烦人的“退货”

有句话，叫做“细节决定成败”，有个人据此写了一本书，举了很多例子。其实，不仅仅是细节决定成败，在日常工作中，包括ERP项目实施过程中，细节也可以看出一个顾问工作能力的高低，我就这样反反复复被别人在他们自己的心目中衡量着，但我也偶尔去衡量一下他人。

    当一切正常的时候，顾问价值不大，当解决的问题越多，解决的问题越严重，顾问这两个字才会和价值划上等号。没有问题，就没有顾问这个名称。不过，大家也没有必要迷信那些世界知名的咨询公司，他们很多项目的内幕都是一笔笔肮脏的交易，虽然他们给我们提供了很多得以借鉴的理论体系，工作方法。

还是言归正传，退货一般由下列几种情形：

一.采购入库前，因为品质检验不合格，需要退货给供应商。
二.采购入库后，由于品质不良（上生产线才发现），积压多余物资等等，需要退货给供应商。
三.生产线余料退库。
四.生产线不良品材料退还仓库。
五.销售给客户的成品，因为品质，库存积压等原因被客户退回。

上面的几种情况，没有考虑重工。

    那么，ERP在设计和实施时，如何处理这些问题呢，下面我就分别作以简单介绍，实际操作过程要比我叙述的更为复杂，我只是讲解一些简单原理。

一.未入库前，因为品质检验造成的退货。
    在收货后，设置检验判断流程，只有检验为合格的收货单才能入库过帐，增加仓库库存，这个过程要基于行项目的检验和入库过帐。
    当检验不合格，需要退货时，设置退货流程，产生退货单，将行项目退货。
如果客户发票已经随货送达的，将发票，退货单，货物一起退还给供应商，这些动作由仓库处理，不需要经过会计。
    正常情况下，抽样统计的结果适用于全部数量的产品，但是，由于紧急情况的存在，有时会挑选出部分良品入库，只退回挑选不合格的产品，所以，行项目状态的结清要考虑到部分退货，部分入库的情况，这涉及到行项目的未结数量。

二.采购入库后，过了一段时间，由于生产过程发现不良品，或者由于库存积压等原因，需要从仓库退货给供应商。
    在ERP系统中，根据收货单过帐，增加库存之后，存在两种情况，一种是收到发票，形成应付帐款，另外一种是未收到发票，未形成应收帐款，形成应付款的过程，会计一般称为“作帐”，作帐必须有发票作为原始凭证，所以，是否作帐涉及到发票冲销与否。
    所以，在作退货时，要根据这两种情况，分别处理。
1.第一种情况，本公司收到发票，已经形成应付帐款，是否付款下文另述。
因为会计已经作帐，形成如下会计凭证（1）：
借：原材料 （或者调整科目）
借：应交税金－增值税（进项）
贷：应付帐款
    如果在此时，需要将原材料退回给供应商，因为发票已经入帐，理论上来讲，无法将发票撕下来，寄回给供应商，所以，我方需要去税务机关开具进货退出或索取折让证明单，将证明单寄给供应商，供应商据此作红字发票。供应商红字发票的发票联、税款抵扣联需要送达我方，我方据此作会计凭证（2）：
借：原材料 （红字）ERP中作负数
借：应交税金－增值税（进项） （红字）ERP中作负数
贷：应付帐款 （红字） ERP中作负数

这样会计凭证（2）才会冲销会计凭证（1）。

那么，ERP应该如何设计这部分业务流程呢？

（1）在ERP中，设计退货作业，首先要考虑退货后是否需要供应商补货，如果需要供应商补送同样数量的材料，那么，退货作用只是冲渐订单的未结数量，以便根据订单未结数量来进行基于供应商补货的收货动作，与财务不相关，下文我讨论的是不需要补货的情况。
（2）退货单作业，可以引用单张订单，也可以引用多张订单，也可以不引用订单，因为有些情况下，很难区分退货到底退的是哪张订单采购的材料，在退货时，如果涉及到已经作帐的应付帐款，需要冲销，如果不引用以前的订单，到底该冲销哪笔应付帐款呢？我的建议是，如果不能确定订单的，首先可以人为指定一些订单，比如：最近的一笔未付款订单，从最近的应付款中扣除，其次，也可以产生反方向的应付帐款会计凭证，会计凭证类型为退货凭证。举例如下：
假设A供应商，应付帐款有2笔，分别是：
应付帐款－A供应商－订单号001 1000元
应付帐款－A供应商－订单号002 1000元
    本月发生退货一笔200元，不需要补货，由于退货时，无法确定是哪张订单退货，也可能是以前的订单退货，所以，第一种解决方法：
制作一张退货单，人为指定该笔退货为最后一张订单002的退货，因此，冲销应付帐款－A供应商－订单号002 200元，我们看到的应付帐款统计结果如下：
贷方 摘要
应付帐款－A供应商－订单号001 1000
应付帐款－A供应商－订单号002 1000
应付帐款－A供应商－订单号002 －200 退货单冲帐
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
余额 1800
第二种解决方法，即，产生退货会计凭证，统计结果如下：
借方 贷方 摘要

