word 技术应用

这是我在09年夏季做的一个项目，本来想与机械工业合作出版本书，但是由于一大堆繁琐的事情，我错过了选题截稿期限，所以就成了费稿，现在发出来，与大家分享！

第 I 条       几个王牌

说起办公软件大家一定很熟悉——你们天天用是吗？但是，我想利用你们对于办公软件的熟悉，介绍一下那个“关键词—命令结构”——你们没忘吧？

由于办公的使用人数众多，所以开发它的厂商也很多——供求关系使然嘛！大家很熟悉的，比如像微软的office、wps，笔者还常用open office（o o），red office（后面三款都有免费版本）。这些套件包含的功能众多，但大家常用的也就三个组件——文字处理、数据管理、幻灯演示吧？下面我把它们分开，一一叙述。

第 II 条   文字处理篇

文字处理的实质就是在编辑文本文档，我们先从这文档说起，看看它包含了怎样的关键词。

这个文档几乎包含了一个文档应该包含的部分：

1.        页眉：从正文的最上面一行文字到页面的最上端边缘的空白。

2.        页脚：页眉在上面，页脚就在下面。

3.        页码：

4.        大标题：

5.        多级列表：

6.        表格：

7.        文档部件：提供一种控件其中包含了文档的一些关键属性（相当于一种特殊的文本框：其中写有你的文档属性），方便你快速插入和修改这些信息。

8.        插入的图片：

9.        题注：一种特殊的文本框，其中包含了对图形对象的说明，紧随对象显示。

10.     页边距：正文到两侧页面边缘的距离。

（在本书的附录中大家可以找到完整的关键词表）

 

节 2.01     一个比喻

我习惯于把word创建的文档看成是我的笔记本中的一个页面，因为我的笔记本中带有一行行网格线，小时候妈妈总是让我尽可能的把汉字写在那些格子中间，我总是未能做的很好，因而经常被妈妈骂。我还总喜欢在笔记上贴上各种各样的贴画，再在页面边缘画上各种各样的花纹使得我的笔记本看起来更漂亮一些。从这个角度上看，word文档确实很像笔记本上的页。你注意到没有，你输入的文字成行列状等间距的排列着，他们就像是一个很认真的孩子书写在笔记本中一样，不过由于这是在屏幕上，屏幕赋予了我们极大的自由——你可以调整字体，调整每行之间的间距，你甚至还可以像在笔记本上一样往其中插入图形。

 

Tips：这是一个很有用的模型，把word中的页面理解成笔记本中的页面，将有助于我们更好的掌握word的功能。

节 1.01     怎么寻找命令

按照我们第二章所说的计算结构的指示，我们要让计算机完成我们想要的效果，只需要找到适当的指令来启动存储在存储器上的程序，达到我们的目的就行了。

上面的图是word工具栏的截图，微软把这叫做功能区，其中一个个方块叫做“组”——比如“段落组”、“字体组”，把原先隐藏在菜单栏和工具栏里的命令全部变成了可视化的按钮安排这些选项卡中。

特别注意的是，不是所有的选项卡都会显示出来，当你单击文档中一些特定的元素之后，一些有关的选项卡才会跳出来，比如，图片工具。所以当你想对某些元素进行操作的时候，不要急着去找命令，先单击试试！

 

Skills：单击试试是一种技巧，在软件应用过程中显得很重要，当你在任何一个地方想对一个对象进行操作的时候，你不仅可以单击试试，更多的时候你应该右击试试！

 

Practice：

1.        你能否找到在哪可以调整word选项？注意在那个圆圆的office按钮里。你都找到了些什么？是不是我们常提到文件菜单里的命令？ （有个叫做word选项的按钮就这个圆圆的按钮里面，单击它试试看有什么发生？）

2.        分别试一试下面这样几个操作：用鼠标在一段文字上面连续单击三下；将鼠标移动到行的前面的空白处，当鼠标变成一个向右的箭头的时候，单击一下（如果鼠标没有变成右箭头，说明你移动的不够左，再往左移动一点吧，但是也不要移出文档边缘了）；按住Alt键，再按住左键拖动鼠标。会发生什么？

3.        在word2003中的标尺不见了，怎么启动它呢？单击窗口右侧滚动条上方的标尺按钮就可以打开它了，看到标尺按钮上面的横线了吗，将鼠标移到上面，按住左键拖动，会发生有趣的现象。（屏幕上会出现一条横线，在你想要放置它的地方单击一下左键，出现了什么？再去单击窗口最下方视图按钮中的一个，注意下面那个窗格中发生了什么？）当你没有拆分窗口的时候，那下面那行按钮也存在，在这种情况下，单击他们看看有什么效果。（你刚才把窗口一分为二的动作叫做拆分，在视图选项卡中也有相应的按钮）

 

下面看一个实例：

实例A

图：实例A1.tif

图说：我做了一份单词表，我显然是要将它打印出来，可是我发现我的页面上有很大片的空白，感觉这样很浪费纸（实际上就是很浪费纸），那我要怎么做呢？很显然是将白的地方缩小，按照我们的一贯思路我开始思考该用什么命令来减少这一大块空白，我从上面的关键词表里知道了这一大块空白叫做“页边距”（你必须知道对象的名称，你才有可能找到有关的命令）。

