一个计算机爱好者的不完整回忆（五十一）终极之作3

　　当初曾经做过一个对比，使用各种方式发放文件的操作量，当时是一边操作一边记录的，现在只能凭记忆大体上还原一下，应该差不了多少。就以发下面的通知单为例进行比较。

　　说明：鼠标操作记为M，键盘输入记为K（仅指输入文字），其它操作记为A。字母后面的数字为累加次数，鼠标双击与单击操作都算做一次操作，拖动滚动条算一次，通过键盘进行一些控制操作比如复制粘贴的快捷键、操作键盘方向键或回车等记作鼠标等效操作算1次，由于输入文字花费操作最多，所以能够不输入文字而采用复制粘贴等方式进行录入的话尽量采用复制粘贴。大括号内描述为电脑自动完成。
　　
　　原始方法：先要找到通知单登记所在文件夹，最少鼠标点击次数1次（在桌面上设置了该文件夹的快捷方式），记为【M1】，双击打开该Excel文件【M2】，在该excel文件中找到最末一行（由于Excel具有自动记录最后操作位置的功能，所以这一步不计操作），拖动单元格自动完成编号【M3】，依次更换单元格输入通知单名称、工程号、发放单位、编制者、日期，每项至少一次鼠标操作一次一次键盘输入，累计【M8】【K5】。直接点关闭按钮【M9】，在询问是否保存时点击确定【10】。以上是完成登记项目的操作，实际进行操作时通常先不会关闭这个登记本，因为接下来直接编写word文档的时候需要重复输入这些项目，所以通常会选择用复制粘贴的方式。为了尽量节省操作，我决定一次将所有这些内容都复制到剪贴板，然后直接粘贴到word中，在word中再进行复制粘贴，这样有效避免来回切换word窗口与excel窗口的操作，选中全部单元格【M11】，快捷键复制【M12】。然后找到通知单模板并双击通知单的模板【M13】，实际上由于各种模板很多，直接放在桌面上的很少，这只是为了追求极限才这么做，在寻找并确定模板的过程中实际上也要消耗数次鼠标操作，而且还要在诸多模板中进行寻找，此处记一次其它操作【A1】，其实也可以直接将模板文件做成word模板，然后直接运行word，然后根据模板创建文件，操作并不会减少。这时候word文件已经打开，需要说明一下，为了多页格式的需要，工程号一项实际上是在页眉中，而发放单位、通知单编号、日期等则是在页脚中。双击页眉【M14】，单击工程号位置【M15】，输入工程号【K6】，滚动页面至页脚【M16】，正常情况下是依次单击各个单元格，然后录入相应的内容，不过为了尽量减少录入操作，直接在任意一个签名栏粘贴刚刚在excel文档中复制的内容【M17】，鼠标选择复制过来的日期数据【M18】，Ctrl+C【M19】，单击日期栏【M20】，Ctrl+V【M21】，依次去选择复制过来的内容（1次鼠标选择操作），然后单击要输入的单元格（1次鼠标单击操作）并粘贴（1次键盘快捷键操作），根据上图的通知单，需要五个发放单位加上一个通知单编号，所以累计操作为【M39】，然后选择刚刚任意签名栏中的内容【M40】，按Ctrl+C【M41】，Del删除【M42】，切换到正文视图【M43】，使用鼠标双击切换，这样会直接将焦点落在通知单内容区域，然后Ctrl+V【M44】，这样excel中的数据再次被粘贴在这个word中，选择通知单名称数据【M45】，点击通知单名称区域【M46】并粘贴【M47】，点击有关图号区域【M48】，输入有关图号【K7】，单击通知原因区域【M49】，输入原因【K8】，选择刚刚粘贴的数据【M50】，输入具体通知单内容，该步不计操作，因为不管何种方式完成通知单，这一步都是完全一样的，并且通知单内容比较复杂，等效成一般的录入操作不太合适。编写完成通知单后，单击打印【M51】，点保存【M52】，这时会弹出选择保存位置对话框，需要找到保存的位置，涉及到多次操作记为【A2】，输入文件名称（文件名称通常为通知单编号+通知单名称），此处无论何种方式都比较麻烦，就算等同普通录入吧【K9】，按确定保存【M53】。
