SAP R3 功能详解 - 财务管理

来源：互联网发布：现在什么软件好编辑：程序博客网时间：2024/05/29 08:32

1SAP R/3系统中的财会子系统

1.1企业结构的变化

企业经营管理的全球化和多元化推动了世界范围内企业结构的变化，并且使业务流程日益复杂。这种趋势推动了产品和业务流程的革新和对信息高速公路的应用。所有这些都要求以更短的反应时间来进行更多的协调与控制工作。有时效性的决策必须基于不断地提供的实时的信息。

SAP R/3系统提供包括所有业务领域的业务处理流程的集成的解决方案。

1.2管理手段

由财务会计、管理会计和金库三个模块组成的财会子系统是整个解决方案中重要的部分。通过财会子系统内不同的模块之间的联系和与其他应用模块如后勤和人力资源模块的集成， SAP R/3的财会子系统就成为公司所有部门的管理工具。与后勤供应链中从采购到销售的数据接口能够优化经营管理业务流程，而包括与客户、供应商以及金融机构的策略性业务伙伴在内的功能则更进一步强化了 SAP的解决方案的有效性。

1.3决策的基础

除了提供财会数据，财会子系统必须首先为公司的战略决策处理经营数据。对经营状况的计划、控制和监测功能都已经加入到文档和管理功能中。

SAP R/3系统的财会子系不受公司规模的局限。小到一个销售代理办事处，大到一个跨国集团公司均可以应用其功能。该系统同时也能适应不同行业和国家的需要。

预先设定的系统可以直接用于不同的行业，例如特别设置的会计科目表等

1.4国际性的应用系统

对于跨国公司， R/3系统提供了可塑性很强的可应用于不同国家的功能。 R/3系统能够满足一些主要的工业化国家在多语种、多币种以及那些在税收政策、报表和支付方式方面的特殊需求。运用 SAP R/3系统可以构筑一个能够对不同国家和地区的子公司进行法定会计合并的会计系统。

1.5主要功能模块

SAP R/3财会子系统向您提供一整套强有力的应用模块。

财务会计(FI)：由总分类帐、应收帐款和应付帐款、固定资产、法定合并以及特殊统计会计功能组成；

金库模块(TR)：由现金管理、金库管理和基金管理组成；

管理会计(CO)：由一般费用成本核算、生产成本核算和获利能力分析组成；

以上模块提供了处理经营管理业务的基本功能，并且满足了基于决策需求的报表功能。SAP R/3系统还针对您的业务提供了一些集成的、强有力的附加功能。

投资管理(IM)：该模块允许用户在整个公司范围内对资产投资项目作计划，并且对每一项具体的投资进行控制。

业务计划与控制(EC)： 包括管理合并和利润中心会计核算。

执行信息系统(EIS)： 提供更广泛的业务数据。

1.6财务会计

一个有效的、现代的财务会计系统必须满足内部的和法定的会计核算方面的要求。

法定会计必须能够按有关规定向股东、债权人、劳工组织以及社会公众披露并提供所需的信息，而有效的公司管理会计必须包括控制和转移的功能。

1.6.1适用性

SAP R/3系统对会计信息的公开性依据有关各国会计法规进行了相应的定义，同时也适用于国际性的企业。 R/3的财会子系统符合 40 多个主要工业国其中包括中华人民共和国的会计法规的有关规定，在此， SAP公司保证其软件系统符合国际性应用的要求。

1.6.2集成性

SAP R/3系统的集成性确保了会计信息能够满足自动更新的要求。当用户在后勤模块处理业务时，例如物料的收到和发运，这些业务所引起的财务上的变动将立即自动地记入会计系统。 SAPR/3系统充分考虑了关于公司和财税方面的法规。

此外， SAP R/3系统为其用户提供了电子化处理同业务伙伴之间的数据交换的功能，例如与客户、供应商、银行、保险公司以及其他信贷机构的业务往来。获取信息是任何业务往来的重要组成部分。

明晰的参考数据和各种协议保证了自动处理功能，即便用户没有完整的信息也不妨碍业务，比如处理付款。一般讲，只有一些例外情况才需要手工处理。

SAP R/3的工作流功能包括：定义周期性业务处理任务；

将这些周期性业务指定到相应的业务部门；
保证用户要求的期限

1.6.3关于各类凭证的原则

在 SAP R/3系统中发生的所有业务都将依据凭证的有关规定记帐。这种规定将保证从资产负债表到每一张凭证的审计线索。在用户完成记帐之后，可以立即看到凭证本身，科目的余额以及相关科目的清单。用户也可以立即对资产负债表和损益表进行分析，当然，这一切都是清晰准确地显示在您的计算机屏幕上。

1.6.4文档系统

完整的文档系统也是综合的与集成的控制系统的基本要素。只有对所有的业务进行全面的确认才能保证对企业的决策层和经营层的监测。财会子系统确保用户的控制部门能实时地提供相关信息。

财会子系统由以下模块组成：

总分类帐
法定合并
应付帐款
应收帐款
固定资产
特殊分类帐

1.6.5会计科目表

总分类帐会计核算所使用的会计科目表既可以用于单个的公司，也可以运用于整个集团公司。如果 SAP的系统必须同时满足跨国公司和特定国家的法规的要求，用户可以分别定义会计科目表，保证财会方面的功能。 SAP提供的样板会计科目表可以使用户方便地实现这方面的功能。当然，用户也可以重新创建一个(或多个)会计科目表。

1.6.6货币

为了满足许多国家对货币的法规的要求， SAP系统允许用户同时使用多达三种货币作为记帐和结算的本位币。所有的业务处理均能以记帐本位币、集团公司货币以及客户自定义的硬通货记入帐本。

R/3系统提供了自动处理有关外币评估、信息分类以及应收帐款到期处理的功能。这些将对用户的月末和年终结算有很大帮助。

1.6.7资产负债表

SAP R/3财会子系统可以根据不同的类型，维护不同的资产负债表：

科目余额清单
资金流的分析表
结算日期的资产负债表
年度财务报表
系统甚至允许客户向外界如银行和新闻界提供适当的关于企业运作状况的信息。在后勤和人力资源管理子系统发生的与财务相关的业务也会实时地更新有关记录。在后勤子系统记录的业务处理会自动地记入财会系统，如果有必要，也能记入管理会计系统。这就保证了在后勤子系统发生的诸如收到货物和销售产品这样一些业务，能够同时反映到财会系统中，有效地保证了数据的一致性。同样地，诸如工资、奖金等业务也会得到同样的处理。

1.6.8明细分类帐

除了能够将后勤子系统与财会子系统集成之外，在财会子系统内，总分类帐同样能够与明细分类帐紧密连接。所有与明细分类帐中借方和贷方科目(包括固定资产模块)有关的业务，均会同时反映到总分类帐和资产负债表上。因此，明细分类帐与总分类帐之间总是一致的。

1.6.9合并财务报表

与单独的企业财务报表相比，合并财务报表已经显得日益重要。 SAP系统允许客户能够选择多种方式来对集团公司下属的各个子公司的业绩进行评估。

集团公司的合并资产负债表不是简单地将子公司的资产负债表进行简单地相加而得。合并资产负债表应当反映对资产、应收帐款、债务、利润和销售收入进行重新分类、评估和合并。

1.6.10 法定合并

在SAP R/3财会子系统的法定合并模块中，对这一功能有非常形象的描述。通过与财务会计和固定资产系统的集成，数据可以直接从各个财务报表中汇总过来，这就使法定合并的业务处理大为简化，此外，还可以减少因为不同的软件的使用而造成的数据转移中带来的错误。

除了法定合并以外， SAP系统允许用户在计划值的基础上经常地结算和作合并会计报表，另外，用户还可以对不同的业务领域自行定义报表。

1.6.11 应收帐款

应收帐款模块是在 SAP R/3财会子系统中对客户帐户进行监测与控制的模块。

在此模块中，帐户分析、示警报告、逾期清单以及灵活的催款功能，都使用户可以方便地处理客户未清项。而信函功能能适合任何企业的要求，可以用于付款通知书、对帐单和帐户清单。

在收款时，用户既可以用简便的直接输入方式，也可以使用自动数据传输方式。

同销售与分销模块、现金管理模块以及在损益表中的客户特定的功能之间的接口，为所有业务处理提供更多的信息。此外， SAP的信贷管理、流动资金计划以及利润核算功能也能提供实时的和一致化的数据。

1.6.12 应付帐款

SAP R/3财会子系统的应付帐款模块对所有供应商的财会数据进行管理。它是与采购模块集成的一个部分，也是销售与分销模块中关于发货、发票和付款数据的来源。

包括折扣在内的付款功能可以用正规的书面形式和电子数据交换媒介(如 EDIFACT, EDI)来处理。系统支持所有国际支付方式。为检索未清项，系统提供帐户分析、逾期分析、以及风险分摊的功能。

在应收帐款模块中，余额审计线索、帐户清单和凭证日记帐记录下所有的业务处理。

1.6.13 固定资产会计核算

在 SAP R/3财会子系统中的固定资产模块中，加入了许多新功能。它们反映了在固定资产管理领域中的新需求，如：

在生产自动化方面日益增长的需求
质量要求不断提高
越来越复杂的设备和更多的法规方面的要求
SAP R/3财会子系统的固定资产管理模块能涵盖所有主要工业国家在法定报表和对资产价值的评估方面的要求。能处理资产的购置、废弃、转移和折旧等业务的输入、计算和处置。除了法定的对资产价值的评估，用户可以自定义许多折旧和评估的方法。
系统提供了灵活的功能使用户可以对资产进行不同方式的折旧、估算利息以及保险金方面的处理。同样，用户也可以在内部分析时选择不同的指标和顺序来处理报表功能。用户自定义的对资产价值的评估模拟优化了用户的计划处理。这种模拟的功能为用户提供了对资产价值的不同视角，并且能处理计划值和实际的投资。

1.6.14 特殊分类帐

SAP R/3财会子系统的特殊分类帐模块为特定的客户提供了特殊的计算功能。在此模块中，一个分类帐可以通过对科目的特殊设置(如成本中心、产品等)，获得不同的视角来反映科目的余额。它能满足不同的厂商对报表的要求。用户可以对每一个分类帐进行计划、分配和货币转换处理。当实际业务发生时，这些特殊分类帐也能自动地更新。

2财会子系统的组织结构

一个有效的会计系统不仅仅包括帐本、科目和凭证，组织结构也是其基本组成部分。组织结构针对公司制度、税收制度和管理上的要求来设置参数。

2.1 财务会计和管理会计的集成

SAP R/3系统运用明确的或隐含的科目分配原则，将相应的组织结构单元来更新分类帐。系统还允许用户在那些属于 SAP R/3管理会计模块中的管理会计项目，如成本中心、订单、成本对象和利润中心等之间转移实际价值。

对当前公司结构和未来策略的描述取决于用户在 SAP R/3财会子系统中如何使用这些组织结构的术语：

集团公司
公司
公司代码
业务部门
利润中心

2.2 公司代码

在最简化的情况下，公司代码就是一个会计实体，在其内部没有任何法定报表的要求。

在比较复杂的公司结构中， R/3系统的分级功能往往用于划分或集成公司的组成部分，这就引出了两个通常的公司概念----集中式模式和分布式模式。

2.3 集中式公司的管理模式

公司代表了一个独立法人实体，由一个或多个公司代码组成。

公司代码是一个法定的会计主体。在公司代码中确定会计年度、币种以及税务报表。

业务部门能帮助描述出企业内部的结构。用户可以用业务部门来对产品组或地区性结构的资产和盈亏状况进行分析。

利润中心 是一个富有灵活性的管理会计概念，用于对企业内部的业务领域的职责进行分析。一个公司内部的一些项目如成本中心、资产、物料以及象生产和客户订单等衡量企业经营状况的项目都被归结于利润中心。此外，利润中心中的内容要比业务部门更为详尽。

2.4 分布式公司的管理模式

公司是一个独立法人实体，在此同集中式相同。

公司代码 在这种模式下表示一些高度独立并且分布式的业务单位，这些部门可以汇集到会计单元中。 SAP R/3的财会子系统能够自动处理跨公司代码的业务，系统对每个涉及这类业务的公司代码产生凭证。

业务部门和利润中心的概念在此与集中式模式中相同。

2.4.1分布式系统（ALE）

这里对公司业务结构的考虑超出了计算机系统在描述一个公司的业务流程方面的局限。公司业务是可以分离的。例如，分布式的后勤系统与一个集中式的财会子系统的组合，或者一个分布式的客户和供应商管理系统与一个集中式的金库子系统的组合。用户可以使用应用连接系统 (ALE)在几个子系统之间完成这种组合，它允许财会子系统保持集中式的功能。系统能以高度的协调和业务的汇总来避免数据的冗余。

此外，现代的财会系统已经不仅仅是一个确保会计数据的适用性和完整性的工具，它们已经成为适应变化中的业务环境的灵活的电算化系统了。

2.5 集团公司报表

2.5.1集团公司

复杂的组织日益需要一个全景式的会计报表。与单独的会计报表相比，集团公司会计报表显得越来越重要。另一个趋势是，用在特定的方针下作出的资产负债表来描述一个集团公司。这同单独的会计报表是不同的。

集团公司可以细分为一些合并的单元。它们可以是象业务部门那样基于法规要求的独立的公司。在集中化的公司里，经营性的公司代码中的数据都直接集中到集团公司总分类帐中。否则，这些数据就周期性地使用 ALE协议记录到集团公司总分类帐中。用户可以从非 SAP的系统中获得数据， SAP为此提供特殊的工具。对法定合并单位和集团公司进行重组的能力是国际性会计系统的基本要求。 SAP的系统满足用户对数据在法规方面的要求，这也包括满足全国性的和地区性的分布式公司的要求。

