[转]microsoft office project使用

项目管理是指对所有的工作进行协调，以实现项目的目标。作为项目工作组的领导，项目经理负责此这些工作及其最终结果。项目经理凭借知识、技能、工具和方法完成以下任务：

确定项目的目标、要求和限制。

协调各个项目风险承担者（包括工作组成员、资源经理、高级管理人员、客户和赞助商）不同的需求和期望。

根据确定的项目目标来计划、执行和控制项目的任务、阶段和可交付结果。

完成后结束项目并总结积累的知识。

    下面我引用微软office网上的文章，如何通过Microsoft Office Project 2003来做项目计划^_^：

 

    使用本文中概括的五步过程可以确保不会误入歧途。该过程假定您已经定义了项目的开始日期 （开始日期：任务计划开始的日期。此日期以前置任务和后续任务的工期、日历和限制为基础。任务的开始日期还以自己的日历和限制为基础。）、应用了相应的基准日历 （基准日历：可用作项目和任务日历并指定一组资源的默认工作和非工作时间的日历。基准日历不同于资源日历，后者指定单个资源的工作和非工作时间。），并设置了默认的任务类型 （任务类型：任务的说明，表示任务哪些方面是固定的，哪些方面是可变的。有三种任务类型：固定单位、固定工时和固定工期。Project中的默认任务类型是“固定单位”。）和“选项”对话框（“工具”菜单）中的其他设置。如果您还没有这么做，请参阅本页“请参阅”一节中的相关链接。然后，执行下面五个步骤：

1.              创建任务列表和工作分解结构 (WBS)

2.              降级或升级任务以最终确定 WBS

3.              输入任务工期或工时估计值

4.              创建任务之间的相关性

5.              分配资源

通过使用 Project中的默认视图 （视图：一个或多个视图（“甘特图”、“资源工作表”等）的组合，以及在可用情况下的表和筛选器。使用视图可处理各种格式的信息。有三种视图类型：图表或图形、工作表和窗体。）（甘特图），可以执行所有这些任务。数据表 （表：在工作表视图中显示任务、资源和工作分配的特定信息的一组列。）（甘特图的默认表）也非常适用于此过程。下列步骤将会告诉您何时插入其他列。

第 1步：创建任务列表和工作分解结构 (WBS)

未能了解工作分解结构 (WBS) （WBS：一种用于组织任务以便报告日程和跟踪成本的分层结构。使用 Project，可通过使用任务标识号或者向每项任务分配自己的 WBS代码来表示工作分解结构。） 的重要性是计划人员会犯的一个最大错误。WBS 是由项目的阶段 （阶段：完成项目主要步骤的一组相关任务。）、任务 （任务：一种有开始日期和完成日期的操作。项目计划由任务组成。）和里程牌 （里程碑：一个标志项目中的主要事件，并用于监视项目进度的参考点。任何工期为零的任务都自动显示为里程碑，也可以将具有任意工期的其他任务标记为里程碑。）组成的层次列表。它是项目日程的核心。WBS之所以十分重要的原因在于它决定着项目的范围 （范围：所有项目目标和任务以及完成这些目标和任务所需工时的组合。）。该范围可转换成时间线和预算 （预算：在 Project 中通过比较基准计划建立的项目的估计成本。）。花一些时间来制订 WBS可帮助您避免重复性工作和错误的开始，从而让您在以后节省大量时间。

要创建 WBS，首先要列出项目的主要部分（摘要任务），然后制订每个主要部分的次要部分（任务）。接着继续分解每个部分，直到详细级别足以支持您的计划。那么什么是充足的细节呢？请考虑下列因素：

              要跟踪哪些任务级别并报告其状态？工作组成员需要为您提供任务的状态，而您需要报告任务的状态。如果将工作 （工时：对于任务，是指完成任务所需的人员总数。对于工作分配，是指分配给资源的工时量。对于资源，是指为完成所有任务而分配给资源的总工时量。工时不同于任务工期。）分解为若干日常任务，并且您的项目期限长达数月，则您和您的工作组将要花费很多时间来输入和跟踪状态。