　　原始方式共需要53次鼠标操作，文字录入9次，其它操作2次。其实实际上录入操作为13次，因为发放单位都是单独录入的，并且通知单登记本中实际上并没有发放单位的独立单元格，而是将二十多个发放单位都列出来了，需要在对应的单位下面填写数字，找到要发放的单位其实是一件挺费劲的事。为了简化工作量，我在测试的时候使用了另一种更为简单并且能够完成登记项目的新登记本，主要是为了不占原始方式录入单位的便宜。在原始方式中，没有科室信息记录下来，所有通知单都是各个科室自己保存。
　　
　　使用通知单发放系统操作如下：双击快捷方式（如果放在快捷工具栏中就单击了，实际上很多人都是直接开机运行我这个系统的）【M1】，用户名和密码都已经保存，只需要点确定【M2】即可进入系统，选择通知单类型【M3】，选择工程号【M4】【M5】，选择发放单位（双击5次鼠标）【M10】，输入通知单通知单名称【M11】【K1】，输入通知单原因【M12】【K2】，输入有关图号【M13】【K3】，“点击保存并生成文档”按钮【M14】，{系统会自动将上述数据保存到数据库，然后自动找到对应的模板，自动将该word模板保存到指定位置，自动打开该模板，自动根据用户信息和通知单类型生成编号，依次填写好全部需要录入项目，并将光标定位为通知单内容下方，用户直接录入通知单内容即可，连鼠标都不用点一下}，输入完内容后，点打印按钮【M15】，然后点保存按钮【M16】，程序会保存该word文档，并将该文档上传至服务器一份。这就是我所说的极致，整个操作过程非常流畅。
　　
　　使用我后来做的办公平台略多几次操作，需要多点一次创建按钮才会出现录入窗口，选择发放单位的时候还需要多点两次鼠标进行打开选择窗口和关闭选择窗口，需要点一次保存按钮然后再点创建模板文件（上面的通知单发放系统是直接两个功能合二为一，至于为什么分开，自然有我们实际工作的需要，因为有些文档仅仅进行登记占号即可，不需要实际创建文档），由于文档类型较多，如果不是通知单这种常用文档，那么发放其它文档还需要多一次选择文档的过程——发放通知单是直接有一个按钮的，因为通知单太常用了。因此，用办公平台发放通知单的操作应该是【M20】【K3】，即便是直接在word文档中直接完成一份通知单也不会更方便。而且实际使用起来，方便快捷程度比鼠标操作次数之间的差距还要明显。完成一份简单通知单的时间能节省80%以上的时间，那段时间，同事们都说发通知单变成了一种享受。
　　我不知道各个公司开发的类似的管理系统是否会像我这样完全从操作的角度来考虑如何设计，反正我自认为这几乎已经是能做到的最好的解决方案了。而令我比较满意的是，在我这个系统中编制其他文件也是完全同等的方便，并不比我觉得最极致的通知单管理系统相差多少，这才是最重要的。不会有多少软件公司会在需求调查中去追求这么极致的，也不是所有具体干活的人都能仔细去想怎么样操作才是最合理的，很多人，应该说绝大部分具体干活的人，如果你的管理系统能够自动提取他们文档中的内容他们就已经很满足了。我正好处在一个既懂些计算机编程又对工作非常了解的位置，恰好还比较懒，喜欢琢磨，所以才搞了这么一个东西出来，若说软件可靠性、安全性、性能等等方面，我这个肯定是比不上那些大公司的东西，我这个只是用在我们单位局域网中的（与互联网完全物理隔绝的），最多也就一百多人同时使用，既不用考虑性能问题，也不用考虑安全性问题，数据库我也不用操心，我们的工作数据很重要，各种数据都是每日备份的。但是如果说操作上面和人性化方面，我自认为做得还是非常好的，可能我见到的那些类似的PDM啊之类的管理系统不是最好的，但想来最好的也不会比我这个更简便，还是可以得意一下的。