时间不够用，那就试试9个半小时吧。每天从工作时间里节省出30分钟能够使你更好的管理和组织自己的时间。从今天开始，你不能再容忍干扰了：私人电话不要在办公室打，交谈要到冷水机旁……。你的行动将会加快，你的注意力将会集中，虽然工作的时间缩短了，但是不久你就会发现工作做的比以前更好了。

       每天抽出半个小时，这样，一周就可以为自己抽出两个半小时。这种方法也适用于非工作的时候。为日常生活和工作抽出一部分时间，这样你将完成更好。

       休息一下：上班族总是觉得自己没有时间去休息。其实给自己充充电不是浪费时间，这样能使你有持续的精力。从你的工作日中每天至少抽出30分钟或每周几个小时，用这部分时间去做任何能缓解你白天精神上的压力的事。比如读一部小说、到健身房锻炼或者听古典音乐等等。这种对工作短暂的“逃避”能使你的精神集中，精力充沛。如果你就是找不到时间，那就把“逃避”当作你的工作安排在你的日程表里吧。如果你放松的方式是和朋友一起计划练习网球或者高尔夫球之类的话，那你的朋友的练习将依赖于你，这样你再回到工作中来就比较难；如果你的休闲方式是音乐，那就购买本地的交响乐的季票；否则一旦你买到一次性的门票，你就可能放下工作马上去。

       不要早上第一件事就看邮件：将早上的精力放在你最重要的任务上。因为，早上大多数人的精神是兴奋的，在中午饭之前完成一些重要的任务将使你一下午都感到轻松和有成就。

       提示：当你回复邮件的时候，试着将整个回复精简到能够写到主题栏。一些人每天都浪费很多时间去起草很长的回复，而其实对方真正想要的回复仅用几句话就足够了。

       不要贪心多份任务：当有很多任务要完成时，能将他们立即全部完成是很理想的。然而，多任务并不能带来生产力的提高，相反，带来的是效率的低下。

       通过“Experimental Psychology”杂志的研究证明，在认知和处理每个一项任务时，处于多任务时的大脑所花费的时间是处于单任务时的大脑四倍。另外一些研究也表明，当我们试着让大脑多任务时，工作的质量将会打折。

       要完成很多的任务，要么在家要么在办公室，一次只做一件事。如果突然来了一个新任务或冒出一个不相关的想法，这时，将你正在做的工作暂停一下，将他们记到你的计划薄上（不要记到小纸片上，那样容易丢）。

       做自己的老板：尽管你在公司只是一个职员，但是你要把自己看作是为公司工作的一个企业家，而不是一个为公司劳累的雇佣者。换句话说，我们都是自我雇佣的。我们为自己的职位—独资公司—而工作的。There's a productivityadvantage to be had by keeping this in mind -- independent contractors knowthat they must continue to deliver results every day to retain their clients;职员有时候会主动放松自己，就好像这是老板欠他们的。

       学会推辞：学习怎样推辞那些打扰你工作的人并且不会引起误会。当某人需要你帮助而你又在工作的时候，你应该说：“你需要多少时间？如果比较长的话，我迟一会在做，好让我能集中精力帮你”。这样安排时间对你是有利的，与此同时，某人的的问题可能被他/她自己解决了。

       对待到访者不是说“我能为你做写什么？”而是“你好吗？”，因为后者被认为是想跟对方聊天的信号。

       当最后期限临近的时候不要做无关紧要的事：当面对一个大的、重要的任务和几个小的、简单但无关紧要的任务时，很多人都会选择后者。Knocking these off provides a sense that progress has been made, andit clears the tables to focus on the big responsibility -- but it is still apoor strategy.

       要将最重要的事情放在第一位：尽管最重要的事往往最困难、最花费时间的。站在公司的角度，最重要的任务通常能为公司赚取或者节省最多的钱。如果你推迟了关键重要的工作，那么所带的不可预料的困难或者新的任务可能会阻碍你完成它们。

 

From: http://www.bottomlinesecrets.com/article.html?article_id=39810