创建和打印大宗邮件的标签--Word篇

资源内容：

 

如果希望使用地址标签向地址列表发送大宗邮件，可以使用邮件合并创建地址标签表。每个标签都包含列表中的一个地址。

邮件合并过程需要执行以下所有步骤：

1. 设置标签。设置一次标签布局，邮件合并中的所有标签都会使用这一布局。在邮件合并中，用于进行该操作的文件称为主文档。在标签主文档中，还可以设置在每个标签中都会重复的任何内容，例如公司徽标或发货标签上的寄信人地址。
2. 将标签连接到地址列表。地址列表是 Microsoft Office Word 在邮件合并中使用的数据源。该文件包含要在标签中打印的地址。
3. 调整收件人列表。Word 为邮件列表中的每个地址生成一个标签。如果只希望为邮件列表中的某些地址生成标签，可以选择要包括的地址或记录。
4. 向标签添加称作邮件合并域的占位符。在执行邮件合并时，邮件合并域内将填入地址列表中的信息。
5. 预览并完成合并。打印整个标签集之前可以预览每个标签。

您可以使用“邮件”选项卡上的命令来执行邮件合并。

 提示   还可以使用“邮件合并”任务窗格执行邮件合并，该任务窗格将分步引导您完成这一过程。若要使用任务窗格，请在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”，然后单击“邮件合并分步向导”。在此过程的步骤 1 中，在“选择文档类型”下，单击“标签”。

 

设置标签

可能您已经有某家标签纸供应商（如 Avery、Aone 或 Formtec）的一包标签纸。每张标签纸都有一定尺寸，并包含一定数目的、有特定尺寸的标签。

若要设置标签主文档，需要使文档的尺寸与您手头的标签纸上的标签尺寸相匹配。

1. 启动 Word。

   默认情况下，一个空白文档将会打开。让该文档开着。如果关闭该文档，便无法使用下一步的命令。

2. 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”。

   

3. 单击“标签”。
4. 在“标签选项”对话框中，需要确定几个选项。
   

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    用于打印标签的打印机的类型

    

    

    生产标签纸的供应商

    

    

    与标签纸包上列出的产品编号相对应的编号

    

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   标签纸的产品编号与“标签选项”对话框中的所有选项都不匹配

   仍然可以打印标签。只是必须进行一些自定义操作。

   1. 测量标签纸上的标签，并记下测量结果以及一张标签纸上可容纳多少标签。

       注释   仔细测量标签。实际的标签尺寸可能会比标签生产厂家说明的小。例如，一个 1×2 英寸的标签实际上可能只有 15/16 英寸高、1 15/16 英寸宽。

   2. 在“产品编号”列表中，选择一个与您的标签尺寸接近的标签类型。

      如果没有在“产品编号”框中看到所需的标签类型，则可以使用列出的其他标签，也可以创建新的标签大小。

   3. 单击“详细信息”，然后比较标签尺寸和每张标签纸上的标签数量（对于激光和喷墨打印机打印的标签），或者比较标签尺寸和标签表格中列的数量（对于点阵打印机打印的标签）。
   4. 请执行下列操作之一：
      • 如果尺寸和标签布局与您的标签相匹配，则使用所选标签。
      • 如果尺寸和布局与您的标签不匹配，则单击“取消”，并继续执行步骤 5。
   5. 在“标签选项”对话框中，单击打印机类型（“连续送纸打印机”或“页式打印机”），然后单击“新建标签”。
   6. 在“标签名称”框中输入名称，选择标签的高度、宽度、页边距以及其他选项，然后单击“确定”。

      新标签将以“标签名称 - 自定义”形式显示在“产品编号”框中。该标签还被放置到“其他/自定义”类别中。下次使用自定义标签时，请确保在“标签供应商”列表中选择“其他/自定义”。

5. 选择所需标签选项后，单击“确定”。

   Word 会创建一个包含标签页的文档。Word 使用一个表格对标签进行布局。如果看不见分隔标签的分隔线，请单击“表格工具”下的“布局”选项卡，然后在“表格”组中单击“查看网格线”。