于是我开始寻找与页边距有关的按钮，可是我找遍了整个界面也没看到与页边距有关的任何条目，通过寻找，我发现功能区好像是按照类别来分组的。我要修改的页边距好像与页面布局有关（因为页边距是页面的一个属性），点击页面布局选项卡试试。啊哈！我找到了，是个下拉按钮（因为它有一个箭头），把它展开看看有没有我要的（我要将空白，也就是页边距变小），我找到一个写着窄的按钮，好像很符合我的要求啊，点一下！

 

Practice：如果想把页边距再变小一些，该怎么做呢？试一试。（回忆一下刚才的页边距下拉按钮，最底下有什么？如果以后需要调整什么别的对象的属性，也可以这样做——自定义）（级别：相当简单）

 

实例B

下面是我和弟弟的一段对话：

我：嘿！挺用功的，一大早起来就写论文。

弟弟：（笑）不是我写的，从wiki下的。

我：你又在应付作业！

弟弟：没办法啊，不过我会修改一下，然后加入一些我自己的东西，还会标注一些段落引自wiki。但是现在我遇到一个问题，怎么把文字给替换成图片啊？

我：你说的很准确，去找替换命令啊。

弟弟：这个我知道，你看这不打开了查找与替换对话框。可是我不知道后面怎么该办了！（图：替换1.tif）

我：你要做什么？

弟弟：我要把文档中的“诺曼”字样都变成他的肖像。

我：他的肖像是什么？

弟弟：一个图形，准确的说是一张jpg格式的图像。

我：你能先把它插入你的文档中吗？（因为我们的最终目的是用图像替换特定的文本，先把它弄进我们的文档，等于离我们的目标近了一些）

弟弟：这很简单。（说着他单击插入选项卡，找到了图片按钮，把他要的图片插入了文档）

我：你可以先复制它吗？（因为在替换为后面的文本框上面单击右键可以看到粘贴命令，没有忘记那个单击试试的技巧吧？）

弟弟：可是那个粘贴命令还是不能用啊！

我：你知道你复制的图片去哪了吗？

弟弟：在剪贴板里。

我：也许你该在附近找找，在替换窗口中，还有什么按钮你没点过？

 

Skills： 在附近找找是一种技巧，界面设计师一般会把有关的命令放在一块，比如，一个对话框、一个菜单里，所以当你寻找不到你要的命令的时候，你可以在附近找找，也许会找到有用的东西，同时也别忘了单击试试啊！

 

弟弟：特殊格式下拉按钮。

我：那就单击试试啊！

弟弟：我看到了，有一个叫做“剪贴板内容”的按钮。（别忘了，他的图片的副本还在剪贴板里放着呢）（如图：替换2.tif）

 

Practice：还记得我们关键词表里的“题注”和“多级列表”吧？怎样可以使得图片下的题注中的说明文字在你移动图片的时候也随着位置的变动而更改呢？我的意思是：当你把原本在第二节下的一张图片移动到第三节下面，你是否有办法让那张图片下面的题注的说明文字自动调整成适宜在第三节显示的文字？（可以模仿实例B的思考过程、从编号、使用交叉引用方面考虑）

 

弟弟：刚才我看见插入选项卡中的文档部件下拉按钮中有一个叫做“域”的按钮，我曾经听我的老师提到过“域”，那么它到底是什么意思啊？

我：你应该学着自己解决。（因为这个问题太简单了）

弟弟：我应该百度一下，或者Google一下，对吗？

我：可是为什么不直接问word呢？

弟弟：可是应该怎样做啊，我没有发现它有帮助菜单啊！

我：整个窗口你都找遍了吗？也许你应该在功能区那好好找找。（因为几乎所有的按钮都在那儿）

弟弟：在整个窗口的右上角有一个问号，是它吗？

我：也许你应该单击试试！

弟弟：果然是的，可是我怎么找到“域”呢？

我：你在Google中怎么做的？搜索啊！

 

Tips：现在的系统啊，网页一般都会提供搜索服务，只要你在需要查找信息的地方，看到按钮，或者看到（类似的文本框，一般附近都会有放大镜图标来提示你这里提供搜索服务）都可以输入你要查找的信息，然后按回车。

 

Practice：

1.        在帮助窗口中的搜索框中分别搜索“新界面”、“宏”、“快捷键”、“快速访问工具栏”、“比较”，查看搜索出来的条目，你从中学到了什么（联系一些使用经验来解读那些文本）？你能否在word选项中更改快捷键设置？

2.        （在连接到Internet时）在帮助窗口中搜索“嵌入语言数据”（这里包括引号），看看会出现什么情况，你该怎么办？（记住你要想办法找到你要想找到的信息——注意“无法找到”字样后面的提示）