3作为系统集成的中心 ---总分类帐

作为 R/3财会子系统的集成的中心，总分类帐为对外会计的要求提供广泛的功能。其公开性、集成的数据流和对用户友好的界面，满足了作为现代的，国际化使用的财会系统的要求，简化了财务决策的业务处理流程。

集成的总分类帐使用户可以得到公司的所有重要的业务流程的数据。

在满足国际会计惯例的前提下，用户可以用不同的会计科目表和货币将有关项目记帐到总分类帐中。使用多种资产负债表结构的灵活的报表功能可以从不同的汇总层次上向用户提供明晰的相关数据。此外，系统可以让用户方便地查寻科目的余额和行项目。

特殊用途的分类帐可以作为总分类帐模块报表系统的补充，完成其无法达到的功能。

会计年历可以用于控制周期性的工作如期末结算等，它可以帮助用户建立工作计划，并将不同的工作分配给特定的人。

4总分类帐基本术语

4.1 公司代码

根据国际会计标准 (IAS)，法定的或独立的会计实体是财务会计的核心概念。对独立会计实体的一个基本要求是披露资产负债表和损益表。在 SAP系统中，公司代码就代表了独立的会计实体。它是从许多不同的业务部门中汇总会计数据的中心组织结构单元。公司代码也是对外会计系统的最小组织结构单位，它代表了一个完整独立的会计系统。一个公司代码将综合考虑税务、商务和其他方面的因素，与一个独立的法人公司非常相似。

公司代码在财会子系统中的功能是什么？

公司代码是财会子系统的中心组织结构单元，它控制了资产负债表和损益表数据的披露。

4.2 业务部门

公司代码是一个法定实体，代表一个独立的会计单位，除此之外，用户还可以在公司代码之外建立代表特定的业务领域或责任中心的组织结构，可以将输入到财务会计中的数据分配到指定的单元中，业务部门中可以包括各种单位，如产品组、利润中心、工厂、办公室等。

在一张凭证上，每一个记帐到总分类帐中的行项目均可以指定到某个业务部门。在此，系统还允许用户对记帐到不同的公司代码中的数据组合成新的数据汇总。

所有主要的会计项目，如完整的损益表、固定资产、应收帐款和应付帐款、库存货物等，均可以在业务部门中得到评估。

业务部门在财会子系统中的功能是什么？

业务部门是在公司代码之外的一个组织结构，它为企业内部的业绩评估提供了不同的层次和视角。

4.3 凭证

4.3.1凭证原则

SAP R/3的财会子系统遵循严格的财务会计凭证原则。所有的会计业务都以会计凭证方式记帐到会计系统中。凭证是一个数据载体，它包含了能影响科目余额的数据，即行项目。凭证具有以下功能：

准备创建资产负债表的直接数据来源；
通过凭证，用户可以将有关数据分配到成本中心、订单和项目中；
它为许多明细分类帐的业务处理如付款和催款等提供数据。
一个独特的凭证创建系统、结算记帐规则和严格地审核凭证的格式与内容的体系，确保了只有完整正确的凭证才能记帐到财会子系统中。在财务会计模块中，所有的科目余额和汇总数据都能正确地回溯到每一个正确记帐的凭证中。
为了能用唯一的标准来处理大量的业务，财务会计模块提供以下功能：
用独特的记帐和输入规则来创建凭证；
由大量的参数来控制凭证输入。
凭证抬头是凭证的重要组成部分。凭证抬头包括凭证号码和凭证日期等数据，凭证的主体是若干个行项目，它们都代表了特定的业务。行项目中记录了业务金额、科目和附加的科目分配。

4.3.2基本凭证参数

以下基本凭证参数是用于标识每一个业务处理的：

凭证类型：凭证类型包含用于管理不同的凭证的控制数据；
记帐码(输入类型)：记帐码用于确定行项目记帐的方向，借记或贷记。它还确定了记帐科目的类型(总帐科目或明细分类帐帐户)和记帐数据输入的屏幕格式。
凭证号码：每一张凭证都有唯一的号码，有的是系统自动分配，有的是用户自定义。在任何情况下， SAP系统确保凭证号码的唯一性。系统允许用户按业务类型 (发票、预付定金等)定义凭证号码值的范围，这就意味着不同的凭证能被正确地分类和存储。
科目内容和类型：包括付款条件和其他科目的指定。
SAP的财务会计模块提供所有关于凭证管理方面的功能，包括在以前的会计期间记帐等。在凭证记帐后，其数据可以显示、更改、冲销和归档。整个凭证始终是一个单元，而凭证之间的联系也始终存在。
独特的凭证原则确保了所有集成的系统和其业务或行项目在业务上的连接。

4.3.3更改凭证

凭证在被记帐后也可以更改，当然，所有影响科目余额的字段是不可更改的，这些字段包括：

记帐金额
科目号码
记帐码
会计年度
税额
      有些可以更改的字段取决于同财会子系统一起安装的模块，用户可以对其他字段定义相应的规则，确定在什么情况下，什么时候和如何进行更改。用户可以指定某些科目分配可以在记帐期间未关闭时更改，还可以设置系统参数，确保数据不被更改。在会计部门结算后，把数据传送到其他系统中。
      更改凭证可以象显示科目和凭证那样使用排序和查寻功能。只要有适当的授权，用户可以方便地切换显示与修改而不会丢失当前显示的视图。
      在SAP财务会计模块中，凭证有什么功能？
SAP的综合凭证管理体系符合凭证的基本原则，凭证可以快捷方便地按用户的需要进行调整，并且正确地记帐。

4.4 会计科目表

SAP R/3的财务会计模块能满足在法规、资金流和记帐分类方面的要求，提供灵活可变的方式来建立总分类帐。会计科目表是会计系统用来记录资产价值和价值流的分类系统，此外，它还确保了科目文本的正确翻译。

在 SAP系统中，会计科目表有以下形式：

作为经营需要的会计科目表。经营用的会计科目表包含了日常经营管理所需要的科目，也允许进行特殊的，在公司范围内的业务处理。财务会计和成本核算都使用同一个会计科目表。
作为地区性的会计科目表。地区性的会计科目表包含了为满足当地有关法规而设的科目。记帐的数据是基于政府的规定和预先定义的一些规则而处理的，其项目和经营用的会计科目表有所区别。
作为集团公司的会计科目表。集团公司会计科目表包含了在集团公司内使用的所有科目，其记帐数据是基于外部集团公司会计的要求，集团公司会计科目表的项目与经营用会计科目表不同。
SAP系统提供定义不同的会计科目表的功能，使灵活多变的评估成为可能。记帐数据可以在公司的层次结构的不同层面上处理。日常的凭证是记帐到经营性会计科目表中的，同样，用户也能按某个国家的特定要求进行会计评估，也可以将经营用会计科目表与集团公司的需要相结合。

4.4.1会计科目表的组织结构

为了满足不同的要求来建立会计科目表， SAP的财务会计模块提供两种不同的方式来建立一个或多个会计科目表：

使用集中式的组织结构，用户指定一个特定的，通常是在集团公司层面上包括所有科目的会计科目表，供在集团公司内的所有公司代码使用。
使用分布式的组织结构，在公司代码层面建立会计科目表，对每一个公司代码定义一个会计科目表。它们可以是跨国公司，有许多分部和利润中心，以及跨几个行业的集团公司。

4.4.2在多种语言方面的灵活性

只要指定所需要的语言代码，每个会计科目表就可以被翻译成多种语言。 SAP R/3的国际性设置使用户在同一会计科目表中使用多种语言。其科目名称在用多种语言输入后，可以为用户显示其所需的语言的内容。

在财务会计模块中的会计科目表有什么功能？

会计科目表在不同层次上的使用，使用户可以在公司结构的不同层次上处理会计数据。

4.5 总分类帐科目

每一个用于记帐的科目都在总分类帐中定义，它们包含了描述其功能的信息，这些信息是保存在每个科目的主记录中的，它们控制着对该科目的记帐和对记帐数据的处理。

4.5.1总帐科目主记录的结构

总帐科目主记录分为两部分：

关于会计科目表的数据。这部分数据用于整个主记录，如总帐科目号码，科目名称，确定科目是资产负债表科目还是损益表科目。此外，用户还可以用它来规定主记录中用于公司代码部分的数据的有关控制信息，如科目组和屏幕格式。
关于公司代码的数据。这部分数据包含了如何控制业务数据的输入与记帐的参数，如何管理科目的数据，以及其他与公司代码相关的数据，如货币、税码、统驭科目、行项目的显示和未清项的管理等。
基于公司的组织结构，两部分数据既可以分开处理，也可以同时处理。这就允许用户按自己公司的惯例来控制对主记录的责任。比如，用户可以在整个集团公司内预先定义好所有科目中关于会计科目表部分的数据，而属于各子公司的雇员则只有权力来处理关于公司代码的数据，当然，用户也可以给其雇员处理两部分数据的权限。

4.5.2对主记录的处理

SAP系统可以将创建、修改和显示总帐科目主记录的功能分开。用户可以对其雇员按照职责要求给予不同的权限。每一个新的主记录都被分配到一个科目组中，科目组是以下列指标来对总帐科目进行分类的：

科目号码的分配。对于有相同或相似用途的科目，如银行存款科目等，用户可以为之预定义总帐科目号码的数字范围。
用户界面的屏幕格式。用户可以对总帐科目组指定一些强制性的或选择性的字段，不需要的字段可以去掉。
SAP的财务会计模块为创建总帐科目主记录提供多种方式，这些方式使用户能灵活简便地在系统中设定所需要的会计科目表。用户既可以使用系统提供的会计科目表样本，也可以自己建立会计科目表，以下方式可供用户选择使用：
复制一个会计科目表。用户可以使用系统中的会计科目表作样本，复制一个自己的会计科目表，再根据需要，对其作一些改动。
参照方式。参照系统中现有的会计科目表，把所需要的样本科目设置到其中，让系统自动建立所有科目。当用户使用标准系统时，这种方式最好。当然用户应当给科目新的名称和号码。
数据传送方式。在先前系统中使用的总帐科目主记录可以传送到 R/3系统中。
样本科目方式。在系统中预先定义一些样本科目，对许多科目的主记录中的字段预先定义。这种方式在用户有几个公司代码且它们的业务基本相似时最好。
用户也可以修改、冻结或删除个别的主记录中的字段，也能增加一些字段或增加新的总帐科目。系统提供了灵活多变的查寻功能，所有的输入都被记录下来，以保证对主记录维护的正确性。

4.5.3行项目显示

行项目显示的功能使用户能得到某个科目中的未清项、统驭科目和暂存项目的概况，用户能够确定哪些项目应当显示在屏幕上。即使在显示清单已经出现在屏幕上时，用户也能动态地改变显示。多种分类排序的选择，如按号码、凭证日期、科目分配等，使用户能以交互方式来选择、汇总和排列所需要的凭证项目。查寻和汇总功能在相应的屏幕上可以方便地地使用。行项目显示功能适用于：

在一个公司代码中的一个科目
用任务清单方式显示集团公司中的一个科目组
用户可以随时从行项目清单切换到单个凭证的显示。行项目清单可以由系统输出或在电子表格软件中处理，还可以通过 SAP办公室管理系统以电子邮件方式发给特定的人，他们可以将其存入自己的微机中，用Excel 软件处理。

4.5.4科目余额

只要当凭证记帐到某一个科目，该科目的余额就被更新。用行项目显示的功能可以指出凭证中哪个行项目被记帐到相应的科目，用户可以显示科目余额和相应的凭证的行项目。科目余额按会计期间分借贷方向用户显示了与之相关的业务数据的概况。可用的分类指标包括科目号码、公司代码、会计年度、业务部门和币种。在科目余额显示中，用户可以直接进入行项目显示。

在 SAP的财务会计模块中，总帐科目的功能是什么？

大于总帐科目和其功能，以确保对业务处理的正确记帐，同时有效地管理凭证和显示行项目。

5总分类帐的主要业务处理

5.1 计划

如果用户需要一份有意义的资产负债表和损益表，那么资产负债表和损益表中不同形式的计划和实际值的比较就很重要了。

由于以下原因，计划功能在 SAP系统的财务会计模块中具有重要意义。

计划中包括了公司代码、业务部门和总帐科目；
会计期间的详细数据；
所有的相关参数；
以不同的形式保存的。
在一个公司代码中，用户可以对科目或科目与业务部门的组合作计划。计划是基于资产负债表和损益表结构的。 SAP的标准系统包括一些以树状结构显示的可更改的计划模式，用户可以对以下方面输入计划值：
完整的资产负债表和损益表
业务部门
当计划值输入后，用户能够作以下工作：
自动分配
按期间分配
作为参考
结转
复制
它们可以快捷地以不同的形式显示并用于比较。在预定义有关参数和结构的前提下，财务会计模块能自动处理计划功能。另外，用户可以方便地增加，改写和选择数据，这就确保了在所有层次上进行计划。
财务会计模块的计划的灵活性是如何体现的？
总分类帐的计划功能可以在不同的组织结构、期间和不同的形式中单独执行。用户可以预定义其结构与内容。

5.2 总分类帐科目记帐

5.2.1一次性记帐的原则

所有需要记帐的业务都必须在遵循有关记帐的规则的前提下记入公司代码中的相关部门与科目中。只有在保证原始数据的前提下，记帐的数据才有可能是精确、可靠和完整的，这就意味着所有公司实体的原始数据的来源与责任部门均处于监控之中。