恢复邮件合并

如果需要停止邮件合并的工作，可以保存标签主文档并在以后恢复合并。Word 会保留数据源和域的信息。如果停止合并前使用的是“邮件合并”任务窗格，Word 将在恢复合并时转到您在任务窗格中的位置。

1. 准备好恢复合并时，打开文档。

   Word 会显示一条消息，要求您确认是否要打开文档，那样会运行 SQL 命令。

2. 由于此文档已连接到数据源，而且您要检索数据，因此单击“是”。如果您在打开文档时不了解该文档是否已连接到数据源，可以单击“否”，以防止对数据的潜在恶意访问。

   此时，文档文本和您插入的所有域都会显示出来。

3. 单击“邮件”选项卡，恢复工作。

 

将标签连接到地址列表

若要将信息合并到标签中，必须将标签连接到地址列表，地址列表又称为数据源或数据文件。如果还没有数据文件，则可在邮件合并过程中创建一个数据文件。

选择数据文件

1. 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“选择收件人”。

   

2. 请执行下列操作之一：
   • 如果要使用 Microsoft Office Outlook 中的联系人列表，请单击“从 Outlook 联系人中选择”。

     有关使用 Microsoft Office Outlook 联系人列表的提示

     连接到 Office Outlook 联系人文件夹通常是一个简单的过程，但有时可能会遇到问题。以下是可能遇到的常见问题的解决方案：

     • 找不到要连接的 Outlook 联系人文件夹。
     • 出现有关邮件客户程序和邮件表的错误消息。
     • 无法连接到公用文件夹中的 Outlook 联系人文件夹。
     • 希望使用 Outlook Express 通讯簿作为联系人文件夹，但是无法连接到 Outlook Express 通讯簿。

     
     

     找不到 Outlook 联系人文件夹

     可能您需要选中 Outlook 的“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”属性，或者需要更改 Outlook 用户配置文件。

     选中“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”属性

     1. 在 Microsoft Office Outlook 中，在“转到”菜单上，单击“联系人”。
     2. 右键单击“联系人”文件夹，该文件夹包含邮件合并中要使用的信息，然后在快捷菜单中单击“属性”。
        
     3. 在“Outlook 通讯簿”选项卡上，确保选中“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”复选框，然后单击“确定”。

     返回到 Outlook 提示

     更改 Outlook 用户配置文件

     Outlook 用户配置文件是一组电子邮件帐户和通讯簿。通常您只需要一个配置文件，但如果您与其他人共享计算机或为了不同目的而使用不同的通讯簿，可以设置多个配置文件。开始邮件合并时，如果使用的配置文件不包含要使用的联系人文件夹，则该文件夹将不可用。

     要切换到其他用户配置文件，只需重新启动 Outlook。在提示您指定配置文件时，请选择包含要在邮件合并中使用的“联系人”文件夹的配置文件。

     如果没有出现配置文件的提示，而您知道有多个配置文件，可能您希望对 Outlook 进行设置，使其会给出提示。此处说明如何操作：

     1. 退出 Outlook。
     2. 在“控制面板”中切换到“经典视图”，然后单击“邮件”。
     3. 单击“显示配置文件”。
     4. 要在每次启动 Outlook 时见到选择配置文件的提示，单击“提示要使用的配置文件”，然后单击“确定”。

     出现有关邮件客户程序和邮件表的错误消息

     如果在 Word 中进行邮件合并期间尝试连接到“联系人”文件夹，而 Outlook 并未在 Windows Internet Explorer 中设置为默认的电子邮件程序，则会出现以下消息：

     “没有默认的邮件客户程序，或者当前的邮件客户程序无法满足消息处理请求。请运行 Microsoft Office Outlook 并将其设置为默认的邮件客户程序。”

     要避免在邮件合并过程中出现这条消息，请执行下列操作：

     1. 退出 Word。
     2. 在 Internet Explorer 的“工具”菜单中，单击“Internet 选项”，然后单击“程序”选项卡。
     3. 在“电子邮件”下，单击“Microsoft Office Outlook”，然后单击“确定”。