3.        单击开始选项卡中的段落组下面的启动器，看看里面都有什么内容，你可以调整什么，有那些东西在我们的核心关键词表中找不到，你该怎么做？查询帮助文档，还是自己选择一些文本，然后对那些文本应用那些选项，看看效果如何。不论你用哪种方法请你务必搞清楚在这个属性设置窗口中的选项或者按钮都是干什么的。完成对段落设置窗口的探索之后，请单击字体组下面的起动器，按照上面的要求探索字体设置窗口。

 

实例C

我和弟弟的对话并没有完。

弟弟：我想让我文档中的图片变得好看一些，我该怎么做呢？

我：你得先选中你要调整的图片，然后在跳出来的图片选项卡中寻找适当的命令来调整图片效果。

弟弟：我该怎么选中它呢？

我：也许你应该……

弟弟：单击试试！……这些在图片选项卡中的一个个小图片是干吗的啊？

我：单击试试啊！

弟弟：啊！我看到效果了。不光是单击唉，就连鼠标划过都有变化唉！

 

Tips：这些图片按钮是word中设置的预制效果，不光在图片选项卡里有，开始选项卡里也有——自己找找！另外，word2007中新增了即时预览功能，不光是图片，比如，当你选中文字后，在开始选项卡的字体组中选择字体的时候随着你鼠标指针划过各个字体项目的时候，就算你没有单击，你选择的文字也会随着改变，事实上当你调整一个可视对象的样式的时候几乎都可以即时预览——您可以试一试！

 

弟弟：但是它的位置不对我要怎么样更改它的位置呢？

我：你在别处怎么做的，你以前有移动对象的经验吗？你应该联想一下。

 

Skills：联想是一种技能，因为这些程序都是基于windows系统，有很多操作上都是相似的，比如，保存文件、选中对象、功能键等等。所以当你不知道该怎么操作的时候，你可以调动你的经验，想想以前在别处的操作中有没有相似的，如果有的话，就勇敢的搬到这儿来试一下吧。如果没有的话，联想的过程也会带来很多启示。不仅如此，当你看到一个不太熟悉的命令的时候，你也可以根据它的名称，顾名思义地（比如可以想想这个词汇让你想到了什么，它有什么意义等等）联想一番，并用单击试试验证你的联想。

 

弟弟：我以前在资源管理器中移动过文件图标的显示位置，我用鼠标选中它，然后一直按着左键拖动它，到我想要的位置，释放我的左键就搞定了。

我：用同样的方法试试吧？

弟弟：嗯，是可以的。但是好像文档有点不大对头，我是说图片周围这些文字的位置不是我想要的效果，我该怎么做？

我：这个问题牵涉到两个对象，你应该先确认是哪个对象惹的事。

弟弟：我觉得是图片的关系，因为我刚才根本没有调整任何有关文字的属性。

我：那你就调整图片的设置啊！

弟弟：我不知道用什么命令可以调整它。

我：关于图片的命令在哪？运用联想和在附近找找看看能不能在那里头找到有关的命令。

弟弟：我在那个弹出的图片选项卡里找到了一个文字环绕下拉按钮，也许能够帮助我。但是，我不知道该怎么使用它。

我：单击试试。

弟弟：可是它里面有这么多命令。

我：逐一尝试。（第一次使用，你只能这么做，因为你不知道每个命令究竟有什么效果。当然，你也可以去查询帮助文档，但那样做没有自己尝试来得直观，自己尝试还可以增强记忆，可以在你联想的时候帮你大忙。）

 

Practice：目标：发现命令之间的区别

你们知道“四周型环绕”和“紧密型环绕”之间有什么区别吗？对文档中的同一幅图应用这两种环绕方式，观察差别。（可以观察文字环绕下拉按钮内的命令都有什么变化——那些由不可点击变成可点击的了，多出了或减少了哪些命令，用单击试试看看它们都有什么用）

下面两幅图给你们作参考，当然你也可以通过查找帮助文档来解决问题。（一幅是紧密型环绕，一幅是四周型环绕）

节 1.02     阶段小结

我觉得该总结一下了。

(a)       命令结构的运用

上面一节的标题叫做——怎么寻找命令。从上面的叙述中，我们可以看出如果我们想要达到一种效果，我们首先必须知道那个对象叫做什么名字，才有可能找到合适的命令，来调整它。（没忘记我们的冯·诺依曼结构给我们的启示吧）

这些名字就是我们的关键词。我们上面已经列出了一些与word文档有关的关键词，在本书后面的附录中你可以找到更多的关键词，以及它们所代表的意义。这些关键词的意义很容易掌握，只要稍稍留心就可以了。

按照我们的思路，知道了关键词之后，下面就该命令结构了。其实，我讲了这么多实际上就是想告诉你们该怎样寻找命令——也就是怎样利用命令结构。

我们实例A说的是页边距的问题，实际上我想告诉你们怎么处理直接通过一个命令或调整一个选项就可以完成的任务，这是利用我们的命令结构最简便的方式。在这个例子中，我要修改的是页边距的宽度，我要寻找与页边距有关的按钮，我看了一眼最先出现在我屏幕上的开始选项卡，没有与页边距有关的按钮，怎么办呢？我知道上面那些选项卡都是可点击的，我完全可以用那个单击试试的技能，在这些里面一个一个找，但是我觉得这样不合算——你是不是也这样认为的？但是通过观察，我发现功能区上的命令的安排仿佛遵循着一个规律。

