如何与教授用电子邮件联系

来源：http://www.douban.com/note/218446985/

　昨天看到某水的《我想听听你们说话的声音》，挺感动的。今天又看到这篇《玩笑贴》，里面第一条说要开一个四课时的“邮件的写作规范及修辞”，才想起曾经也写过这个问题。这些东西是我刚来美国的时候，参加一个讲授如何写邮件的讲座的笔记，那时候我还没怎么写过事务性的邮件。现在近两年过去了，我大概平均每周要收一百封邮件，发二三十封邮件，所以对如何写邮件也有了一些新的体会。在笔记里，我把新添的东西写在［］里。

　　注：这事儿没有一定之规，只要掌握原则（即第六条和第十一条）就好。具体的写法其实不必拘泥。笔记里的这些“规矩”，也都是可以随着人际关系和具体情境的不同而变化的。

　　补一句有关“套磁”的吐槽：如果你没看过教授的论文，对其研究很不了解，邮件里通篇只有两个意思：今年招人么？你看我合适么？那也就别怪人家不回复了。你再怎么语言得体，再怎么消极礼貌，都没用。

　　更新：谈谈消极礼貌

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1. 邮件主题（subject）不需要写自己的名字。名字是在邮件系统设置里设定好的，在发件时会替换显示实际地址，所以无需在主题里再写一遍。

［RDX童鞋的补充：关键内容是要在主题里就写明白是否有推荐人，以及主要是什么事。很多教授只看主题。］


2. 在第一封邮件中称呼对方，两种正式的方法如下。其他的方式都是错误的。（例如Prof.、Hello、全名云云）

　　Dear Dr. *** ／Dear Professor ***（***是姓）

［一定要看清楚对方的简历，确认其确实有博士学位，才能用Dr，不然以后会很尴尬的…… Professor就无所谓，Assistant Professor也是Professor。（可千万别写Assistant Professor ***！=.=）］


3. 收到回信后，可以根据对方的落款，决定下一次如何称呼。如果对方落款只有名字（first name），那么下一次可以用名字称呼。如果对方落款是全名或是名字缩写，那么下一次仍然要用正式称呼。不过，在任何时候，用正式称呼都是保险的。

［如果是联系不认识的教授，最好在见面之前始终用正式称呼；如果是自己的导师或系里的经常会打交道的教授，那么可以尽快转到first name，可以拉近彼此的距离。此外，自己的身份和所处地方的文化也有很大影响。我曾经听一个美国朋友说，本科生称呼教授的first name，是很不可想像的事情；也曾听另一个美国朋友说，她在中北部某校读硕士时，两年下来都一直称自己导师是Dr.某，而且周围的同学也全是这个规矩。］


4. 正文的第一句话必然是介绍自己。这句话必然要遵循这个格式：My name is *** （全名），and I am … 例如：

　　My name is Jeremy Bentham, and I am a graduate student at the Queen’s College, Oxford.


5. 正文的第二句话必然要解释自己是如何知道对方的。分三种情况：有人推荐；无人推荐；两人原本相识，但很久没有联系。

［这句话挺重要的，因为它要在你和这个陌路教授之间建立第一道关联。有人推荐当然最好，比如这个教授的同事某某某推荐你去找她，因为某某原因，那么把这个环节表述清楚即可。如果无人推荐（更常见的情况），一定要说清楚原因，例如刚刚看了人家的一篇新作云云（你要确实看过才能这么说），不然人家可能就不往下读了。］


6. 接下来便可以提出问题或请求了。这个部分遵循的法则叫做“消极的礼貌”（negative politeness）。常用的策略有：主动提及对方非常非常忙碌，可能没有时间满足自己的请求（也就是给对方一个台阶）；多用if句；多用过去时态。

［这是最最重要的两个原则之一。我几乎每天都会在各类邮件里看到这个原则，无论是学生对教授、教授对学生、教授对教授、还是学生对学生。后来我修常人方法学的课程，读到Goffman、Brown和Levinson，真是拍案叫绝。若想深入理解“消极的礼貌”，请读：Brown, P., & Levinson, S. C. (1987). Politeness: Some Universals in Language Usage. Cambridge University Press.］


7. 避免使用I want和I would like，实在要用，就用I would love。最坏最坏，也要用I wanted代替。

［我从来没见过有人说I want或者I would like，即使是教授对学生。］


8. 多用I was wondering if（一定要用was，而不是I wonder或I am wondering）。

［打交道多了，可以不必拘泥于此。例如也可以说I wondered... 甚至shall we... 如果是自己的导师，或者工作往来很密切的教授，一天到晚说“I was wondering if”，过分礼貌，其实也挺奇怪的。］


9. 多用would it be possible，以便从语法上规避直接牵涉到“人”，这样可以减轻对方的压力。例如：（隐含的意思在括号里，但不可明写出来）

　　Would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time?

［很常用，我也经常收到教授用这个句法给我写的邮件。］


10. 避免使用“please”，因为“please”暗含了自己的期望，给对方压力，是不礼貌的表达。

［这个规矩最宽松，但不熟的人还是不要用please为好。］


11. 提出请求后，一定要论证自己的请求是合理的。常用的方法是：展示自己已经做了大量的前期工作，实在是迫不得已，无路可走了，才来求人。或者，要表明自己对对方的工作了如指掌，而请求正是建立在这种了解之上的。

［这是最最重要的两个原则之二。］


12. 结尾必然要感谢。最正式的表达是：

　　Thank you, and I look forward to hearing from you.

［后半句委婉地暗示着你希望她回复你的邮件。］


13. 落款之后的正式礼节问候是：Sincerely; Best wishes; Best regards。其他的都不甚正式。

［熟了之后就可以多姿多彩了，例如可以写：Best, Cheers, Regards, See you soon, Nice weekend, 云云。或者学我们一个心理测量学家，写：Make sense. 不过，最常用也最百搭的一个或许是：Thanks. 尽管你可能根本没有提出请求，也可以用这个，谢什么呢？——谢谢对方花时间读了你的邮件。］


Source: Olinger, A. (with assistance from Avineri, N. & Gray M.). Email Etiquette at the University. October, 2010.