     再次启动 Word，打开邮件合并文档，然后连接到 Outlook 联系人文件夹。

     无法连接到公用文件夹中的 Outlook 联系人文件夹

     如果在 Word 中进行邮件合并，并且尝试连接到公用文件夹中的 Outlook 联系人文件夹，则会出现如下消息：

     “由于对话框或数据库引擎失败，无法完成该操作。请稍后再试。”

     如果稍后再试，会得到同样的消息。

     如果要在邮件合并时将公用文件夹中的联系人文件夹作为数据文件使用，必须在 Microsoft Office Outlook 中开始邮件合并。

     希望使用 Outlook Express 通讯簿作为联系人文件夹

     您无法在邮件合并期间直接连接到此类通讯簿。只能将 Outlook Express 通讯簿导出为 .csv 文本文件，然后连接到这种格式的通讯簿。

     导出 Outlook Express 通讯簿

     1. 启动 Outlook Express。
     2. 在“文件”菜单上，指向“导出”，然后单击“通讯簿”。
     3. 在“通讯簿导出工具”对话框中，单击“文本文件(以逗号分隔)”，然后单击“导出”。
     4. 在“将导出文件另存为”框中，为导出的文件键入一个文件名，然后单击“浏览”。
     5. 在“另存为”对话框中，在“保存位置”列表中选择文件的保存位置，然后单击“保存”。将数据文件保存在“我的文档”文件夹的“我的数据源”文件夹中是很方便的。在邮件合并过程中，浏览数据文件时，Word 首先会从该文件夹搜索数据文件。
     6. 单击“下一步”。选中要导出的域旁边的复选框，然后单击“完成”。

         注释   在决定导出哪些域时，请考虑要用邮件合并创建的套用信函、电子邮件或标签。例如，如果您决不会在合并的文档中包含昵称或个人网站，则不要导出这些域。

     7. 如果出现导出过程已完成的消息，请单击“确定”。
     8. 要关闭“通讯簿导出工具”对话框，请单击“关闭”，然后退出 Outlook Express。

     当回到 Word 执行邮件合并，并进行到连接数据文件的步骤时，请单击“使用现有列表”选项，并通过浏览找到刚才导出的 .csv 文件。在文件打开之前，可能会要求您选择使用什么分隔符将地址列表中的各列彼此分隔开。单击“逗号”，然后单击“确定”。

   • 如果已有 Microsoft Office Excel 工作表、Microsoft Office Access 数据库或其他类型的数据文件，请单击“使用现有列表”，然后在“选择数据源”对话框中找到所需文件。

     对于 Office Excel，可以从工作簿内的任何工作表或命名区域中选择数据。对于 Office Access，可以从数据库中定义的任何表或查询 （查询：在数据源中查找所有符合指定条件的记录的方法。查询可以包括操作符、问号、通配符和括号，以缩小搜索范围。）中选择数据。对于其他类型的数据文件，请在“选择数据源”对话框中选择文件。如果列表中未列出所需文件，请在“文件类型”框中选择适当的文件类型或选择“所有文件”。在邮件合并中，可以使用以下类型的数据文件：