Figure 1 word的命令结构

 

这些命令仿佛是按照执行的任务的区别被分类安排在选项卡里的，因为“审阅”这个词既不代表一个对象，也不代表一种工具，而是一种任务，我单击了一下它，我发现里面的命令全是审阅文档的时候才用的到的，我立刻推出word里全部的选项卡都按照这样的规律来组织的。

我知道了word的组织是按照功能分类来分类组织的之后，我开始思考“页边距”应该属于什么类型的命令，我知道页边距是页面的一个属性，调整页边距实际上是在修改页面属性。

功能区有没有与页面有关的选项卡？有。我点击了“页面布局”选项卡，啊！我找到我要找的命令了。

你明白了吗？思考的过程可以用下面这幅图表示。

 

Practice：插入一个smartart图形，来表达你最喜欢的一款软件的命令结构，然后尝试美化你的图形，更改图形在页面中的位置，注意它与周围文字的关系，让你能够喜欢上你自己对整个页面的排版。（注意：灵活运用单击试试、联想和到附近找找技能，注意及时预览、页面显示比例（视图方式——在试图选项卡里能找到相关命令，还有更为简单的方法，往word窗口的右下角看，单击试试那些按钮，在窗口最下面你还发现了什么，另外再试一试在窗口最下面的那一栏的空白处单击右键会弹出什么右键菜单，上面都有什么），以及帮助主题的使用。最重要的是HAVE FUN!）

 

(b)       怎样解决复杂问题

现在我们来重新思考一下我们的实例B，实例B叙述的是一个复杂的问题，首先是没有直接的命令可以实现我们需要的动作，当我们打开替换窗口时，我们发现其中只接受键入文本，我们根本没办法把我们的图片弄进去，这时候我们发现在这个窗口中还有很多命令我们没点击过。我们去单击试试，因为我们知道界面设计师一般会把相似的命令放在一起，到这里我们还是希望可以找到命令直接完成我们的任务，因为那是最简单的方式。但我们没有找到相应的命令，但是我们注意到了有一个叫做来自剪贴板的命令，如果你联想到了剪贴板是干什么用的，这个问题就解决了。不知道大家注意到没有，解决这些问题的关键就是你能不能发现你能找到的命令与你要完成的任务之间的联系。

在word中，我们要完成的任务主要是对于文本对象、图形对象还有图文混排的一些问题。

对于他们自身的属性、样式的调整是很容易的，掌握关键词，按照我们用思维导图工具绘制的命令结构表，寻找到适宜的命令，就可以了。

关键是牵涉到几个对象之间混排的问题特别难解决，但是，正如你在实例C中看到的一样，首先你得先把是谁惹得事区分清楚（意思是说你得知道你看到的样子的变化是哪个对象的改变造成的），根据命令结构树找到可以那个惹事对象属性的地方，应用到附近找找技巧，注意联想一定可以找到有用的命令，勇敢的应用单击试试，一定可以得到你想要的效果。

注意回忆你解决问题的过程，当你解决完一个问题之后，你要问自己“我刚才做了什么？”——这我在介绍联想技能的时候说过，这将会让你今后能更好的发挥你的联想技能。

其实关键是HAVEFUN！

“玩出来的才是智慧！”

用软件做事也许是这个世界上唯一可以当作玩的工作，因为做错了、或者不满意了，都可以随时撤销，你所做的工作都会变回原来的样子——你完全不要害怕，大不了重装系统嘛！^_^

你完全可以把用软件当成在玩玩具，靠自己的观察与实践去积累经验，就像一个孩子，抛开那些复杂的规则，用自己的经验灵活的处理问题、解决问题，才有成就感，才快乐嘛。

节 1.03     样式

你是不是已经亲身尝试了，通过单击位于开始选项卡上样式组中的那些大方块来快速的更改文字的效果？那么你已经开始应用样式了，样式在word中的定义是：一些可应用于对象的预置的格式。就像你在实例C中看到的那样，当我们单击图片选项卡内的那个按钮的时候，我们选定的图片变成了圆形而且还加上了黑色边框，是我们单击的那个按钮，给它加上了这些格式，如果我们不通过样式按钮呢，我们要达到同样的目的要经过很漫长的步骤，先是裁剪，然后……

 

Try：新建一个空白文档，随便在其中输入一些文字，比如输入一些名言，像是“己所不欲，勿施于人”之类的，然后选中它们，这时候留意一下，开始选项卡的字体组，记住这些文字现在的属性（像是什么字体、什么字号，有没有下划线，等等）。接着，去样式组，单击那些方框旁边的下拉按钮，在展开的菜单中找一种自己喜欢的样式，在那个样式的方框上单击一下，看看你的文字再看看字体组，都变了是吗？想一想如果没有样式的话，自己去一个一个调整这些选项要花多长时间？

 

