毕业十年聚会建议

 

1 背景

潞河中学2002届3班已经毕业十年，同学聚会搞过两三次，最后由于工作原因搁置了。已经有将近3个年头没有像样的同学聚会。

在十年当口，身为3班的一员，每个人都有责任和义务促成这个聚会。

 

2 概述

在毕业十年之际组织聚会，规模预计比较大，组织活动的工作量很大，需要10人以上的团队进行组织、策划、宣传以及协调工作。

 

 

3 实施

实施划分为讨论会、组织结构、岗位职责和工作流程。

工作宗旨：精诚团结

 

3.1 讨论会

建议于2011年9月某周末开讨论会，参与人员7-10人，针对同学聚会所有事宜展开讨论，包括：

Ø  时间：建议春节后某天；

Ø  地点：建议度假村；

Ø  形式：建议茶话会、抽奖、吃饭、住宿、自由活动（台球、游泳等）；

Ø  范围：建议通知所有3班和曾在3班的同学；

Ø  预算：建议500-1000/人左右；

Ø  资金：AA制、部分赞助或全部赞助；

Ø  其他：待定

 

3.2 组织结构

图3-1 组织结构图

 

3.3 岗位职责

3.3.1 组织部

l  是一个长期存在的组织；

l  通过各种途径，取得每个同学的姓名、联系方式、工作情况及其他近况；

l  将每个同学的联系方式整理成EXCEL表格；

l  保持EXCEL表格更新，并不定期在筹备团队及班级内共享；

l  调查本次同学聚会的各种假定和约束，如：可承受费用、每个同学对于聚会的建议等

特点：可以从工作中增进同学间友谊，增加对每个同学情况的了解。

 

3.3.2 宣传部

l  是一个临时性组织；

l  通过各种途径，向参加聚会名单中的每个人通知聚会；

l  通知聚会时间、地点；

l  确定每个被通知者是否携带家属，即确定每个通知行为的参加人数。

特点：可以从工作中锻炼沟通能力，提高自己在同学间的亲和力。

 

3.3.3 外联部

l  是一个临时性组织；

l  通过各种途径，取得北京市内可供同学聚会的场地名单及联系方式；

l  通过各种途径，取得北京市内可能向同学聚会提供赞助的赞助商名单及联系方式；

l  用最短的时间确定同学聚会场地；

l  用最短的时间确定同学聚会赞助商（如果可能）。

特点：可以从工作中提升与社会人士的沟通能力，借此机会拓展社会关系。

 

3.3.4 策划部

l  是一个临时性组织；

l  通过自己工作和生活的积累，向聚会形式以及聚会中细节进行策划；

l  通过形式及细节，确定聚会中使用的道具；

l  制订聚会流程；

l  购买道具。

特点：可以从工作中提升创造力和策划能力。

 

3.3.5 总理

l  是一个临时性个人；

l  及时地为每个部门/组织分配任务；

l  及时地了解每个部门/组织工作情况；

l  及时地协调人力资源，促使各部门/组织工作顺利开始工作。

 

3.4 工作流程

3.4.1 汇报

组员定期向部长汇报工作，部长定期向总理汇报工作开展情况

 

3.4.2 分配任务

总理定期向部长分配工作，部长定期向组员分配工作

 

3.4.3 定期总结会

定期由各部长、组员代表和总理在网上组织总结会，沟通经验并进行团队内及团队间协调

 

3.4.4 工作开始日期

10月1日

 

3.4.5 关键日期定义

工作汇报周期：两周，即每月15日、30日为工作汇报日

任务分配周期：两周，即每月1日、16日为任务分配日