办好学术会议的ABCD--研教散记17

办好学术会议的ABCD----研教散记17 (唐常杰）

     上文“申办学术会议的酸甜苦辣”谈到了申办工作；获准办会后，怎样才能办好一个会呢？有下列四个要点：（A) 七字准则：诚谦正廉勤资团， (B)  办好会议网站， (C)  论文的征审发评， (D) 食宿接送；下面一一分解。

  
 A 七字准则：诚、谦、正、廉、勤、资、团
　　诚—如果承办者还没有少林、武当在武林中的那种地位，又想要办会，以武会友，一定要摆正位置。记住，上级学术组织才是会议的主办者，而承办单位只不是过程的执行者。有了一片为学术界做奉献的诚心，纵然经费不多，诚意能补；即使硬件不够，软件可添。
谦— 谦虚地学习办会经验。从申办意向萌芽开始，就要安排三五位团队成员，分工带着问题去参加几次学术会议，特别是将办会议的上一二次会议。学习下列方面的经 验：申请、会议主页，征文、审稿，会场，会议程序，宴会，疏散，等等；如果可能，尽量复制先行者的办会办公文件，包括邮件清单，录用通知，甚至连同嘉宾致 辞的草稿，办会中还要不断地请教学习；
正—公正，录取论文要公正。我们这次承办 的WAIM国际会议，继承了陆洪均教授等前辈们创办此会时就主张并坚持的好传统，即规定程序委员会主席（program co-chairs）不出现在作者清单中；在此适度回避制度下，程序委员会主席能在比较超脱的位置上处理问题， 录取工作能较充分地尊重委员们的评审和讨论意见，投诉和撤稿事件较少；如果发现抄袭行为，处理比较容易。
廉— 绝对不可有赚取会议经费以肥私的非份之想。办会不是做生意，参会者是朋友，经费取之于友，用之于会；持平、微赔或微盈而上交学会，都是好预算。参会者心里 有杆秤，谁诚谁不诚，谁廉谁不廉，口中不说，心里雪亮。一旦贪心，会议一片抱怨；办会的初衷，如展示成果、分享喜悦、广交朋友等等，全都失去；办得不好， 不如不办。
勤 –前人的经验不一定能覆盖未来的困难。办会中，要勤思考、勤探索，在会程上，内容上还可做哪些创新，哪些容易被忽略，有了灵感，赶快记下来（例如记在手机笔记上）。
资--如有条件，向基金委、向院校所、向公司争取一切可以争取到的资助，可以争取协办单位，团结一切可以团结的朋友；须知，如果马克思当年没有恩格斯在工作和经济上的帮助，他的社会科学研究也可能会受到影响。
团—需要一个团队，需要妥善分工和良好合作。这个团队中要有海外学者，通常他们在论文质量把关，邀请专家报告，会议程序上做很多工作，承办单位在会场、会务、食住行，争取资助上方面做的工作较多。

B  办好会议网站。
提前一年，办好会议的网络主页，可模仿同系列会议的老大哥单位的网站，需要安排专人维护，还需安装或申请一个会议系统，（例如用WAIM使用的是微软提供的免费会议管理系统CMT，网址https://cmt.research.microsoft.com）。

C  论文的征、审、发、评。
其中，发—指发表，包括与杂志出版单位的沟通，以及考虑EI或SCI等因素；评—指评选优秀论文。通常，分一般论文和学生论文两个栏目，每个栏目取出两名候选人,要在会议的报告和回答问题时，考察最后确定。承办者要准备好必要的奖品。

D 食宿接送。
如果承办单位很牛和办会环 境很好，不须过分考虑接送；有如少林武当承办武林大会时，只需散发英雄帖，参会者不必有劳主人接送。如果办会单位是个发展中地区的发展中团队，如崆峒，衡 山派，须对天下英雄恭敬有加，交通不方便时，考虑必要的部分接送，用好的软件（友善态度）替代硬件的不足，广结友谊。
食宿接送虽然烦而不难，也是不可忽视的重要细节。会开完，客走才有主人安；有时候细节决定成败。

总之，办会有个基本思想，要么不办，要办就办好。申请麻烦，办会更麻烦，把会办好，麻烦加麻烦。而敢于自找麻烦正是开拓精神的内涵。从申办到办完送客，需要忙N年，正是：
团队齐努力，N年忙与累，
都说自找苦，谁解其中味？

  （ 想了解关于申办的有关工作，请点击上文“申办学术会议的酸甜苦辣”）

      半年来，关于申办国际会议体会的博文（2010.7.23加）

 申办学术会议的酸甜苦辣 
       办好学术会议的ABCD--研教散记17
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