时间管理

核心概念
时间管理的目的
了解自己如何支配时间
将目标作为路标
安排你的时间
控制浪费时间的因素
将计划付诸实施
常见问题
技巧
安排时间的技巧
遵循时间计划的技巧
控制浪费时间的因素的技巧
步骤
分析你当前的时间支配情况
审核目标
将目标分解成可管理的任务
安排时间计划
确定浪费时间的因素并列出应对它们的策略
实施计划
评估计划并进行调整

你会怎么做？

游乐宫

升职使得丹尼尔有些眩晕。他知道新的责任是具有挑战性的，但绝未料到会如此失控。被其他人在公司里呼来唤去，被他的老板、同事和直接下属拖着在各种会议上进进出出，丹尼尔的脑子一个劲地犯晕。桌子上的文件堆得越来越高。每当他从中抽出什么准备处理时，总有人需要他去做别的事情――而且要尽快，要不就是电话开始响个不停，或者有新的电子邮件从电脑屏幕上跳出，或者另一个会议又开始了。

一天晚上，丹尼尔一个人待在办公室里。没有他人、没有电话、没有电子邮件、只有丹尼尔自己和那一大堆文件。他甚至都不知道从何处开始着手。从上面吗？这些文件也许是最重要的。从下面吗？那些事情是被搁置得最久的。丹尼尔叹了口气。他怎么落到这一步的？他的表现一直很出色，把一切都处理得及时而有效力，而且能从工作中得到真正的享受。为什么作为经理他就如此失控呢？他怎样才能找到集中精力的突破口？他怎样才能重新控制自己的时间？

你会怎么做？

当！当！是谁在那儿敲门？

卡罗尔离开之后，保罗疲倦地重新回到他的电子表格上来。他实在无意花那半小时的时间去谈论公司的牙科保险计划，但他要遵守实行"开放"政策的承诺。而且这一政策是很见成效的。大家士气上来了。保罗的前任罗兰德非常难以接近，以致于如果你想约见他必须得告诉他房子失火了才行。当罗兰德升任副总裁时，多让人感到安慰！但保罗的易于接近也有它的问题。他把白天的所有时间都用在了与人交谈上，所以只好用所有晚上的时间来做本该在白天做的工作。他不能就这样经营他的"聊天室"。他有些精疲力竭了。他怎样才能保证继续让员工能够接近他，而同时又能完成他自己的工作呢？

你会怎么做？

正确的跑位

玛丽索尔过了一遍她的"待办事项"清单，一项一项地进行核对。完成，完成，完成，完成，完成。指尖每一次轻微的跳动意味着她的肩头上又卸去了一副担子。然后她将仍然留在清单上的项目进行复制，形成一份新的清单。

待办事项

• 为下周工作撰写报告
• 雇佣新的人员来取代汤姆
• 与马克面谈劳伦斯投标项目的预算。

她沮丧地停了下来。这些都是最紧要的事！她在应该完成这些任务的时候又都在干些什么呢？她扫了一眼她的工作日程。昨天是那个她真不该去的与托尼的会面，然后她与谢莉谈办公设备的事情,一上午时间就这样过去了。后来她又见了丽萨，帮她做销售报告，这就用去了下午的一大半时间。她做了所有应该有助于她更好地利用时间的事――做工作日程安排、列"待办事项"清单、筛选该打的电话并全部及时回复，而现在，别的人都回家了，可她甚至还未真正开始她自己的工作！如果她仍然如此超负荷工作、如此忙乱，那么她认真进行的所有时间管理还有什么意义？

你会怎么做？

经理人必须学会明智而有效地使用他们的时间。他们需要优先安排必须完成的工作、把复杂的工作分割成较小的任务、认真地安排工作日程，并避免费时的工作间歇。但这并不容易。在"时间管理"这一主题中，你将学习识别最重要的工作――以及最不重要的工作，你还将发现你怎样才能把时间集中在最重要的事务上。你还会学到如何避开时间浪费因素，以及怎样对你的努力进行评估。很快，你也可以最充分地利用你的时间了。

