如何提高工作效率

如何提高工作效率

——提高时间管理的一种技巧

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开头的话

 

工作越来越忙

 

    我们的工作越来越忙，私事也越来越多。我们承担了那么多的科研项目需要开展研究，我们签了那么多的技术服务合同需要去履行，我们有那么多的事务需要协调，我们有那么多的会议需要出席，我们有那么多的工作需要汇报，我们还有那么多的任务在等着我们；我们的个人事务也接踵而至，我们需要考虑孩子的教育问题，我们需要考虑房子的购买和装修问题，我们下个周末需要到商店购买某件家里急需的物品，我们……

 

记性越来越差

 

    我们脑子里时时刻刻装满了各种事情，有工作任务，有琐碎的事项，还有突然冒出来的念头，我们全都记住了吗？有多少人到了商店忘记了买什么东西；到了机场才发现没带身份证；甚或任务临到期却抛到了九霄云外。有一次我到齐鲁石化出差，到了淄博却想不起此行要干什么。我们经常感叹脑子的记性越来越差了，真的是记性差了吗？那么为什么有那么多人有如此相同的感觉呢。或许我们脑子的记性真的在变差，但事实上，我们装的东西越来越多了，等待装的东西也排起了长队，我们不分青红皂白的把它们塞到脑子里，但我们大脑的处理能力是有限的，没把法，它压根就没把一些事情当回事。这能怪谁呢，这不是我们的脑子太笨，是我们处理事情的方式方法不对。

 

效率越来越低

 

    我们计划的总是很多，想做到的总是很多。有些工作我们总算还能完成，结果还算满意；有些工作其结果差强人意，往往漏掉了很多事项，或是到头来应付了事；而有些工作，其结果则与预期相去甚远，甚或根本无法交差。我们总是在忙着，周末在加班，旅途中在忧虑，任务临期在着急，对着不满意的结果在发火。我们大家都付出了很多，我们都很累，我们甚至怀疑自己的能力，感叹能干的人太少。但是，我们有没有回过头来想一想，我们一起走过的路，我们自己走过的路。我们有成功的时候，也有太多不理想的地方，或许，我们缺乏总结提炼，缺乏一种有效的方法，缺乏应有的训练。

 

我们的期望

 

    我们想要什么，我们想达到怎样的一种状态，静下心来想一想，我们无非只是想达到这么一种境界：

 

        我们的大脑再不为琐碎之事所缠绕，神清气爽，充满活力；

        面对新的任务，我们可以做到举重若轻，有条不紊；

        我们可以体会到顺利完成工作任务之时的喜悦之情；

 

 

 

 

 

    如果我们能够实现上面的期望，我们将可以轻松的应对一切事务。这是一种很高的境界，但是我们相信，只要我们方法得当，我们可以在某种程度上达到这样一种境界。

 

管理好工作，首先要管理好自己

 

什么是管理

 

    现在市面上关于管理方面的书籍很多，对于管理的定义也非常丰富。简单分析一下，管理的目的无非是安排恰当的人在恰当的时间做恰当的事，并且能够得到一个恰当的结果。这看起来非常简单，事实上也的确如此，但是真正做起来却往往不得要领。问题在于，谁是恰当的人，如何掌握恰当的时间，如何做应该做的事。这里面有一个认识的问题，有一个方式方法的问题。

    实现有效的管理，无非是把计划、组织、实施、检查、调整等几个环节做好。做一个可行的计划，就要求掌握了解企业的现状，可资利用的资源包括人力资源、物质资源和时间资源；组织工作就是合理分配这些资源；在实施计划的过程中应有可以遵循的工作程序；应当定期跟踪检查工作的进行情况；对于偏离计划或程序的活动加以调整。

上述做法是实现有效管理的基本要求。但是现实中，在计划环节我们很难把事情考虑周全，甚至有时凭着直觉安排工作，往往在资源的配置上发生冲突，在实施过程中各行其道，没有跟踪没有检查，最终不得不接受一个与计划偏离甚远的结果。

 

个人管理可以实现企业管理的目的

 

    如果组织中的每一个人能够把自己的工作处理得井井有条，那么整个组织的运转就会井然有序。换句话说，组织中的每一个人无论处在什么职位，是技术人员也好，是管理人员也好，如果他能够明确自己的职责，知道如何处理自己职责范围内的事务，安排好工作计划，利用好身边的资源，掌握工作进度，而且能够定期回顾检查自己的工作，注意总结提高，那么它就是一个尽职的人，一个有效率的人。在这样的组织里，学习已经成为一种风气，人们在工作中时刻注意学习好的工作方法，时刻注意收集新的业务知识，时刻注意交流工作经验和心得；在这样的组织里，大家一起创造了一个良好的工作氛围，大家一起珍惜这种工作氛围；在这样的组织里，我们每天都在成长；这个组织每天也在成长。

有效的个人管理需要方法

 

我们大部分人是摸着石头走过来的

 

    我们大部分人是摸着石头走过来的。我曾经在情报室工作过，在那段有限的时间里，跟着老同志我学会了使用卡片记录查阅过的认为有价值的资料，我有幸参加了情报检索、专利检索的培训。这段经历对我在研究室的工作帮助颇大。后来，我走向了管理岗位，但是没有人教我如何有效地处理办公室里的事务，好像也没有地方教。直到最近，我的办公桌上是乱的，书柜里是乱的，想放的东西总是随手一放，想找的东西总不能确定放到了哪儿。看看周围的同志情形似乎也差不多。

 

他山之石可以攻玉，我们要学会利用资源

 

    我们缺乏一种处理事务的有效方法，我们甚至也没有意识到需要学习、总结、提炼一种有效的工作方法。是这世上没有一种有效的方法吗？答案是否定的。看看财务管理，看看库存管理，看看图书管理。它们都有一套严格的管理制度，有着明晰的分类，有着准确的借入借出记录；人们熟练的掌握了这些方法，日常严格遵循着这些制度，否则将是一团糟。事实上，我们只是轻视了我们要处理的所谓“琐碎”事务，高估了我们大脑的处理能力。

       现实世界中存在着许多处理事务的有效方法。我们所困惑的地方多半是因为我们没有找到问题的症结之在，一旦我们发现我们真正需要什么，在我们的周围，在世界的某个地方，毕竟会有一些方法和资源可以为我们借鉴和利用。别忘了，今天，我们有一个强大的互联网资源就在身边！

 

找到适用的方法才是出路

 

    一个善于思考的人，一定是高效的，大脑一定是自由的；一个成功的组织，一定是善于学习的，员工一定是有活力的。

    无论什么方法必须是适合你的特点，你的工作特点，你的生活特点，你的学习特点，你的习惯。当然，在这里，我们那些影响做事效率的习惯必须加以纠正。我们可以先尝试着学习一种方法，然后再根据自己的特点加以调整，使其成为一种真正适合自己的方法。