商业周刊：IM暗藏风险 员工通讯可能被跟踪

及时信息工具是一把双刃剑，如果使用不当，可能会导致企业和员工陷入水深火热之中。 人性可能不会改变，但技术却会改变。IM在为人们提供便利的同时，也留下了让员 工、监管部门和执法 者跟踪的痕迹。和电子邮件一样，IM信息也被视为有法律效应的文件。如果违反萨班斯·奥克斯利法案 ( Sarbanes-Oxley ) ，企业就可能被传唤。律师会要求提供工作场所的IM信息进行起诉。

　　美国医学协会可通过健康保健提供者的IM信息，寻找违反健康保险可移植性和责任法案的证据。 监管部门可能会通过IM查找信息，这不是企业员工唯一担心的问题。今年在一起案件中，雅虎指控公司的一些曾任员工使用IM散布商业机密和技术资料，并与雅虎的新创对手分享，而IM通讯内容成为了这起官司的主要证据。 无论喜欢与否，IM仍在我们的工作和生活中存在。企业都在千方百计地阻止员工使用IM，而微软、GOOGLE和雅虎等却在为IM增加新的功能，加速IM的使用。

　　有分析师预测，在不久的将来，IM会取代电邮成为电子通讯的首要工具。 据因特网与美国生活项目 ( Pew Internet and American Life Project ) 2004年进行了一项调查显示，在美国每10个成年人中有4人使用IM，该项目报告的联合作者 Amanda Lenhart称："毫无疑问，IM会进一步普及，随着技术的发展，IM会在家庭和办公室更为流行。"在这种形势下，企业如何利用IM来提高生产率，维持对员工的信任，同时又降低安全风险？

　　首先，企业老板和他们的IT团队必须意识到，IM与电邮一样会留下痕迹，可以被保留和轻易地进入。最近，摩根斯坦利投资银行同意支付1500万美元解决美国 证券 交易委员会对银行未能保留电邮信息进行的调查。随着IM应用的进一步扩大，对电子邮件方面的监管和立法规定会在IM中得到体现，确保IM信息在服务器和个人用户电脑上保留备案就显得尤为重要。

　　其次，老们们应明白IM会使业务运营更为有效，生产力永远不会取代保护。对员工使用IM进行限制引起了严重的问题，一般来说，当员工知道自己使用IM被监控时，他们会规范地使用。呼叫中心早就意识到了这一问题，他们有意识地随机保留录音信息以用于审核和培训之目的。一旦这些政策被执行，企业关于IM方面的规定就会进一步增强。 今后，企业一是应该规范IM政策规定，明确什么信息用于IM，什么信息用于面对面、电话、电邮、传真以及传统的邮递方式等。二是要简便培训。如果一项政策在企业内不能正确地得到传达，它就会失去效力和强制力。要使一般员工和CEO都明白，IM是企业官方的通讯工具。

　　三是要增强强制力，确保IM政策的执行。

　　四是要使用IT工具，对IM的安全和政策执行进行调查。如果企业不能很好地控制和管理IM，IM就可能被滥用，企业就必然对此负责。