总分类帐的记帐数据来源于以下方面：

如果 SAP物料管理系统 (MM)也安装使用并且集成到系统中的话，诸如发货等经营业务就会自动地记帐到总分类帐中；
在明细分类帐中的记帐，例如 SAP的固定资产会计核算模块被使用与集成，资产的购置会生成总分类帐的凭证记帐；
在总分类帐中的直接记帐。
与此同时，必须考虑与管理会计模块的关系。凭证、科目的分配和对业务的记帐均取决于集成系统的类型。记帐的凭证、原始数据和科目的分配都同时反映在总帐和明细分类帐上

5.2.2数据集成

明细分类帐在下列层次上与总分类帐完全、综合地集成：

主记录
业务数据
报表
主数据的集成包括了会计科目表和与成本核算相关联的明细分类帐的所有科目关系。主数据的参数也可以共享，数据可以相互检验正确性与有效性。
记帐数据的集成反映在以下方面：
中央数据库是唯一的业务数据的存储仓库；
核心凭证的有关行项目中包含原始数据和相应的科目之间的联系。
一个共享的数据库意味着：
不会产生和维护数据冗余；
可以完全验证的文档和检查系统；
对所有应用模块可以全面地存取数据；
报表和信息系统的完整的设置。
数据的集成是明显的，因为对于一个业务处理的所有凭证都是通过预定义的科目之间的关系而联系在一起的。
所有的明细分类帐均能集成在一起是非常重要的。在各个业务层次上彻底的数据集成是 SAP系统的一个重要的优势，每个记过帐的业务将自动影响所有相关的评估，自动传输的数据确保了一个实时的和网络化的财务会计和管理会计系统的有效性。

5.2.3明细分类帐与总分类帐的协调一致

带有各种资产和资产负债表科目的会计科目表为总帐和各明细分类帐之间建立了记帐的关联。统驭科目的作用是当在明细分类帐中发生记帐业务时，其行项目将自动地记帐到相应的总分类帐科目 (统驭科目)中，并且其结果将反映到资产负债表上。

对总帐科目余额的更新是自动地并且同时发生的，这就确保了：

总分类帐与明细分类帐始终是一致的；
集成的报表可以显示在明细分类帐中记帐的具体凭证；
财会信息系统可以马上使用所有与资产和损益相关的帐务；
财会信息系统可以马上显示所有与资产和损益相关的帐务；

5.2.4数据输入的工具

SAP R/3系统提供众多的数据输入工具和自动功能，这意味着大量不同的记帐数据可以有效、正确和完整地输入到系统中。使用系统的授权功能，每一个相关的人士可以使用许多这类功能来满足特定的需求。系统提供以下功能来帮助凭证输入：

技术性的输入工具：

数据维护
附加功能和调整未完成的数据输入
对统计性的注释项的记帐
数据值的传送

参考方式：

借用已经记帐的凭证、样本凭证或指定科目的凭证来更改或增加输入

自动记帐

周期性记帐处理
关联性记帐 (现金折扣、增值税等)

控制功能

对凭证中字段的格式与内容进行检验
对凭证的确认

5.2.5附加的检验功能

SAP的财务会计模块允许用户对每个使用者和每一部分的信息定义附加检验，例如，可以对每个使用者在下列应用领域检查其是否可以记帐：

一个科目
一个业务部门
一个公司代码
一个成本中心
一个成本对象
对在凭证中的关联数据的有效性检验确保了所输入数据的正确性。

5.2.6多种货币的处理能力

财务会计模块允许用户同时使用三种货币，以下货币类型是系统提供的：

集团公司货币
全球公司货币
硬通货
索引货币
在凭证上用户可以用任选的货币处理，与此同时，在总帐科目中将记录相关的货币金额。
总分类帐确保了经营业务的集成，所有业务处理只需要输入一次原始记录，其数据可以集中处理和用于评估。

5.2.7未清项管理

在每个总分类帐科目中都可以使用未清项管理，这个功能使用户可以根据凭证来结清借贷方余额。使用未清项管理功能的科目可以在业务处理中更新余额。

5.3 结算

5.3.1在会计年度内的结算

每天的结算不必通过记帐来调整。当用户输入有关业务凭证后，可使用下列报表的功能：

每天的准确无误的科目余额以及凭证的行项目；
用户指定日期和排序方式的凭证日记帐。
凭证日记帐具有重要的检验和对帐功能，而且可以为期间结算提供精确的数据。用户可以对每个公司代码和科目定义两个未结算的期间。
财务会计模块允许客户用月结算来为年终结算作周期性的数据准备工作。
用户可以使用下列标准程序来处理结算：
用统驭项来更新余额审计线索；
建立一个完整的、自定义的和可排序的日记帐；
对凭证和其总计金额进行对帐；
对凭证进行重新组织和归档处理。
这些准备工作对那些在年终结算程序中要使用的科目和行项目进行了处理，此外，年终结算所使用的所有功能均可以用于月度或季度结算。
每天和月度结算使用户可以观察和评估明细的盈亏数据。

5.3.2年终结算

年终结算可以基于月度结算的数据，但这并非必须要这么做。 SAP系统为年终结算提供一系列特定的功能，用于处理相应的科目和行项目。以下是对资产负债表作调整的重要步骤：

关闭记帐期间；
对未清项和总帐科目余额进行外币评估；
按付款期限对包括未清项在内的客户和供应商列出收付款清单；
确定客户帐户中的贷项和供应商帐户中的借项；
对外币评估、调整和待摊预提项记帐；
打印资产负债表和损益表。
以下是一些实时性的工具，它们可以为最终的资产负债表和损益表作准备：
科目记帐的总金额
未清项余额审计线索
余额结转
其他标准报表如关于未清项的报表，可以用于分析与监测，它们为当前的会计业务与年终结算建立了联系。所有的报表均可以交互式地使用。
总帐中重要的评估有以下这些：
科目余额表
资产负债表与损益表
总分类帐
增值税报表
凭证日记帐
记帐总金额
行项目清单
未清项余额审计线索
总分类帐科目清单
由于年度结算是高度自动化的，因此有关报表的生成是非常快捷与可靠的。

5.3.3结算报表

5.3.3.1评估的层次

通常一个公司都有其资产负债表和经营组织结构的责任中心层次，前者是会计法规的要求，而后者则是内部管理的要求。

上述的两种层次结构是不同的。由于经营管理上的需要，与内部管理相关的会计结构通常使用另一种层次结构。

一个有效的报表系统应当能结合这两种层次结构来使用相关数据，这些数据一方面可以供资产负债表和损益表使用，另一方面又可为内部核算所用。

这就意味着用户可以选择任何部分的业务数据来显示业务部门的状况，可以对一个跨公司代码的业务部门作相应的评估。

5.3.3.2报表结构

财务会计模块为结算提供了许多报表，它们使用户可以直接从记帐数据中生成与评估报表，作为总分类帐的一个重要组成部分，资产负债表和损益表应当对所有业务定义。

资产项与负债项或者是费用项与收入项应当在报表中分别定义。用户应当考虑以下几个方面：

明细数据的层次和科目的分类
资产负债表和损益表中的项目与其子项目中科目的指定
文本信息的分配
是否显示总金额
SAP系统允许用户使用许多种资产负债表和损益表，这种功能使用户可以对现存的科目按以下考虑的方面来分析与评估：
商务和税务方面的法规
集团公司的要求
经营管理的需要
用户还可以把成本从不同的会计科目表中汇总到一个报表里。系统允许用户从不同的会计科目表中对公司代码的科目产生不同类型的报表进行分析与处理。

5.3.3.3资产负债表和损益表

用户可以随时使用交互方式生成资产负债表和损益表，包括分期间、计划值与实际值对以下数据进行比较：

不同的科目和记帐凭证的增加值；
通过明细分类帐查寻有关的行项目；
详细的说明文本；
图形化的处理；
数据评估与分析。
此外，资产负债表和损益表的结构还具有以下几个特点：

不同形式的资产负债表和损益表可多达 10个层次；
不同类型的处理

到报表期间为止的累计值
余额结转后的期初余额
用户所选择的任何期间段的会计数据

不同类型的价值 (计划值与实际值)，不同期间 (当年与去年)和不同形式的差异 (绝对值、百分比)的比较；
多种货币。
  一个综合的报表系统确保了对结算数据的准备工作。
      财务会计模块的结帐是如何完成的？
      财务会计模块对年度的会计数据以高度自动化的方式直接作结算准备工作。

6财务会计信息系统

SAP的财务会计信息系统 (FIS)是基于SAP的综合信息仓库 (EIS) 的交互式信息系统，它使用户可以在指定的数据参数的基础上对相应的财会数据作评估。财务会计信息系统对下列领域的经营管理提供有效和综合的支持：

不同币种的分析
总分类帐科目分析
资产负债表和损益表的分析
      总帐科目信息系统同资产负债表与损益表一样是基于总帐科目的业务数据。其主要报表的类型就是资产负债表的分析和资产负债表的主要数据的报表。资产负债表的分析是按资产负债表和损益表的层次结构而输入信息系统中的。系统允许用户按照实际值和计划值作多种形式的分析，年度、半年、季度和月度比较均可。用户也可以生成各种主要数据报表，同时参照系统提供的样本。
      用户可以对所有的组织结构单元 (如公司代码、公司和业务部门)和各种会计期间 (会计年度与会计期间) 进行评估。报表既可以用公司代码的货币，也可以用其他平行使用的货币如集团公司货币、硬通货等。
      有了以上手段，用户可以根据经营或法规的要求，从业务中提取出相应的数据，同时还可以迅速地通过自定义的路径找到所需要的信息。
      上述的财会信息系统的均有以下功能：
用设置参数的方法来自定义、选择、评估与分析；
用交互方式在屏幕上连接；
与自定义的处理流程与报表相结合；
用文本、注释和消息的技术与所有业务流程集成。
SAP的财务会计模块是如何支持经营管理的？
一个符合所有经营业务和会计法规要求的、详尽的、交互式的信息系统支持所有的系统功能。

7特别用途的分类帐

7.1 对象

如果用户将其他系统与 SAP的财会子系统一起使用， SAP 为所有的应用模块提供多种评估方式，包括传统的科目分析和对财务会计的结算报表。它们通常是基于总帐科目和每月的借贷方记帐余额。在成本会计核算中，系统提供的评估功能是基于责任中心或成本的汇集者 (如定单或成本结算对象)。这些功能也是基于每月的数据，包括附加的计算值、待摊和预提、以及按特定的参数所作的分配与分摊。

7.1.1分析

公司上周销售了多少塑料制品？这些成本发生在哪一个责任中心的什么产品组中？

以上问题都是财务会计中的总分类帐科目的余额所无法回答的。用户可以从管理会计模块中得到这些数据。管理会计模块的一个优势在于用户可以显示复杂的、与成本相关的数值和结算数据流。特别用途的分类帐系统向用户提供一套附加的评估体系，它能让用户在传统的科目基础上使用公司自定义的帐户系统。通过对不同应用模块的字段的组合，用户可以生成与公司特定业务相关的销售分析报告，这种报告能方便地用于各种目的的评估。

SAP系统允许用户附加并定义一些在传统的科目之外的帐户来方便灵活地对业务进行评估。

7.2 帐户分配条件与总计格式

7.2.1帐户分配

在财务会计和其他模块中，所有与科目和附加帐户的分配相关的字段都能作为参数用于总计值的格式和用户的公司的报表系统。通常报表会有各种要求，它们往往会基于以下指标：

时间 (年、季、月、周、日)；
类型 (科目、成本中心、产品、地区)；
比较方式 (实际值、预算、计划值、分配值、数量 )；
内部与外部的要求 (法定的帐簿、合并的财务报表等 )；
特别选定的某些业务，例如，所有余额超过 100,000本位币单位的销售收入科目等。
考虑到以上指标，用户可以同时更新不同的分类帐，可以指定将数据从哪些公司代码或公司传送到指定的分类帐。
通过使用与特定公司业务相关的帐户分配可以满足不同的要求。

7.3 货币与数量

7.3.1汇率

在特别用途的分类帐中，用户可以同时使用三种货币来评估经营业绩：

第一种货币是交易货币，它是处理经营业务的原始货币；
第二种与第三种货币由用户自定义。
用户可以选择一种货币来满足经营要求，如公司代码货币、集团公司货币等，这种货币始终可以按凭证记帐时适用的汇率来兑换。

7.3.2数量

除了能用不同的币种外，用户还可以指定相关业务所涉及的数量单位。这一功能一般用于对总计数据的细分中。在一些行业中，一次业务交易有时会涉及几种数量单位。例如，用户有时会采购若干吨的货物，可收到的却是几个标准集装箱，在这种情况下，用户可以在特别用途的分类帐中产生两种单位的总计量。

在财务会计模块的特别用途分类帐中， SAP系统自动地考虑了跨国公司对货币的特殊要求。

7.4 灵活定义的会计期间

系统可以对每周甚至每天的销售额进行分析，基于业务发生的日期，系统对各分类帐确定总计额的相关期间，因此，用户可将一次业务指定到不同分类帐的不同期间里。

7.4.1记帐期间

一个分类帐可以仅包含用于每周销售报表的数据，然而，相关的业务则可以同时传送到用于月度资产负债表的另一个分类帐中。在这种情况下，一个分类帐有 52个期间，而另一个则只有 12个期间。使用特殊用途的分类帐，用户可以定义多达 365个记帐期间来保证任何细节方面的报表系统。