Practice：

1.        现在另起一行，输入一些自己喜欢的文字，不要太多，五六个就够了。接着将它们选中，模仿上面try的步骤，对它们应用“标题”这个样式（找到写有标题的大方框，单击它），看看你的文字。再回到样式组，单击更改样式下拉按钮，展开样式集菜单，你会看到一行一行的字，用鼠标在缓慢地划过它们，同时注意着你的文字有什么变化？

2.        现在用鼠标在标题这个方块上单击右键，在弹出的右键菜单中单击修改命令，弹出的对话框里有什么？这个窗口叫做什么？你可以在它里面做什么？（修改一种特定的样式）怎么做呢？（不要忘了使用你的技能）

3.        像图中那样做，逐个单击那些按钮，看看弹出的窗口中都有什么，逐个查看窗口内的选项卡，使用你的技能逐一试验其中的命令有何作用。可以使用帮助文档来帮助你理解其中命令的含义。特别逐一限制选项卡里的东西，当你限制了某个样式，就意味着你将不能再对应用了此样式的文本的格式进行修改。琢磨一下下面图中的话，看看你能不能利用这个特性，弄个恶作剧跟别人开开玩笑？（这句话摘自Herb Tyson等人写作的《word2007宝典》这书是我最喜欢的计算机书籍之一，也是我最先仔细研究的计算机书籍之一。写的很好，但是我却把它当作一本恶搞道具手册，经常活用其中的技巧去学校跟别的同学开玩笑，你们也可以试试，veryCD上有电子版本）

 

上面的几个Practice有点令人摸不着头脑，对不？下面我稍微解释一下啊。上面的Practice1的目的是为了让你们认识样式集这个东西，我们可以把样式集理解成为样式的样式，什么意思呢？当你更改文字样式的时候，你的文字变了样，当你更改样式集的时候，样式变了样。事实上一种样式集就像一个盒子里头放置了很多种不同的样式，你也许会有这样的想法，这些样式集中的样式我都不喜欢啊，我该怎么办呢？解决这个问题有两种方法，前面一个你已经知道了，直接修改其中的样式，就像你在Practice2中做的那样，但是请注意修改样式窗口底部的两个单选框，想一想他们都是什么意思，如果你只想在这个文件使用你定义的新样式，你该选中哪个单选框？那么单击后面一个选项卡会出现什么情况呢？

 

Tips：我们在前面说过什么？“计算机以文件形式存储信息”，你们还记得这句话吗？记得这句话，上面的模板的意义也就昭然若揭了，word把样式存储在哪了？难道它还能自己把它装在口袋里了？当然是特定的文件里了，我们把存储着这些东西的文件就称作为模板，为什么用“模板”这个词？回忆一下模板在汉语中的意思，就很容易理解了。我们拿模板去制作产品，但是模板本身可以反复使用，我们的文档虽然是基于某个模板创建的，但是修改文档的时候并不是改动到模板。（在word中建立的所有空白文档都是按照一个名叫“normal”的模板的样子创建的，在新建文档的时候也可以直接从模板创建文档，那些文档不是一张白纸，上面已经有很多对象了（大多数是提供输入内容提示的文档部件），使用者只要按照提示往里头加上恰当的文字就可以了，很节省时间。

 

如果你自己创建了足够多的新样式，你是不是就需要创建一个新的样式集来组织他们，按照我们“计算机以文件形式存储信息”原则的指引，只要将这些东西写入一个文件就可以，但是我们该怎么做呢？寻找命令啊！怎么做呢？你要做的任务是不是与样式有关？还记得到附近找找这个技巧吗？看一下图吧。

Figure 2 插入新的样式

Figure 3 创建新的样式集

 

Practice3主要是为了告诉你们怎样调整样式策略。大家可以先回忆一下“策略”在现代汉语中是什么意思，策略的意思大概是指使用某种工具、完成某种任务的方法。那么这个窗口里的命令的功能也就不言自明了——它是word提供的一种可供你调整样式使用方式的一种工具，包括可以在其中调整样式在样式组里的排序，样式是显示出来还是隐藏起来等等。

其实我在这儿的目的是想叙述一下策略的问题，其实类似这儿的调整在软件中还有很多地方可以看见。你还记得word选项卡吗？我们上面的Practice中，让大家试着调整快捷键设置，使之更符合你自己的使用习惯。

 

Try：你知道在一个按钮上单击左键可以使用那个按钮的功能，那么单击右键呢？（别忘了我们那个单击试试的技巧，更多的时候你也应该单击右键试试，也许在右键菜单中可以找到更多对你有利的命令）在右键菜单里是不是有一个“添加到快速访问工具栏”的命令（这个右键菜单中还有很多命令，单击试试），单击它试试，你发现了什么？（注意圆圆的office按钮的周围）再到窗口最下面的状态栏上面单击右键，单击试试！

 

软件界面虽然是程序员设计好的，但是通常程序员都会设计一些特别的命令来让你可以更改窗口中元素的排列方式，让你可以按照你的方式使用软件，这些命令通常在软件的选项设置窗口中。（通常在软件应用中你可以自定义一切你想自定义的东西）