导师简介
 

戴维·史陶弗曾是美国商会(the U.S. Chamber of Commerce)的出版部总监，为《华尔街日报》、美国管理协会(American Management Association)和《最新哈佛管理信息》撰写过多篇文章。作为史陶弗－伯里公司(Stauffer Bury, Inc.)的总裁，他为提高公司和个人管理水平提供动态趋势分析和技术方面的信息。过去12年来，他还一直是人事管理新闻通讯《经理备忘录》(Executive Memo)的撰稿人兼编辑。 (David Stauffer)

尼克·摩根(Nick Morgan)曾为政界、企业界和教育界的领袖人物撰写演讲稿，就有效沟通领域的问题给企业和大学做过咨询。而且，作为修辞学博士，他还在雷格大学(Lehigh)和普林斯顿大学讲授过公共演讲课程。他在包括《费城资讯》(Philadelphia Inquirer)和《快速公司》杂志(Fast Company magazine)在内的美国地区性和全国性的出版物上发表过多篇文章。目前任"公共语言"(Public Words)机构的总裁，并担任《最新哈佛交流信息》的编辑。

在其长达10年的工作实践中，琳达·希尔(Linda A Hill)协助经理人在当今更加扁平和日益多元化的组织中为有效管理创造必要的条件。她是哈佛商学院的教授，也是畅销书《成为经理》(哈佛商学院出版)的作者，还是哈佛商学院出版社两项赢得过大奖的互动式发展课程《卓越管理》与《员工指导》的内容顾问。

根据其为商界经理人提供咨询的广泛经验，弗雷德·福尔克斯(Fred K.Foulkes)已就许多业界问题撰写过几部专著、大量文章和150多个案例研究。他从哈佛商学院分别取得了工商管理硕士(MBA)和博士(DBA)学位，并曾经在该学院教授课程。目前，他在波士顿大学管理学院任管理政策教授和人力资源研究中心主任，从事人力资源管理和战略管理方面的教学工作。

核心概念

时间管理的目的

什么是时间管理?

时间管理是通过使用时间来控制生活的方法。每个人的一个星期都是168个小时。如果你预先管理你的时间，你就可以确定在职业和个人生活中你看重什么，从而相应地指引自己努力的方向。

当你掌握了时间管理的奥秘后，你便可以学会如何平衡对于时间的多重压力，并实现你的目标。这有助于你缓解紧张和疲劳，使你更有成效。谨记，时间管理是一种个人的方法：只有你自己才能判断你是否在精明地使用自己的时间。

时间管理的各个阶段

时间管理过程具有三个阶段。开始时，虽然你会按顺序遵循这些阶段，但你也需要重复那些需要巩固的阶段。这三个阶段是：

·        分析。了解你的时间用在何处，特别注意是什么在驱使你支配自己的时间。在某些情况下，你会发现一些只要你施加具体策略就可以加以控制的干扰因素。在另外一些情况下，时间较难控制，但可能有你可以学着适应它的方法。

·        计划。审核你的目标，列出实现这些目标所需要做的事情，并确定你将为每件事安排多少时间。同等重要的是要确定那些无助于你实现目标的事项，并把它们安排到较靠后的时间。一旦你知道了自己的重要事项，你便可以利用日历或每日计划来安排你的时间。你也可以制定策略来应付诸如日常会议这种浪费时间的因素。如果你的工作受到你不能控制的因素如股票市场的影响，应事先制定应急计划，以便你对意料之外的事情有所防备。

·        跟进与评估。在计划执行了一段合理的时间之后，退后一步进行反思。你的目标实现了吗？你的计划进行得怎么样？哪些事情下一次可以做得更好？通过分析对未来的计划策略进行调整。然后，重新开始计划过程。

 了 解 自 己 如 何 支 配 时 间

你的时间用到哪里去了？

你真的知道你的时间用到哪里去了吗？许多人都经常希望他们的一天能够多出几个小时，而问题的答案却在于要更精明地支配你所拥有的时间。

对时间的使用情况有了准确的了解之后，你就能够发现时间是被有效地使用了还是被浪费在一些于目标无益的活动上了。绝大多数人都严重低估事情所需要耗费的时间。例如，你也许会发现你每天在"简短"电话上耗去的时间是15分钟而不是5分钟。

人们每天的节奏——一天中最有效率的时间——因人而异。大多数人都觉得，下午2点至4点是最难以集中精力的时间。了解什么时间你的精力最充沛有助于你更有效地规划你的时间安排。

