关于Microsoft Office 学习方法（一）

根据这两年的教学经验我简单谈一下Microsoft Office 的学习方法。

    在我带的班级里，我发现有些学生在刚开始来到我们中心参加培训时几乎就没有接触过电脑，但后来他们使用办公软件和开发开具的熟悉程度比原先那些基础较好的同学还要出色。从中我体会到学习软件的应用最主要的还是一个字“用”。即使一个再熟悉的“老手”，经过一段时间不碰电脑也会变得不知所措。

    但光是瞎用可不行，要掌握一定的规律。我觉得学习Microsoft Office和学习Windows操作有很多地方是相通的。其实学习这些Windows软件的应用一个最简单规律就是，Windows软件包括系统本身的操作无非以下几种操作：

1    首先看一下有没有快捷键。如打开通常是Ctrl+O，新建是Ctrl+N等。
2    如果不知道快捷键，看看右键中有没有。如打开一个Word文档就可以文档上单击右键，选择“打开”或编辑。
3    右键菜单中没有，再看一下菜单中有没有。如在Word中为一些段落设置分栏，就可以在选中段落之后使用“格式”菜单中的“分栏”。
4    在使用Office的时候还要注意一点，就是在设置文章、段落或文字的格式时一定要将其选中，如以下这个效果：   
“在这个演讲中”就是被选中的文本，你所设置的格式就会作用于这几个文字之上。
5    基本上你在Office中所有实现的一切功能都可以在菜单中找到，如要插入对象就在“插入”菜单中查找，要设置格式就在“格式”菜单中找，要切换不同的视图来查看文档就到“视图”中查找。
6    学习 Office 还有一个非常好帮手，就是它的帮助文档。只要你按下F1键，就可以看到它了，可以在线使用也可以脱机使用。其实学习其它软件的使用也可以借助这些软件提供的帮助。

下面我附上一些使用Office时用到的一些操作，一般是按点击菜单的顺序来写的。

 

 

        在 MS-Word 文档中设置文本和段落格式

n       设置字体：选中要设置字体的文字 ＞ “格式”菜单或“右键”菜单 ＞ 选择“字体”
或者直接利用工具栏的字体选项框

n       字间距：选中要设置字体的文字＞“格式”菜单或“右键”菜单＞选择“字体”＞切换到“字间距”选项卡
缩放   按其当前尺寸的百分比垂直和水平地拉伸或压缩文本。请键入或选择一个 1 至 600 之间的百分数。
位置   基于基线提升或降低选中文本。在“磅值”框中键入或选择一个数。
调整字体的字间距   自动调整特定字符组合间的距离，以便整个单词看上去间距更为均匀。该命令只对 TrueType 和 Adobe Type Manager 字体有效。
如果定义了文档网格，则对齐网格   设置每行字符数以匹配“页面设置”对话框(“文档网络”选项卡)中设置的字符数。

n       段落对齐方式：选中要实行对齐的段落＞选择“工具栏”上的对齐方式或打开“格式”菜单＞“段落”＞“对齐方式”
换行和分页孤行控制   防止 Microsoft Word 在页面顶端单独打印段落末行或在页面底端单独打印段落首行。
段中不分页   防止在段落中出现分页符。
与下段同页   防止在选中段落与后面一段间插入分页符。
段前分页   在选中段落前插入分页符。
取消行号   防止选中段落旁出现行号。该选项对未设行号的文档或节无效。
取消断字   防止段落自动断字。
制表位   单击以打开“制表位”对话框。使用该对话框可设置或更改段落的制表位设置。

n       缩进段落：通过水平标尺实现各种缩进
缩进的几种方式：

u       首行缩进：段落第一行缩进。

u       悬挂缩进：除第一行的其它行缩进。

u       左缩进：整个段落从左向右缩进。

u       右缩进：整个段落从右向左缩进。

n       操作方式：选中要实现缩进的段落或点击段落任何地方＞调整水平标尺上的各种缩进按钮。

n       首字下沉：选中要实现首字下沉的段落＞“格式”＞“首字下沉”

n       制表位：选定要在其中设置制表位的段落。 ＞ 单击水平标尺最左端的各种制表符类型设置制表符。（前提必须在段落中已经插入的相应的制表符）

        项目符号和编号：选中要设置项目符号或编号的几个段落（注：项目符号和编号只能设置在不同段落上，每一段为一项目） ＞ “格式”菜单或工具栏上的“项目符号或编号” ＞ 点击或“项目符号和编号” ＞ 选择适当的“符号”或“编号” ＞ “确定”

        插入图片：
插入剪贴画过程：“插入”菜单 ＞ “图片” ＞ “来自剪贴画” ＞ 打开“剪贴画管理器”  ＞ 选择适当的图片 ＞ 右键“复制” ＞ 切换回文档 ＞ 右键“粘贴”
插入图片文件：“插入”菜单 ＞ “图片” ＞ “来自文件” ＞ 找到要插入的图片文件  ＞ 点击“插入按钮”

        设置图片格式：在图片上单击右键 ＞ “设置图片格式”

        分隔符：

u       分隔符类型：

n       分页符   在插入点处插入手动分页符。

n       分栏符   在插入点处插入手动分栏符。

n       换行符   结束当前行，并强制文字在图片、表格或其他项目的下方继续。文字将在下一个空行（且该空行不包含与左边距或右边距对齐的表格）上继续。

n       分节符类型

n       下一页   插入分节符并分页，下一节从下一页顶端开始。

n       连续   插入分节符并开始新节，不插入分页符。

n       偶数页   插入分节符并在下一偶数页开始下一节。如果分节符落入偶数页，则 Word 将下一奇数页留为空白。

n       奇数页   插入分节符并在下一奇数页开始下一节。如果分节符落入奇数页，则 Word 将下一偶数页留为空白。

        添加页眉和页脚：“视图”菜单 ＞ “页眉和页脚”

n       注：可以通过文档样式设置来改变页眉和页脚的默认样式设置。