Access 2007使用技巧小结

1.如何让使用者可以动态的输入查询条件

        Access可以使用很简单的方式弹出对话框，并将用户在对话框中的输入作为查询条件。使用方法是在查询的设计视图中，“条件”或者“或”一栏中使用一对英式中括号（即“[ ]”）将一段文本内容括起来。该段文本内容是将会在对话框中显示的提示信息，同时也是Access识别每一个对话框的标识符。在一次查询操作中，拥有相同提示文本内容的对话框会被Access认为是同一个对话框。
        如图1，由于查询条件中“物品编号”与“物品名称”的值都由一个提示信息为“请输入想要查询物品的名称或编号”的对话框返回，所以在查询时，实际只会弹出一个对话框，弹框效果如图2所示。如果将图1中，“条件”一栏中文本改为“请输入想要查询物品的名称”，“或”一栏中文本改为“请输入想要查询物品的编号”，则在查询时会先后弹出两个对话框，前者提示“请输入想要查询物品的名称”，后者提示“请输入想要查询物品的编号”。

 图1 设置查询条件由用户在对话框中输入

图2 弹框效果（注意对比本图与图1中划线的部分）

 

2.如何检查所设计的查询是否在逻辑上符合自己的要求

        有时候，由于不熟悉Access的特性，使用Access的“查询设计”功能生成的查询不一定符合自己原本的设计构思。那么怎么检查呢？如果学过SQL语句的话，可以使用Access中的“SQL视图”来检查所生成的查询的等效SQL语句。方法是在查询的设计视图中，在功能区通过“设计”-->“视图”找到“SQL视图”，前文中所举例的物品信息查询的SQL视图如图3所示。

图3 SQL视图（注意和图1对比）

 

3.如何对一个已经发布的Access数据库系统的内部设计进行修改（从使用模式切换到设计模式）

参考链接：http://www.xcitbm.com/news_content.asp?articleid=3523

        当我们拿到一个已经发布的Access数据库时，如果直接打开，一般是只能看到启动窗口或者主切换面板，而图3中列有“所有Access对象”的导航窗口（左下方黄色框标注）是看不到的，功能区（图3上方黄色框标注）也是不完整的。我姑且把Access的这种状态称为Access的使用模式，把设计数据库时的状态称为Access的设计模式。
        如果我们要做二次开发或者修改，处于使用模式肯定是不行的，我们需要切换到设计模式。切换的方法是：

• 按住shift键不放，同时双击打开此数据库；
• 单击Access2007左上角圆形按钮(2010是单击"文件")→Access选项（如图4所示）；
• “当前数据库”→“应用程序选项”（第一个）→显示窗体→选择"无"（如图5所示）；
• “当前数据库”→“应用程序选项”（第一个）→文档窗口选项→选择"选项卡式文档"，把"显示文档选项卡"勾上（如图5所示）；
• “当前数据库”→“导航”（第二个）→把"显示导航窗格"勾上（如图6所示）；
• “当前数据库”→“功能区和工具栏选项”（第三个）→ 把"允许全部菜单"、"允许默许快捷菜单"、"允许内置工具栏"勾上（如图6所示）；
• 点击“确定”即可。

图4 Access选项所处的位置

图5 应用程序选项

图6 导航、功能区和工具栏选项

       同理，当我们发布一个Access数据库时，希望用户仅仅使用他需要的功能，不希望由于用户的操作失误，导致对数据库内部设计的变化，此时需要从设计模式切换到使用模式，操作方法如下：

• 单击Access2007左上角圆形按钮(2010是单击"文件")→Access选项（如图4所示）；
• “当前数据库”→“应用程序选项”（第一个）→显示窗体→选择"(想在启动后第一个显示的窗体)"（如图5所示）；
• “当前数据库”→“应用程序选项”（第一个）→文档窗口选项→选择"重叠窗口"（如图5所示）；
• “当前数据库”→“导航”（第二个）→把"显示导航窗格"的钩去掉（如图6所示）；
• “当前数据库”→“功能区和工具栏选项”（第三个）→ 把"允许全部菜单"、"允许默许快捷菜单"、"允许内置工具栏"三个钩去掉（如图6所示）；
• 点击“确定”即可。

 

4.如何为Access数据库系统设置与撤消密码

参考链接：http://blog.csdn.net/wqjsir/article/details/6895584

操作方法如下：
       (1)以独占方式打开要设置【或撤销】密码的数据库（参见图7）

• 单击Access2007左上角圆形按钮，单击打开；
• 在打开对话框中，通过浏览找到要打开的文件，然后单击以选择该文件；
• 单击“打开”按钮旁边的箭头，然后单击“以独占方式打开”。

图7 以独占方式打开要设置（/撤销）密码的数据库

       (2)在“数据库工具”选项卡上找到“数据库工具”组，单击“用密码进行加密”/“设置数据库密码”（见图8、图9上）以弹出“设置数据库密码”对话框（见图10左）【或者在同样的位置单击“解密数据库”/“撤销数据库密码”（见图8、图9下）以弹出“撤销数据库密码”对话框（见图10右）】。

图8 设置/撤销数据库密码（针对mdb格式文件）

图9 加密/解密数据库（针对accdb格式文件）

         

图10 设置/撤销数据库密码对话框（左图设置，右图撤销）

       (3)在弹出的对话框中输入密码，单击“确定”以完成操作。（图10左，“验证”一栏里需要再次输入“密码”一栏中所设置的密码）
       (4)如果是要对处于使用模式的Access数据库撤销密码，则应该先使用第三小节的方法将之切换到设计模式。关闭后再重新以独占方式打开数据库，接着按照本小节前三步操作即可。

 

5.如何更好地展示结果为多条记录的查询

       Access的“窗体向导”功能可以很方便的为我们生成显示查询结果的窗体，例如图11。这种自动生成的窗体拿来查看某条具体的记录是比较适宜的，但如果我们要查看某个表的所有记录，或者说查询的结果有多条记录时，就只能通过窗体下部的左右箭头按钮来切换了，这是极不方便的。我建议的解决途径是，为结果有多条记录的查询生成报表，以报表来来代替显示窗体。报表的另一大优势是可以做一定的统计，使得结果看起来更清晰明了。图12展示了同样的查询用报表显示的效果。

图11 使用“窗体向导”功能生成的查询结果窗体

图12 用报表来展示一个查询的结果