为考察你对时间的使用，至少要尽量记录你在某一天中的活动，最好能记录一整个星期。在记录你用在每一项活动上的时间时要尽量保持警觉。当你完成记录时，将你的活动划分为以下类别：

• 电话
• 计划中的约会
• 偶然/特别约会
• 会议
• 行政事务
• 编写报告及分析

找出模式

当你将活动进行分类后，可以对每日的时间记录进行研究，来确定运用时间的一般模式。或许你星期一上午要花很多时间打电话，或者你容易在午餐后遇到不速之客。也许你会发现在下午快结束时你的精力容易下降。请看以下问题：

• 你的时间使用与你的关键责任相称吗？如果你是销售人员，那么每天花大部分时间打电话也许没问题，但如果你是财务人员那就有问题了。
• 结果如何？你不会希望花去一半的时间去从事效果最差的活动。
• 什么事情可以授权给他人去做？记住，你作为经理的角色是指导你的团队。

考虑你的每一项活动是否对你的目标和首要任务有所帮助，或者它是否是造成了某种时间浪费。之后，你便可以采取措施避免那些时间浪费的情况了。

 

将目标作为路标
 

目标是有效时间管理的关键，目标对你应该如何支配你的时间具有推动作用。制定目标之后，你便知道每周和每天你应该完成的最重要的工作是什么。否则，你可能会因为处理那些无助于你完成最终目标的紧急事务而耗费时间。

要真正做到计划并管理好你的时间，你需要审核你的长期目标与事务的轻重缓急，你的目标包括：组织目标、部门目标和个人目标（如需了解更多情况，请参见"制定目标"主题）。这些目标会从两方面指导你的时间使用：

• 帮助你确定你应该做的具体事务；
• 帮你甄别什么事情你不应该做。问问自己："这一活动有助于我实现任何一个长期目标吗？"如果回答是否定的，这一活动就不能出现在你的计划之中。

期望太多

我们都有太多的事情要做。承认你不可能将所有的目标都实现是很重要的，即使是你的最首要目标。期望太多对生活的所有方面都有不好的影响。“了解你的主要责任，专注于你最主要的目标”这一原则有助于你避开这个陷阱。

• 请你的上司和直接下属提供反馈意见；
• 学会授权；
• 尽量避免去实现所有不太紧急的目标，这些目标的价值有限，没什么重要性；
• 克制因为他人不做工作或不按你的标准做工作就想介入或接管的冲动；
• 不要假设每件事都必须完成。

安排你的时间
 

为什么我需要安排时间?

安排时间是一种在某一具体时间范围内完成各项任务的书面承诺。它也给你一个把时间的使用情况形象化的机会。如果你的计划排得过满，你也许需要再次整理一下各项事务的优先顺序。你的计划上只应保留头等紧要的任务与活动。

时间安排工具

时间安排工具可以帮助你轻而易举地对任务和活动进行整体规划，使你能够观察自己能否应对任何计划外的请求。这些工具也可以使你了解自己为什么没有时间。以下是一些时间计划工具：

• "待办事项"清单
• 约会日程表
• 每日与每周的计划
• 日常管理软件与硬件（如电脑日程表和个人助理）
• 挂历

你的公司可能有标准的时间安排工具。如有可能，你可以加以利用。但需要牢记的是，计划是个人的。如果你所在公司可供利用的工具不适合你的风格，就需要找到适合你的工具。

将目标分解成可管理的任务

时间管理的第一步是将目标分解成可管理的任务。从逐个审核你的目标开始，列出实现每个目标所需要的所有关键任务，并将其按重要顺序进行排列。

其次，估计每项任务或活动需要多长时间。如果你以前完成过类似的任务，你可以经常将其作为估计时间的基础。如果某项活动是你没有经历过的，你可以咨询同事、经理或其他了解其过程的人，让他们帮助你估计时间。记住要在你的估计中为其它事项留出10-20％的缓冲时间。

你也应当为每项任务或活动的完成制定一个截止时间。对较为复杂的活动，设定重要事件以跟踪进展情况。

当你对列出的任务清单感到满意时，就要确定每项任务的轻重缓急。这些轻重缓急顺序应该反映出每项任务所支持的目标的优先顺序：

• 首要任务A。这些目标和任务有很高的价值和重要性。
• 首要任务B。这些目标和任务有中等价值和较高的重要性。
• 首要任务C。这些目标和任务没什么价值与重要性。