     • 来自基于文件的单层数据库程序的文件，这些数据库程序已安装了 OLE DB （OLE DB：一种实现高效网络、并通过 internet 访问许多数据源类型的组件数据库架构，这些数据源包括：关系数据、邮件文件、平面文件和电子表格。） 提供程序或 ODBC （开放式数据库连接 (ODBC)：在数据库和程序间共享数据的标准方法。ODBC 驱动程序使用标准结构化查询语言 (SQL) 获得外部数据的访问权限。） 驱动程序（2007 Microsoft Office System 附带了许多这类数据库程序）。
     • 包含单个表的 HTML 文件。表的第一行必须包含列名，其他行必须包含数据。
     • 电子通讯簿：
       • Microsoft Office Outlook 通讯簿
       • Microsoft Schedule+ 7.0 联系人列表
       • 用 MAPI （MAPI：Microsoft 接口规范，允许不同的邮件处理和工作组应用程序（如电子邮件、语音邮件和传真）通过单个客户程序使用。） 兼容的邮件系统（如 Microsoft Office Outlook）创建的任何类似地址列表。
     • Microsoft Office Word 文档。该文档只应包含一个表。表的第一行必须包含标题，其他行必须包含要合并的记录。还可以使用域名源 （标题源：包含标题行（或标题记录）的文档，该标题行与指定用于邮件合并主文档的数据源共同使用。）作为数据源。
     • 任何包含由制表符或逗号分隔的数据域 （数据字段：分类信息，一个数据字段对应于数据源中的一列信息。每个数据字段的名称在数据源的第一行（标题行）中列出。例如，“邮编”和“姓氏”都是数据字段名称。）以及由段落标记分隔的数据记录 （数据记录：对应于数据源中一行信息的一组完整的相关信息。例如，客户邮件列表中的有关某位客户的所有信息为一条数据记录。）的文本文件。

     关于在 Office Excel 中设置数据格式的提示

     如果数据文件是包含百分数、货币值或邮政编码的 Office Excel 工作表，则可以使用动态数据交换 (DDE) 从 Word 连接 Excel 工作表来保留数据的数值格式。例如，您可确保数据文件中的 5 位邮政编码 07865 不显示为数字 7865（无前导零）。

     连接工作表之前，请在 Word 中执行下列操作：

     1. 单击“Microsoft Office 按钮”，然后单击“Word 选项”。
     2. 单击“高级”。
     3. 滚动到“常规”部分，然后选中“打开时确认文件格式转换”复选框。
     4. 单击“确定”。
     5. 当邮件合并主文档打开后，在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组，单击“选择收件人”，然后单击“使用现有列表”。
     6. 在“选择数据源”对话框中找到 Excel 工作表，然后双击该工作表。
     7. 在“确认数据源”对话框中，单击“MS Excel 工作表通过 DDE (*.xls)”，然后单击“确定”。

         注释   如果看不到“MS Excel 工作表通过 DDE (*.xls)”，则选中“全部显示”复选框。

     8. 在“Microsoft Office Excel”对话框中，对于“请指定命名单元格或单元格区域”，选择包含要合并的信息的单元格区域或工作表，然后单击“确定”。

         注释   若要防止每次打开数据文件时都出现提示，可以在连接工作表之后清除“打开时确认转换”复选框。

   • 如果还没有数据文件，请单击“键入新列表”，然后使用打开的表格创建列表。该列表将被保存为可以重复使用的数据库 (.mdb) 文件。

 注释   如果安装了 2007 Microsoft Office System（而不是单独安装 Office Word 2007），则可以使用 Microsoft Query 来构造查询 （查询：在数据源中查找所有符合指定条件的记录的方法。查询可以包括操作符、问号、通配符和括号，以缩小搜索范围。）并从外部数据源 （外部数据源：包含用户要访问的数据的数据源。例如，Microsoft Excel 列表或 Microsoft Access 数据库。）检索需要的数据。

 

调整收件人列表

连接某个数据文件时，您可能不希望将该数据文件中的所有记录（行）信息都合并到标签。

要缩小收件人列表或使用数据文件中记录的子集，请执行下列操作：

1. 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“编辑收件人列表”。

   

2. 在“邮件合并收件人”对话框中，请执行下列任一操作：
   • 选择单个记录  此方法最适合短列表的情况。选中要包括的收件人旁边的复选框，清除要排除的收件人旁边的复选框。

     如果合并时只希望包括少数几个记录，可以清除标题行的复选框，然后只选中要合并的记录。同样，如果要包含列表中的大部分内容，则可选中标题行中的复选框，然后清除不想包含的记录的复选框。

   • 排序记录  单击您要作为排序依据的项目的列标题。将按字母顺序升序（从 A 到 Z）对列表进行排序。再次单击该列标题，将按字母顺序降序（从 Z 到 A）对列表进行排序。

