EXCEL 操作

编辑技巧、自定义格式、数据有效性、选择性粘贴等-Excel 2007综合班Ⅰ-16101班课时1学习小结

 (2010-12-05 15:34:14)

Excel 2007综合班Ⅰ-16101班课时1学习小结

授课老师：函数菜鸟（木兰）
助教：weifaxiang、beiyunli
授课内容：编辑技巧、自定义格式、数据有效性、选择性粘贴等
自定义格式代码结构
数字及文本格式代码介绍
日期时间格式代码介绍
技巧综合运用


Excel2007新视角

1、Office按钮：新建、打开、保存、另存为、打印、准备、发送、发布、Excel选项、关闭退出、最近使用的文档等等。

2、Excel选项，相当于2003的菜单栏》工具》选项。
常用、公式、校对、保存、高级、自定义、加载项、信任中心、资源。

3、功能区选项卡
双击选项卡可折叠、右键功能区最小化。

4、快速访问工具栏
工具按钮可右键快速添加到快速访问栏
也可以自定义快速工具栏的按钮顺序：Excel选项》自定义》自定义快速访问工具栏手动排序。

5、实时预览
Excel选项》常用》启用实时预览功能。
单元格格式等进行设置时有个实时预览选择功能，选择哪一项相应表格元素会实时变化为所选格式。

6、上下文标签与浮动工具栏
Excel选项》常用》选择时显示浮动工具栏
选中工作表特定对象时自动跳出相关常用的工具栏
右键点击工作表特定对象时也自动浮动相关常用的工具栏

7、增强的图片处理、SmartArt
设置图片时，有个图片工具栏出现，相应的有个简单直接的图片效果的实时预览，图片编辑效果更丰富。
插入菜单下的SmartArt：2007提供了丰富的流程编辑模版。

8、增强的工具提示
工具按钮有个工具提示及增强说明内容，状态栏上右键有丰富的信息，工作显示比例滑块。
文件保存或另存的时候，有一个工具选项框》常规选项》进行设置打开和修改权限的密码。
工作表标签右键也有个保护工作表功能，与03的保护功能相同。

9、自定义状态栏




一、工作表相关操作

1、插入工作表按钮（Shift+F11）提供了方便的插入新工作表功能。
2、新建工作簿》里面有非常丰富的新建工作表模板
3、工作表彻底隐藏》Alt+F11》打开VBA编辑器》工程管理器》Visible》-1改成-2即深度隐藏了相应工作表，取消隐藏成灰色，按原路径取消隐藏。
4、工作表重命名不能与工作簿现有的工作表名，工作表名里注意不允许出现的字符。
5、单元格编辑栏有个折叠功能 Ctrl+Shift+U
6、Ctrl+选中不连续工作表/或Shift+未工作表选中连续工作表》建立工作表组》可以批量设置相应区域的单元格内容和格式。
7、工作表标签左侧，右键可选择相应的工作表。

8、页面设置及打印
页面布局》工具功能区右下有三角的有功能对话框，及下拉功能选项。

9、文件的安全管理
审阅》保护工作表
保存时



二、单元格编辑

1、录入的技巧

1）如何一次性输入相同内容：Ctrl+鼠标左键》选中不连续单元格》输入数据》Ctrl+Enter批量填充输入功能。
2）长数字及文本输入的技巧：前面加半角单引号再输入，选设置单元格区设置成文本型再输入。
4）快速显示当前日期（Ctrl+;）、快速显示当前时间（Ctrl+Shift+;）

2、自动更正的妙用
Excel选项》校对》自动更正选项》进行设置自动替换输入内容。

3、区域选定及录入区域限制（双击鼠标选定）

1）这个在精粹II中有讲定位单元格区域的几种操作方法
2）工作表全选：Ctrl+A或点击行列交叉点
3）Ctrl+Shfit+方向键选择连续非空单元格区域

4、照相机功能》自定义》进行添加
1）照相机创建链接图片
2）选中区域》开始》粘贴选项》以图片格式》复制为图片》如屏幕所示（无链接关系）
3））选中区域》复制》粘贴》以图片格式》复制为图片/粘贴为图片（无链接关系）

5、工作表特定区域保护限制：
选中整张工作表》设置单元格》去掉锁定》再设置具体区域为锁定》保护设置。

6、填充（Ctrl）精粹班讲过的重复内容（开始》编辑》填充按钮）

7、自定义序列》Office按钮》Excel选项》常用》编辑自定义列表。

8、两端对齐：设置列宽》选中区域》开始》编辑》填充》两端对齐，即可实现单元格区域合并。（07新功能）

三、单元格格式

1、跨越居中，即跨越单元格行使单个单元格内容居中对齐。（03也有此功能）

2、单元格内容隐藏的技巧（隐藏0值，隐藏公式，错误值隐藏）

1）隐藏零值，Excel选项》高级》此工作表的显示选项》去掉在具有零值的单元格中显示零前的勾；
2）通用技巧，选定相应单元格的字体颜色与背景色设置为相同颜色；
3）设置单元格格式》数字》自定义格式》“;;;”精粹II班的第三讲内容。

