企业信息化招标过程探讨

信息化招标对于规模比较大而且业务相对复杂的企业而言是非常可取的方式，特别是企业在信息化选型和选择实施伙伴的时候。曾经有这样一个企业，连续几年都自己组织ERP招标，可每次都“流产”，后来笔者与其老总开玩笑：我儿子都好几岁了，你们的信息化招标都未结束！并非企业不能自己组织信息化招标，但从经验和事实来看，请专业咨询公司组织招标的效果是最理想的（以下文中称招标公司）。其实招标的作用不是体现在“形式”，而是从过程中体现其公平和公正，而且信息化是企业的系统工程，涉及到企业的方方面面，而且极富抽象和复杂，所以与其他的工程招标有很大区别，不妨从招标的过程做些分析和探讨。

 

一．调研

信息化招标不是通过量化的指标来进行选择和决断，因为企业的需求是很难进行量化的，但需求究竟是什么，一定需要通过调研来论证。企业往往由信息部门牵头，让各业务部门或信息化相关部门提供自己的业务需求，似乎企业的需求就形成了，实际上这远不是企业的需求。调研的对象不局限于业务部门，应当包括三个层面的内容。首先需要剖析企业的中长期发展战略，因为信息化的目的并非简单实现现有的业务需求，对企业战略的分析目的在于明确企业的业务是否发生变化，未来的管理模式是否有变化，企业的定位是什么或准备如何调整等，这样从宏观上初步分析企业信息化需要达到的目标；其次是分析现有的业务管理现状，围绕企业的战略分析确定业务的管理难点和要点是什么，现有需求与未来需求的差异，同时分析企业所在的行业特征，第三是梳理实际的业务过程中的关键流程，目的是分析企业的关键信息流转状况，同时还可以判断哪些需求可以通过信息化解决，哪些需要通过管理变革实现，毕竟信息化不能解决企业的所有问题和所有需求。

 

调研的范围可以根据企业的要求来定，但是整体的调研可以更加全面了解企业的经营管理状况和问题所在，没有整体的调研很容易将企业的业务人为分割开来，也容易在信息化过程中产生信息孤岛。如果企业请专业的咨询公司做过信息化规划，那么组织招标就容易多了，因为信息化规划必定经过详细的业务调研和需求分析，这些成果是可以继续享用的。

 

二．整理需求分析报告

调研按照上述三个层面和业务进行，然后招标公司需要将其整合成完整的业务需求，特别是业务之间的关联，需要很清晰的界定。整理需求报告，一方面让企业对自己的整体需求更加清楚，另一方面将作为招标书中的需求介绍，否则投标单位很难知道企业究竟想干什么，而且需求越清楚，投标单位越愿容易判定是否参加投标，这样参与投标的单位根据自己的产品或实施能力来评估参与的必要性和投标所需要的资源，便于及时充分准备，这样招标的成效越好，招标的价值越高。有时候招标公司或企业图热闹，组织几十家单位投标，这样的效果并不好，而且也在浪费更多的社会资源。

 

比较完整的需求分析应当包括这样一些内容：

1． 对企业的发展战略理解；

2． 信息化总体目标；

3． 企业的现状描述；

4． 企业的组织结构；

5． 核心业务流程；

6． 企业的业务特征介绍；

7． 准确的业务需求；

8． 管理难点和要点分析；

9． 企业目前的信息化资源（包括已经使用的系统、现有的网络架构、硬件设备状况等）；

10．              期望或预计的实施阶段划分；

11．              其他要求。

如果企业提前经过了信息化规划，这些内容相对完整和准确。需求分析很重要的成分在于体现企业业务需求的整体性而非局部性，达到“宏观”与“微观”的统一。

 

三．制作招标文件

制作招标文件的首要前提是严谨，其内容涵盖量很大，目的就是让参与投标的公司按照规范的格式准备标书和讲标，否则没有明晰的要求，各家准备的差异很大将给评标工作带来困难，而且容易出现过多凭感觉的现象，常规而言招标文件包括如下主要内容：

1． 投标人须知：主要内容就是投标规则。

2． 企业的需求说明，这是招标资料的核心内容，如果说招标流程有其共性，那么这部分内容一定是因企业而异。

3． 招标文件格式：对投标资料的格式做明确规定和说明

4． 招标文件附件：相关表格，投标必须具备的资料和能力界定等。

 

对于信息化而言，投标人需要在投标资料中充分的展现企业的情况、产品的情况和实施能力，虽然属于“纸上谈兵”，但按照招标资料的内容进行评价，还是可以区分伯仲。

 

四．发布招标公告（或邀请）

既然是招标，那么就需要公开招标信息，将招标的项目情况公之于众，便于软件供应商和咨询公司积极参与，以往常常选择报纸等传统媒体，但现在更加倾向于专业的网站，不仅便于传播信息，而且能够被广泛搜索，达到“广而告之”的目的。当然在招标之前就有很多软件供应商和咨询公司先后与企业取得了联系并曾经做过交流与沟通，所以企业或招标中介单位会正式对这些公司发出邀请。

 

尽管招标体现出严肃和公正，但以往很多企业招标是为了走形式，而事先已经确定了合作伙伴。这样很多软件供应商和咨询公司对企业信息化招标会产生疑虑，反而对招标心存顾虑，常常有被当做“托儿”的嫌疑，导致一些投标单位不重视，也不充分准备，抱着“试试看”的态度，这样会影响招标的效果，其实优秀的公司是不惧招标的，就怕不公正！

 