     如果要进行更复杂的排序，请单击“调整收件人列表”下的“排序”，并在“筛选和排序”对话框中的“排序记录”选项卡上选择排序首选项。例如，如果要在每个邮政编码内，将收件人地址按姓氏以字母顺序排序，并且邮政编码按数字顺序排列，则可以使用这种排序方法。

   • 筛选记录  如果列表包含不希望在合并中看到或包括的记录，这种方法十分有用。筛选列表之后，可以选择或清除复选框，以包括或排除记录。

     要筛选记录，请执行下列操作：

     1. 在“调整收件人列表”下，单击“筛选”。
     2. 在“筛选和排序”对话框的“筛选记录”选项卡上，选择要应用的筛选条件。

        例如，要只为国家/地区为澳大利亚的地址生成标签，则单击“域”列表中的“国家或地区”，“比较”列表中的“等于”，以及“比较对象”列表中的“澳大利亚”。

     3. 要进一步调整筛选，请单击“与”或“或”，并选择更多条件。

        例如，若想只为慕尼黑的企业生成标签，则筛选“城市”域中包含“慕尼黑”并且“公司名称”域不为空的记录。如果在此筛选中使用“或”而不使用“与”，邮件合并将包含所有慕尼黑的地址，以及其他城市中包含公司名称的所有地址。

 注释   如果已经安装了地址验证软件，可以单击“邮件合并收件人”对话框中的“验证地址”，来验证收件人地址。

 

向标签添加称为邮件合并域的占位符

将标签连接到地址列表之后，即准备就绪可以添加占位符，占位符表示每个标签上将显示地址的位置。还可以键入要在每个标签重复的文本，如公司徽标或发货标签上的寄信人地址。

地址的占位符称为邮件合并域。Word 中的域与所选数据文件中的列标题相对应。

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 数据文件中的列代表信息的类别。添加到标签中的域是这些类别的占位符。

 数据文件中的行代表信息的记录。进行邮件合并时，Word 为每个记录生成一个标签。

 

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在所设置的初始标签（标签主文档）中放置一个域，表示希望在该处显示某个信息类别（如名称或地址）。

 注释   将邮件合并域插入标签主文档时，域名称总是由尖括号 (? ?) 括住。这些尖括号不会显示在最终的标签中。它们只是帮助将标签主文档中的域与普通文本区分开来。

合并时发生的情况

进行合并时，数据文件第一行的信息替换域创建第一个标签。数据文件第二行的信息替换域创建第二个标签，依此类推。

使用域：示例

可以将数据文件中的任何列标题作为域添加到标签中。这为设计标签赋予了灵活性。

例如，假设邮件列表保存着新闻稿订户的信息，数据文件包含一个名为“到期日”的列，该列存储所有的订阅到期日。如果运行合并之前将 ?到期日? 域放置到标签主文档中，则每位订户都将在其邮件标签上看到自己的订阅到期日。

您可以对域进行组合，也可以用标点符号分隔域。例如，要创建地址，可以在标签主文档中这样设置域：

?名字? ?姓氏?

?街道地址?

?城市?，?省/市/自治区? ?邮政编码?

对于经常使用的内容（如地址块和问候语），Word 提供了将多个域组合在一起的复合域。例如，地址块域是几个域的组合体，包括名字、姓氏、街道地址、城市和邮政编码。

可以自定义每个复合域的内容。例如，在地址中，您可能希望选择正式的名字格式（例如“任家双先生”）。在问候语中，您可能想直接写对方的姓名而不加“尊敬的”。

将邮件合并域映射到数据文件

要确保 Word 能够在与每个地址元素相对应的数据文件中找到列，需要在 Word 中将邮件合并域映射到数据文件的列。

要映射域，请单击“邮件”选项卡上“编写和插入域”组中的“匹配域”。

“匹配域”对话框将打开。

地址元素在左边列出。数据文件中的列标题在右边列出。

Word 搜索与每一元素相匹配的列。在插图中，Word 自动将数据文件的“姓氏”列与“姓氏”匹配。但 Word 无法匹配其他元素。例如，在此数据文件中，Word 不能匹配“名字”。