在你核查任务时，你会注意到有些任务需要按顺序完成，在开始下一项任务之前，需要或多或少地先完成这些任务。其它的活动则不依赖于任何其它特定任务的完成，可以在达到某一特定阶段之前或之后的任何时刻完成。记下这些关联性，在制定计划时不要忘记这一问题。参见 项目管理：核心概念

制定时间安排计划

为制定时间安排计划，利用一个可以使你按每日、每周和每月进行计划的工具，将最优先的任务分配给几个星期或几个月内的不同时间段来进行。

• 记住一天中在你的精力旺盛期有你的时间使用心得。需要创造力和智慧的重要工作或活动应该安排在你最兴奋的这一段时间来完成。日常的或单调的事务则应放在精力不太旺盛时处理。
• 只对你一天中的部分时间进行规划，以留出时间应付危机和突发事件。
• 尽可能地将任务进行整合。你也许能够在启动电脑的同时处理邮件。
• 把诸如回电话、约会、案头工作和会议等相似的活动合并到一个时间段。例如，将所有的电话安排在每天计划好的某个时间一起打。
• 确定可以利用意料之外的空闲时间来做的事情。
• 试着反向计划。确定你某天什么时间必须暂时离开，然后再回来工作。把最重要的事情放在最前面。
• 当一个星期过了几天以后，把未完成的首要任务挪到本周剩余的时间内。当你的计划有变化时，确保记录下实际发生的事情。如果你注意到某种趋势，可以在将来的计划中进行练习，以反映你从中学到的东西。

一旦制定完时间安排计划，要把它放在一个方便取放的位置。视线之内应该永远有一幅挂历或台历，一只电子日历也应该永远打开着置于你的桌面之上。检查你一天的工作是否达到了目标。

按"待办事项"清单工作

"待办事项"清单是最简单最常用的计划工具之一。它罗列了你在特定的某一天需要完成的任务。许多人将"待办事项"清单与每周或每月的计划结合起来使用，许多计划工具或电脑日历都设置有"待办事项"清单。这些清单可以让你按计划将任务进行随心所欲的分解。例如，你的计划可能指示你在星期二的某个时间"回电话"，你的日常"待办事项"清单则可能具体列明你需要给之打电话的每一个人。

一份有效的"待办事项"清单包括以下内容：

• 按优先顺序排列的任务；
• 你应该参加的会议；
• 你需要做出的决定；
• 你正在等待的信息；
• 你需要拨打或你期待接听的电话；
• 你需要起草的备忘录、信函和电子邮件；
• 任何未完成的事宜。

找一天中的某个时刻——可以是一天的结束或在早晨开始第一件事情的时候——写下你的"待办事项"清单。随着事项的完成，按时对清单进行审核。

以下是制定和使用"待办事项"清单的一些策略：

• 对能做多少事要实际。有一条经验，只列出你认为能够做的事情中的一半。
• 包含所需时间和每项任务的完成日期。
• 不要担心把事情以某种顺序置于清单之上会有什么不妥。
• 每完成一件事，便划掉它。
• 将旧的清单存放在一个盒子或抽屉内，看到自己做完了多少事情，你会感到高兴。

如果你不是一个习惯列清单的人，可以尝试记录日常活动的不同方法。例如，你可以使用一种图形计划软件或在一张大纸上贴上贴纸，以便为每一项关键任务建立思考的路线。 

 

控制浪费时间的因素
 

什么是浪费时间的因素？

浪费时间的因素是妨碍你进行对你更有价值更重要的工作的任何事务。对每个人而言，浪费时间的因素都是不同的。与同事聊天对某些人而言可能是一个浪费时间的因素，但对另外一些人来说，却可能是排解一天压力的一个机会。

确定浪费时间的因素，然后制定应对它们的策略。比如，代之以自己亲自去处理某些突发事件的是，可以寻找一些让他人进行处理或防止将来再发生此类事件的方法。

对每一种浪费时间的因素，都要找出与你的个人风格相称的应对策略。就是说，如果你喜欢放松地进行私下接触，就不要用10分钟的时间去回电话。或者，在打电话之前尽是组织好你的思路，这样你可以用一个电话处理完所有的事情，而不必再打额外的电话。