              哪些细节级别在早期为您提供有关风险 （风险：可能对项目的范围、日程、预算或质量产生负面影响的事件或情况。）的警告？您需要分解任务，以便可以尽早找出问题并采取相应措施。

              是否可以有效确定任务之间的相关性？如果在一项工作完成之前，无法执行另一项工作，则需要将每个工作项视为单独的任务，以便可以指出该相关性。

输入摘要任务

1.              在“视图”菜单中，单击“甘特图”。

2.              在“任务名称”字段中，键入第一个主要工作阶段或可交付结果的描述性名称。

3.              继续键入每个主要工作阶段或可交付结果的描述性名称，直到输入了项目的所有摘要任务。

 注释   严格地讲，您还没有创建摘要任务，因为实际的摘要任务下面必须包含子任务。请将这些任务视为以后将会完全展开的草拟摘要任务。

输入任务

1.              选择摘要任务或子任务下的第一行。

2.              在“插入”菜单上，单击“新任务”，然后在所插入的行中键入任务名称。

3.              选择下一行。

4.              重复第 2步和第 3 步，直到输入了完成摘要任务所需的所有工作。

5.              重复上述步骤，直到详细列出了项目中的所有摘要任务和子任务。

输入新任务名时，Project会自动为它们分配一天的初始工期 （工期：完成任务所需的有效工作时间的总范围。通常按照项目日历和资源日历的定义，为从任务的开始时间到完成时间的工作时间总量。），并将预定工期从项目开始日期当天算起。

此外，一定要在每个主要活动结束时添加里程碑（重要完成点的标记）以帮助衡量进度和建立基点。为里程碑任务指定的名称最好能够表明项目已完成或到达项目生命周期的重要时刻。

 注释   不要输入代表整个项目的任务。让 Project 为您执行该操作。在“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“视图”选项卡。在“...的大纲选项”下，选中“显示项目摘要任务”复选框。

第 2步：降级或升级任务以最终确定 WBS

在“任务名称”字段中输入任务后，便可以创建层次结构了。您可以停留在“任务名称”字段中，并使用“格式”工具栏上的“降级”和“升级”按钮来建立正确的大纲 （大纲：项目的分层结构，显示某些任务如何进行调整以适应更深层次的任务分组。在 Project 中，子任务缩进在摘要任务下。）级别。这有什么秘诀吗？关键在于 Project可根据降级区分主要工作阶段（称为摘要任务 （摘要任务：由子任务组成并对这些子任务进行汇总的任务。可使用大纲来创建摘要任务。Project自动使用子任务中的信息确定摘要任务信息（例如，工期和成本）。））和较小的工作阶段（称为子任务 （子任务：摘要任务组成部分中的一个任务。子任务信息可合并到摘要任务中。使用 Project 大纲功能可指定子任务。））。摘要任务将子任务降级到其下方。子任务表示资源实际执行的工作，并且它们下面没有其他降级的子任务。

 注释   通常情况下，当人们提及 Project 中的任务时，通常是指子任务，而当提及阶段或摘要任务时，则指的是摘要任务。

通过使用最多可达九个的大纲级别，可以汇总数据。摘要任务合并有关其下级任务的信息。例如，Project计算摘要任务的工期。摘要任务的工期表示完成它的所有子任务的工作所需的总时间。项目摘要任务 （项目摘要任务：汇总了项目中所有任务的工期、工时和成本的任务。项目摘要任务显示于项目的顶部，其标识号为 0，它显示项目从开始时间到完成时间的时序表。）汇总整个项目。

构建任务列表结构

1.              单击要降级的任务。

2.              要降级任务，请在大纲中将它设置为子任务，选择该任务，然后单击“降级”。

3.              要升级任务，请在大纲中将它设置为摘要任务，选择该任务，然后单击“升级”。

请注意降级任务的上级任务如何成为摘要任务（文本和甘特图会自动更改）。

使用“降级”和“升级”按钮创建任务层次结构。

摘要任务的甘特图的格式设置不同于子任务。

  注释  

              您可以突出显示某行中的多个任务并一次将它们全部降级。还务必降级里程碑任务，因为它们属于摘要任务。

              要快速显示相应的大纲级别编号，请在“工具”菜单上，单击“选项”，单击“视图”选项卡，然后选中“显示大纲编号”复选框。

下面是显示了大纲编号的完整大纲的示例。

大纲编号反映项目计划的层次结构或大纲结构。

  注释  

              在按照后面步骤的说明建立了相关性之后，Project能够将大纲显示为网络图 （网络图：显示项目任务之间相关性的图表。任务由框或节点表示，而任务相关性由连接框的线条表示。在 Project 中，“网络图”视图是一个网络图。）。或者，您可以使用 Visio WBS 图表向导以更加传统的图表或树格式查看大纲。有关网络图以及 Visio WBS图表向导的详细信息，请参阅本页“请参阅”一节中的相关链接。

