《从程序员到项目经理》读书笔记（十一）:如何管理自己的时间

1.谁动了我的时间
时间对于每个人而言，都是最稀缺的资源，对于一个管理者更是如此，时间不够用成为几乎所有管理者共同的问题。如果要对项目经理常说的话做一个调查的话，想信“我很忙”一定可以名列前茅。
总的来说，让经理们不堪重负的因素有三：
(1)工作
(2)下属
下属也是一种资源，即人力资源，这种资源与时间一样，同样具有稀缺性。
因为你的下属不给力，所以你总是要自己来制定计划、自己来做系统架构、自己来监控进度、自己来检查质量、自己来写文档、自己来汇报工作、自己来解决重要问题、甚至自己来编写代码，你整天忙忙碌碌，就是在忙这样的事情。

(3)自己：

通过不断的自省，改善自己的管理方法和行为习惯，我们对时间利用也必然会变得越来越高效。

2.时间管理的本质是对工作的梳理
通过对工作的梳理，让我们在有限的时间内，使得工作更有条理、更有成效。
必须要主动、有目标地对工作进行梳理，这是对一个管理者的基本要求。
基于3W1H，项目经理可以按以下三个步骤来梳理工作：
（1）分析要做什么、不做什么，以及先做什么、后做什么
解决What 和When 的问题。
（2）分析由谁来做
解决Who 的问题。如果出现项目经理很忙、下属很闲的情况，那就说明项目经理你做得太多了，不要和你的下属抢事情做。
（3） 如何让工作更有成效
在这里我们不是要讨论编码或写文档的技巧，而是个人的习惯和认识，这对工作成效的影响更是本质上的。
3.做事要分轻重缓急
中国有词语叫“轻重缓急”，可是到了国外摇身一变，变成了“时间管理四象限法”——自从美国总统艾森豪威尔提出以来，人人将其奉为圭臬，成为时间管理领域最重要的方法论。
（1） 第一象限：重要紧急。比如客户服务器崩溃。
（2） 第二象限：重要不紧急。，例如制定项目计划、团队建设等。
（3）第三象限：不紧急也不重要。
（4） 第四象限：紧急不重要。
对于一个普通的管理者，其工作的优先级一般是这样的：第一象限>第四象限>第二角限>第三象限。
对于一个卓有成效的管理者，其优先级应该是这样的：第一象限=第二象限>>第四角限。
4.管理者无需事必躬亲
为什么诸葛亮只活了53岁，恐怕跟他这种事必躬亲的精神也有莫大的关系吧——他是把自己累死的。
（1）不要和下属抢事做
项目经理最可悲的事情就是，自己累得半死，项目组成员却闲得发慌。
（2）授权绝不是简单的把工作交出去
    目标明确：要做什么内容、达到什么质量要求、什么时候完成等等，必须要清晰具体。管理学家们认为目标必须要SMART（S=Specific、M=Measurable、A=Attainable、R=Realistic、T=Time-based），这是很有道理的。
    跟踪反馈：项目经理应当经常性对任务完成情况进行检查，这是很多项目经理非常欠缺的一个重要环节。只授权不检查，最后的情况可能就是进度大大延迟，或者与你想要的东西大相径庭，下属进行种种解释，但为时已晚。
    能力辅导：项目经理要对下属的能力有比较准确的把握，安排工作也应该在其力所能及范围。如果跳一跳能够得着，就比较理想，但项目经理仍然需要主动辅导，加强监控，当发现偏差时，应及时采取应对措施。如果工作大大超出其能力范围，再怎么跳也够不着，项目经理就要另想高招了。
（3）不做甩手掌柜
不管怎么说，授权不可过度，否则项目经理就成了甩手掌柜，实际也等于放弃对项目的控制权。
项目经理应该做的工作：
     系统性工作由项目经理做，比如制定计划、安排任务、鼓舞士气、项目检查等，具体事务由下属去做。
     重要的事情项目经理来做，紧急的事情让下属去做。
     决策由项目经理来做，执行由下属去做。
     下属能做的事由下属去做，否则由项目经理自己做或带着做。
5.好习惯让工作更有成效
（1）尽力避免返工
（2）打破帕金森定律的魔咒
英国学者帕金森通过多年的调查研究，发现一个规律：“工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。”
总之，只要还有时间，工作就会不停的扩展。
它之所以起作用，表面上原因在于时间充裕，外部压力太小。
因此，有必要对每件工作确定一个时间期限——dead line，一过这条线dead！
（3）合理利用时间
时间碎片的问题对管理者而言是不可避免的，但可以采取方法更加合理的利用时间，将其影响降到最低。
    制定规则
例如约定在指定的时间签单、讨论技术问题、反馈进展等，而不是随时进行。
    琐碎事情一起做
对于工作中的琐碎问题，不用急着处理，可以启动“碎片整理程序”，将其记录下来，在你不需要“炒菜”的时候一起处理。
   利用碎片时间
碎片时间并非不可利用，而是要安排合理的工作。几块大石头中间的缝隙，肯定塞不下另一块大石头，但放一些小石子或沙子还是没问题。例如与员工沟通、向领导汇报工作、检查员工工作、辅导员工、项目风险分析、项目目标回顾、发传真、收邮件等，这些工作就是小石子一样，利用小块小块的时间就可以完成。