对你制定的策略进行尝试，保留其中有效的策略。而且，让你的同事和直接下属知道你正对浪费时间的因素进行控制。争取他们的支持并要求他们提供反馈。但请记住，只有你自己才能确定你是否在精明地使用你的时间。

一些通常的浪费时间的因素包括：

• 干扰
• 不速之客
• 电话
• 案头工作
• 耽搁
• 会议
• 旅行

如何应付干扰

作为经理，你会经常遇到必须马上处理的事务的干扰（例如，你在重要的会议上要用的文件夹没到）。

你可以经常授权他人处理这些干扰。但在只有你一个人才能处理干扰的情况下，行动要快，这样你才可以回到你的首要事务上去。即使处理干扰要花掉你半天的时间，也要把精力集中到你那一天还剩下的时间上。

审核容易发生的干扰的类型，并制定紧急应对计划。如果这些干扰再次发生，便可以授权他人进行处理。

如何应付不速之客

你没有必要永远欢迎访客。在某些情况下，你会发现拒绝一个没有预约的访客是正确的选择。

• 确定你的不速之客是否有即时的麻烦或必须迅速处理的问题。
• 如有可能，确定另外的时间约见这位访客。（如，"我想我能帮助你。但现在我正忙于其它事。我们能在午饭后见面谈这事吗？"）
• 如有可能，将不速之客引荐给另一位合适的人。（例如，"我现在不能脱身，但可以找鲍勃看能否帮忙。告诉我你们俩得出的结果。"）

如果你必须会见某人，放下你的工作之前要记下你中断的地方。干扰结束后迅速回到原处。

控制你的电话——不要让它们来控制你

电话可能是最让人分心的东西。你不仅要在接听电话上花时间，还要花时间采取后续行动，然后还得再花时间让你回到干扰出现之前的精神状态。

一些对电话进行控制的策略包括：

• 对电话进行筛选，利用助理或语音邮件；
• 可能时把致电者引荐给某个其他人；
• 如果你必须接听电话，要保证使它简短并且有针对性（事先确定你想为此花的时间，不要超过预定的时间）；
• 提高你打电话的技巧，缩短你需要为此花费的时间；
• 在一天当中拿出一段时间来专门接听电话，让每个人都知道你的这种安排；
• 在一间没有电话的房间里工作；
• 尽可能多地用电子邮件代替电话。

如何应对案头工作

努力做到文件只处理一次，或回复、归档、传递，或扔掉。

• 对于需要迅速处理的，用电子邮件或电话亲自沟通。你也可以直接在你收到的备忘录上进行回复；
• 避免在你送回的文件上签署"让我们讨论"的意见。取而代之的是，你可以设定一个见面的具体时间。

克服拖延

拖延使得你难以实施头等重要的行动，并给长期目标带来危险。拖延时间有多种形式：

• 计划过度：你可能以延长计划过程来回避开始工作。
• 完美主义：任务永远不能完全完成，使得你难以继续下一项行动。
• 厌倦：任务看起来不讨人喜欢或令人生厌，所以你拖延着不办。
• "截止期要求太高"：紧张的截止期限可能刺激某些人的工作情绪。当你因拖延工作而导致肾上腺素上升时，项目则可能因为时间不够而失败。

为克服拖延，要确定什么时候以及为什么你容易拖延。扪心自问："别的人能做这些事情吗？我能将项目分解成有完成期限的小块任务吗？"

如果你有开始工作的困难，那就定一个强制性的开始时间，并从这里着手。如果任务令人不愉快或单调乏味，那就为自己准备些激励因素，如：成功完成任务时给自己一份奖励。

如何应对会议

以下一些简单的策略有助于你最大成效地使用会议上的时间：

• 参加任何会议之前，确定你是否是最佳代表。如果你肯定会议值得参加，要确保该会议有明确的目标和建议的结果。
• 如果你没有收到会议议程，可要求提前浏览议程。让其他人知道，除非你对会议的目的有更多了解，否则你不能选派最佳人选与会。
• 只安排参加会议中与你有关的部分。
• 如果是你在主持会议，要在会议召开之前分发会议议程和要点以供参考。如此可保证所有与会者的时间得到最充分的利用，并保证会议不偏离主题。参见 主持会议：核心概念