              您可以轻松地折叠和展开摘要任务以隐藏或显示不同的细节级别。单击摘要任务旁边的“展开”或“折叠”可相应地显示或隐藏其子任务。此外，还可以通过单击“格式”工具栏上的“显示”来快速显示各种不同的大纲级别。

第 3步：输入任务工期或工时估计值

您可以通过输入工时或工期指定您估计完成任务所需的时间。工时是完成任务所需的工作量或个人时间。工期是完成任务之前实际经过的时间。因此，如果某任务需要 16个工时并且有一人执行该任务，则该任务的工期是两天（假定每个工作日为 8个小时）。如果有两人执行该任务，则该任务的工期为一天。但是，在任一情况下，工作量都是相同的。如果您使用的是基于工时的估计方法，则资源分配决定每项任务的工期。此日程排定方法称为投入比导向日程排定 （投入比导向日程控制方法：Project中默认的日程排定方法。当为任务添加或删除资源时，任务的工期会相应地缩短或延长，但完成任务所需的工作量保持不变。）。您可以使用任何一种方法，但是应确定要使用的日程排定方法是基于工时还是基于工期，然后严格遵循相应的方法。

输入工时或工期十分简单。可以直接在显示“工时”或“工期”字段的任何表或对话框中输入任务工时或工期。应了解工时和工期是以工作日计算的，这一点非常重要。例如，默认情况下，1天等于 8 小时，5 天等于 1周，20 天等于 1 个月。这表示，如果您在“工期”字段中键入30 天，则“工期”将计算为 6 周而不是一个月。因此，在输入值时应进行正确的转换。

 注释   只需在数字后面键入时间单位，即可以逐个任务地输入不同的时间单位。例如，键入 8min 表示时间单位为分钟，键入 8h表示时间单位为小时，键入 8d表示时间单位为天，键入 8w表示时间单位为周，键入 8mo表示时间单位为月。

如果大多数工期或工时估计值均为几周或几个月长，则可以更改默认的时间单位。

更改工期或工时的默认时间单位

1.              在“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“日程”选项卡。

2.              在“工期显示单位”框中，选择所需的时间单位。

3.              在“工时显示单位”框中，选择所需的时间单位。

4.              单击“设置为默认值”，将新设置设为以后项目中的默认设置。

在计划中输入工时或工期时，必须在子任务级别输入，因为摘要任务是计算字段。Project禁止为摘要任务输入这些值。

输入任务工期

1.              在“视图”菜单中，单击“甘特图”。

2.              在要更改的任务的“工期”字段中，键入需要的工期。

3.              按 Enter。

4.              对每项任务分别重复上述步骤。

摘要任务的工期范围包括子任务的最早开始时间和最晚结束时间。

某任务的工期更改时，Project会重新绘制该任务的甘特图以针对时间线显示工期。

  注释  

              您可以在 Project中通过许多不同的视图、表或对话框更改任务工期。如果在一个位置更改工期，则所有其他位置中的该工期将自动更改。

              要将任务标记为里程碑，请在“工期”列中键入0 。

如果使用的是基于工时的日程排定方法，请在“工时”列中输入工时估计值。请注意，如果选择此方法，则在完成第 5 步（进行资源分配）以前，不会计算工期。

输入工时

1.              在甘特图的表部分中单击“开始”列标题。

2.              在“插入”菜单上，单击“列”。

3.              在“域名称”下，选择“工时”，然后单击“确定”。

4.              在每个任务的“工时”列中键入工时估计时，就像键入工期一样。

您可以输入任务工期或工时值，或者同时输入这两个值。

请注意，摘要任务的工期值表示完成子任务所需的总时间，而摘要任务的工时值表示执行子任务所需的总小时数。

第 4步：创建任务之间的相关性

日程排定中最关键的一步就是创建任务相关性或链接 （链接：在项目中建立任务之间的相关性。链接任务可定义其开始日期和完成日期之间的相关性。在 OLE 中建立程序之间的连接，以便在一个文档中更改数据时，其他文档中的这些数据也会得到更新。）。这一步可以区分可用作有效管理工具的计划和只能用作演示工具的计划。