五．发售标书和组织答疑

招标公司需要在公布的期限内发售标书，至于标书的售价没有明确规定，大部分只是象征性的收取，以补贴招标过程中发生的一些费用。尽管参与投标的单位获得了标书，但对企业的情况还是缺乏一些了解，而且各自对招标书中的内容理解也不一样，为了以统一的口径传递信息，招标公司将组织统一答疑，在这个过程中，不仅对招标项目做进一步的诠释和阐述，也将提供充足的机会让投标单位提问并予以解答。毕竟有些公司到过企业，有些企业没有去过，所以组织这样的统一答疑非常必要，这也是公平竞争的体现。

 

组织答疑时，企业本身的参与很关键，因为企业的业务、管理、问题和难点所在、明确的信息化需求和要求，企业本身领悟地更加细致，所以企业的解释更加准确，特别是对招标书上的内容有可能产生歧义的时候，企业的解释意味着标准。所以尽管企业委托招标公司全程负责，但自身的参与是比不可少的。

 

六．开标

投标单位在购买标书并参与答疑之后，将有一个阶段准备投标资料和准备讲标。这个阶段可谓“八仙过海，各显神通”。有的公司忙于公关而疏于方案的精心准备；有的公司踌躇满志、合理组织团队分工合作；有的公司图省事将以往的方案进行“剪辑”；有的公司就准备练练手等等。看起来是在准备投标资料，可实际上反映了各个公司的资源协调能力、团队组织能力、经验的发挥能力、项目的运做水准和技巧、对项目的态度和把握能力等。

 

对于投标资料的准备，还需要从客户和评标人的感受给予考虑，有的公司准备的资料比辞海都厚实，而难以发现其亮点和与众不同的地方，几乎将能够找到的资料全部融合进去，“厚”未必效果好；有的公司全力体现产品特征，居然有几百幅产品截面的粘贴，生怕有所遗漏而失分，“全”未必效果好；有的公司将企业的成长经历占据了巨大篇幅，而这些内容客户即便很关心但也无须从文字本身进行评判，所以“虚”未必效果好。如果投标资料对客户的管理难点、要点以及行业特征进行比较全面的分析，在此基础上提供建议和粗略的解决方案，客户倒是容易接受的，因为这是客户最需要的，也是评标人最关心的。所以投标资料的本质是务实、到位和差异化，而体现的是能力和素质。

 

在招标书规定的时间内提交投标资料后，要经过开标的过程。开标的目的是在公开的场合下，将各家密封的标书打开，并将各家的报价公开，这样避免在商务报价方面的漏洞。因为价格是信息化项目中极为重要的因素，特别是在实力旗鼓相当的情况下，价格因素几乎成为决定胜负的砝码。

 

开标之后进入了评标的阶段，需要足够的时间让评标人对所有的投标资料进行阅读、理解和判断。同时还要根据评标的办法对这些资料逐一评价。

 

七．讲标

招标往往不会根据投标资料得出最后结果，往往要组织讲标。这个过程尽管短暂，少则半小时，多则两个小时，但比资料更容易让评标人产生印象和感觉。因为从投标公司组织的讲标团队、演讲技巧、现场发挥等可以充分反映重视程度和体现投标公司的能力，也更加体现各自的风格。讲标的过程中也是“五花八门”，有的公司可能还没讲出要点时间就到了，可能过分的产品和功能介绍让评标人难以产生良好感觉，可能过分的吹嘘让评标人产生了反感，可能讲标人的水平限制了精彩内容的体现，可能没有针对性的内容让评标人觉得很乏味等等。

 

从企业信息化而言，讲标不外乎需要把握这些要点：简要的公司介绍、对所投标项目的理解、公司的核心竞争力描述、行业经验介绍、实施团队介绍、项目经理的经验和能力介绍、产品的适应性和特点介绍、对客户的服务承诺（包括二次开发）等。讲标毕竟不是产品演示，何况一个复杂和庞大的系统怎能一时半会介绍得清楚和完整的呢？所以讲标更加体现投标公司的综合实力和经验。

 

八．考察

如果讲标是招标过程的关键环节，那么考察就更加关键。考察往往从三个方面进行：考察投标公司、考察信息系统、考察客户。这样企业和招标公司对投标公司和管理软件本身将产生更加细致的体验和真实的感受，评价的程度也将更加深入。

 

在这个环节上，无论是客户还是招标公司都非常关注产品在所属行业的实施和应用经验以及其他客户的反映，当然在前几个环节没有占据优势的公司，仅希望在被考察的过程中扭转乾坤还是有难度的，所以对招标的整个过程，从一开始就要重视和充分利用机会，毕竟企业信息化项目不是单方面因素值得让客户下决心的，对于招标公司而言，为了体现负责也不是根据局部的优势可以断然拍板的，而是投标公司的“综合优势能够为客户所用”的情况下才产生实质性的结局。

 

九．招标结束

经过上述招标的一系列过程，招标也基本进入尾声。招标公司将根据所有信息、资料和评分最终评价，往往提供两到三家入围单位与客户进行商务方面的交流和谈判，招标公司以提交最终《选型报告》和公布招标结果为整个信息化招标过程划上句号，而且最后的决策主体一定是客户本身。

 

招标的过程是企业与招标公司以及社会上的专家共同协作的过程，也是企业对企业信息化深入了解的过程，也是企业学习和认识提高的过程，尽管最后的胜者是少数甚至是唯一的，但客户企业从多方面积累了经验和开阔了视野；招标的过程也是众多投标单位相互竞争、相互切磋的过程，也是增加知名度和强化竞争力的过程。在招标的过程中，没有永远的胜者，也没有永远的败者，前提是把握好投标的心态，认真对待每次投标的机会，还有一个重要因素，那就是不同的企业或客户，“萝卜青菜，各有所好”！