让旅行时间产生效益

当你计划出差会见某人时，要保证确实需要进行面对面的交流，而不是电话会议就可以解决。然后，确定你是否是出差的最佳人选。如果不是，则另外安排他人。

在你旅行的时候，努力让等待和中转时间尽可能地发挥效力。

• 行前整理物品，检查你一路上可能需要的所有背景资料；
• 带上一个整理妥当的公文箱；
• 考虑利用手机保持联络；
• 考虑使用手提电脑，以便中转途中也能得到信息和发送电子邮件。带好通讯和联网所需要的备用电池和所有配件。

你也许会发现，如果乘坐较好的飞机舱位，你便会得到更有效的工作环境。你因此可以完成的额外工作也许值得你付出的额外成本。

将计划付诸实施
 

实施计划

一旦你对自己的时间作了分析与安排，并检查了时间浪费情况，你便可以实施你的计划了。你可以采取以下策略：

• 实施的前一天晚上或下午对计划进行复核。
• 尽可能严格地坚持你的计划。迅速处理意料之外的事务，并回头处理原来的紧要事务。
• 在计划出现变化时，调整你的每周计划作为补救措施。
• 谨记，像坚持计划这样的新习惯一开始是很难保持的。习惯成自然，你实践得越多，保持起来就越容易。  

监督和评估你的计划

一天至少将进展与计划核对一遍。

• 你能完成为当周确定的任务吗？
• 为实现目标你正在取得进展吗？如果没有，也许是因为你计划了太多的活动。检查你计划中的行动，取消任何无助于你实现首要目标的活动。
• 你是否感到准备更充分、更专注了一些？
• 不做某些事情会有什么后果？
• 你在回避时间浪费的情况吗？如果不是，通过咨询同事处理这一问题的方法寻找其它解决方案。你原先的战略可能有些不切实际，你可以对之加以调整。例如，如果将回复电子邮件的时间降至5分钟以内被证明是不可能的，那就试试10分钟。
• 这是你能坚持下去的计划吗？

让你的经理和直接下属提供反馈意见。利用他们的观察和你自己的分析结果继续提高你的计划能力。

你目前在监督和评估上的投入会使你将来得到回报。什么对你有效？什么对你无效？你对这些问题了解得越多，你在制定并坚持精确而实际的计划方面的能力就会越强。

参见 步骤

常见问题
 

我该如何利用意料之外的空闲时间?

下列多种因素会导致出现意料之外的空闲时间：旅行延迟、会议取消、约会延迟。这些时间经常会被浪费掉。要养成利用这些空余时间处理事务的习惯。

利用空闲时间的建议

5分钟

10分钟

30分钟

安排一个约会

打一个简短的电话

浏览刊物、杂志和报纸

写张便条

为某次会议准备议题概要

安排你的每周计划

更新计划

阅读并回复电子邮件

为一份报告撰写提纲

 

安排即将来临的旅行

填写一份开支报告

授权可以如何帮助我管理时间?

授权能够让你在你所拥有的时间内扩大你能够完成的工作范围。仔细检查你希望授权出去的工作，并为此挑选适合的人员。如果你没有直接下属，你也许可以将此项工作与某位同事进行交换。

你在授权工作时务必要讲清楚你的预期结果和参与程度。要给予授权对象完成任务所需要的权限。 参见 授权：核心概念

推迟重要任务会有什么意义吗?

当你感到沮丧、气愤或疲倦时，最好别做需要敏捷思维和清晰头脑的工作。一直推迟到你拥有做这件工作所需要的合适的信息与技能时再去做，这是有意义的。这种情况下的推迟使你有时间寻找更好的解决方案。

我怎样学习说"不"?

