办公技巧小便笺（二）

■Word2003：巧查ASCII代码
如果临时要查某个字符的ASCII代码，手头又没有字符代码对照怎么办？其实可以用word来查看字符的ASCII代码。这里以查＠为例，定位光标于字符右边，按下组合键Alt+X，原来的＠就变成了“0040”，这个0040是16进制的，需要把它转换成十进制。调出系统自带的计算器，转换后得到0064，它就是我们通常所说的ASCII代码。
■word2003：快速输入学生信息
在输入学生的相同信息时，如性别，有个快捷的方法：首先按住Ctrl键，在所选择的单元格上拖动或单击，这样就把所有性别为女的单元格选中了。
接着输入一个“女”字，然后按组合键Ctrl+Enter，就可以一次输入所有相同的性别。同样的道理，就能一次性输入所有学生的信息。
■word2003：调整汉字与字母的间距
用word编写文章时，中文和英文之间会有一小段空格隔开，这是因为word会自动调整中、英文间的间距。如果想关闭该功能，方法如下：首先选中全文，单击“格式→段落→中文版式”命令，在“中文版式”选项卡中，取消“字符间距”设置框下面的“中、英文间自动调整间距”和“中文、数字间自动调整间距”选项左边复选框中的钩即可。
■Word2003：快速排序文字
办公中，不时会碰到对人员名单或产品名单按照拼音或日期进行排序的情况。最简单的方法是首先选中要排序的文字，然后点击word菜单栏上的“表格－排序”命令，在弹出的对话框中，可以选择“拼音”或“日期”，接着选择按照“升序”还是“降序”进行排序，选好后单击“确定”即可快速排序文字了。
■Word2003：重复打印多页表格标题
在日常办公中，我们经常要用word制作一些具有相同标题的多张同样表格，如果在每页都制作一个相同标题，就会大大降低办公效率。
首先选中表格的标题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”命令，这样，当你预览或打印文件时，就会发现每一页的表格都有了相同的标题。使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。
■Word2003：撤消自动套用的格式
在写文章时，会经常出现一些自动套用格式的现象，如自动编号、自动缩进等。如果快速撤消这些自动套用的格式呢？使用快捷键是一个较快的办法，操作如下：1、将光标定位在段落的末尾，按下快捷键Ctrl＋Q，可以去除段落的附加样式；2、回车后自动套用了格式，按下快捷键Ctrl+Z，可以即时撤消套用的格式。
■Word2007：制作个性化的艺术字
首先将光标定位到要插入艺术字的地方，单击“绘图”工具栏中的“插入艺术字”图标按钮，在弹出的对话框中为艺术字选择一种样式，单击“确定”按钮后将弹出“编辑艺术字文字”对话框，在此输入要插入的艺术字（如鲜花），并设置好字体、字号和格式，然后单击“确定”按钮即可。
接着为艺术字插入一张鲜花的图片后，单击“绘图”工具栏中的“三维效果样式”图标按钮，为艺术字选择一种三维效果样式。右键单击工具栏的空白处，选择“自定义”命令，在弹出的对话框中的“工具栏”选项卡里面，勾选“三维设置”复选框调出“三维设置”工具栏，这里可以对艺术字进行更多的设置。
■Word2007：阅读版式下修改文字
在阅读长篇word文档时，很多用户都喜欢采用阅读版式视图，但在word2007中该视图模式下默认是不允许键入、修改的，如果阅读中途需要编辑文字，就不得不回到传统的“页面视图”模式，这对用户来说太不方便了。其实，只要在“阅读版式视图”界面右上角点击“视图选项”并选择“允许输入”即可。
■Word2007：实用的诊断程序
在word2007上运行诊断功能，比较适合进行初步检查。点击左上角office按钮，依次点击“word选项－资源－诊断”，在弹出窗口中选择“继续”按钮，在随后弹出的窗口中点击“开始诊断”按钮即可。这里能进行磁盘诊断、兼容性诊断、安装程序诊断和内存诊断。
■Word2007：直观的计算
日常办公中，总要计算一些既有加减又有乘除的长算式。“计算器”工具可以完成这个工作，但是无法直观地显示我们输入的算式是否正确，是否少算或多算一个数字。Word文档能满足这个要求，既能实现计算功能，又能直观显示。
打开word文档，按组合键Ctrl+F9，会在光标处出现一个有灰色底纹的大括号，首先在大括号里输入“＝”等号，然后将全部算式输入，核对无误后再按F9键，即可得到计算结果。这里的计算方法跟普通算式一样，采取先乘除后加减，小括号内的算式优先计算。
■Word2007：精确移动文字块
用word进行文档编辑时，经常需对某行或某段文字位置进行调整，当然采用鼠标拖曳或者“剪切粘贴”的方式进行移动是可以的，但在超长文档中操作却比较麻烦，其实可以利用F2功能键来进行精确移动。
先选中需要进行精确移动的文本内容，再按下键盘上的“F2”键，此时屏幕左下角状态栏中会显示“移至何处？”的提示，接下来将光标定位到移动目的地，按下回车键即可快速完成精确移动。
■Word2007：快速定位光标
当打开wps文档时，光标会自动定位到上次存盘时的位置。不过word却没有直接提供这个功能，但当我们打开word文件后，按下Shift+F5时就会发现光标已快速定位到上次编辑时的位置了。
■word2007：去掉烦人的“粘贴选项”
在word2007中，当进行复制、粘贴操作时，总会出现一个“粘贴选项”浮动图标，它会提示我们是需要“保留源格式”、“匹配目标格式”还是“仅保留文本”，如果你很少使用它，可以选择“设置默认粘贴”，在弹出的“word选项”界面中滚动到“剪切、复制和粘贴”功能组，取消“显示粘贴选项按钮”的勾选即可。
■word2007：快速输入中文省略号
许多人都以为在word中，只能切换到英文输入法状态下才可输入省略号。如果点击键盘上的“．”键，只能输入中文标点符号中的句号而非中文的省略号。其实在中文输入法状态下只要同时按“Ctrl+Alt+．”组合键，即可快速输入省略号。