公文培训--如何写好通知

如何写好通知

适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求有关部门、单位办理和需要有关部门、单位周知或执行的事项，组建、撤销有关部门、单位及人事任免。

（一）文种特征

1.发布性。即用通知来发布有关法规和规章，它一般用于党政机关内部行文，此种通知称为"发布性通知"。

2.指示性。即指用通知来发布要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，此种通知称为"指示性通知"。它具有明显的指示性，但在内容规格上又不适宜用"指示"行文，于是以"指示性通知"来发布。同时，这种指示性的通知，一般是以机关各部门名义行为，而指示必须使用领导机关的名义。

3.中转性。即指用批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，

（二）结构模式

1.指示性通知

指示性通知的写作结构通常由标题、通知缘由、通知事项组成。

（1）标题。即公文名称，应写得准确、简要，采用发文机关、事由和文种三要素齐备的标准式标题。

（2）通知缘由。通知缘由是指示性通知正文的开头部分，应写得简明扼要，精炼概括。一般应交待出发布通知的背景、目的、理由等，以便为下文进一步提出通知事项做好铺垫。用语要简洁、明确，文字不宜过多，然后用过渡语"现通知如下"、"现将有关事项通知如下"、"为此，特作如下通知"等，后用冒号，开启下文。

（3）通知事项。这部分是指示性通知撰写的主干。它是受文单位执行的依据，因此，要明确、具体地交待出应知和应办的事项，即工作的任务和要求。在结构安排上，一般采用分条列项式写法，用序号表明层次；也可用分列小标题式写法，将通知内容分作几个方面，分别进行阐述。

指示性通知，在文中大量地使用"不得"、"要"、"不要"、"必须"等模糊词语，表意十分明确，语气坚定有力，令人不容置疑。

2.发布性通知

发布性通知是指用以发布法规和规章的通知。其写作结构一般由标题、正文组成。

（1）标题。通常由发文机关、被发布的法规或规章名称、文种三要素组成。

（2）正文。发布性通知的正文部分较为简短，一般包括两层内容：一是用介词机构前置的句式（"即将……."）引出被发布的法规或规章名称；二是提出贯彻执行的希望或要求。此项内容通常使用的习惯性语句有"请认真贯彻执行"，"请遵照执行"等，旨在强调通知的内容关系重大，必须令行禁止，照章办事，充分体现其智慧效力。

发布性通知是将有关的法规或规章以通知的名义进行发布，因而就形成了"主件"（通知）——"附件"（法规或规章）的外在结构模式，但在这种模式之中，附件即被发布的法规或规章实质是主件，是行文的目的所在，而"通知"本身实质是附件，只起"文件头"作用，将有关法规或规章"运载"发布出来。

3.批转、转发性通知

包括三种：一是用于批转下级机关公文，通称"批转性通知"；一是用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，通称"转发性通知"；一事印发文件材料，如领导讲话、本机关的工作计划和工作过总结等，通称"印发性通知"。

批转、转发性通知的写法：

（1）标题。一般由发文机关、被批转、转发或印发的文件的标题和文种三要素构成。如果被批转的对象系法规性文件，要注意加注书名号。

（2）正文。包括三层内容：一是写明被批转、转发或印发的文件；二是指明通知事项的意义，即阐述批转、转发或印发该文件的必要性和重要性；三是指出具体的贯彻执行的意见或要求，要求必须具有针对性。"执行要求"部分通常使用的习惯用语有："请遵照执行"、"请认真贯彻执行"、"请参照执行"、"请认真贯彻落实"等。

   

例1：

关于印发《XXXXXX规定》的通知

XXXX（主送单位）：

为了XXXX（目的），根据XXXX（依据），我们制定了《XXXXXX规定》，现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。贯彻执行中有何问题，请及时反馈xxxxxx。

（印章）       

XXXX年X月X日

   

例2：

关于转发XXXXXXXX的通知

XXXX（主送单位）：

为了XXXX（目的），现将XXXX（上级单位或有关业务主管部门）《XXXX》（文号）转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。

XXXXXX  （具体贯彻意见）。

（印章）       

XXXX年X月X日

   

指示性通知主要用于上级单位对开展某项工作或针对工作中出现的带有普遍性的问题作出工作部署、提出管理措施、制订有关政策等。拟写该类通知，在开头部分应写明通知缘由，即行文的目的和意义；通知的内容部分，大多采用分条列项法，具体阐明原则，明确政策，提出要求、措施和办法等。如：

   

例3：

关于XXXX（拟采取措施）的通知

XXXX（主送单位）：

近期，XXXX（从正反两方面分析面临的形势和存在的问题）。  XXXX（指出采取进一步措施的重要性、必要性和紧迫性）。根据XXXX（依据），为了XXXX（目的主旨），经研究，决定XXXX（拟采取措施），现就有关事项通知如下：

一、XXXX．

二、XXXX．

三、XXXX．

……（通知的具体内容）

XXXX（提出希望和要求）。

（印章）       

XXXX年X月X日

   

周知性和事务性通知，主要用于处理日常事务性工作，以及要求有关单位办理或周知的有关事宜，如催报材料、撤销或成立机构、启用或废止印章等。拟写时，首先要写明通知的缘由或依据；其次是写明办理或周知事项的具体内容，要注意简明扼要地将有关事项逐项交代清楚。如：

   

例4：

关于启用XXXX印章的通知

XXXX（主送单位）：

根据XXXX（依据），成立XXXX（机构名称或机构更名）。从XXXX起（起始时间）启用XXXX印章（机构更名时，需注明原XXXX印章。

附件：印模式样

（印章）       

XXXX年X月X日

   

例5：

关于成立XXXX（机构）的通知

XXXX（主送单位）：

为了XXXX（目的），根据XXXX（依据），决定成立XXXX（机构），负责XXXX工作。现将有关事项通知如下：

一、XXXX（机构）的人员组成。

二、XXXX（机构）的主要职责

（一）XXXX

（二）XXXX

……

三、XXXX（机构）下设办公室，主要负责XXXX工作。

XXXX（其他需要说明的事项）。

   

（印章）       

XXXX年X月X日

   

例6：

关于XXX等同志职务任免的通知

XXXX（主送单位）：

经XXXX研究，决定：

任命XXX为xxxxxx；

任命XXX为xxxxxx；

免去xxx的xxxxxx（职务）。

（印章）       

XXXX年X月X日

   

拟写会议通知时，一般要写明召开会议的单位，会议名称和时间、地点、内容（议题），参加会议的人员范围和人数，会议材料要求，报到时间和食宿安排，有关注意事项以及联系人和电话等。必要时需附"会议回执"。

"会议回执"主要包括：参会人员单仁务和联系方式等，必要时还应注明到达及返程时间等。如：

   

例7：

关于召开XXXX会议的通知

XXXX（主送单位）：

为了XXXX（目的），根据XXXX（依据），XXXX（主办单位）决定于XXXX年X月X日在XXXX（地点）召开XXXX会议。现将有关事项通知如下：

一、会议内容：XXXX。

二、参会人员：XXXX。

三、会议时间、地点：XXXX。

四、其他事项：

（一）请与会人员持会议通知到XXXX报到，XXXX（食宿费用安排）。

（二）请将会议回执于XXXX年X月X日前传真至XXXX（会议主办或承办单位）。

（三）XXXX（其他需提示事项，如会议材料的准备等）。

（四）联系人及电话：XXX，XXXXXXXX。

 

附件：1．参会名额分配表

      2．参会人员回执

   

（印章）       

XXXX年X月X日