• 首先，应该明确你为什么要说"不"。这有助于你坚持自己的决定并避免内疚。如果要求虽然不合理，你还是希望说"是"，也许你可以提供一个合理的替代方案。 
• 尽量只介入那些有助于你实现目标的事务。尽管为了体现作为团队一名成员的素质，你可能很想介入既定目标之外的事务，但只有在这一事务不会危及你的其它工作时，你才可以这么做。如果你没有时间参与，你的介入就不会对任何人有所帮助。
• 学习对非首要事情说"不"，哪怕这件事是高级管理层吩咐下来。列出你正在处理的事务清单，请提出要求的人在给你增加新工作时决定各项事务的轻重缓急

技巧

安排时间的技巧

同时从长期和短期的角度考虑，计划每天应完成的任务，一次应制定出数周甚或数月的时间安排。

当你所制定的时间安排发生变化时，标出变化的内容和时间以备将来参考。

了解你的“兴奋”和“低潮”时间段并以此为依据制定你每天的工作计划。

平衡你每日的活动——即计划时间时要考虑放松的时间，用来活动身体、娱乐和参加社会活动。

记住帕金森定律：工作常常会占据多于你计划分配的时间。

 

遵循时间计划的技巧

把你要完成的目标粘贴到你随时可以看见的地方。

把节省时间的想法和工具备案归档，每月把新的技巧加入你的时间计划表中。

 

今天抽取一些时间为明天最重要的工作做些准备。查看你的档案，审查时间期限，或突出关键事件，这样当你第二天开始工作时，你将节省不少时间。

 

制订计划奖励自己有效使用工作时间。

 

不必花太多时间追求完美。如果你已完成当天任务的90%，你就算成功了。

 

 

控制浪费时间的因素的技巧

计划出不会被打扰的一个小时的安静时间。

通知你的同事和直接下属，你正在设法管理控制浪费时间的因素，并赢得他们的支持。
 

每天留出至少一个小时不作计划的时间，用以处理一些耗费时间而无效的事情。

给约会设定时间限制以保持你自己能在既定的会面时间内集中精力。

要留意每一个浪费时间的因素耗费掉你多少时间，这样就会激励你在将来更加注意避免此类事情的发生。

 步骤

分析你当前的时间支配情况。

• 利用时间日志至少记录你一天中所做的事，但最好记录一周的时间使用情况。记录每件事和它所花的时间。
• 把你的行动归入下列六个类别中的某一个：
  • 电话
  • 计划内的约会
  • 偶然/ 特别约会
  • 会议
  • 行政事务
  • 编写报告与分析
• 对每一类别每天所耗费的时间按分钟进行汇总,然后将结果用每天总的分钟数来除。(8小时的一天有480分钟。)这可以告诉你在每一个活动上用了百分之多少的时间。
• 确定你花在每一类别上的时间是否与你的关键责任相符合。
• 根据取得的回报对时间的使用情况进行评估。

审核目标。

• 审核你的组织的、部门的及个人的目标。
• 考虑你为每一目标安排的优先顺序，并自问你自己是否期望太多。如果回答是"是"，则尽量调整你的优先顺序。

将目标分解成可管理的任务。

• 对你的目标逐一进行审核，并列明实现每项目标需要完成的所有关键任务。
• 将任务按先后顺序进行排列。
• 估计每项任务或活动需要花费多少时间。记住要在你的估计中为突发事件留出10-20％的缓冲时间。
• 为每项任务或活动的完成设定一个截止期限。对较为复杂的活动，分段设定子目标以跟踪进展情况。
• 根据任务对首要目标的支持程度，给每项任务设定优先顺序。
• 注意哪些任务需要按顺序完成，哪些可以在达到某一特定阶段之前或之后的任何时间完成。

安排时间计划。

利用某种允许你按每日、每周和每月进行计划的工具,将首要的优先任务分配到几个星期或几个月的时间段内进行。记住你可资利用的资源,并允许因工作遇到阻塞、负荷过度、交付失败等原因而引起的某些空闲时间的存在。

• 把需要创造力和智慧的重要工作或活动安排在你精力旺盛的时间来做。
• 只对你一天中的部分时间进行规划，以留出时间应付危机和突发事件。
• 尽可能将相似的任务进行综合与合并。
• 确定可以利用意料之外的空闲时间做的事。
• 利用待办事项清单将日常事务进一步进行细分。

将你的计划放在一个易于取放的地方。检查你一天的工作是否达到了目标。

确定浪费时间的因素并列出应对它们的策略。

• 审查你的时间日志，并确定妨碍你执行计划的事项的类型。
• 一次对付一种浪费时间的因素。
• 针对每一种浪费时间的因素，思考适合你的风格的策略。
• 对你制定的策略进行尝试，保留切合实际的那些。
• 确定在你的计划中为那些你不能控制的时间浪费因素留出空间。