对记帐期间的灵活定义使会计分析可以在任何数据和期间内进行。

特别用途的分类帐在 SAP财务会计模块中的特定是什么？

SAP的财务会计模块的特别用途分类帐为用户提供了多种选择，能使用户在选择相关科目分配、期间和货币的基础上，生成不同的报表供业务分析。

7.5 集成性

7.5.1概况

在 SAP的特别用途的分类帐中的数据更新绝大多数是来源于在不同的公司代码中的业务处理的输入。这些数据立即或周期性地传送到特别用途的分类帐中。此外，系统外的数据也能透过标准接口传送到特别用途分类帐中。系统可对相应的数据在有效性检验。

特别用途分类帐中的数据是自动地从其他 SAP模块或者非 SAP 的系统中传来的。

7.5.2 主数据

7.5.2.1主数据集成

为了确保在系统中数据的一致性，所有传送到特别用途分类帐的数据都彻底地检验过，例如，特别用途分类帐用传送的模块的主记录的相关参数对有关项目如科目、成本中心或产品等进行帐户分配，这意味着相关的字段在传送的模块中必须输入相应的数据。

在整个系统内的主数据的集成确保了数据的一致性。

7.5.3来自其他 SAP R/3 应用模块的数据更新

7.5.3.1数据传送

用户可以指定哪些业务处理会更新特别用途分类帐的数据，比如：

财务会计模块的记帐
物料管理模块的业务
订单结算
用户也能用一些特定的方式来确定哪些业务处理会更新哪个帐户。在用户定义的规则和字段之间的关系的组合的基础上，业务可以作有效性检验、汇总以及一个或多个分类帐的累计，所定义的分类帐既可以实时，也可以定期地更新。
用户可以确定对不同的帐本进行不同方式和时间的更新。

7.5.4直接输入数据

7.5.4.1输入数据

当用户使用多个 SAP R/3的模块时，特别用途分类帐得到的绝大多数数据是从其他模块自动传输来的，但偶尔用户也要直接输入一些数据，例如一些统计性的信息等。系统为数据的直接输入提供了一个特定的功能，数据可以作为特别用途分类帐专用的凭证形式直接输入。运用适当的参数，用户可显示这些特定的凭证。

类似统计性的调整项数据可以直接输入到特别用途分类帐中并且自动地累计。

7.5.5从非 SAP 的系统来的数据

7.5.5.1非SAP系统

特别用途分类帐为非 SAP的系统的数据传送提供了一个标准的数据接口，当用户想要把 SAP 系统与非 SAP的系统结合使用时，或者用户想单独使用特别用途分类帐时，特别用途分类帐就必须使用外部数据。在银行业或保险业，特别用途分类帐往往被单独地使用。

用户可以在特别用途分类帐中将内部和外部数据结合使用。

7.5.6与其他 SAP 模块的协调一致

7.5.6.1协调

在特别用途分类帐中，用户可以用指定的方式来确定哪些业务处理会影响哪些帐户，因此，用户需要能确保数据的一致性。 SAP系统提供一个标准程序来作帐户的比较以保证数据的一致性，例如比较总帐科目的业务数据和一个用户定义的帐户的数据等。

SAP系统能确保特别用途分类帐中的数据在任何时候均与其他模块保持一致。

特别用途分类帐是如何在整个系统的信息网络内集成的？

特别用途分类帐能自动地接收从其他 SAP模块或非 SAP 的系统中传送来的数据，这些数据是按要求指定到特定的帐户中的。

7.6 分配

7.6.1概述

7.6.1.1分配处理流程

特别用途分类帐中的分配功能将发送方中的金额或数量的实际值或计划值自动地分配或分摊到接收方中，这种分配能以固定值、固定比例和动态比例的方式来处理。例如，系统能对某个期间按雇员数或销售额来分配。

SAP财会子系统的特别用途分类帐模块支持重复分配的方式，因为需要分配的值在数据库中是分开存储的。此外，用户可以显示不同的分配模式，数据的接收方也可以显示数据的来源。

特别用途分类帐支持不同层次结构和重复的分配方式。

7.6.2分配与分摊功能

7.6.2.1分摊类型

SAP系统提供以下两种分摊的基本类型：

在一个领域内分摊，例如，从一个成本中心分摊到其他成本中心；
在不同领域的数据项之间分摊，例如，用户可以将某产品组的运费分摊到每一种产品上。
对以上两种基本类型，用户可以使用三种分摊方式：
固定金额方式。用户可以定义分摊到接收方的固定金额；
固定百分比方式。用户可以定义分摊到接收方的百分比金额；
动态方式。系统自动地确定分摊金额。
根据参数，用户可以指定单个的值、间隔和数据集。

7.6.2.2数据集定义

数据集这个术语在特别用途分类帐中是一个重要的单元，而数据集的定义对于报表、计划和所有帐户处理都是基本的前提。一个数据集描述了数据的结构和数据之间的关系。

对于总计数值的特定部分，用户可以指定下列内容：

简单的数值条件，如银行帐户；
成本中心的层次结构；
各厂商或公司之间的多层次的关系。
      数据集中的数据可以用普通方式存储并被上述功能调用。
      用户可以用灵活的规则来分配有关数值。
     在特别用途分类帐中，业务值是如何分摊的？
      灵活多变的分配与分摊方式为各公司特定的业务评估提供了分析的内容。

7.7 计划

7.7.1概述

如果用户想把特别用途分类帐作为内部控制的工具，系统就会要求适当的计划值和累计的实际值来作比较。计划值不能通过业务处理来直接输入，它只能对一个或几个期间作为总计值输入。如果有必要，数据可以用不同方式分配到不同的期间。因此，计划数据的输入要运用同实际值输入不同的方式来完成，为此，特别用途分类帐向用户提供易于使用的计划工具。

特别用途分类帐提供易于使用的计划功能。

7.7.2计划参数

7.7.2.1计划技术

公司特定的计划工作往往要花几天甚至几周的时间。计划业务是基于那些在系统中作为参数存储的数据与要求来进行的，这些参数有独一无二的标志与名称，并且总是按这个名称来调用的。这些计划参数描述了用户的计划的基础值和系统建议的计划值，用户可以在整个计划期内使用这些计划值。此外，这些计划参数还可以与用户的权限相连接，对特定的使用者限制使用特定的参数。

在计划参数中存储的信息包括以下内容：

计划的基础值
货币 (业务货币、第二与第三货币)
数量 (初始量与附加量)
分摊码 (标准的或用户自定义的)
输入单位 (百、千、百万)
计划值的小数位数
计划版本
计划对象
在计划任务执行时，不同的计划参数值可以临时更改。
通常的计划数据在计划参数中指定。

7.7.3计划分摊功能

7.7.3.1计划分摊

通常情况下，用户应将整个年度或季度的计划金额或数量输入到系统中，然后再按一个或多个分配码分摊到计划期间中去。用户可以对不同的处理对象如总销售额或总人员开支用不同的分配码来处理。一个分配码在被定义后仍可用于不同的处理对象。例如，当用户在进行产品组计划时，用一个名称为“金属板材”的代码来分配金属板材的产品组，或对半成品使用一个标准的分配码，这些代码也可以用于生产计划中的成本中心计划。

这些分配码存储在系统中，并且可以用于附加的计划期间和计划版本。因此，年度的总金额能方便地按公司的有关要求分配到各计划期间内。此外，用户还能将金额和数量直接输入到各期间中。

公司指定的分摊功能允许用户对总计值作基于期间的或个别的计划。

7.7.4计划值

7.7.4.1输入计划值

计划值的输入必须基于计划参数，尤其是预定义的输入结构。例如，用户可以指定一个与实际数据的帐户分配（成本中心）不同的计划层次（如成本中心范围）。

用户基于计划参数来进行计划工作，用分摊功能 (平均分摊)和分配码 (月工作日法)来将总计值分摊到计划期间中。如果有必要，用户可以用自定义的值来取代系统自动生成的建议值。

特别用途分类帐既允许集中式的计划 (如对所有成本中心按类型计划)，也支持分布式的计划 (如对单个成本中心计划)，用户还可以在屏幕上交互式地更改计划的深度。

系统对集中式和分布式计划输入计划值提供全面的支持。

在特别用途分类帐中计划的地位如何？

特别用途分类帐以其成熟的计划功能而成为公司内部控制的基本单元。

7.8 报表

7.8.1 概述

如果用户使用预定义生成的符合公司要求的报表来汇总数据时，特别用途分类帐就尤其有用。

7.8.1.1报表编写器

SAP系统提供了帮助用户对帐并检查数据和为内部和外部审计生成检查路径的标准的报表。

用户还可以运用报表编写器来为各自公司的报表提供数据。用户无须具有编程序的能力就能使用报表编写器来生成报表，通过各种自定义的报表，用户可以按不同的领域来评估总计数据。

7.8.1.2报表生成器

报表生成器是生成报表的另一个工具，其基本功能和报表编写器相似，用户可以在使用报表生成器时运用大部分报表编写器的功能，然而用户不必了解报表编写器的控制单元，如数据集等，就可以在报表生成器上工作。

当用户用报表生成器生成报表时，可以用图形化方式来显示报表的行与列的位置，与实际产生的报表完全相同，即所谓“所见即所得”。

灵活的报表是特别用途分类帐的强有力的工具。

7.8.2报表定义

7.8.2.1报表设计

SAP的报表定义方式是菜单驱动方式，用户不必担心如何得到所需的数据。因此，用户可以把注意力集中在如何在报表中安排与显示所需要的数据。

用户应确定以下内容：

在使用系统预定义的标准报表时，确定报表格式的参数值，如列的宽度；
在报表的行中使用哪个业务领域和汇总的层次；
在报表的列中应该显示什么数值，实际值、计划值、月度值还是年度值；
选择哪些数据；
是否使用公式，计算处理哪些数值；
报表中的文本。
报表的行列格式的定义与报表本身是相互独立的。这些格式结构可以分开维护，并且其他报表也可以使用这些结构。
报表编写器和报表生成器允许用户设计符合各自公司业务要求的报表。

7.8.3可变的输出媒介

7.8.3.1报表输出

报表既可以交互式地生成，亦可以采用大量处理的方式。以下输出媒介由用户选择：

屏幕
打印机
顺序文件
微机文件
使用 SAP的图形化业务功能的图形格式
用户可以生成一个或多个报表，也可以保存报表，留待以后评估，保存下来的报表也可以被别人使用。
报表可以用多种媒介生成。

7.8.4交互式报表

7.8.4.1使用对话方式显示报表

当用户为在屏幕上对报表作分析，用户可以交互式地更改报表的结构。例如，用户可以做以下工作：

更改细节和汇总的层次；
更改报表的列的内容；
切换到另一个报表；
通过报表的行深入到具体的凭证；
通过报表的选择功能生成图形；
打印部分或整个报表。
      这些功能使用户能迅速在相应的层次上获得所需的数据。
      通过分析报表数据能获得所需要的最新的信息。
     用户能使用什么评估的功能？
      特别用途分类帐的全面、灵活和易于使用的报表功能为用户的业务决策提供了有效的控制工具。

8财会日历

财会日历是计划与监控的工具，它为结算提供了方便。

财会日历主要用于计划、评估和对与结算相关的业务作有效性检验。结合 SAP系统的工作流程管理功能，财会日历允许用户对财务会计任务作计划，某些这类计划是周期性的，例如催款、自动支付以及其他汇总业务。它还能帮助用户将这些任务分配给特定的人，并且按时发出通知。

所有具有相应权限的人都可以在任何时间使用与这些需要处理的任务和处理对象相关的数据，雇员们可以明确地知道自己将要处理的业务，例如，每个雇员均确切地知道什么时候月度结算必须结束。

所有这些任务均能预先计划好，这就使每个人均了解这些任务。它们也可以按时间顺序指定到特定的人员。

财会日历提供以下功能：

显示所有计划好的任务：

对于将来，作为预计或概貌
对于过去，则作为检查路径或有效性检查的工具

对手工作业作计划

定义周期性的标准任务
对某个所有者指定任务
分配指定的任务
显示一个任务的状态
财会日历以多种模式支持业务处理：
说明某个任务计划在什么日期或期间进行；
说明什么人在特定的日期或期间里处理某个业务。
财会日历的功能是什么？
财会日历是对财务会计中的周期性任务进行计划和监控的有效的工具。

9应收帐款会计核算

R/3系统财务会计模块中的应收帐款保有并管理客户的会计数据。它也是销售管理的组成部分。销售和会计对信息的要求相同，如：信用程度、支付行为等。因此，从交易的开始时 (报价、订货)起，就应限制风险。如果客户的订货导致发货，并开出发票，那么这些交易就自动地在会计系统中记帐。这个过程的不同阶段都会在包括流动计划变更在内的现金管理及预测中实时地更新。为避免外币兑换中的损失，外币兑换业务被归属到外币兑换管理中。

与其基本的固定资产及资产负债表科目一起，这个会计科目表就形成中央记帐系统中总分类帐及各相应客户科目之间的联系。 “自动记帐原理”的使用意味着，每一项业务往来都同时地记帐到客户科目中。这是通过指定的资产负债表科目，作为总分类帐的一个行项目，在总计的层次上完成的。这种密切协调的更新是自动完成的，它保证了总分类帐科目和明细分类帐科目在指定的任何时刻都相互一致。

用户可以使用科目分析、预警报表、到期日清单和一个灵活的催款系统来追踪未清项目。与之相联系的信函可为每个公司分别建立。这对付款通知、余额确认、对帐单或利息计算也同样有效。进帐通过各种对用户友好的功能由人工计入相应借项中。这也可以用EDI或电子对帐单来进行电子化操作。借项凭单程序和支付则用支付程序来实现自动化。

余额清单、日记帐、余额审计线索或若干相应标准报表均可得到，以便在应收科目会计中将交易制成凭证。为了进行关键日期分析，要：

重新估价外币项目
验明有贷方余额的客户
按剩余有效期将最终余额分类
应收帐款会计核算不仅仅是正常会计方法的一个基本要素。它还通过它与销售部分的紧密联系为有效的信贷管理提供数据。并通过它与现金管理及预测的联系为流动规划的最佳化提供信息。