如果一个任务的开始或结束依赖于另一个任务的开始或结束，则存在相关性。大多数任务依赖于其他任务。在设置完相关性后，可以轻松地确定关键路径 （关键路径：为使项目按时完成而必须按时完成的系列任务。关键路径上的每项任务都是关键任务。）并了解项目结束日期的决定因素。还可以轻松地更改一项任务并立即查看它对计划的其余部分所产生的连锁影响。这就是 Project 作为项目管理工具的强大之处。

计划人员面临的挑战是确保所有任务均在相关性链中。可以借鉴以下准则：除非任务取决于项目的开始日期，否则每个任务均具有前置任务 （前置任务：必须在另一个任务开始或完成之前开始或完成的任务。）。除非任务是项目中的最后一个任务或里程碑，否则每个任务均应具有后续任务 （后续任务：在另一个任务开始或完成之后才能开始或完成的任务。）。

链接任务时，可以指定不同类型的相关性。最常见的相关性是完成-开始 (FS)，这表示必须先完成前置任务，然后才可以开始后续任务。

在 Project中可以使用多种方法设置相关性：

在“任务窗体”中输入前置任务 ID

1.              在“窗口”菜单上，单击“拆分”。

2.              选择依赖其他任务的任务。

3.              在“任务窗体”中的“前置任务名称”框下，选择该任务依赖的任务。

4.              在“类型”下，选择“FS”（完成-开始）、“SS”（开始-完成）、“FF”（完成-完成）或“SF”（开始-完成）。

5.              单击“确定”。

6.              要隐藏“任务窗体”，请在“窗口”菜单中，单击“取消拆分”。

使用“链接任务”按钮

1.              在“视图”菜单中，单击“甘特图”。

2.              在“任务名称”字段中，以所需的链接顺序选择要链接的两项或多项任务。

§                           要选择不相邻的任务，请按住 Ctrl，然后单击要链接的任务。

§                           要选择相邻的任务，请按住 Shift，然后单击要链接的第一个任务和最后一个任务。

3.              单击“链接任务”。

在“前置任务”列中输入任务 ID

1.              如果看不到“前置任务”列，请将显示在甘特图和表之间的拆分条拖到右侧。

2.              在后续任务的“前置任务”字段中，键入前置任务的 ID 号和相应的相关性缩写：SS、FF、FS 或SF。如果未指定相关性类型，Project会应用完成-开始 (FS)相关性。

设置相关性时，Project会调整日程，即使尚未分配资源也是如此。

 注释   如果两个任务需要相互重叠，或者它们相互依赖但之间需要有间隙，请使用“延隔”字段。有关前置重叠时间和延隔时间的详细信息，请参阅本页“请参阅”一节中的相关链接。

