收发文概念

第十条 公文的办理分为收文和发文。收文办理主要包括：公文的签收、登记、分发、传阅、拟办、批办、承办和催办等程序；发文办理主要包括：公文的起草、校核、审签、登记、印制和分发等程序。

一、收文的办理
(一)签收 逐件清点来文后签收。发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应措施。
(二)登记 将公文的发文机关、发文字号、标题、秘密等级、份数、收到时间及处理情况等逐项填写清楚，以利于管理、查询和催办。
(三)分发 根据来文内容或者来文单位的要求，以及收文单位的有关规定，将公文及时分送有关领导和部门。
(四)传阅 按照规定和程序将公文送有关领导传阅，不得随意扩大传阅范围。文秘部门应随时掌握公文去向，避免漏传和延误。
(五)拟办、批办 对需要办理的公文，由文秘部门提出拟办意见，再送请主管领导批示后办理。
(六)承办 领导批示后的公文，应当按照领导批示内容办理。对属于有关职能部门承办的公文，文秘部门应尽快交职能部门办理。承办部门应及时办理，不得延误、推诿。如认为不属于本部门职责或者不适宜由本部门承办的，应及时退回交办部门并说明理由。
对需要报请领导批示的重要公文，应及时上报，需要文秘部门提出办理意见或建议并代拟文稿的，应将办理意见和代拟文稿一并上报。紧急公文应当提出办理时限。
(七)催办 对办理中的公文应当进行督办、查询。紧急、重要的公文应及时、重点催办，一般公文也应当定期催办，做到件件有结果，并采取适当方式随时或定期向领导反馈办理情况。

二、发文的办理
(一)公文的起草 草拟公文应当做到：
1． 符合国家的宪法、法律、法规和党的方针、政策及有关规定。
2． 情况确实，观点明确，条理清晰，文字精炼，用词和标点符号准确、规范。
3． 结构层次序数，第一层为 “一”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”
4．必须使用国家法定计量单位。
5、国名、地名、人名、时间、数字、引文和文字表述、密级、抄送单位、主题词应当准确、恰当，汉字、标点符号的用法应当符合有关规定。
公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它的应当使用阿拉伯数字。
(二)校对审核 公文文稿送领导审批之前，应当逐级认真细致地校对审核。公文校对审核的内容是：
1． 报批程序是否符合规定。
2． 内容是否符合国家的法律、法规和党的方针、政策及有关规定，是否完整、准确地体现发文机关的意图；并同现行有关公文相衔接。
3． 涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见。
4． 所提措施和办法是否切实可行。
5． 文种使用是否准确，公文格式是否规范。
6． 已经领导审批的文稿，在印发之前应再作校核。如内容确需作实质性修改的；须报原审批领导复审。
(三)审签 公文须经主管领导审批签发。重要公文应当由发文机关主要领导审批签发。联合发文，应当由所有联署机关的领导会签。领导审批签发公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和日期。签批公文应当用钢笔、签字笔或者毛笔，不要用铅笔。
(四)登记编号 按照发文字号编制办法的要求，进行登记编号。
(五)印制 做到准确、及时、规范、安全。秘密公文应当由机要印刷厂或者一般印刷厂的保密车间印制。
(六)分发 应由主办单位或者文秘部门分送主送机关、抄送机关。
第十一条 传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用符合规定的加密装置。不得密电明复，或者明、密电报混用。凡需存档或者报请领导批示的、使用热敏纸的传真件，应当复印后再办理。
第六章 公文立卷、归档和销毁
第十二条 公文办理完毕，应当根据档案法及机关档案管理部门的规定，按时将公文的正本、定稿和有关材料立卷，并定期向档案部门移交。部门和个人不得保存应当归档的公文。
第十三条 联合办理的公文，原件由主办单位负责立卷，相关单位可保存复印件。
第十四条 没有归档和存查价值的公文，经鉴别和主管领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文，应当到保密部门指定的场所，由两人以上监销。确保不丢失、不漏销。销毁绝密级公文（含电报），应当进行登记。