【让Email引领你的高效工作系列】之吐槽（上半场）

主题:

以GTD为指导思想,通过Google日历进行个人管理.

GTD:

         GettingThings Done,来源于David Allen 戴维艾伦的一本畅销书《Getting Things Done》，国内的中文翻译为《尽管去做：无压工作的艺术》。

       先贤说“好记性不如烂笔头”。GTD的核心思想：把萦绕在头脑中的事情全部清理出来，通过一个优秀的处理系统进行组织和管理。

总结起来只有两点：

    1、清空你大脑的内存。

    2、把任何事物和项目具体成行动。

 

吐槽：上述文字听起来有些有些唬人的感觉，事实上，并没有你想想的那样难。比如：英文Getting Things Done翻译过来就是“事情被做完”。由not do/do（没有做/正在做）变为 done（做完）。

         总结中的第一点是“清空大脑的内存”，就是让你的大脑不再想，不再想“我还有那些事情要做？”比如：我的空间是不是有人评论了？有没有什么有趣的新闻？想吃KFC的。不再想“正在做的事情什么时候才能完成呢？”比如：VB陈伟视频怎么这么多？什么时候才能看完呢？

         总结中的第二点：“把任何事物和项目具体成行动”的意思是，用一张纸记录下来你还有那些事情等待去做。比如：1、VB陈伟视频；2、看博客，回复评论；3、写邮件-SB英语学习；4、更新今目标中的学习进度；……列出了所有没有完成的事件以后，给每一件事情设定一个特定的时间去完成就可以了。就像是中午睡觉之前，告诉小白“1点半的时候，叫我起床啊，下午上课我可不想迟到被罚站”。你只要睡觉就可以了，什么都不用想，到时候小白就会叫你了。

 

Google日历：

         不要盲目地认为大脑可以记录下一切，事实上我们太高估自己的能力，尤其是一些突如其来的想法。那么，如何不遗漏并且高效地做好每一件事呢？一个日程表，一个事项提醒是非常必要的！

 

吐槽：上述文字可以总结为：Google作为日程表，具有事项提醒的功能。

         很多人都在使用日程表的功能，比如我们的课程表，可以告诉我们几点开始上课？几点开始下课？而事项提醒的功用用的就更多了。比如：中午睡觉的时候，被闹钟吵醒了，闹钟算不算是提醒？上专业课的时候，不小心睡着了，被同桌推了一下“下课了，该吃饭了”，算不算是提醒？前几天爸妈来电话说“10号就过年了，几号放假？”电话算不算是提醒？生活中的提醒比比皆是，只是我们忽略了而已。

一 计划

 

吐槽：首先来讲一下什么叫做“计划”，百度中解释“计划”的特点是具有针对性和预见性。生活中有一个典型的反面教材被称作是“富，富不过30天；穷，穷不过一个月”的月光族。“理财”就是“计划”的一种特殊形式。同样，生活中的我们，不也是如此没有计划的消费着我们的时间吗？俗话说“一寸光阴一寸金”，这样子算的话，浪费时间的我们岂不是更加罪大恶极了吗？

步骤：

 1、收集：

清空大脑，记录下所有将要做的工作。

 

吐槽：不要觉得很难，“清空大脑，记录下所有将要做的工作”的意思很简单的。比如上次回家，妈妈看见我很开心“宝贝闺女，想吃点什么呀？妈给你买去！”我想了想说“妈，我想吃油闷大虾、红烧肉、麻辣火锅鸡、涮羊肉、肥牛、过桥米线、KFC，还想吃鲜的枣、鸭梨、开心果……”说了这么多，妈妈记不住呀，只能列了一张单子。1……2……3……这张单子就是“收集”。

 

  2、整理：

问：现在可以行动？

 

吐槽：单子中的吃的那么多，我总不能一次性都吃了吧？先别说吃不了这么多，就算吃了，肚子也受不了呀！想一想我能吃到什么呢？现在是冬天，没有鲜枣，只能从单子中舍去。像我们这样的小城镇里，哪有吃KFC的硬件条件，没办法也只能舍去了。单子中剩下的“油闷大虾、红烧肉、麻辣火锅鸡、涮羊肉、肥牛、过桥米线、鸭梨、开心果……”就是“整理”后的结果。

  3、组织

 

吐槽：后来想了一下，我只能在家里呆两天，最多只能吃4中主食，对吧？所以，再组织一下。今天中午：麻辣火锅鸡；今天晚上：油闷大虾；明天中午：涮羊肉；明天晚上：过桥米线；后天9点半返校的火车……给每一样事物制定一个期限；这就是“组织”后的结果。

 

辨别：重要不紧急事项（提前做）

紧急重要的事情（要马上做）：

比如老板临时通知要开会，你不去的话，肯定就要被炒鱿鱼了；再比如说：火车9:37开车，你必须提前检票进站，火车可不会因为你而违背了国家的规定，再比如说你们家的屋子着火了，你总不是继续打你的游戏，而不去救火吧？

重要不紧急（制定工作计划）：

比如说：VB陈伟的视频一共50集，平均每天看2集，以此类推，一个月的时间差不多就看完了。而且也不会有什么压力。否则你的话，你总是在想，VB讲的是什么玩意呀？！怎么这么多！什么时候能看完呢！

紧急不重要（委托）：

比如：你现在正在老板的办公室，快递公司给你来电话了“喂？您好！请问是***吗？您的快递到了，请麻烦到***签收一下！”要知道，快递的话，今天你不去接，明天也可以去拿。但是，如果你因为拿私人的包裹，而被老板开除的话，显得有些……。这时候，你可以给你的同事打电话，“喂？是小白吗？我的快递到了，在***，麻烦帮我签收一下吧？我现在有重要的事情，脱不开身的。”

不重要不紧急（对它说不）：

比如说你的工作的时候，突然很想吃KFC了。但是，手头重要是事情还没有完成，而且老板可能随时抽查考勤。那么，你就要斟酌一下：其实，公司的午餐还不错（最主要的是不用花钱），那就剩下KFC的钱吧，毕竟房贷还没有还清的呢。认真工作，才是最重要的。

提醒方式：

邮件：提前12-18h。特点：不具有实时性，一般非重要紧急事项用邮件推送。

SMS：一般提前30min。特点：具有实时性。SMS是一种存储转发服务，始终通过SMS中心进行转发。

桌面：一般提前5-10min。特点：当你确保工作时经常守在电脑旁边时，可以选择此项提醒方式。