IT专家经验教训分享：我犯过的九件大错

一个信息专业人员跟我们分享她生涯中最糟的几个经验，以及从这些事件中学到的教训。

　　我们在职场上至少也有一两个难堪的经验，不管是因为漫不经心造成的系统严重损毁，在同僚间表现失态，或是把项目搞砸。IT专家Becky Roberts决定不打自招，把他工作生涯中最糟的状况，以及她从这些经验中学到的教训与大家分享。

　　在过去的十六年中，我的工作是要使人类可以跟电脑一同和谐运作，我曾发生过一些严重的糗事，至今在我回忆的时候仍会忍不住想钻到地洞里。这些我犯过的错大略可以分为三类：技术上、政治上以及生涯规划上的错误。以下就不照特定顺序，将我犯过最夸张的错以及所学到的教训与大家分享。

　　1: 不小心把副总裁的文件杀了，同时没有备份

　　我甚至不记得我是怎么弄的。我不只是把文件删了之后没有发现，甚至在重新格式化的当下才想到犯了错。我紧张地花了三十分钟来决定我要怎么处理这个状况。我应该要说谎然后推诿负责吗？我甚至没办法把责任推给谁，因为整个公司的信息部就只有我一个人。还是我应该要像个白痴一样原封不动把他的电脑还给他？“文件还在喔，我把电脑还你了。”

　　总之我想到的办法没一个可行。最后，我直接走到他的办公室，然后把电脑还他然后自己招认：“我搞砸了。我把你的文件全删了，然后再也没办法把信息救回来。这完全是我的错。”这时一阵静默。然后他只说了：“好吧。那你下次要小心点。”就没事了。我几乎要跪下来亲他的脚，我松了一口气的程度，就跟我觉得自己像个超级大白痴一样的严重。

　　学到的教训？备份备份备份！！除非电脑至少有一份备份，否则不要进行删除、搬移、更改、更新、重写或格式化的动作。在那之后我就没有大量损失文件的经验。

　　2: 更改公司的发薪系统，以至没人拿到加班费

　　这是在美国中西部一家陶艺工厂发生的事情。发薪系统是一个工作站上的Basic程序。公司打算实行一个新的薪水计算规则，而我的任务就是去正确更改这个系统。我在备份程序上做了需要的改变，然后试跑了一下。它的逻辑似乎正确无误。我把程序给老板看，也得到他的赞许。他说他打算将下个发薪期开始实际使用。然后我问它公司有没有测试用的系统。当时我在该公司只工作了两个月，对公司的系统并不熟。他笑了一下然后说没有。

　　两周后，公司产生一阵骚动，因为员工打开信封看到一些很糟的事：没有加班费，没有，没有，没有就是没有。老板看我脸色惨白，便叫我直接趁早滚回家。

　　学到的教训？这是很糟的一课。显而易见地，我犯了一个程序错误，需要好好改进我的程序技巧。但我是否应该早点意识到我的程序能力对于这份指派的工作仍有不足，同时试着拒绝呢？我的确对于将未测试的程序拿来执行表达了不安，但可能我的态度应该要更强硬。也许从这个意外中所学到最重要的教训，是要在工作面谈时，尽可能问清楚公司的硬件配置，然后避免进入一些没有完善硬件的公司。

　　3: 使用Exchange的试用版

　　那时我是一个新聘员工，在一个只有两人的信息部门工作，被指派的计划是安装微软的Exchange软件。该公司当时原本使用的是一个文字界面的免费电子邮件系统，但因为它实在太难用，所以没什么邮件需要从旧系统转到新系统，因此它只是一个简单的安装工作。

　　我弄来一个Exchange的试用版，然后把它安装并进行设定，最后选定了一小群使用者做为测试对象。我从公司所有使用者中征求有意愿测试新邮件系统的人，然后很快的这个“测试”群组就包含了公司所有人。使用者创立自己的信息夹，收件夹，也输入了连络人。然后我订购了Exchange的正式版本授权，我打到微软去，得知一件恐怖的事实，就是没有办法从试用版转换到正式版，然后在九十天后试用版就要停止运作。那天是第八十八天。不用说，我接下来的四十八小时都在打电话给微软的技术专线，然后试着用正式版来取代试用版，搬移信息以及更改使用者设定上面。那可以说是个巨大又痛苦的混乱状况。这个状况的唯一好处是他是一个学习的好机会。

　　学到哪些重要的教训呢？

　　在确定软件到期后不会停止运作之前，不要冒然使用试用版本

　　设定一个项目计划，然后切实执行。我根本不应该把整个公司的人放进测试群组。

　　与使用者多加沟通。同时根本不该允许他们对测试的系统变得逐渐依赖。

　　在归属新系统的责任以前，要确保相关人员接收良好训练。

　　4: 把备份看成例行公事

　　主机的备份是我的责任。我设定了备援主机，同时每天都仪式性地更换备份磁带。当第一次有使用者要求回复文件时，我发现那个文件所在的信息夹已经超过三个月没有成功备份。更糟的是那个有问题的文件从来没有备份过。我压抑了把错归疚在软件上的冲动，承认那是我个人的轻忽，也向那位使用者致歉。然而他也没有完全领情。

