我来分享一些提高工作效率的技巧吧。

来源：互联网发布：mysql 返回true false 编辑：程序博客网时间：2024/06/12 01:19

转自：http://www.zhihu.com/question/20894671#answer-7452459

用WBS方法分解项目

WBS（Work Breakdown Structure）是管理学中常用的工具，即「工作分解结构」。
它的核心思想是这样的：
拿到一项任务之后，先想一想：
1）这项任务最终需要交付的成果是什么？
2）为了完成这些成果，需要按哪些步骤去执行？
换言之，就是将项目分解为一个个模块，以及完成这些模块所需要的路径。
比如这样：

粉刷一间房屋
- 准备材料
  - 购买涂料
  - 购买梯子
  - 购买刷子/滚轮
  - 购买墙纸除去剂
- 准备屋子
  - 去除旧墙纸
  - 去除可拆卸的装饰
  - 用旧报纸覆盖地板
  - 用胶带覆盖电子开关或插座
  - 用单子覆盖家具
- 房屋粉刷
- 收拾房屋
  - 清除或存储剩下的涂料
  - 清洗刷子/滚轮
  - 去除旧报纸
  - 去除覆盖物
使用这个方法，有利于你理清思路，建立明确的方向指引。你只需要针对列出的具体步骤，逐步去完成就可以了。可以避免在工作过程中不断进行调整和偏移，乃至前功尽弃的情况。

考虑到人的工作记忆容量为7（正负2），每一个模块下面最多分7-9个步骤。再多的话，就再深入划分。
按「三明治模型」分解每一个模块

这个思想来自 @采铜老师在这个回答里的精彩分享：如何学会多线程工作？

简单介绍一下：

大多数任务都可以分成两个部分。
一个部分是「核心思考区间」，需要长时间持续不断的思考和处理，难以容忍打断；
另一个部分是「操作性动作区间」和「支持性思考区间」，亦即不需要太多精力的、纯粹补完性、支持性的工作。在完成核心思考区间之后，只需要按图索骥，将任务填充完整即可。
例如：

做一个PPT，那么，设计PPT的架构，就是「核心思考区间」。它通常需要一个完整的思路，需要一段很长的时间去慢慢思考、打磨，难以容忍中断。
而当你花了一整段时间弄好PPT架构之后，剩下的找素材、做图表、排版，都是不需要太多精力的「支持性」和「操作性」动作，逐步推进完成即可。