9.1客户主记录

9.1.1主记录的重要性

客户主记录包含了公司与客户的业务关系中所需的一切信息。这些数据控制着记帐过程以及后续的处理，如支付和催款等。客户主记录也为会计及销售部分提供有关客户的信息。客户数据的记录是集中地储存于系统中。这就是说，这一数据记录总是一致的，最新的，而且没有多余的内容。

客户主记录有以下特点：

它在任何时刻都能提供一个客户的全部数据的概况
它允许灵活地获取这些数据
它形成一个控制自动催帐及自动支付交易的数据库
客户主记录的安排也为某些特殊要求留有余地。

9.1.1.1一次性交易

一次性帐户允许对一次性客户或交易不频繁的客户进行有效管理并节约空间。一次性帐户仅包含最核心的控制信息，如统驭科目。这种帐户并无客户的专有信息如地址或银行数据等。客户的姓名、地址、电话号码、及银行细节等则是在发票收到时提供的。用这种方法，一个一次性客户主记录就可用于多个客户。支付或催款过程中所需的客户专有信息从发票获得。

9.1.1.2总部及分支机构科目

在某些行业中由公司的代理部门完成的共同任务也可通过客户主记录表现出来。如，分支机构在当地发出采购定单而由总部为发票付款。通过将分支机构科目和总部为发票付款，就可为供应分支机构的货物开出发票。同时，销售数字则记帐到总部科目。但是，有关分支机构的信息仍保留在凭证上。因而催款通知可送至分支机构和总部。

9.1.1.3代理付款人

一位代理付款人的帐号也可以输入客户主记录中。借项凭单及银行转帐的还款由不同付款人的银行数据决定。

9.1.1.4代理的催款书收件人

如果催款通知不准送交应收款已到期的客户，那么就能指出另一位催款书收件人。

9.1.1.5分支公司

如果发票是发给一个分支公司，那么这一点就必须在集团公司的合并中有所反映。集团公司范围内的业务往来所达成的所有销售必须抵销。这样做时，集团公司的统一公司代码必须输入到主记录中。统一公司代码在记帐时转移到凭证中。

客户主记录构成处理同客户间业务关系的灵活数据库。它也为特殊要求提供空间 (一次性交易 )。

9.1.2结构

主记录的三部分式结构能灵活地描绘出一项作业中的不同组织结构：

一般性数据：
这是与每一个公司代码和公司中每一个销售部门都同样有关的数据
公司代码的数据

这是反映公司专有的，与客户间协议的数据。

销售数据：
这是有关公司各销售部门和销售渠道的不同特性的数据。
一般性数据包括地址、电信数据 (电话、电传、传真 )、有关客户的一般资料 (工厂数、行业、集团归属 )以及银行详情。
公司代码数据包括支付条款和日期：
用于自动支付交易 (银行托收 )的，
用于信函的 (帐号及客户所有地负责人 )
用于自动催款过程的
此外，总分类帐会计的统驭科目是在公司的层次上指明的。这个总分类帐科目的交易数字于记帐时在客户科目中自动更新。
有关定单处理、装运、及发票等资料可在销售专用的数据中找到。这一点在关于销售与分销模块的相应 SAP手册 (R/3的销售和分销)中有详尽得多的说明。
系统提供专门的选项来控制主数据的可靠度，使之与设置系统时公司的观念一致。诸如一个新客户是应该将整个公司包括进去还是只将其一个分支部门包括进去的这类战略性决策是集中地作出的。因此，所有数据区都能集中地输入和更新。会计和销售既可以一起保存一般性数据，也可以将数据分别地保存在它们相应的区域中。
客户主记录的结构能支持一致地、无冗余地使用会计及销售数据。

9.1.3编辑主记录

编辑客户主记录时分别有各种功能供使用，以便创建、更改和显示。这些功能的授权是根据员工的责任范围来批准的。每一个新的主记录都必须分配给一个科目组。这样就能够按下列准则来将客户加以分类：

编号指定的类型

每一个主记录都有一个唯一的编号，这个编号可以是由系统指定 (内部指定 )，也可以是由用户指定 (外部指定 )。特别是当编号是承接自一个前端系统时，外部编号指定就更合适。系统保证每一个帐号只被赋与一次。

帐号范围 (编号区间 )：

编号区间是客户定义的。供应商和客户可以定义成同一编号，或者也可以定义一种层级结构。

用户界面的安排 (屏幕图象 )
对于每一个客户组，用户可以指定哪些资料是强制性的，哪些资料是可选的。不需要的资料可以从界面上消隐掉。用这种方式，就只要求有公司需用于处理业务的那些数据。

9.1.3.1输入数据

为保持数据无冗余，系统提供了范围尽可能广泛的支持。例如，用户可以使用一些方便的寻查功能来创建一个现有帐户的概况。一种自动重复检查功能可保证主记录对于销售和会计只创建一次。

当输入新的主记录时，一种拷贝功能可提供支持。一个主记录中的数据可以包括进一个新的主记录之中。此外，一组客户主记录可以从一个公司代码拷贝入另一公司代码。

9.1.3.2更改数据

用户可以指定哪些字段可被更改。例如，授权可以用来防止统驭科目被修改。用户随时都可进入用户想更改的那些指定区域，如，只是支付数据系统将所作的全部更改加以记录，从而在任何时刻都可得到一份更新后的概况。

9.1.3.3显示数据

用户可选择用户感兴趣的区域加以显示。用户可以从当前的主记录显示中调用另一个主记录来显示或加以更改，也可以从显示中进入更改功能。

可设置的、易于使用的用户界面使用户能方便快捷地编辑和管理主记录。

什么是客户数据记录功能？

客户数据记录及其数据 (到达总分类帐的路径关于业务伙伴的资料)构成应收帐款会计核算的基础。它也是SAP系统中销售功能和会计功能之间的联系。通过其特有的性质，它提供专门的会计关联。

9.2科目有关会计业务

9.2.1发票及贷项凭证

集成地使用 SAP的销售及财务会计系统，开票系统就能准备好发票并将它记帐。来自另一个 R/3开票系统的发票也可以通过接口转至会计，然后这些发票就被记帐。只有不是在 R/3系统中创建的发票才必须人工记录。

9.2.1.1凭证的格式

一个凭证由凭证抬头和若干行项目构成。抬头包含了适用于整个凭证的资料，包括凭证日期、号码、以及类型。行项目包含付款条款、科目的归属、以及金额。某些行项目，如销售税，是由系统自动生成的。这些行项目补充人工生成的项目使凭证完整。在凭证记帐之前，用户可以调用并更改这些行项目中的任何一个。

除上述会计凭证之外，系统还特备了几种专门的凭证，如周期性条目、样本凭证等。

9.2.1.2周期性条目

对于以金额相同为特征的正常周期性交易，用户可以生成周期性条目。这方面的一个例子就是按月分期付款客户所付的应收款。这些条目在它们生成的时候并不影响会计。反之，它们只是在执行时记帐到会计系统中。所谓的“周期性条目原始凭证”包含为会计凭证记帐的数据，如金额与帐号等。它也包含控制信息，如执行的起止日期和最后期限数据等。

9.2.1.3样本凭证

如果有关时间及金额的资料是记帐时的唯一不同之处，那么就可以使用样本凭证技术。如果把样本凭证用作一个模型，则只需要很小的调整 (如在记帐日期或金额等处)。如果用样本凭证，一个已有会计凭证也可用作模型。

9.2.1.4输入工具

系统提供若干支持功能以便输入发票和贷项凭证。它们包括：

设定缺省值
简单发票及贷项凭证的快捷条目
从以前的作业中摘出日期
多重交易中用户定义的数据保留
编辑选项的调整
用于帐户、成本中心、等等的灵活查寻机制
如果无法完成一个凭证的输入，则输入过程可在任何一处终止并保存起来。那么凭证可以在以后完成并记帐。输入的数据立即被检查，并且在查出差错时提供修正。只有当凭证是完整的而且没有差错，它才可以被记帐 (并从而更新交易数字 )。完整的意思是：
借方/贷方余额为零
已填入最低限度的科目，包括凭证日期、记帐日期、凭证类型、记帐关键字、帐号、以及金额等
系统设定时定义的所有要求的字段均已填满
对于贷项凭证和转帐，可以用帐面交易，此时支持功能可以类似地使用。

9.2.1.5货币

所有凭证都能以任何货币输入。每个公司都赋于一种本位币。可以指定多达两种的其它货币。这种“平行货币”同本位币一样地被处理和更新。系统储存从凭证中找到的，以本位币计和以凭证货币计的金额。一个包含逐日精确货币汇率的汇率表用来在本位币与凭证货币之间换算。当然，汇率也可以在记帐时直接指明。用户可控制在制作凭证时是否本位币和凭证货币这二者 (或只是凭证货币一种 )可以打开以便输入。无论是用哪一种方式，两种货币的金额在凭证显示上都是可见的。凭证必须以本位币计的和以凭证货币计的余额均为零时方可记帐。由于换算而会在许多行中产生的一个小的舍入差值会自动地被考虑到。客户区中的交易数字只以本位币计。 “来自货物及服务的应收帐款” 统驭科目则以本位币和以所有的记帐外币计。

输入发票和贷项凭证时有范围广泛的附加功能支持用户。为自动接受发票提供技术。

9.2.2支付

9.2.2.1收款

收款处理由下列两项操作组成：

将支付记帐
用客户科目中的支付行项目结算未清的发票行项目

这两个步骤可用纸面支付人工完成，纸面支付有：

支票
转帐
汇票
如果关于待结算发票的资料不充分，则可用查寻条件来找出客户的已付款项目。任何凭证专有的信息均可用作查寻字。用户可以搜集所需的资料。
对于扩展的银行功能和金库功能，快速输入技术显著地减少了人工处理。这包括：
人工对帐单
人工支票存入清单

这些也可以自动进行：

电子对帐单
锁箱 (美国)
用支票扫描器的支票存入业务
POR程序 (瑞士 )
如果已就借项凭单程序同客户达成了协议，那么全部发票均可使用支付程序按其到期日汇集起来。类似地，退款给客户也可自动执行 (通过支票或转发票 )。在“应付帐款会计核算”一章中有对支付程序的详细说明。

9.2.2.2支付的人工收据

人工收据支付时，将待结算的发票/贷项凭证的凭证号码标示在已有的转帐条中，或者标示在相应的支付通知单中。因此下列数据必须输入：

银行科目号码
支付金额
任何银行手续费
待结算凭证的凭证号码
如果所标示的发票的合计 (经过扣除任何现金折扣之后)同输入的支付金额相符，则凭证被记帐，而支付就用发票结清。结清的项目现在包含了进帐凭证的号码以及清帐的日期。
如果关于待结算发票的资料不充分，则可用查寻条件来找出客户的已付款项目。任何凭证专有的信息均可用作查寻字。用户可以搜集所需的资料。
以下是一些例子：
参考号
记帐日期
发票余额
在寻查中用户可以指定区间或单个数值。用户也可以从结果清单中移走项目，或者通过一次新的寻查加入附加的项目。未清项目的清单可以按各种条件来分类。用户可以在清单中查寻单个的凭证或凭证组，以辨识出必须结算的那些行项目。结果清单可以按任何准则来编制。对于一个行项目用户可显示全部数据或者显示整个凭证。
一旦待支付的所有项目都已找到，它们就可以被记帐。较小的差值自动地加到已付的现金折扣中，或者转到一个分立的帐户。系统能接受的差值最大金额决定于客户允差和用户规定的允差。

9.2.2.3不能完整结清的凭证

如果未支付金额不能完整地归类，或者找不到分摊通知，那么在同一操作中对一次帐面收付记帐。如果一张发票将只部分地被支付，则该发票将被结算。一个金额为未清应收款的新项目被生成。另一种选择是，部分支付已被记帐之后，在发票上保留一个仍须付款的内部参考信息。

这些项目也可以自动地被选择 (不用输入查寻条件 )。系统确定那些最接近支付金额的行项目，或者用另一种办法，按项目的到期日将金额加以分配。

银行收取的费用以现金收据的金额输入。系统会为收取的费用自动生成一个分开的凭证行项目。人工支付可以用任何一种货币进行。任何汇率的差异都自动记帐。支付结算也可以包含定金，并把供应商行项目考虑进去。多重客户科目可同时结清。结清多重公司代码也是可能的。为每一个公司代码都生成一个单独的清帐凭证。

9.2.2.4支付通知单

使用支付通知单，就允许在结清支付时自动寻查未清项目并自动赋值。支付通知单在 SAP系统中是以几种不同的方式生成的：

已经以书面形式存在的支付通知单可用人工输入
在处理对帐单、支票存入业务、或锁箱数据等时均会自动生成一个支付通知单。如果由于有差值而不可能直接结清未清项目，它就保存详细资料。
作为接受支付的一部分由人工处理未清项目的时候，项目的当前处理状态可用付款通知单的形式加以表明。
付款通知单可以用 EDI (电子数据交换接口 )转入SAP系统
不同于选取资料然后处理未清项目，只需要指出付款通知单的号码。如果付款通知单和未清项目之间存在差异，系统就自动生成剩余项目和帐面付款。如果差异将由人工分配或者作为合计记帐，那么这些都可以取消。

9.2.2.5快捷输入技术

“人工支票存入”和“人工对帐票”功能使进帐的处理容易得多。不同于范围广泛的记帐记录，现在必须输入的只是收到的支票 (支票、支票号码、金额 )。支付被记帐到银行和客户科目并将支付结算，这些都是自动进行的。