创建任务链接的一种方法是在“任务窗体”中输入前置任务 ID。

另一种方法是选择两项任务，然后单击“链接任务”按钮。

链接任务还有另一种方法：在“前置任务”字段中输入任务 ID。

接下来，可能需要显示关键路径，它标识不会出现进度落后从而不会影响项目结束日期的路径。

显示关键路径

              在“视图”菜单上，单击“跟踪甘特图”。

在该视图中，关键路径中的任务甘特图设置为红色。

如果要进一步突出显示关键路径，可以自定义该视图。

设置关键路径中任务的名称和甘特图的格式

1.              在“格式”菜单中，单击 “甘特图向导”。

2.              单击“下一步”，选择“关键路径”，然后单击“完成”。

3.              单击“开始设置格式”，然后单击“退出向导”。

4.              在“格式”菜单上，单击“文本样式”。

5.              在“要更改的项”下，单击“关键任务”。

6.              在“颜色”下，单击“红色”，然后单击“确定”。

此视图的格式设置为在关键路径中显示任务名和甘特图为红色的任务。

第 5步：分配资源

要分配哪些资源 （资源：用于完成项目任务的人员、设备和材料。）以及如何分配取决于您的日程排定和跟踪需要。可以使用以下三种方法：

              使用 Project 显示任务的责任。使用此方法进行输入和维护最简单。但使用该方法，无法在项目过程中实际查看工作状态。

              使用 Project 预测资源需求。使用此方法输入和维护资源分配较为麻烦，并且还要求在计划过程预先分配正确的工作和单位值。此方法预先提供更加准确的信息，但是不提供有关项目期间工作状态的信息。

              使用 Project 预测资源需求并跟踪资源实际对任务执行的工作。由于此方法要求必须在任务上输入更新内容，因此最麻烦，但此方法允许您在项目过程中查看任务的执行进度。

一定要了解在计划周期的早期需要使用哪种方法来避免大量重复的计划工作。此外，还必须确定需要分配的资源类型。例如，您可以分配指定的资源（如吕玉笛）或常规资源 （常规资源：用于指定特定任务所需的技能的占位资源。）（如程序员）。如果您处于项目计划阶段的早期，则可能需要使用常规资源。最后，您需要分配实际资源。还可以分配材料资源 （材料资源：为完成项目中的任务而使用的供应品或其他可消耗品。），如计算机、软件或其他类型的材料（单位）成本。

了解所需的资源类型后，可以将它们添加到项目日程中。

使用“资源工作表”向项目添加资源

1.              在“视图”菜单上，单击“资源工作表”。

2.              对于每项资源，分别在每个字段中输入数据。

3.              在“资源信息”对话框中双击资源名称可修改其他数据，如可用性、成本费率和工作时间。

为项目添加资源以后，可以开始为任务分配资源。

使用“资源名称”字段分配资源

1.              在“视图”菜单中，单击“甘特图”。

2.              如果看不到“资源名称”列，请将显示在甘特图和表之间的拆分条拖到右侧。

3.              在“资源名称”字段中，选择要分配给任务的资源。

4.              要给任务分配多种资源，请键入一个逗号并重复第 3步。

使用“任务窗体”分配资源

1.              在“窗口”菜单上，单击“拆分”。

2.              选择要为其分配资源的任务。

3.              在“任务窗体”中的“资源名称”下，单击要分配的资源。

4.              要为任务分配其他资源，请在“资源名称”列的下一行中重复第 3 步。

通过“分配资源”对话框使用资源

1.              在“视图”菜单中，单击“甘特图”。

2.              在“工具”菜单中，单击“分配资源”。

3.              选择要为其分配资源的任务。

4.              在“分配资源”对话框中的“资源来自”下，选择要分配给选择任务的资源。

5.              单击“分配”。

为任务分配资源的一些方法包括从“资源名称”字段或“任务窗体”中选择资源名称。

分配资源的另一种方法是显示“分配资源”对话框。

  注释  

              可以同时选择多个资源和多个任务，方法是在按住 Ctrl的同时单击它们。这使您一次可以创建多个分配。您可以为多个任务分配多个资源、为一个任务分配多个资源或为多个任务分配一个资源。

              将资源分配给为子任务，而不是摘要任务。这有助于创建和维护更有效且更易管理的计划。

              如果您的任务类型是“固定单位”并且使用的是投入比导向日程排定，则随着分配的资源的增多，任务工期将会缩短。如果将任务类型更改为“固定工期”，则工期将保持不变，但工时或单位将会改变。

下一步

您已经完成了所有工作啦！现在，就可以开始提交您的计划并使用它来跟踪和管理项目了。

 

     您是否曾经遇到这样一种情况：提前创建了一个 Project计划（该计划可能获得了批准），但在开始跟踪 （跟踪：查看和更新任务的实际进度以按时间查看进度、评估任务的进度落后、对计划数据或比较基准数据与实际数据进行比较，以及检查任务和项目的完成百分比。）进度时却发现它无法实施？如果有正确的开端，您就可以确保在项目开始时创建的计划成为整个项目的有效管理工具。