所以第二步，就是在第一步的基础上，划分出每一个模块的「核心思考区间」。
安排思考时间

划分出每一个模块的「核心思考区间」后，就是根据重要程度和紧迫性给它们排序，然后按照优先级，在日程表上为每一个核心区间留出一整块的时间来处理。

比如，做一份策划案，那么最优先的，就应该是了解客户品牌、消费者和市场。这时，就应该把它们放在日程表最靠前的位置。

通常来说，排程时要注意下面几点：

1）每一段「思考时间」通常应该在一个小时以上。

2）一天内尽量不要安排超过三段「思考时间」，否则会造成太大压力。通常来说，早晨、下午、晚上各一段，或者下午两段晚上一段即可。

3）「思考时间」内禁止一切打扰。把手机调到静音，关闭一切提醒、IM软件和SNS，必要时断网。不要看邮件，也尽量不要接电话。

你可以这样做：

1）拿出一支笔，一张纸，关闭一切提醒。

2）开工。

3）任何时刻你想到任何该做的事情，比如回邮件、回信息，或者别人有事找你，或者有电话，把它们记在纸上，然后立刻继续工作。

4）结束之后，再逐一完成记录在纸上的事项。

虽然名为「思考时间」，但当然不是只能用来思考。搜集资料当然也算，专心写稿当然也算。

关键，在于找出你的工作里面，最大最难啃的骨头，并安排一段整段的、无打扰的时间优先把它们搞定。

剩下的时间，就是完成剩余的操作，以及各种琐事了。
设定截止时间

你有没有这种感觉？很多时候，不是事情做不完，而是把时间耗费在了一些琐碎的细节上，总想尝试着做得更好，结果到deadline时，才发现还有很多事情未做。

所以，在安排思考时间时，要为每一段思考时间设定一个截止期限。时间到了，立刻停止一切新信息的处理，先专注地把现有的部分补充完整。

也就是说，你留给这个PPT架构的时间是2小时。2小时到了，立刻放弃一切还未成形的想法，先把已经想到的写下来，完善，出第一稿。然后转手做下一步的工作。

人非完人，交出一份平庸但完整的成品，总比交出一份精彩却不成形的想法有用得多。项目的时间不是你一个人的，保证整个团队的进度才是第一要务。
分割工作区间

处理好「核心思考区间」后，接下去，再将剩下的支持性工作，划分成可以在5分钟、15分钟、半个小时内完成的碎片事项，记下来，并利用零碎时间去完成。

这些「碎片事项」可以是：

· 一句Slogan；
· 一页PPT的标题；
· 一篇文章的提要；
· 一段数据的简缩和结论；
· 推理、论证过程；
· 图文排版版式；
· ……

把它们写下来，随身携带，或者用GTD、Todo list工具同步到手机上，利用走路的时候、等车的时候、坐车的时候、吃饭的时候去处理。
当然，也包括除「思考时间」之外的工作时间。

利用好云同步的笔记软件，比如Onenote，任何时刻有新想法，立刻补充进来，再定期安排时间去整理。
每天检查，并调整第二天的计划

做完一天的工作之后，请留出半个小时进行检查和总结。

最好是写工作日志，将今天做的事情，事无巨细地记下来，并跟计划进行对比。详细写出每一个事项花了多长时间，做出了怎样的成果，获得了什么新的知识，GET了什么新技能……等等。

人总有一种高估自己的倾向，安排计划时，通常会低估情绪和状态带来的影响。其实，每个人都会有状态的波动，这非常正常。所以，安排日程时，就要有意识地留出缓冲的余地。检查时，如果当天未能按量完成任务，也可以将第二天的量适当减少一点，而不是把今天的任务延期到明天，那样会增加不必要的压力。

如果第二天状态转好，再把前一天留下的任务完成即可。

这也是前文「设定截止时间」的另一个目的。只要严格按照计划完成最难啃的部分，剩下的，拖一拖、缓一缓，其实也无伤大雅。
整理并标准化

每天定期检查的时候，可以将今天做的工作中可重复的部分，做成模板，下次直接套用就行。比如：

· 将图表做成模板，下次填入数据即可。
· 将报告做成模板，下次稍加改动即可。
· 将搜集资料用到的网站放到一个书签里，下次可以直接打开。
· 将工作步骤记下来，下次可以按图索骥。
· ……
留出「专属时间」

这部分，其实跟前面没有关系。不过也放在这里一并说了吧。

所谓「专属时间」，就是一段只属于自己的时间。在这段时间里，就算当天的工作没有完成，也请抛开一切，尽情地做自己想做的事。

如果想投资自己，也可以利用这段时间来学习。

想读书，就读吧。
想学软件，就学吧。
想做作品，就做吧。
想练英语，就练吧。
想弹弹琴唱唱歌画点什么，都行。

你的生活属于你自己。工作也好，人际关系也好，只是为了更好地生活的一种手段。如果你不能把工作变成生活的一部分，那就每天留给自己一段时间，好好享受生活。
这段时间里，忘记一切工作上的事情，贴近自己的内心。

进一步来讲，是什么事情让你觉得「没有白费一天」？
是成就感。
学习充电也好，享受生活也罢，利用这段时间，每天做好一件事情，都会令你在入睡之前，满怀充实的成就感和满足感。

然后，再度迎接新的、精彩的一天。

0 0