 

Tips：本节中所有的图片均是office 2010的软件截图，office 2010预计在2010年下半年上市，现在在微软的技术交流网站上可以下载到测试版本。Office 2010最大的改变就是把office按钮变成了一个backstage页面（就相当于文件菜单），还有就是把原来的“环绕方式”改成了“自动换行”。思考：你需不需要升级到2010？（更多参考信息请访问：office.microsoft.com/zh-cn/）

 

Practice：

1.        探索word选项，看看还有什么东西可以自定义。

2.        看看你能不能自定义文档的使用方式（检验一下我上面一段说的可以自定义一切的话是否正确），单击office按钮中的准备菜单，看看都有什么命令，自己使用你的技能探索这些命令的意义，可以查看帮助文档。（这里的命令涉及到文档可读性以及编辑权限方面的复杂的设置，所以请另外建立一个草稿文档来探索这些命令，千万不要拿自己正在进行的工作来试验这些命令）

3.        在帮助窗口中查找“邮件合并”，自己利用前面讲过的技巧解读这些技术文档。想想，其中的功能对于你有没有用？

 

节 1.01     文本框

关于word的内容并没有结束——因为word实在是太强大的了，功能强大但不代表他很复杂很难使用，经过一番研究之后，我发现word的中其实仅仅有三类对象可以来操作，一类是文本对象，一类是图形对象，还有一类就是页面属性对象。前面的实例中我们已经对这三类对象的操作略加了解了，对于文字和图形对象来说要对其操作就必须先选中你想要调整的部分，我们通过按住鼠标左键拖动的形式来选中文字对象，我们通过单击来选中图形类对象，对于页面属性的调整我们无需选中，因为对于一个文档而言它的页面是唯一的。选中这些对象之后，我们再按照我们的需要根据我们的命令结构的指引去寻找相应的按钮或者是相应的菜单就可以了。

下面我们来看一看更高级的应用，我们先从文本框说起。

因为文本框是本来不属于文档的另外的对象，经过上面一节的学习，大家一定可以轻松的完成从插入选项卡找到文本框下拉按钮插入一个自己喜欢的文本框的过程。也许你会觉得，文本框很简单啊，插入之后在里面输入自己想要的文字不就可以了吗？

但你有没有想过文本框的实质，我是说它最大的用处是什么？难道微软的那些技术天才们仅仅是为了好玩就弄出个叫做文本框的小东西来增加大家的操作难度吗？

你可以在文本框中输入文字，但你又能用操作图片的方式去任意拖拉其位置，甚至还能更改其的文字环绕方式，其实还差一点点，你就能完全参透文本框的秘密了——文本框就是将原只能按照行列来排列的文字转化成图形对象，让其的位置具有更大的自由性，来方便人们的排版工作。

请注意：微软的程序员们用文本框成功的实现了从文字对象到图形对象的转换，这样有很多好处，我们可以把一些文字放在文本框中，使得我们可以在其中按照在文档的普通位置上对文字的操作方法，来对其中的文字进行操作（包括我们在前面在字体设置窗口中和段落设置窗口的命令在文本框里同样可以使用），但是我们又可以摆脱文档中的网格对其的限制，可以将文字移动到文档中我们想要让它们出现的任何位置。

简而言之，我们可以将文本框理解成为你贴在笔记本上的便利贴——你可以在它上面就像在你的笔记本的页上写文字一样写东西，但你又可以将它随意贴在笔记本的任何位置。的确，这个比喻是很恰当的，你注意到没有，当你在一个文本框中输入太多的文字的时候，你会发现你输入的文字会丢失掉几行，你必须调整文本框大小你才能让你的文字全部显现出来，想想你的便利贴。

 

Practice：自己试着插入一个简单文本框，并且在其中插入一些文字，调整文字的显示格式，像是字体啊，段落啊，这回不要打开我们的设置窗口，而是直接从我们的功能区开始选项卡来调用命令，与设置窗口中进行操作比较，看看两者有什么不同？模仿图片的设置方式试着将文本框拖放到你想要的位置，注意当你单击其边框的时候（请注意，是边框而不是其中的文字，为什么单击边框？），功能区上会出现什么东西——新的选项卡，用我们之前探索word命令的方法看看这个选项卡中都有些什么东西？既然我们说过文本框相当于一个图片，那么对于图片的命令对于文本框也是适用的，我们曾经调整过图片的环绕方式，你也自己尝试一下调整文本框的环绕方式，让它与周围文字的关系更加的协调。文本框的边框看起来有点多余，你有没有办法把它的边框给去掉——你没忘记我们的冯诺依曼结构，和我们之前说的那些技巧吧？去附录的技巧列表找找，看看有什么技巧你可以使用来帮助你解决现在的问题。（可能最有用的是单击试试和到附近找找以及联想）

节 1.02     表格——文本框原理的应用

下面我们来看看word中的表格，这个东西也像文本框一样，里面可以存放文本，但是却可以像图形对象一样来操作。

 