在右侧的列表中，可以从数据文件中选择与左侧元素相匹配的列。在插图中，“姓名”列现在与“名字”相匹配。“尊称”、“唯一标识符”和“中间名”不能匹配也无妨。邮件合并标签不需要使用所有域。如果添加的域不包含数据文件中的数据，则该域在合并文档中将显示为空占位符，空占位符通常为空行或隐藏域。 

键入内容并添加域

1. 在设置的初始标签（标签主文档）中，单击要插入域的位置。
2. 使用“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组。

   

3. 添加以下任何一项：

   包含姓名、地址和其他信息的地址块

   1. 单击“地址块”。
   2. 在“插入地址块”对话框中，选择要包含的地址元素以及要使用的格式，然后单击“确定”。
   3. 如果出现“匹配域”对话框，则 Word 可能未找到地址块需要的某些信息。单击“(不匹配)”旁边的箭头，然后从数据源中选择对应于邮件合并所需域的域。

   单个域

   可以插入单个域中的信息，如名字、电话号码或捐赠者名单中的一笔捐款额。若要将来自数据文件的域快速添加到标签主文档中，请单击“插入合并域”旁边的箭头，然后单击域名称。

   有关在文档中插入单个域的更多选项，请执行下列操作：

   1. 在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中，单击“插入合并域”。
   2. 在“插入合并域”对话框中，请执行下列操作之一：
      • 即使数据源的域与您的域名称不同，也要选择会自动与数据源中的域相匹配的地址域，请单击“地址域”。
      • 要选择始终直接从数据文件中的列提取数据的域，请单击“数据库域”。
   3. 在“域”框中，单击所需的域。
   4. 单击“插入”，然后单击“关闭”。
   5. 如果出现“匹配域”对话框，则 Word 可能未找到插入域所需的某些信息。单击“(不匹配)”旁边的箭头，然后从数据源中选择对应于邮件合并所需域的域。

    注释   如果从“数据库域”列表插入域，并在稍后切换到数据源，但数据源中的列名与插入的域名不同，那么 Word 无法将该域的信息插入合并的文档中。

   来自 Office Outlook 联系人的自定义域

   在主文档中包括自定义联系人域的唯一方法是在 Outlook 内开始邮件合并。首先，使用要在合并中使用的域设置联系人视图。然后，开始邮件合并。选择所需设置后，Word 自动启动，即可完成合并。

   设置包含自定义域的联系人视图

   1. 在 Outlook 联系人的“视图”菜单上，指向“当前视图”，然后单击“电话列表”。
   2. 右键单击列标题，然后单击快捷菜单上的“字段选择器”。
   3. 在“字段选择器”对话框顶部的下拉列表中，选择“文件夹中用户定义的字段”。
   4. 拖动要从对话框添加到列标题的域。一个小红箭头会帮助您将域放置在所需位置。
      

       注释   通过单击底部的“新建”，即可在“字段选择器”对话框中添加新域。

   5. 在视图中添加完所有自定义域后，关闭“字段选择器”对话框。
   6. 要删除不想在邮件合并中包含的域，请在“电话列表”视图的列标题中单击域名，然后将它拖出列标题。

   从 Outlook 运行邮件合并

   1. 在 Outlook 联系人中，通过下面的方法选择各个联系人：按住 Shift 并单击以选择某一区域，或按住 Ctrl 并单击以选择各联系人。如果希望包括视图中当前可见的所有联系人，则不要单击任何联系人。
   2. 在“工具”菜单上，单击“邮件合并”。
   3. 如果选择了要包含在邮件合并中的单个联系人，请单击“选定的联系人”。如果要包括视图中当前可见的所有联系人，则单击“当前视图中的所有联系人”。
   4. 如果已经配置了电话列表视图，使它仅显示要在邮件合并中使用的域，则单击“当前视图中的联系人字段”。否则，单击“所有联系人字段”，使所有联系人域在邮件合并中都可用。
   5. 如果要为邮件合并生成新的主文档，则单击“新建文档”。否则，单击“现有文档”，然后单击“浏览”找到要用作主文档的文档。
   6. 如果要保存已选择的联系人和域，以便重复使用，则选中“永久文件”复选框，然后单击“浏览”保存该文件。这些数据作为逗号分隔的数据保存在 Word 文档中。
   7. 选择“邮件标签”。
   8. 单击“确定”。在 Word 中打开文档时，在“邮件”选项卡的“编写和插入域”组上，单击“插入合并域”旁边的箭头，然后单击要添加到标签主文档的域。
4. 按所需方式完成设置第一个标签后，在“编写和插入域”组中，单击“更新标签”。