9.2.2.6电子银行业务

SAP R/3系统提供一种自动处理进帐的选择。这里不需要输入数据或者将进帐赋入未清项目并结算它们。自动处理过程提供了更高的效率。它消除了人工输入和将收款指定到客户未清项目的必要。只有当产生了支付差值和提供了不完全支付信息的时候才需要进行审查。

9.2.2.7POR程序

由银行或邮局提供的，按瑞士 POR程序编制的数据可以方便地转至财务会计并在那里记帐。

9.2.2.8锁箱

在美国通过锁箱产生的支付业务在 R/3财务会计模块中也作了描述。支付被自动记帐而未清项目则被结算。

9.2.2.9电子支票存入业务

类似地，由支票扫描仪之类的外部数据输入系统所提供的数据也自动地被记帐到财务会计中。

9.2.2.10电子对帐单

电子对帐单提供了一种选择，以自动地描述系统中货币的流动。系统读取对帐单，获取资料来将支付从“给受款人的票据”字段中结清。从那里系统读取凭证号码 (例如，通过此凭证号码进帐被赋入未清项目并被结算)。但是，用作结清信息的依据不能是凭证号码。它可以是一个保险号码 (按保险政策 )或任何一种其它判据。如果用户有特殊需要，用户可通过用户出口加入用户自己的编码而不会改变标准系统。

对于总部在美国而子公司在英国和法国的公司，通过在各国的科目来处理支付业务，并且读取和投寄英国的和法国的对帐单。除了BACS (英国)和ETEBAC (法国 )之外，还提供了大量其它的国际格式：

SWIFFMT940
MultiCash
CODA (比利时 )
CSB43 (西班牙 )
FIDES (瑞士 )
ZENGINKYO (日本 )

还有几种格式用于：

捷克共和国
瑞典
设置系统结构的方式使新格式可以容易地结合进去。
R/3财务会计模块支持收款的自动化处理和结清。个别的需求可以在不必改变标准系统的情况下得到满足。自动投寄电子对帐单极大地减少了人工输入的工作量。

9.2.3特殊操作

有些业务往来应记帐入客户，但是在总分类帐中来自货物和服务的应收款行项目内并不更新。这种情况的一个例子就是定金。这些可在资产负债表上分别辨识出来。使用专门的总分类帐标记，就能告诉系统，记帐不应在客户主记录的统驭科目内执行。作为替代，这将在一个为此目的而专门设置的总分类帐科目中完成。

9.2.3.1定金

如果客户预付定金，那么一项定金请求就将作为统计记帐输入到系统中。它会在项目显示中表现出来，但并不导致改变客户分类帐或总分类帐中的交易数字。但是，这项定金请求会被催款。利用支付程序，会由银行托收生成一次定金记帐。在为定金请求记帐时，系统将行项目赋入一个专门的总分类帐科目。任何时候用户都可以生成预付定金。

当为定金记帐时，在客户科目中可以选择显示总值或净值。净值表示定金科目表现的是定金减去税款。而显示总值是，税款包括在定金科目的行项目中。在税款结清科目中生成一个附加行，作为一个清帐条目。在每一种情况下，都保证资产负债表中的显示是正确的。在为最终结算记帐时，会出现一个关于已有定金的票据。它们就可以全部或部分地转帐。但是，按发票结清就只有在收到付款后才能进行。

集成使用SAP的成本会计和财务会计，定金可以赋给项目、定单、或成本中心等帐户。

9.2.3.2汇票

汇票在系统中也是作为专门的总分类帐业务来处理的。这些业务自动保留在与其它业务分开的明细分类帐中。它们被记帐到总分类帐中的一个专门的总分类帐科目。这就保证了在任何时刻都可以生成一个应收及应付汇票的概况。显示资产负债表时转帐记帐并不需要。

用汇票为发票付款时，原始的应收帐款被结清。这个过程相当于正常的收款过程。但是，并不向银行科目记帐。作为替代办法。当客户生成一个应收汇票。这个应收帐款发票将一直保留在那里，直到该汇票被卖出 (被取消 )或付款。

使用递交清单则付款可自动进行。另一种功能使用户能够通过为汇票的到期日输入一个关键日期，就能开出各种应收汇票。汇票清单也可以由系统中生成。

每个公司代码中，贴现百分率、托收手续费、及汇票税款指标均设定缺省值。手续费应记帐到分开的科目中。为汇票向客户收取的金额也是自动生成的。

统计记帐、再筹资金票据及付款担保也能用专门的总分类帐指标来处理。有各种功能可供使用，使系统操作安全而容易。

除此之外，用户还可以在系统中设定用户自己的专用总分类帐业务。

R/3财务会计模块允许灵活地记帐、检查、及管理特殊交易。特殊交易也可在总分类帐中更新。

业务往来在应收帐款会计核算中是如何描述的呢？

业务往来在财务会计中是自动描述。业务往来的输入是自动化的。使用 SAP的多种工具，它可以高效率地和安全地完成。

9.3凭证和科目的处理

9.3.1凭证和科目的显示

当业务往来被记帐到一个科目，系统就自动更新科目余额。系统也记下凭证中的哪些项目已被记帐到这个科目中。因此，任何科目的科目余额和各行项目均可以检查。

9.3.1.1科目余额

科目余额提供一个按期间、分成借方或贷方的交易数字概况。与此类似，每个期间的营业额和特殊的总分类帐业务如定金及该会计年度的应付汇票等均可一目了然。这里，用户就可以直接进入项目的显示。

9.3.1.2行项目显示

行项目显示提供一个科目的未清和已结清项目的概况。用户可以指定各个项目的哪些资料出现在屏幕上。例如，一位用户可能对支付条款有兴趣。而另一位可能对行项目的催帐数据更感兴趣。

但是，即使用已经准备好的项目清单，检查仍可动态地改变。

在行项目显示中使用范围广泛的合计和选择功能。例如，可对每一种凭证类型计算合计值，以分别显示每种凭证类型的行项目。也可使用寻查和合计功能，使从头开始显示所有的项目不再必要。

对以下区域可用行项目显示功能：

公司代码中的科目
公司代码组中的科目组
例如，可以显示表现在不同客户主记录中的一个合并组。
任何时候用户都可以从行项目清单转入凭证显示。
如果需要显示一个单一的，凭证则必须指明凭证号码和公司代码。换一种方法，则可用寻查功能，它使用户能用记帐日期或者凭证类型来找到一个凭证。对于含有跨公司代码记帐的交易，会显示有关凭证的一个清单。于是用户就选择显示单个凭证的各个行项目，或者显示与交易有关的全部行项目。
用于科目分析的其它选项包括：
欠款天数 (按过期的天数 )
净值/现金折扣概况
显示支付行为
显示信贷限额 (关于这方面的更多资料可在本章稍后的 “信贷管理” 中找到 )
单科目显示使用户能快速、高效地找到全部所需的凭证。

9.3.2凭证更改

为了更改已记帐的凭证可用不同的功能。更改时用户可以：

调出单个凭证
对于包含跨公司代码记帐的交易，编辑各个凭证
请求一份某供应商全部凭证的清单，并更改指定的凭证
请求一份某供应商全部凭证的清单，对某些字段实行总更改 (例如，免除支付 )
这些功能就同交易的显示一样易于使用。
已导致数据更新的那些字段不能再更改，它们包括：
凭证号码
记帐代码
记帐日期
金额
税务信息
有许多字段，其更改的能力取决于某些在会计之外安装的 R/3系统模块。因此，如果数据是在成本会计中更新，则成本中心就不再能更改。最后，与凭证状态有关的其它规则。自然，一旦项目已结清，支付条款就不再能更改。
除了这些固定的规则，用户还可以对所有字段规定，一个字段能否，以及在什么条件下能允许更改。例如，用户可规定，只有当凭证的记帐期间仍然开放，可以记帐时，某些附加的科目指定才能更改。如果该月份对于会计目的已经关闭，而数据又已送到别的系统中去审定，那么更改这个数据就是被禁止的。这是用系统设置来设定的。
更改凭证的功能相当于显示凭证及科目的功能。全部寻查和分类选项都有。有了适当的授权，用户就可以动态的从显示功能转入更改功能，而并不失去刚才选择的窗口。
凭证可按用户的需要快速而容易地调整，同时确保精确的记帐记录。
FI系统怎样支持编辑一个科目指定的项目？
FI系统通过大量的显示、寻查、及调整选项来支持用户。用户可以设定并使用这些功能。

9.4催款通知

经常有客户不能及时履行他们的义务而造成欠款。此时就应发出催款通知提醒他们有未清的债务。

催款由催款程序自动处理。该程序决定：

将被催款的科目和项目
该科目的催款等级
基于催款等级的催款通知
催款通知被打印出来，所决定的催款数据按项目和科目分类。

9.4.1催款程序的功能

催款程序提供以下功能：

可定义任意多种催款程序。催款程序控制催款过程。
对每一种催款程序可建立多重催款等级。催款等级以未清项目的欠款天数为基础决定。它也可与催款的金额或百分比有关 (由与营业额相关的催款等级确定 )。此外，可以在科目水平上规定，只有当达到某一金额或百分比时才达到起始催款等级。
催款可按催款区域分别实行。催款区域是在一个公司代码之内处理催款的企业实体。催款区域可以相当于一个利润中心或销售企业。当为一个未清项目记帐时用户就选择一个催款区域。用这种方式，各项目可以按催款区域在以后分别催款。
催款文本根据催款等级来选择。文本可用不同语言写成。在每一种情况下，文本均使用相应业务伙伴的主记录中所指明的语言。
催款程序可用来催客户，也可用来催供应商。如果供应商由于贷项票据而有了负债余额，这就能适用了。如果客户也是一个供应商，那么用户就可以将这个科目的总余额作为催款的决定因素子。
催款的利息和手续费可以有选择地适用，到期项目的支付截止日期可以打印在催款信中。
催款信中的项目和合计应统一用凭证货币和/或本位币。
在有总部/分支机构关系的地方，催款通知一般是送达总部。也可以有当地催款。

9.4.2催款过程

催款过程分为三步：

生成催款建议
编辑催款建议
打印催款信

9.4.2.1生成催款建议

为了启动自动催款，用户要为到期日检查决定一个关键日期，并决定哪些科目应被检查。催款程序就检查指定科目中未清项目的到期日。

该程序然后就生成一个它建议催款的科目和未清项目的清单 (催款建议清单 )。

9.4.2.2编辑催款建议

用户要以编辑催款建议清单。项目和科目的催款等级可以更改。项目 (科目)可以按催款而豁免或冻结。所有更改都有记录，所以催款过程的结果始终是透明的。

催款建议可以根据需要频繁地生成。能做到这一点是因为催款数据只有在催款信被打印时才在项目和科目中被更新。

9.4.2.3打印催款信

如果催款建议已被接受，则可以打印出催款通知信。 SAP系统已经备有样本格式，用户可以对它进行修改。样本格式可以拷贝下来，用户只需插入地址之类的有关变量。但是，用户也可以使用 SAP script (SAP文字处理程序) 来指定催款信的布局和文本。

9.4.2.4其它的催款功能

用户可以指定：

用户是否将使用全集团公司统一的格式
用户是否将只使用特定文本部分中的公司代码专有数据
个别公司代码是否使用它们自己的格式
除了作为批处理功能的催款之外，系统也准备了向单个科目的催款。在这种情况下，应该指明单个催款的文本 (它与标准文本不同 )。
同编辑记录一起，还生成以下记录：
已冻结项目和科目的清单
具有特殊催款标志的项目的清单
催款统计

9.4.2.5财务日历

使用财务日历，则催款过程之类的周期性重复工作就可以预先安排并分配给适当的员工，以便及时处理。应在适当时间通知员工。

用这样的方式，则授权的员工在任何时候都可以生成催款过程的现状报告。

用户可以按用户的需要构建催款通知的生成方式。

财务会计系统中催款如何进行？

用户可以设置催款过程以适应用户的需要，用户可以介入自动过程以构建满足用户的要求的催款建议清单。

9.5信函

同催款通知一道，其它类型的信函也由系统生成。这包括以下寄给客户的标准报告：

支付通知
信件形式的对帐单和未清项目清单
一般信件
余额确认书
凭证摘要
汇票现费结算单
利息计算
处理科目和凭证时用户可以提出信函申请。信函可以在某个环节自动生成，或者由人工启动。书面通知应使用业务伙伴的语言来生成。

9.5.1支付通知

系统自动生成支付通知，告诉业务伙伴哪些未清项目已收到他们的支付。如果结清时出现差值，若要求业务伙伴澄清或为之付款。如果已经支付而尚未进入未清项目，则要求业务伙伴说明该项支付。用户可以生成一个回信允许在科目中的支付指定未清项目。对于其它在清帐过程中本应记帐而尚未指定的贷方凭证，用户也可以做同样的事。客户的未清项目在这个通知中列成清单。客户们可以辨识出应付款的未清项目并提供进一步的陈述。

9.5.1.1对帐单和未清项目清单

用户对帐单用于对帐，并为业务伙伴提供信息。它提供以下信息：

结转的余额
所选期间的全部项目
科目的期末余额
未清项目清单是对帐单的特殊形式。它是为对帐或提供信息目的而寄给业务伙伴的。有时候，这个清单也用作催款单。直到要求的到期日之前的未清项目都可从这个清单中看出。
两种类型的通知包含凭证号码或另外的参考。信息它们包括：
凭证号码
凭证日期
凭证类型
货币
每个项目的金额
在关键日期未清项目的余额
如果选用，对帐单也可以包括结清的凭证号码。如果分支机构被包括在致总部的通知中，则它们的地址在通知末尾列成清单。
通知的布局是通过一个格式来指定的。通知可以包括在到期日每个项目欠款的天数，或者其它信息，决定于所用的格式。