Try：打开一个空白文档，单击插入选项卡其中的表格下拉按钮，在上面拉出一个你需要的大小的表格，上面的格子，用鼠标在上面拖动出一个区域，然后单击左键，就可以插入一个表格，这个表格的大小就是你刚才拖动的格子的数目。（如图）

掌握了插入表格的方法之后，请你们再插入一个只有一个单元格（那单独的一个小格子就叫做单元格）的表格，是不是很像文本框？

 

我们可以把表格理解成是很多的文本框的组合，他们一个个紧贴着排列在一块，他们共用着彼此的边框，你可以在其中输入文字，也可以像移动文本框那样，把它随意移动到文档中的任何位置——如果你就在电脑旁边并且已经在尝试能否将表格移动到文档中任何你想得到的位置的话，你可能会一些困难，你会发现你对付文本框的那些方法好像对付表格并不太奏效。

你试着像拖动文本框那样，在表格的边缘按住鼠标左键，可是这次出现的不是十字星，而是一个别的符号，按住左键拖动，也没能改变表格在文档中的位置，而是把第一行拉伸的宽了许多（请你试验一下，以便于更好的理解）。为什么会出现这种情况，原因就在于，表格并不是由一个文本框组成的，而是许多个文本框紧密排列形成的，它们共用着彼此的边框，所以你要改变表格的位置，你必须首先选中所有的单元格。那么，怎样选中它们呢？控制你的鼠标，将它移动到你创建的表格上面，让它在上面悬停一会，观察表格的左上角出现了什么，啊一个类似于按钮的十字星，慢慢的将鼠标指针移动到它上面，单击左键，你会看到整个表格被选中了，在它上面鼠标指针变成了什么样子——是一个十字星，你在什么地方见过它，你一定想起来了，当你要移动一个对象的时候它就出现了（你在移动窗口的时候见过它，在上面移动文本框的时候也见过它），按住左键拖动，表格移动了！

Tips：这个十字星叫做表格控制柄，它的作用是选中整个表格和改变表格位置。所以下次要选定表格或者要移动表格的位置的时候，都可以通过点击这个按钮来实现。

 

Practice：你要怎么你的表格呢？像操作所有图形对象的时候一样，当你选中表格的时候，或者是你仅仅单击了一下表格区域，word就会弹出新的选项卡，请注意，有关表格的选项卡有两个，它们叫做表格工具，还记得前面的命令结构吗？有关表格的工具都被安排在了这两个选项卡里，在设计选项卡里看见了什么？我们在图片选项卡里也见过的，单击它们试试看——你的表格变样了！（这是表格样式）看看这两个选项卡中有没有哪个组的下面有我们在剪贴板那里提到的窗口启动器按钮，我们知道单击窗口启动器按钮，往往可以在弹出的窗口中找到更多的关于我们要修改的对象的命令，如果找到了，单击它看看，并且亲自试试那里面的命令，弄清楚他们都是干什么的。记得活用你学到的技能，首先观察，再单击试试。

 

你们是不是觉得，做的表格太过于死板，单元格一个个紧密排列的样子就像是一个死掉的网子一样，根本无法进行有效的信息展示。要达到这个目的，我们必须改变单元格的结构，首先请想一想，要改变一个院子的结构你会怎样做？当然是推倒围墙，重新建设围墙来改变院子的结构。那么什么是表格中各个单元格之间的围墙，当然是那些线条。

那么问题就转化为怎样对表格中的线条就行操作，像所有问题一样，解决这个问题的方法不止一种，下面我先讲一种比较直观的方法，往下看。

图中是我之前创建的一个表格，现在我想对它进行一些修改。首先，为了调出与表格有关的命令，我单击了表格，接着如我所愿，关于表格的选项卡出现在了我的word窗口的正上方。因为我要对表格的线条进行修改（也就是对表格进行重新设计），我自然而然的想到去设计选项卡找寻相关的命令……

上面是我思考的过程，总之我们要重画表格，在设计选项卡上的“绘制表格”命令可以帮助我们，单击它，即可进入绘制表格模式。

 

Tips：请你注意word窗口最底下一行出现了什么？是不是这个，事实上在你单击大多数状态按钮之后，窗口下方都会出现类似的工具提示，它指引你该怎么在这种状态下工作。根据指引，知道该如何利用这个工具了吗？

 

Try：在绘制表格状态下（绘制表格按钮一直被突出显示——看上去呈现黄色并且向下凹），鼠标指针变成了笔的形状，是吗？把鼠标指针移动到一个单元格上面线条的中间，然后照着提示的样子，单击并且拖动鼠标指针，将鼠标指着移动到这个单元格下面行的中间，然后释放鼠标，你看到了什么？

 