　　学到的教训？

　　永远不要把备份看着例行公事

　　每天仔细检查备份的记录

　　定期测试信息回复功能

　　设定一个时程，定期检查备份成效

 5: 独占某项特定知识

　　虽然在公司里拥有唯一无二的知识技能似乎让你出现饭碗十分有保障的幻觉，有时也会成为耽误你个人生活的负面影响。在我职业生涯里面有一些场合，我让自己处于那种情况。因为自己未将知识分享，让我在与家人相处的周末常常被打断。电话整个晚上都在响，甚至整个假期都在响，最夸张的是，在我开完大脑手术后的六个小时，电话就直接打到加护病房来。 　　 　　学到的教训？文件、分享与训练。有时候在一个小公司里，或是要实作某计划时，独占某个特定知识是几乎不可能的。但随时注意保持警觉，可以让你把风险降到最低。但就算提供了正确的文件，有时候一个较没经验未受训练的他人也可能为公司带来危险。

　　6: 没为自己留好必要文件

　　除了没有好好把工作程序记成文件，让知识可以分享，我也多次自以为可以记住，而没有完善记录工作程序或相关设定，而最后害苦了自己。当处于压力下工作，或是使用者已经迫不及待时，往往很容易就急就章，然后不在意地对自己说，到状况解除后再记录相关文件。不幸的是紧急事件往往一连发生，然后记录文件的动作就被忘记，直到你在某个紧急事件里面需要它的时候。

　　学到的教训？其实我还是持续遇到类似状况。但在赶时间时我会先存下屏幕画面，然后记个几行字，在紧急状况结束时，要记录完整文件时，我仍不免会有所耽搁。

　　7: 在项目开始时没有建立指挥权

　　这数年来，我曾担任过各式各样实做、升级、系统转移计划的项目负责人。除了最近一件项目之外，所有的项目都可以说成功在时限前完成所需目标。然而该件失败的项目也不是特别没有执行效率或是压力较大。

　　在之前我从未发现在项目开始时建立自己指挥权的重要性，因为不同团队的每个成员都尊重。最近的项目是在一个分层负责架构的公司所进行，我的团队有几个同事，我的上司，几个经理还有一个副总裁。一个较资深的项目经理建议我特别召开一个会议来确定我对团队的成员到底有多少指挥权。我认为这是件不需要的事，然后很快就尝到苦果。

　　项目有许多要在特定日期完成的流程，但尽管我尽可能地与负责的团队成员沟通，他们往往也会提出反对“我周五要休假，我老板同意的，”“我今天不能做那个东西，我必须要做这个。”我负起整个项目的成败责任，然而却没有任何权力去保障他的成功。最后项目无法赶上预定时程。

　　学到的教训？只要是我现在处理的任何项目，其第一步都是建立我所需要的指挥权。如果这还不能保障项目的成功，我必须要不顾一切地要求更多权力或是建议更高层的项目经理来处理。

　　8: 对员工寄出漫不经意的电子邮件

　　公司的一名员工寄信给我一份她电脑的庞大问题清单。我没有任何恶意地简单回了信给她，说她可以直接考虑换台新电脑。然后我什么都没想地，把她的问题加到我当天的工作清单里。几分钟后我跟我老板还有我老板的老板被紧急叫到某个会议上。当我走进门时我还印了我给该员工的回信以做解释。

　　我整个一头雾水地表示我不知道发生了什么事。我老板表示那个员工被我的电子邮件气翻了，因为她把我轻率的举动解读成我没有认真看待他的问题或想要解决。我十分惊讶短短几句不经意的笑话可以被整个误解。我被指示要对该员工道歉，同时立刻排除她的问题。

　　学到的教训？

　　不要尝试在电子邮件里搞笑或自做聪明；单纯陈述就好。

　　对求助信息要有标准的处理流程。

　　常常提醒使用者你只要收到发出的求助，就会尽速处理他们的问题。

　　9: 没有有效利用免费训练或是认证的机会

　　每当我更新我的履历，准备寻找新工作时，我都很后悔没有一些正式的证照来衬托我实际的经验。尤其若当我想离开的公司有相关政策，无论各层级员工工作是否相关，都有免费考照政策时，更是一件气人的事情。这曾让我无法申请到一些想要的工作，而这些工作只要有相关的证照就可以简单地申请到。

　　学到的教训？善用所有免费受训的机会，就算受训没办法抵扣正式上班时间也一样。

　　文/Becky Roberts