9.5.1.2一般信件

提出信函请求时，用个别就信件能输入个别的文本。文本是分别保存的。系统自动决定属于客户的信息，如地址，个别信件就同个别文本一样打印。

对于标准信件，指定的文本已经存在，可以为帐户正在被处理的客户调出这个标准信件。系统自动决定地址等属于客户的资料。例如，若公司会计部门中有人事上的变动，用户就可以发一封标准信件给客户。

9.5.1.3余额确认书

余额确认书很需要选择的可变性，例如，应首先决定那些余额最多的客户。其次，这为这些客户生成余额确认书。然后可以 (用剩余的科目)用选择和随机选择决定出数量有代表性的一批科目，为他们生成余额确认书。

9.5.1.4凭证摘要

用凭证摘要，用户可以以一种有目的性的方式告知你的客户某一特别的行项目 (例如贷项凭证)。系统会记录下哪些凭证行项目曾被选择。

9.5.1.5汇票手续费结算单

如果客户已用汇票支付了发票，则生成一个汇票手续费结算单。同时自动生成信函，告知客户被收取了哪些费用。将发给客户或供应商的所有信件的格式都储存在文字处理程序中。相应主记录中语言代码控制格式用何种语言打印。

9.5.1.6利息计算

也可生成前有关利息数据的信函。该数据涉及：

行项目利息计算：
向尚未支付和已经超期的行项目。或者净支付在到期日后才付完的项目，收取利息。
科目利息计算：
利息由科目余额中收取。例如可以用这种方法计算雇主借款科目的利息。
在这两种情况下，都生成有结算信息的附信，系统配备有为此目的的信件，用户可以对它进行修改。

9.5.1.7内部凭证

内部凭证使用户能够生成具有全部已输入系统的字段的完整凭证。如果没有原始凭证的话，这种内部凭证就用作内部使用的凭证。它们也可用作打算在公司流通的凭证。

汇票清单保存所有的未清汇票。作为一种补充，有要求时也可显示已清汇票。

财务会计系统产生何种客户专用的信函？

记帐业务中的全部重要信息都可以书面记录并以通知的形式发出。

9.6报表

R/3财务会计模块提供大量关于客户的标准报表，这些报表可以打印出来，或者直接在屏幕上显示。

原则上，报表系统是这样的设定：所有报表都可以并行地运行。打印时，用户可以选择先将此信息存储在一个暂存文件中。此后，用户可以决定该数据是否要，以及在何处进行物理输出。

9.6.1主记录清单

可得到主记录资料的标准报表，并有许多选择条件。选择条件包括按邮政编码的报表或按统驭科目的报表，由用户指定将找印到清单中的字段数。例如，可以生成只有客户地址信息的清单。另一个清单可以也包括银行，信息。用户也可以得到一个有客户主记录的全部字段的清单，当报表被调用时，将清单分类也是一个选项。

9.6.2客户分析

可以得到凭证客户项目的报表。例如，对于任何到期日都可以制出一个未清项目的清单(在这些项目仍可在系统中获得的条件下 )。有些报表中未清项目已被分类，这里用户可以指定分类的区间。

9.6.3科目

经常，由于存储容量方面的考虑，项目在清帐之后就不能再留在系统中。为了在年末为科目全部项目出文档，而又不必去查找全部的档案，各项目都是保存在另一个与凭证分开的文件中，只有客户行项目中的信息可以在这里找到。此外，这个文件是这样分类的：已清项目出现在每一科目的开始。清帐业务按清帐日期和已结清凭证号码来分类。这可使前后关系清晰。在关健日期仍未清帐的项目则列在每一科目的未尾。为第一个科目和统驭科目输出对帐合计，使之能够同会计系统的其它部分相协调。

财务会计系统的报表功能如何设定？

可以得到多种有关客户数据的标准报表。它们支持对客户帐户的处理和管理。这些报表也可以被打印出来。

9.7客户信贷管理

客户信贷管理提供了一种选择，根据对客户信用程度的评估，决定是否接受订货。这是通过信贷限额来实行的。这个限额在财务会计和已记帐销售中检查，如果超过了这个限额，系统就发出一个警告或一个差错信息，这决定于系统的设置，凭证可以被记帐。其它的操作可以继续。一个例子就是对主记录中一个客户或一个集团的查验。信贷限额可定为不同的等级，信贷限额利用“信用控制区域”来分配和监测。一个信用控制区域由一个或多个公司代码组成。如果已经设置了一个信用控制区域，而且已为一个客户规定了预值，那么在设置客户主记录时信贷数据就被自动设置。

9.7.1分配信贷限额

可以对特定客户或若干客户分配一个信贷限额。为了将客户按业务风险分类并启动相应的检查，用户可以为客户设定风险等级。风险等级规定了在订货过程中要进行哪些检查。此外，客户可以按行业、国别合并成组。

9.7.2监控信贷限额

对信用控制区中的每一个客户，系统计算并显示以下数据：

来自销售的应收款，如果它们未被验明是有争议的
来自特殊的总分类帐交易的应收款，如果它们被验明与信贷限额有关， (例如定金)
定单价值，由未清单、未清发货、和未清发票组成
总负债 (其它的总和 )
所显示的总负债当发票被记帐时自动增加而当收到付款时就减少。如果总负债超过了信用控制区中客户的信贷限额，系统就提供一个警告。但是，仍然可以输入发票。信贷限额被超过的日期由系统记录。
信贷限额以控制区域单独信贷限额货币维护。该货币与本位币无关。系统将金额加以换算以更新信贷限额。这并不影响交易额更新与记帐。
核心数据可以用任何一种货币产生，与控制区域货币无关。

9.7.3显示及分析功能

系统用各种功能来支持信贷限额的监测。在任何时候用户都可了解当前的概况。用户可以显示关于一个客户的下列数据：

主记录中的变动
最陈旧的到期项目
客户的定单价值，分为未清单、未清发货和未清发票
最后一次支付
行项目
催款和支付数据
如果一个会计注意到了临界数据，引起关注此事的一个内部备忘录。该会计就可发出或开始检查客户或一批发货。
为了使反应迅速灵活，系统提供了多种分析选择。客户可以按营业额和支付行为来分析。用户可以从信贷管理移入财务信息系统。可以进行到期日分析、对支付行为的进一步评价、或者DSO指标 (日销售未清指标 )的计算。这种评估的结构或分别指定。数据可以随意压缩或扩展 (从未清项目显示到客户的信贷管理数据 )。评估也可以用图形来准备和描述。
为了资料或文档的目的，可以从行项目显示、科目分析、及信贷管理开始，建立信贷记录表。这个表包含以下数据：
地址和通信数据
信贷限额，上次通知客户的日期
来自信贷管理主记录的字段
未清发货、发票及定单的合计
余额、欠款天数、客户的税款、以及支付行为
集成使用会计和销售，就可以从信贷管理中显示和编辑销售凭证。

9.7.4定单接收和发货中的信贷控制

为了确保用户的信贷限额不被超过，在收到定单的当时和以后临发货之前，都有必要进行信贷检查。集成地使用 SD系统，就能进行自动信贷审核，其中也可以描述复杂的生效规则。

根据客户被指定的风险等级，实行下列检查：

统计的信贷限额检查
考虑到发货截止日和到期日的动态信贷限额检查

其它信息可考虑为信贷审查用的附加输入值，这包括

凭证价值
支付条款等关健性字段的变化
超期项目的结构
客户信贷管理有什么特点？
客户信贷管理为监控和分析客户的信用程度提供了多种选择。它使用户能够对困难情况以及时和恰当的方式作出反应。

10 应付帐款会计核算

R/3财务会计模块应付帐款会计核算保存和管理所有供应商的会计数据，此外，它还是采购系统的一个完整组成部分，定单、发货及发票按供应商保存，有助于对供应商的评估， R/3财务会计模块根据业务自动记帐。提供现金管理和预测功能的同时，也提供定单和发票的价值，使你能做出最好的流动规划。

业务过程可以为发票管理的目的而灵活地描述。用户可以将资料还不完全或者尚未指定科目的发票暂时录入，当公司需要时就作全部的进一步处理，发票自动转交给执行相应功能 (如完成或发出凭证)的员工。

支付程序管理应付款，同时不断关注现金折扣的最大化，它也支持所有通常的国内和国际支付模式。支付业务已部分地或全部地计算机化。

应付帐款会计核算实时地同总分类帐集成。所有对供应商帐户的记帐也将同时被记入总分类帐。交易更新各个总帐科目 (如应付款及定金 )。灵活的科目分析功能和到期日预测为用户提供了单个供应商科目现状的概览。

在信函方面，系统允许用户将余额确认书、利息结算及其它通知等按不同的公司个别处理。

在应付帐款会计核算中为业务制证时，系统使用了余额确认、日记帐余额审计线索和其它评估方法。对于截止日分析，系统将：

重新评估价外币项目
决定有借项余额的那些供应商
就其剩余项目项算出的余额列成清单
应付帐款会计核算按照相应的会计原则负有保护公司机密的责任。它也被用作采购最优化的信息来源。除止之外，该系统与现金管理和预测系统的直接连接是流动规划的一个有价值的工具。

10.1供应商主记录

10.1.1供应商主记录的作用

供应商主记录包含公司与客户商的业务关系所需要的全部数据。这些数据控制着记帐业务也控制着记帐数据的处理。会计部门和采购部门都需使用这个主记录。供应商主记录在系统中是集中存储的。这就保证了数据了一致性、实时性和无冗余。供应商记录提供：

某些供应商全部数据的概况
灵活的数据获取
用于控制支付业务并表现业务过程的基准数据 (初始发票记帐 )
此外供应商主记录的灵活设计能很好地适应以下的特殊需要：

10.1.1.1描述一次性交易

对于只偶然发生业务的供应商，可使用一次性帐户。这使用户能用最少的资源来管理这些供应商。这种一次性帐户只包含最必要的控制信息 (如统驭科目 )。地址和银行数据是在发票或贷项凭证记帐时提供的。供应商专有的数据从发票或贷项凭证本身取得。因此，一个一次性供应商主记录能用于一个以上的供应商。

10.1.1.2总部及分支机构科目

供应商主记录也用来说明供应商各分类支机构的不同分工。对于有若干各有其自主销售权限的分支机构的供应商，会计和进帐功能可以在中央合并起来。

通过将分支机构科目和总部科目连接起来，则每次记帐

到分支机构科目时都自动地记帐到总部。分支机构号存储在凭证中。使用户既能集中地又能局部地完成分析和保存信函。

10.1.1.3代理受款人

用户可以在供应商记录为代理受款人指定一个帐号。支付就按指定的地址进行，或者按这个供应商科目的银行细节来进行。

10.1.1.4分公司

在为集团公司的合并进行销帐时，分公司的任何贷项金额都必须考虑到。同时，在供应商主记录中用户必须输入唯一的公司编号，记帐时，这个编号合并到凭证中，并且可用于合并的目的。

供应商主记录是管理与供应商的业务联系的一种灵活的方法，供应商主记录的灵活设计能很好地适应特殊需要 (如一次性交易 )。

10.1.2结构

每一个主记录都包含三类数据。它帮助用户说明特定操作中的不同组织结构：

一般数据：
对每个公司代码及公司采购部门都同样适用的数据
公司代码数据
反映公司与供应商间特殊安排的数据
采购部门数据：
随一个公司的采购部门的不同而不同的数据。
一般数据包括地址和电信数据 (电话、传真及电传的资料 )、供应商的一般资料 (集团公司、行业分支 )，也包括银行详情。
公司代码数据包括公司关于支付业务。催款程序和信函资料等规定。这一数据包括达成协议的支付条款和支付方法 (用支票、电汇、或者汇票 )、此外，通过统驭科目就建立起与总帐的连接。这个总分类帐科目中的交易数字在记帐到供应商科目时就会自动更新。
采购部门数据包括查询、定单、及发票核查等资料。只有当使用 SAP系统的采购功能时用户才会需要这些数据。这些数据可以在用户需要的任何时候加入或修改。关于这个功能的详细资料请见有关物料管理系统模块的手册。
在已经集成了 SAP财务会计和物料管理模块的系统中，用户可以单独建立供应商主记录，也可建立联合的供应商主记录。它们可以如下进行：
在公司代码层次上分别完成
在采购区域层次上分别完成
同时在公司代码和采购区域的层次上集中地完成。
按照用户的组织结构，这个特点使用户能集中保存供应商的数据。用户可以允许采购部门和会计部门都处理一般性的供应商数据，但各部门分别处理各自的数据。
供应商主数据的格式有助于保证采购和会计部门所使用的供应商数据是一致的并且无冗余。

10.1.3处理主记录

为了处理供应商主记录，系统提供了创建、更改、和显示功能。用户可以根据员工的职责处理这些功能的授权，结果是，一组指定的员工将只能显示数据，另一组则允许创建和更改数据。

每一个主记录都赋给一个科目组。科目组按下列条件将供应商分：

按编号指定的类型：
每一个主记录都由系统或用户赋给一个唯一的编号 (分别是内部的或外部的编号)。当编号是承接目前外部编号指定特别合适。无论用哪一种方法系统都保证每个科目编号只被指定一次。
按用户界面的布置
当处理主记录时用户可决定哪些资料必须或者可以，被输入。不必需的资料可以从用户界面中压缩。当用户建一个新的供应商主记录时，用户只需要输入公司需用于处理交易的那些资料。

