Blanket PO(总括订单)

1. 总括订单是个什么东东?

2. 我们为什么需要总括订单(SAP为什么会设计总括订单的目的)?

3. 总括订单中的各项要素是如何协调最终达成我们使用总括订单的目的?

   接下来就开始本次的课程,希望大家能找到自己想要的答案,如果同时能带给大家一些SAP之外的思考,贱客就很欣慰,嘿嘿!

 

1. 课程总览(Lesson Overview)

1) 课程的主题是简化消耗性物料的采购流程,这个主题使用总括订单(Blanket Purchase Order)

2) 该流程能省略单个订单项目的发出与记录收货,以尽量减少采购材料的成本

 

2. 课程目标(Lesson Objective)

– 完成本课程学习后,你应该能够:

1) 阐释采购单据中单身类别(Item Category)的用途

2) 阐释使用总括订单(Blanket Orders)采购物料的特点

3) 创建总括订单(Blanket Orders)

4) 参照总括订单(Blanket Orders)进行发票校验(Invoice Verification)

 

3. 业务场景(Business Example)

1) 你的公司从固定的零售商采购所有的办公室用品,因此没有必要精确的管控每一张采购订单的状态,这种情况下比较适用总括订单(Blanket Purchase Order)的流程.

2) 与消耗性物料的采购相比, 这种简化的流程主要为外部服务(External Service)与C类物料(C Items)而设计.

4. 总括订单流程纵览(Blanket Purchase Order Overview)

1) 标准的消耗性物料采购流程中, 必须为每笔采购业务创建至少一张采购订单,这张采购订单也是用于发票校验(Invoice Verification)的基础资料.在很多业务场景下,除了采购订单外,收货(Good Receipts)与一些前端单据(如采购申请PR,报价单Quotation)也是必须的

2) 某些公司/某些场合, 会认为标准采购流程中的某些细项作业(如采购订单,收货,发票输入等)是比较没有价值,被认定可能无须严格管理的部分,所以相比较标准的消耗性物料采购流程,在采购一些消耗物品或外部服务的时候,可以通过使用总括订单来简化流程.

3) 总括订单最大的好处是对处理成本(Processing cost)的减少,主要表现在:

  a. 使用一个采购订单的单身项目采购一个较长期间需求的不同物料或服务

  b. 无需为每一个独立的采购作业发出采购订单

  c. 无须收货(Goods receipt)与服务输入(Service Entry)的过程

4) 总括订单的发票校验(Invoice Entry for Blanket Purchase Order)时,系统会检查

  a. 发票是否在该总括订单的有效期间内

  b. 发票过账后是否会超过采购订单单身项目的上限

5) 在进行发票校验时,可以指定科目分配(Account Assignment)

  a. 可由单科目分配改为多科目分配

  b. 如果采购订单单身中为”Account Assignment Unknown”,必须手工输入科目分配

  c. 科目分配类别可以在T-Code: OME9中订制,或SPRO-Materials Management-Purchasing-Ac_countAssignment-Maintain Ac_countAssignment Categories

 

5. 总括订单的特性(Characteristics of Blanket Purchase Orders)

1) 最重要的总括订单特性为

  a. 订单类型(Order Type): FO (Framework order)

    1.订单单头会标识有效期

  b. 单身类别(Item Category): B(Limit)

    1. 单身限制(Limit in the item)

    2. 无料号(No material number)

    3. 允许不指定科目分配类别(Account assignment category U is allowed)

    4. 无须收货(Goods receipt)与服务输入(Service Entry)的过程

  c. 输入发票时系统会建议会计资料

  d. 输入发票时额外的或多重的科目分配

  e. 输入发票时会检查有效期间与上限

2) 接下来我们来探讨下为什么总括订单(Blanket PO)为什么会有这些特性,贱客希望每位有心人在看到SAP的这些功能时,能够多深思考一步,为什么要这样设计,是不是最优设计,这样子的收获比单纯的系统操作会多很多. 这样子的东西才是知识,而不是经验.

  a. 订单类型(Order Type): 因为总括订单有对有效日期的认定,所以必须与其他类型的PO相区隔,这个区隔的方式就是Order Type

  b. 单身类别(Item Category):同样是为了与其他类型的单身相区隔. 一般的订单会在开立是就要知道我要什么东西(What),交期(When),供应商(Who),价钱(How much).但我们的总括订单设计的初衷就是为了简化这些流程. 我有必要花单位时间薪水高于采购物品价值的采购人员的时间和供应商玩一次”询价-报价-建信息记录-开采购申请单-下达采购订单-收货-入库“这么冗长的流程吗?

  c. 从科学的角度来说,限制越多,到达最优解的路径就越少,所以为了放开这些(一般采购订单会有的)限制,SAP使用单身类别(Item Category)将之区隔.

  d. SAP中的总括订单只会限制有效期间和金额上线, 在公司政策的许可下给你最大的自主权.你要买2B的铅笔还是红色的原子笔,我SAP不管你,所以不用输入料号; 你要买2支还是3支, 我SAP也不管你, 只要在金额的限制之内; 因为事前不知道买的什么东西,不知道财务账目入到什么科目,没关系, 等确定发生的时候(输入发票)你再告诉SAP.

 

6. 采购中的单身类别(Item Category in Purchasing)

1) 单身类别是SAP中对采购流程本质性的定义,意即不同的采购流程会应用不同的单身类别

2) 单身类别在所有的采购凭证中都有应用,凭证类别(Document Type)会决定那些单身类别可以选择,可以在同一份采购凭证中的不同单身上使用不同单身类别

3) 单身类别的描述可以订制: SPRO-Materials Management-Purchasing-Define External Representation of Item Category.在这里可以看到单身类别对采购流程会有那些控制/管理点,当然,无法修改.

4) 单身类别会采购凭证中的单身项目是否需要定义料号(Material Number),科目分配(Account Assignment),收料(Goods Receipt),发票输入等.

5) SAP预定义的单身类别包括

  a. Standard: 即一般的采购采购

  b. Limit: 总括订单使用

  c. Consignment: 寄售材料的采购

  d. Subcontracting: 外发加工

  e. Third-party order:三方交易

  f.            

7. Demo – 略, 因为免费的IDES被和谐!