采购信息记录

采购信息记录 (也可用缩写形式 "信息记录"表示) 是一种采购信息来源。它包含了特定物料和供应物料的 供应商的信息。例如，供应商的当前定价就存储于信息记录中。
信息记录还允许采购员迅速确定：
特定供应商以前提供和供应过的物料
提供或供应过特定物料的供应商
信息记录的内容
信息记录包含的数据如：
当前的价格和定价条件
上一个采购订单的号码
供货过多和供货不足的误差限制
计划的供货时间 (供应商供应物料所需的提前时间)
供应商评估数据
关于是否将供应商当作物料的常规供应商的标识
物料所属的供应商子范围
供应商可以供应该物料的期间
信息记录包含报价和订购数据。信息记录中的数据 (例如，价格) 也可作为订单的默认数据
使用。
例如，你可将当前和未来的报价条件 (折扣、固定成本等等) 存储在信息记录中以便在 采购订单中复制它 们。你也可直接在信息记录中维护供应商条件。
信息记录类型
有两种信息记录类型：
带有物料主记录的信息记录 (例如库存物料)
此类信息记录表明了物料或服务 (存在主记录) 与供应商之间的关系。
不带物料主记录的信息记录 (例如消耗性物料)
此类信息记录表明了物料或服务 (不存在主记录) 与供应商之间的关系。
分包商信息记录
分包商信息记录包含了分包订单的订购信息。例如，如果你分包部件的装配，则分包商信息记录中将包括供应商 (分包商) 装配部件的价格。
管线信息记录
管线信息记录包含了通过管线 (例如，油或水) 或类似的方法 (例如通过总线输电)进行
供应的供应商商品的信息。该信息记录包含了采购方（“管线提取”）所消耗的这类商品的
供应商价格 。可存储不同有效期间内的提取/使用价格。
信息记录的结构
信息记录包括一般数据和组织数据:
一般数据
对每个采购组织或每个工厂有效的数据 (例如，原始数据、催付等级和订购单位)。
组织数据
为有关采购组织或工厂而存储的数据，例如价格和定价条件。
信息记录中的文本
信息记录包含下列文本类型：
信息记录备注
采购订单项目中采用的内部注释。不可打印信息记录备注。
信息记录中的采购订单文本
此文本用于叙述订单项目，它与物料主记录中的采购订单文本一致。在 采购订单 项目中采用此文本，并且它包 括在打印输出中。
短文本
对于有物料主记录的物料，短文本 (简短说明) 直接从物料主记录复制到 采购订单 或框架采购协议中。 对于与物料主记录无关的物料，短文本会输入到信息记录中，并从信息记录中复制到相应的订购 凭证中。
信息记录中采购订单文本与物料主记录中采购订单文本的比较
对于与物料主记录有关的信息记录，可指定每个采购组织是否是在采购凭证中只显示和打印信息记录 采购订单 文本。
(为此，在信息记录的采购组织数据中设置No m. 文本)。
或
在采购凭证中显示和打印信息记录 采购订单 文本和物料主记录 采购订单文本。
如果未设置No m. 文本标识，则显示并打印出这两个文本。

SAP MM采购信息记录
采购信息记录是为采购提供货源信息。它说明供应商与物料或服务的关系，并且帮助采购人员确定供应商提供货物情况。
信息记录：环境
用户使用采购信息记录可以得到下列附加信息：
□ 当前和未来的价格和条件
□ 最新一次的采购订单的编号
□ 物料的描述，即在采购订单中的描述
□ 某种物料的订单统计（例如，到目前为止在某个供应商订购物料的总数）
□ 不同供应商提供物料价格的历史情况
□ 供应商的评估系统
订单处理的集中控制
使用采购信息系统，可集中地定义物料和供应商的重要数据，例如价格。创建采购订单时，系统会检查是否存在相关的信息记录，如果存在，则把有关数据从信息记录拷贝到新的采购订单。
信息记录类型
系统有两种采购信息记录：
□ 具有物料主记录，建立具有主记录的物料与具有主记录的供应商的联系
□ 没有物料主记录，建立没有主建立的物料与具有主记录的供应商的联系
在这种情况下，与一种或多种物料相关的信息记录属于一个物料组（例如钢料），这表明物料主记录不是信息记录的必要条件。
信息记录的结构
信息记录分为通用数据和组织数据。通用数据用于信息记录的所有组织级别上（例如订单单位），组织数据用于各个采购部门或工厂。
这种结构允许不同的采购部门维护不同的条件。
信息记录的建立
可手工或自动（即通过系统）维护采购信息记录，在自动维护时，输入一个报价单、采购订单或长期采购协议时（见图3－4），生成或改变采购信息记录
图3－4 建立和更新信息记录
净价仿真
采购人员可使用采购信息记录对比不同的供应商对某个物料或某组物料提供的价格和条件，还可得到供应商提供的所有物料的价格概况。净价仿真功能可作假定价格情况分析。
进一步讲，采购人员可仿真与任何订单数量和订单数据有关的供应商的净价，根据数量和日期，系统确定提供最佳价格的供应商。
在生成仿真价格时，净价仿真功能可考虑任何附带的交货费用和现金折扣（立即付款），也可考虑任何基于价格/数量和条件的有效期内的价格变化。
采购信息记录说明有关物料－供应商关系的重要信息。
采购信息记录的功能是什么？
□ 说明供应商－物料的关系
□ 实现货源分析
□ 价格仿真