上面你成功的通过绘制线条把原来一个单元格成功分成了两个，按照这个方法，你完全可以自己从无到有纯手工绘制出一个漂亮的表格。但是你一定注意到了，这样分割出来的单元格看上去并不怎么好看，看上去有的宽有的窄，好不协调，你是不是希望它的宽度能够变得一样宽，也就是宽度的平均分配，我们完全可以自己把鼠标指针移动到表格的线上，待其出现调整大小指针之后自己按住鼠标左键拖动，来使得它的宽度达到我们的要求。但是这样是不是有点太慢，我们要知道，微软有一句话，也是他们的理念，叫做：“开发更强大的软件使人们更具有力量。”所以当你以后遇到类似的繁琐的操作的时候，你都可以不用自己去做，软件肯定提供了相应的按钮来帮助我们完成这些事情，以提高我们的效率。

 

Practice：

1.        选中你想要将它们的宽度变成一样的那若干个单元格（如果你不将它们选中的话，计算机怎么知道你要将改变哪些单元格），在布局选项卡里找找看看有没有与此相关的命令？“单元格大小”组的名字与你要执行的命令有什么关系，组里面的分布行和分布列按钮又让你想到了什么？单击试试。

2.        在布局选项卡中的对齐方式组让你想到了什么，它其中的按钮又有什么意思，先联想再单击试试，注意留意你选中的单元格内的文字有什么变化。（单击表格边距按钮，弹出的窗口内的文字是不是让人有些费解？查阅帮助文档，弄清楚这些词的意思，再回到这里实地验证一下）

3.        按照下面的图示，选中一些文字，再单击插入选项卡上的表格下拉按钮其中的将文字转换成表格按钮，看看会出现什么？（这是除了手工绘制和直接插入第三种产生表格的方式）

节 1.03     高级编辑

(a)   文档制作黄金定律

我单独给它留了一个小结是为了提醒大家注意，实际上这个黄金定律就一句话：“先输入文字，最后再排版！”为什么啊，这样可以提高效率。因为你打字用的是键盘，而你要排版的话就必然要去单击窗口中的按钮，你就必须一会动一下鼠标，然后再回到键盘上来，这种来回切换的动作，无形之间就拖垮了你的工作效率，而且当你把所有文字都键入完之后再进行排版的话，你可能更加容易得到你想要的效果。当然，还有一个更为重要的原因，等你做完了下面的try之后，我再跟你往下讲。

 

(b)  编辑标记的作用

Try：请你完成下面的动作随意打开一个有内容的文档，之后找到开始选项卡，段落组中的，单击它，看看会出现什么效果？（请看以下两幅图）（请在阅读本章的过程中一直保持它处于按下状态）

 

也许你会聪明的让鼠标在刚才那个按钮上悬停一会，来看看它的屏幕提示，我们从屏幕提示里知道了这个按钮叫做“显示/隐藏编辑标记”，word中的编辑标记是一些在编辑文档过程中显示在屏幕上的一些奇奇怪怪的符号，但它们是不会被打印到你的白纸上的。也就是说，它们仅仅是为了方便你编辑文档而被发明出来的。

 

Try：现在请你们打开页面设置选项卡，在分隔符下拉菜单中单击“分节符”，发生了什么？现在知道那些书中的每一个章节后面的空白，下一节又另起一页的排版是怎么弄出来的了吧？假如你不要这种排版了，怎么办？你插入分节符之后文档中多出了什么？如果你保持着那个“显示/隐藏编辑标记”按钮处于按下状态，那么你应该能看见，它不是普通的文字，所以用普通的方式是删除不了它的，只能通过鼠标像选择文字那样，按住鼠标左键拖动，将它选中，之后再按退格键就可以删除它了，之后又发生了什么？

 

也许你已经知道编辑标记的作用了，上面的Try中，你插入一个分页符，word不仅把页面格式改变了，还在相应位置插入了一些文字，而当你删除这些文字的时候，word自动的将格式也删除了——编辑标记使复杂的格式变成了可视化的文字或者图形，方便使用者对格式进行设置——使用者可以向删除文字那样简单的删除格式。

现在也知道为什么要“先编辑文字再排版”了吧？因为那些特殊的编辑标记会妨碍输入文字，而它们对排版又有很大帮助。

 

Tips：关于分节符的作用，我们可以这样理解，就好比有一支常常的部队要列队行军，为了便于管理，他们肯定要分成若干个部分，一般会以旗帜的不同来区别那一块是属于哪个部分，每个部分会处于整个行列的不同位置，这样好组织好调度。如果把整个文档中的文字想像成一个常常的队伍的话，那么分节符就是那个旗帜。第一个分节符前面的文字都属于第一节，第一个分节符和第二个分节符之间的叫做第二节，以此类推。

 

Practice：

1.       刚才在插入分隔符下拉菜单中还有很多按钮，请逐一插入他们到文档中，看看都有什么效果。（注意看每个按钮上的文字提示）

2.       在我们上面的实例，仿佛有一个是调整页边距的实例吧，当时我们用到了页面布局选项卡中的页边距下拉按钮，在刚才我们又用到了分隔符下拉按钮，可是选项卡中还有很多按钮我们没用到，这时候似乎你很需要你的单击试试技能，逐个单击他们，单击一个按钮之后请停下来，运用你的观察技能，仔细的看看页面、文字（以及一切你可以在屏幕上看到的东西）发生了什么变化，反复试验几次就能自己发现某个按钮的功能了。