应付帐款－A供应商－订单号001 1000
应付帐款－A供应商－订单号002 1000
应付帐款－A供应商－退货单 200
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
余额 1800

（2）.在退货单处理指定订单后，接下来的工作是确定退货数量，退货的价格，在实际工作中经常会遇到的一个问题是退货的价格和实际订单的价格，发票的价格不一致，因此，手工修改退货价格是ERP系统在设计时要考虑的一个问题。
（3）.接下来的一项工作是ERP要检查该订单是否已经校验发票，产生应付帐款，如果已经产生应付帐款，即如上文所述，产生红字冲销凭证，或者产生“退货会计凭证”，两者都会在冲销产生的发票同时冲销应付帐款。
    另外，产生冲销凭证需要设计一个动作，而不是保存退货单即触发冲销行为，这个动作是发生在收到客户的红字发票之后，由会计人员在系统中手工操作。。需要说明的是，我在本文中所说的冲销不仅指全部冲销，还指部分冲销，冲销方法也有红字（负数）冲销和反方向冲销，在上文产生退货凭证的例子中“应付帐款－A供应商－退货单 200 ”就是反方向冲销，而上一个例子说的就是负数冲销。

2.下面说说第二种情况，即我方未入帐，即未在ERP中作发票校验，未产生应付帐款。
    这种情况，处理起来比较容易，因为与财务帐不相关，只是需要在系统中作退货单，冲减采购订单的收货数量，假如供应商已经开具发票，只需要将发票随同退货单一起退回。

三.生产线余料退库。
    生产线多领材料，生产线材料挪用，生产线领而未用，都会造成材料退库，此操作是领料单的反向作业。
四.生产线不良品材料退库。
    生产线在生产过程中，部分材料由于在搬运，投料，加工过程中出现毁损，或者发现供应商材料的质量问题，都需要材料从生产线退回，退到仓库中，材料退库单过帐之后，增加不良品仓库库存。在不良品退库过程中，有一种比较少见的情况，即：向生产线发材料B和C，正常情况下，经过多道工序，完工之后，产生成品A，但是，在B和C第一道工序投料后，即发现B材料为不良品，无法继续进行生产，但是，退回仓库的是B和C的混合体，这个B和C的混合体需要退回给供应商，供应商需要补送材料B，赔款材料C。读者可以参考本Blog的相关文章，自己思考如何处理。

五.销售退回。
   上文讲了我公司退回材料给供应商，该如何处理的情况。同样道理，客户将产品退还我公司，也是按照同样思路处理，只不过这次角度发生变换了而已。
1.考虑退货是否需要补送，如果需要补货，ERP中只作退货作业，减少订单和出货单上的交货数量，补送时，开具的送货单上注明订单补送。
2.我公司未开销售发票，未作帐。
    ERP中设计销售退回单，根据客户的退货单，指定订单，作退货作业，只增加仓库库存。
3.客户未作帐务处理，将发票原样送回的。
如果我方也未形成应收帐款（先开票，后形成应收帐款），则在系统中将销售发票作废。
    如果我方已经形成应收帐款，则直接开具负数发票冲销原来开具的发票，同时产生负数会计凭证冲销原来的应收帐款。
3.客户已经进行帐务处理，无法退回发票的。
客户应到其主管税务机关开具《进货退出或索取折让证明单》，将其“证明联”送邮我公司作为开具红字专用发票的依据。我公司在ERP中开具红字发票，据此产生红字（负数）会计凭证，冲销应收帐款凭证，同时冲销已经结转的销售成本。

    读者看完上文之后，可能感觉到确实“烦人”，笔者能力有限，加之时间约束，不可能面面俱到，凡事只是点到为止，所以，如果出现各种错误，还希望大家多多谅解。其实，我们可以看到很多退货都是基于财务是否作帐，发票是否开立来进行区分的，在企业业务实践以及ERP实施过程中，很多企业，特别是往来比较频繁的企业，发票一般都是定期开立（比如一个月开立一次，月底寄送），并且有些都是合并开立，这样，因为发票没有作帐，就可以将本月发生的退货的工作量简化，不需要去税务机关开具证明，另外，在实施ERP过程中，有些ERP提供了凭证修改和反审核功能，手工凭证或者系统产生的凭证可以修改，审核后也可以反审核修改,这样，只要是本月月结以前的帐，即使做过帐了，只要未打印出会计凭证，也可以调整成未作帐状态，就可以退客户.

http://blog.sina.com.cn/s/blog_4c863bdf010009h4.html