如何提高公司部门间协作效率

对于一个公司而言，我想基本上都会有研发部、销售部、市场部、技术支持部、行政部、财务部等部门，即使再小的公司，“麻雀虽小”，总是“五脏俱全的”，当然有时候一个人兼着几个部门的工作也是很有可能的。

 

对于每个部门而言，现在是信息化社会，所以一般情况下都会有各自的平台管理自己的业务，比如财务部门会用财务软件管理数据，行政部门会用OA系统和HelpDesk系统管理，销售部会用CRM来管理，研发部门会用DevSuite来管理，各个部门基于自己需要通过完全不同的系统来管理。

 

好处当然是有的，比没用系统之前，大大提高了效率，不过今天我们来说说一些“缺点”，或者说还需要提高的地方：

 

1.       平台太多，一个人如果身兼多活，可能想兼顾各个平台的事情就比较困难，你得打开这个平台，看看自己需要处理的事情，然后再到下个平台再继续去看。

2.       如果一件事情需要几个部门的人来合作，可能做起来比较麻烦，到底那边做得怎么样了也不知道，又不可能一天到晚去问，人家都问烦了。

3.       每个系统相似数据更新起来比较麻烦（比如人员信息，一个人进来或者离职，可能要同时去更新所有系统）

4.       各个部门重复工作会增多，比如销售部门的销售支出本身自己系统需要录入，但是还得在财务系统中也录入。

5.       。。。。。。

 

所以效率提高了，但是需要提高的效率的地方还是挺多的，我们公司也有同样的问题，之前各个部门开始采用系统来管理的时候，大家以为总算效率可以上去了，现在却发现有些情况效率还是不能上去：以前没系统的时候，如果碰到需要各个部门解决的事情，一个人负责一下，带领几个部门人一起弄，实时沟通，问题很快就解决了，后来因为规模大了，事情变多了，没办法再这么搞了，所以想用系统来管，现在却发现用系统反而有些事情没法解决了，就像上面讲的，你去问人家，人家说处理到什么状态你自己去他们系统里自己看呗。天哪，他们系统里这么多任务，我哪知道哪个是我这个。。。。。。

 

总是需要想办法来解决这种问题了，不然时间长了，问题会更多，所以从去年开始，我们就已经在开始在想办法改进中了，目前已经完成了销售部门、市场部门、技术支持部门、行政部门、资产管理部门的系统变更，采用了 TechExcel 的CustomerWise系统和ServiceWise系统，其中CustomerWise是用于销售部门和技术支持部门，是一个CRM系统；ServiceWise用于行政与资产管理部门，是一个企业内部管理系统。

 

对于这两个系统，其实我们也考察了很久，现在市面上同类软件很多，我们比较了一下，TechExcel这两个系统功能很强大，能完全满足我们对于销售、技术支持、内部行政管理的所有需求，而且把很多欧美很多先进的管理理念也通过这个软件带给了我们，受益匪浅。另外，还有比较重要的一点，之前我们已经使用了他们的DevSuite系统来管理研发过程，DevSuite系统可以和这两个系统无缝集成起来，这对于增加效率，减少重复，无疑是作用巨大的。

 

 

通过这几个系统的无缝集成管理，对于上面一开始说的几个问题，都可以得到很好的解决，我来总结一下这些解决方案：

1.       这些系统能共享很多基本数据，比如说公司员工数据，客户数据，所以新增、修改或者删除一个员工信息，只要在一个系统里做完，其他系统就自动同步。

2.       如果一个人同时需要在几个系统工作，可以在一个界面里一键切换到不同的系统中去。

3.       对于一个事情在不同部门中都要处理的情况，可以提供跨项目链接信息，直接在当前系统就能看到这个事情在另外系统中的处理进度，还可以设置自动提醒，哪个部门处理到哪个状态可以自动发邮件或者短信提醒哪些人。

4.       这些系统都提供接口，可以与财务软件或者其他软件相互集成。

 

所以现在的情况就是，整个公司看起来就是在一个平台上工作，既提高了效率，又好像回到了当年一个人带领几个部门员工处理一个事情的时候了，还挺不错的。