   第一个标签的内容被复制到所有其他标签。

 注释 

• 不能手动键入合并域字符 (?? ??)，也不能使用“插入”菜单上的“符号”命令。必须使用邮件合并。
• 如果合并域出现在大括号内，如 { MERGEFIELD City}，Word 则显示域代码 （域代码：为占位符文本，显示数据源的指定信息的显示位置；或者为生成字段结果的字段中的元素。域代码包括字段字符、字段类型和指令。）而不显示域结果 （域结果：当 Microsoft Word 执行域指令时，在文档中插入的文字或图形。在打印文档或隐藏域代码时，将以域结果替换域代码。）。这不会影响邮件合并，但如果要显示结果，请右键单击域代码，然后单击快捷菜单上的“切换域代码”。

设置合并数据的格式

数据库和电子表格程序（如 Microsoft Office Access 和 Microsoft Office Excel）将键入单元格的信息存储为原始数据。在 Access 或 Excel 中应用的格式（如字体和颜色）不会与原始数据一起存储。当您把来自数据文件的信息合并到 Word 文档时，您合并的是不带所应用格式的原始数据。

若要设置文档中数据的格式，请选择邮件合并域并设置其格式，就像为任何文本设置格式一样。确保所选内容包含域两边的尖括号 (? ?)。

 

预览并完成合并

将域添加到设置的初始标签（标签主文档）后，即可预览邮件合并结果。如果对预览结果满意，则可以完成邮件合并。

 

预览合并

在实际完成邮件合并之前，可以预览标签和进行修改。

要进行预览，请在“邮件”选项卡上的“预览结果”组中执行以下任一操作：

• 单击“预览结果”。
• 在“邮件”选项卡上，单击“预览结果”组中的“下一记录”和“上一记录”按钮，逐页查看每个标签。
• 通过单击“查找收件人”来预览某个特定文档。

 注释   单击“邮件”选项卡上“开始邮件合并”组中的“编辑收件人列表”，打开“邮件合并收件人”对话框，如果有不希望包括的记录，可以在此处对列表进行筛选，也可以清除收件人。

 注释   Word 使用表格在页面中设计标签页。逐页查看标签时，活动记录显示在表的第一个单元格中，后面的单元格显示其后的记录。这种显示方法给您这样的印象，即 Word 将为数据文件中每条记录生成一个标签页，但实际上并非如此。

完成合并

您可以打印标签，也可以对其分别进行修改。您可以对所有标签或标签子集进行打印或更改。

打印标签

1. 在“邮件”选项卡上的“完成”组中，单击“完成并合并”，然后单击“打印文档”。

   

2. 选择是要打印全部标签、仅当前可见的标签，还是根据记录编号指定的标签子集。

更改个别标签

1. 在“邮件”选项卡上的“完成”组中，单击“完成并合并”，然后单击“编辑单个文档”。

   

2. 选择是要编辑整个标签集、仅当前可见的标签，还是根据记录编号指定的标签子集。Word 将要编辑的标签保存到一个单独的文件中。

保存标签主文档

请注意，保存的合并标签与所设置的初始标签（标签主文档）是分开的。如果计划将标签主文档用于其他邮件合并，最好保存标签主文档。

保存标签主文档时，还会保存与数据文件的连接。下次打开标签主文档时，会提示您是否要将数据文件中的信息再次合并到标签主文档中。

• 如果单击“是”，则文档打开时将包含合并的第一条记录的信息。
• 如果单击“否”，则将断开标签主文档与数据文件之间的连接。标签主文档将变成标准 Word 文档。域将被第一