3、单元格格式中，数学格式（将自定义格式转换为真实值的方法）

1）设置单元格格式对话框快捷键：Ctrl+1
2）自定义格式：“”第”0”名””、“”集团”@”部””、“*_”（填充字符列宽）……
3）将科学计数转为正常显示：自定义格式为“0”
4）简化输入、百变日期显示
5）将数值转换为万元显示的自定义代码：“0!.#,”、“0”、”#,”

6）将自定义格式值转换为真实值：
步骤1：选定应用了数字格式单元格或区域，复制；
步骤2：调出Office剪贴板，开始》剪贴板（按Ctrl+C两次后显示Office剪贴板）；
步骤3：选定目标单元格或区域，单击剪贴板中全部粘贴。

7）单元格位数补足，自定义为8位数值“00000000”，然后运用剪贴板的操作功能转换为真实的数值。
   

四、数据有效性

1、作用：
1）方便录入、规范输入、利用预定的条件校验数据，以防止无效数据的产生
2）另类批注：（注意数据有效性并非十分安全，只有将数据直接输入单元格中才受设置的有效性的限制，通过粘贴或填充的数据、公式计算的可以通过“圈释无效数据”找出不符合有效性设置的数据。）

应用1：设置单元格下拉菜单选项
1）选中区域》数据》数据有效性》序列（输入具体内容以,隔开）提供下拉菜单；
2）公式》名称管理器》新建名称，可以实现跨表区域引用。运用数据有效性下拉选项》序列》=名称；
3）数据有效性》输入信息》选定单元格时显示输入信息；
4）复制数据有效性，选择性粘贴》勾选有效性验证//工作表组粘贴有效性也可实现；

应用2：保护单元格区域公式不被改动
函数公式输入完成后，设置单元格数据有效性》“0”或“=;;;;”》确定，即可实现不得改动公式内容。

应用3：设置重复录入
设置提示信息：输入信息
自定义数据有效性类似于：=COUNTIF(A$10:A$21,A18)<2（统计出现次数小于2）

应用4：动态有效性设置（二级有效性）
1）定义名称：建立各省名称下选定隶属地市为引用区域
2）数据有效性》序列》“=indirect($E27)”返回参数引用的名称，以限制成数据有效性的二级下拉菜单功能。

数据有效性设置注意点：
1）定义名称时先选中区域，选中区域的第一个单元格为活动单元格（用Tab键移动），需注意引用的相对性。
2）数据有效性的设置自定义公式时，只有在公式值返回为True或非0值的情况下才被允许为有效值，否则提示相应错误信息。

五、查找与替换

打开方法
开始--编辑组--查找和选择－查找 Ctrl+F
开始--编辑组--查找和选择－替换 Ctrl+H

查找选项：区分大小写、单元格匹配、通配符*?及~符、查找范围公式/值（此内容精粹班有具体讲授）

实际操作应用：

1、根据单元格格式查找替换：直接设置查找的单元格格式或从单元格选择格式进行查找替换；
2、将表中的2替换为贰，理解是否勾选单元格匹配的区别；
3、通过替换，仅保留电话号码中实际的号码，“*-”替换为空；
4、通过替换将非标准日期转换为标准日期，查找替换掉年月日的分隔符为“-”；
5、使用查找替换与剪贴板将多行数据转换合并为一个单元格内数据；
6、使用查找替换与剪贴板将行列区域转换为一行或一列分布的数据。
输入换行符：Alt+10（数字小键盘）或Ctrl+Enter

六、复制粘贴及选择性粘贴

1、复制事先含数值单元格》然后选中需要进行运算的区域》选择性粘贴》数据//加、减、乘、除

2、选中可见单元格：Alt+; 、F5定位到可见单元格、工具栏添加选定可见单元格快捷按钮。

3、文本型数值转换为数值型：运用选择性粘贴的加减乘除，以通过四则运算强制转化为数值型；
“+0” “-0” “*1” “/1”

4、运用选择性粘贴实现行列转置

5、复制公式时不影响已设置好的格式的操作方法：
方法1）下拉填充》右下角提示按钮》不带格式填充；
方法2）复制公式单元格》选择性粘贴》公式或公式和数值格式》确定。

6、将单元格区域的公式结果转换为数值：复制》选择性粘贴》数值或值和数值格式》确定。

7、选择性粘贴中跳过空单元格的应用-起到数据合并的功能。

      谢谢木兰老师的辛苦讲课，内容非常丰富特色，里面介绍的07版的新功能和实用性非常强的技巧都让我受益匪浅。遵照木兰所讲，我要多操作，多练会有利于功能操作的掌握和熟练。木兰老师你辛苦了！

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