实施计划。

一旦你对你的时间与浪费时间的因素都进行了分析，并制定了时间安排计划，你便准备妥当，可以实施你的计划了。

• 带上你的待办事项清单，需要时对照查询，以保证你至少完成了当天的首要任务。
• 在一天结束时对计划进行复核。奖赏自己按计划完成了某些任务，并在一周剩下的时间内对计划进行必要的调整。
• 迅速处理突发事件，并回到你的首要任务中去。
• 当发生变化时，修订你的每周计划作为弥补。
• 谨记，像坚持计划这样的新习惯一开始是很难保持的。习惯成自然，你实践得越多，保持起来就会越容易。

评估计划并进行调整。

在使用有关辅助工具安排时间一个月之后，监督你时间安排的执行情况及其所带来的结果。向自己提出以下问题：

• 你能完成为一周设定的任务吗？
• 为实现目标你正在取得进展吗？你是否感到准备更充分、更专注了一些？
• 不做某些事情会有什么后果？
• 你在回避浪费时间的情况吗？
• 这是你能坚持的计划吗？

如果你在按时完成任务方面有困难，可以让你的经理和直接下属提供反馈意见。采纳他们的意见不断改进自己的工作，并根据你的分析修订自己的计划。

 

工具

哈佛管理导师 - 时间管理辅助工具

每日时间记录表

填写以下表格，记录你每天的活动。使用头三列记录发生的时间、活动内容和使用的时间。对每一项活动按其相应的种类做出标记。

日期:

发生
时间

活动内容

所用时间
(分钟)

种类

打电话

预定的约会

接待顺便或专门来访

会议

案头工作

 

 

 

 

 

 

 

 

 

浪费时间的因素与解决方案工作表

使用下表找出你浪费的时间、你察觉到的原因及可能的解决办法。当你试用了你的解决方案后，评估一下它的有效性。

浪费的时间

原因

解决方案

该方案实施后的效果

无效

有效

非常有效

 

 

 

 

 

待办事项清单

使用下表记录你每天的任务。记住当它们完成后要打叉以示完成。

 

日期

任务

所需时间
(小时)

完成日期

 

 

 

 

时间安排计划评估表

对照你的进度表查看你所取得的进展，这一工作至少每天做一次。

问题

是

否

 

本周计划的任务是否能完成?
如果不能，要采取的行动策略是:

 

 

 

你的工作进度是否能达到预期目标?
如果不能，也许你安排了太多的活动。审查你时间计划表上的各项活动，并删去任何不支持你完成首要任务的活动。要删去的活动:

 

 

 

现在你是否感到准备更充分了，精力也更集中了?
如果不是，要采取的行动策略是:

 

 

 

如果删去某些任务，会有影响吗?
如果有影响，下一次要采取什么行动策略:

 

 

 

你是否在回避浪费时间的情况?
如果不是，询问其他同事，看他们是如何处理这类事情的，从而寻找另外的解决方案。也许你最初的方案不太现实，但可以进行修改。其它的解决方案是:

 

 

 

这是一个你能遵循的时间计划表吗?
如果不是，要采取的行动策略是:

 

 

 

你可以得到哪些支持 (包括同事或上级的支持)来帮助你管理你的时间计划?

 

 

 

目标分解工作表

使用本表将目标分解为若干项可管理的任务和活动。审查每一目标，列出实现这一目标需要完成的关键任务和活动，决定它们的先后顺序，然后估算出完成每一项任务和活动你需要多少时间。注意：要留出10-20%的缓冲时间以应付其它意外事件。

目标:

任务/活动 #______

预计完成此任务或活动所需要的时间:____________

 

任务/活动 #______

预计完成此任务或活动所需要的时间:____________

 

任务/活动 #______

预计完成此任务或活动所需要的时间:____________

 

任务/活动 #______

预计完成此任务或活动所需要的时间:____________

 

任务/活动 #______

预计完成此任务或活动所需要的时间:____________

 

任务/活动 #______

预计完成此任务或活动所需要的时间:____________

 

任务/活动 #______

预计完成此任务或活动所需要的时间:____________

 

任务/活动 #______

预计完成此任务或活动所需要的时间:____________

 

任务/活动 #______

预计完成此任务或活动所需要的时间:____________