10.1.3.1数据输入

R/3财务会计模块有许多功能帮助数据冗余。数据输入功能帮助用户既快又容易创建一个新的主记录，一种容易使用的寻查功能为用户提供已有科目的概况。系统的自动检查保证采购部门和会计只创建一个主记录。

拷贝功能允许用户将主记录数据并入一个新的主记录中。用户也可把一组主记录从一个公司代码拷贝入另一个公司代码。

10.1.3.2更改数据

用户决定哪些字段可以在以后更改。例如，授权被用来防止统驭科目受到偶然性的更改。用户随时都可以直入用户想更改的区域。系统会记下所有作过的更改，所以用户任何时候都能看到更改过程的一个概况。

10.1.3.3显示数据

显示功能也使用户能够只进入那些用户感兴趣的区域。用户可从显示转入更改功能，也可以调出另一个主记录来显示或更改。

可客户化的用户界允许用户快速需容易地处理和管理主数据。

供应商主记录有什么功能？

保存在供应商主记录中的数据构成应付帐款会计核算系统的基础。此外，供应商主记录还是 R/3系统的采购功能和会计功能之间的联系。它的特殊性质允许用户描述特定的会计相互关系。

10.2应付帐款会计核算系统中的会计业务

10.2.1发票和贷项凭证

10.2.1.1发票接收：采购

对于已经集成了采购和财务会计模块的 SAP系统，或以用一个特殊功能，用物料管理的发票审核功能，用户可能输入收到的发票。这个功能可以为定单加上参考信息并发送数据。

10.2.1.2发票接收：财务会计项目

在未集成采购和财务会计模块的系统中，收到的发票是在财务会计系统中处理的，为每个凭证输入一个标题和几个行项目。其它行项目如进项税记帐等则由系统自动补充。在为凭证记帐前，用户可以调出这些行项目并改正它们。

10.2.1.3发票接收：扫描输入的凭证

利用存档连接 (ArchiveLink)接口，发票能直接扫描输入系统中。发票可转交给有关的会计人员进行审核。

10.2.1.4发票接收： EDI (电子数据接口 )

收到的发票也可以用电子数据接口 (EDI )转入财务会计系统。数据转换成 SAP的凭证格式传给财务会计系统。如果在这个过程中产生了任何误差，就会自动通知一个相关的会计人员。误差信息提供来源的一个详细清单。这个会计人员可以沿一个分支直入相应的区域 (如原始 EDI凭证、发票输入 )以改正这个误差。

除上述的会计凭证之外，系统还准备了其他凭证，如周期性凭证及样本凭证等。

10.2.1.5周期性录入

对于一些以固定的时间间隔发生金额相同的会计业务 (如租金发票)，系统允许用户创建周期性录入凭证。这种凭证在创建时并没有会计效用。它们只是在执行时才记入会计系统中。周期性录入凭证包含记帐所需要的全部信息。这些信息包括一些指明期限和产生记帐的支付间隔的数据。相应的记帐由系统自动产生。

10.2.1.6样本凭证

样本凭证用于不同时间进行的记帐或者用于每次均不相同的记帐。这种凭证在凭证输入时被用作一种模板。需要改正的只是金额和目期。信息包含于样本凭证作为模板，来代替样本。

10.2.1.7输入帮助

系统有若干功能帮助用户输入发票和贷项凭证，并保证高效的凭证输入。这些帮助包括：

以先前的操作为基础确定缺省值，例如，从科目主记录或用户主记录中设定。
保留那些经过若干次输入过程仍然保持不变的数据
简单发票及贷项凭证的快速输入
对科目和成本中的灵活寻查功能
客户化的处理选项

10.2.1.8科目分配模型

科目分配模型这一功能使用户能够快速安全地输入发票和贷项凭证。这适用于用户不得不完成大量相同的科目指定的情况 (如在若干公司代码、科目或者成本中心之间分配金额 )。科目分配模型是一种凭证输入的模型，并包含任意数量的总分类帐科目项目。与样本凭证不同，科目分配模型中包含的总分类帐科目项目不必是完整的。在凭证输入时，数据可以按要求更改、补充、或者删除。用户只需要输入总金额。系统就将在模型包含的不同行项目之间按比例分配这个总金额。

10.2.1.9核对总额和复检

系统立即检查所有的输入，并且发现误差就建议改正。内置的控制功能防止用户偶然将发票输入两次。系统也在不同层次核对总额。以确保发票的输入是完整和无误差的。

10.2.1.10编辑不完整的凭证

如果输入过程被阻碍，系统允许用户在随时将凭证保存起来，用户可以在用户中断的地方继续编辑该凭证。

系统提供一种预制凭证输入功能供用户使用。这种情况的一个例子就是缺少科目归属的发票或者需要审查的发票。

10.2.1.11预制凭证输入

预制凭证输入功能允许用户在任何阶段中断凭证输入，并将数据作为一种暂存凭证保存起来。创建预制凭证并不更新交易数字，因为此时会计业务尚未完成。但是，可以显示统计数据。用户也可以使用包含在预制凭证中的数据来作最新的分析。例如，用户可以把与预制凭证相联系的金额用于预付销售税返还的目的。预制凭证和支付请求结合起来也用于保证及时支付发票以免损失现金折扣。

在预制凭证输入之前可以产生多种不同方案，它们牵涉到不同的人。

例如，一项凭证可以由一个会计人员暂时输入，然后转交给成本中心的负责部门，以便支付。凭证返回给该会计人员去完成。然后该凭证再提交给负责部门发出全部金额。此时凭证才发出并被记帐。

“处理收到发票”的过程在 SAP工作流程术语中定义，它包括以下要素：

触发事件：
EDI 发票、扫描的、凭证人工帐证单输入
输入的会计格式：
预制凭证输入，带支付冻结樗的记帐
负责的企业部门
负责员工的工作地点
授权路径
系统允许用户描述这些工作流程或类似的工作流程。系统备有工作流程方案供用户使用。用户也可以定义用户自己的工作流程，为参与工作过程的人员及决策者制作工作流程，以及制作公司的工作流程。

10.2.1.12多公司的未清项目

通过允许多公司记帐 (如收回物料)，系统可支持集中的未清项目。对不同公司代码的货物或服务引起的发票，发票项目被输入到保留有该未清项目的公司代码。总分类帐科目在不同的公司代码间分配。输入过程与在公司代码中输入凭证时所用的过程相同。

为每个公司代码输入的项目不必余额都是零。但是所有项目的总余额则必须是零。当交易被记帐时，系统自动为公司代码之间产生的应付款和应收款创建行项目。它也为每个有关公司代码生成一个单独的凭证。同凭证编号一起，所有凭证还都被设定一个联合交易编号。这个编号用于随时描述总体交易。

10.2.1.13货币

用户可以用所需要的任何一种货币输入凭证。每个公司代码都被指定一种本位币。用户可以指定多达两种的附加本位币。这些“并行的“货币也按与本位币相似的方式被处理和更新。

系统以凭证货币、本位币和并行货币来保存凭证金额。系统会将凭证从本位币换算成凭证货币。它使用汇率表中的汇率或用户在记帐时入的汇率。另一种办法是，系统可以设定为只允许用凭证货币，或者允许本位币和凭证货币都用，来输入一定的金额。

系统会进行一般性检查，看以本位币计的和以凭证货币计的凭证余额是否都为零。由于货币换算引起的任何舍入差值均自动校正。

10.2.1.14净值记帐

“净值记帐“的意思是，输入供应商发票时现金折扣考虑进去。系统自动地从费用科目或物料科目中减去现金折扣的金额。它也生成一个附加的行项目以表明现金折扣。对于用支付程序支付的发票，系统为已记帐发票的现金折扣记帐按它使用净额记帐和支付时有效的现金折扣率对帐。最初计算的现金折扣和实际所用的现金折扣之间的任何差值被记帐到一个分开的费用科目中。

这个过程能正确评估已有的流动资产和固定资产，以及相应的费用。这个过程避免了以后必须重新记帐的现金折扣金额。

对凭证输入而言，总额记帐与净值记帐之间并无不同。只是对于用总额记帐记帐的发票，用户可以在凭证或支付建议中对现金折扣期限作后续的更改。在这两种情况下用户输入的都是总价值。系统修正这些行项目并自动记帐到清帐科目。

这两种过程在系统中可以并行地使用。

有许多功能能简化收到的发票输入 R/3的应付帐款会计核算。系统能够自动处理收到的发票。单个公司层次上的多种会计业务都可以同预制凭证的输入联系起来说明。

10.2.2贷项凭证

到期时，贷项凭证记帐到系统中后就通过支付程序自动冲销。支付程序按相应的发票自动冲销与发票相关的贷项凭证。在贷项凭证不能被冲销的情况下，可以用催款程序要求供应商完成支付。

10.2.3支付

支付程序按输入系统中的定金请求创建供应商定金。这些请求包含定金所需的全部信息。这些请求中也包含一个到期日，在这个日期之前必须付出定金。定金请求作为一个凭证存储起来。这个凭证并不更新科目余额。用户可以在任何时候显示单个请求、对指定供应商的所有请求、或者全部已输入的请求。

10.2.3.1定金

定金本身是自动生成的。在输入发票的时候，系统指出已支付的所有定金。在收到的发票已被记帐之后，已交的任何定金都按发票全部或部分冲销。支付程序最后管理的是发票金额减去任何贷项定金。

定金无论是以总值交付 (包括销售税)或是以净值交付 (不包括销售税)都反映在供应商帐户或总分类帐科目中、在这两种情况下，资产负债表正确地反映了净值。

10.2.3.2支付

自动支付业务管理显示了 SAP的应付帐款会计核算系统的最大优点。系统也支持人工的支付结算，如供应商的借项凭证程序。这个过程在应收帐款会计核算的一章中说明。

自动支付过程分三步进行：

创建支付建议
编辑支付建议
支付凭证记帐、生成支付表格和数据媒体

10.2.3.3支付程序流程

支付程序最初是生成一个支付建议清单。这个清单是基于凭证中的数据、供应商主记录、特殊表格、以及用户的选择条件。支付建议可以编辑。支付也可以被直接引发。对于大宗支付业务，若干个会计人员可为支付建议同时工作。他们可以作下列更改：

将建议的支付程序或者银行换成另一个
为需付款的项目更改现金折扣期限
冻结某些支付项目或者将其它项目并入支付中
支付程序利用基于修改过的建议的相应记帐来生成支付。应付款被结清并连接到该项支付上。打印出表格并且可以生成数据媒体。系统记录下支付的过程，使用户在任何时候都可以检查并监控交易。

10.2.3.4支付程序的控制策略

已到支付期限的项目由支付条款和现金折扣的基础金额决定，它们是当发票输入系统时存储的。 SAP R/3系统辨别多层次的支付条款。包括多达两种的现金折扣和一个净值支付截止日。用户可以将支付条款作为一个组截止期输入 (如14天内3％折扣)，也可将它作为一个组日期输入，如下月15日以前。

在不损失任何适用的现金折扣的条件下，系统一般总是尽可能迟地支付。它计算项目的到期日，保证得到最高的现金折扣。系统也允许利用系统设置来将控制策略灵活地客户化，以支持用户的公司在支付业务方面的特殊需要。

在某些国家 (如法国)支付一般是在收到发票后立即以汇票进行。这就是说汇票的到期日和净发票金额的到期日是相同的。在这种情况下，支付程序用汇票支付所有在特定时间范围内 (如30－40天)到期的发票。

10.2.3.5支付方式

系统支持所有常用支付办法，包括支票、电汇、汇票、邮政支票、以及多种各国特有的方法：

支票/汇票程序 (德国 )
POR程序 (瑞士 )
LCA和LCC (法国 )
RicevufaBancarja(意大利 )
对每一个国家可以选择多种不同方法。
用户可以为每个供应商输入多达十种的不同支付方法。到期项目可以大量一并处理，也可以个别处理，每个项目按其支付凭证来处理。

10.2.3.6银行选择

在选择了支付方法之后，支付程序就决定支付应送达的银行。

每个供应商的各种银行详情和公司代码的开户银行在这个选择过程中都起作用。支付程序决定：

适于支付的开户银行
最理想的供应商银行 (在电汇的情况下 )
系统基于一种优先权控制决定开户银行。这种控制会考虑到每次向银行存入的金额。
开户银行的选择是基于受款人的业务地点 (按邮政编码)，或者与供应商的银行详情无关。这个功能允许用户从利息的观点来优化支付过程。此外，用户也可以指定将在供应商主记录中或在凭证中使用的银行。

10.2.3.7支付格式与数据媒介

作为支付过程的最后一步，系统打印出相应的表格或者生成一个数据媒体交换用的支付表格。此外,SAP script (SAP文字处理)功能允许用户根据需要生成新的表格或者修改已有的表格。

系统为数据媒体交换生成一个包含所有支付信息的文件，这些信息符合所涉及国家的银行规则。数据可以转移到微机中，并保存在盘上。

10.2.3.8数据媒体管理

数据媒体管理功能支持对支付业务中产生的那些数据媒体的管理。用户可以对每一个数据媒体制作一个最重要数据的概况，它包括：

支付过程标识符
开户银行
结算中心
计算的金额
用户也可以显示包含在数据媒体中的凭证，并将它的内容输出到屏幕上或打印机中。

10.2.3.9支票管理

当不用支付凭证编号而开出支票时，支票管理功能提供有效的支持。这发生于以下的情况中：

管理预先编号的支票：
在美国、英国、法国、加拿大、澳大利亚，银行提供已编号的支票。
管理必须按银行编号或者必须按公司的要求编号的支票。如果支付凭证的编号太长就会发生这种情况。为了避免在若干年后发生支票编号的重复，管理支票编号也是必须的。
由银行或由打印机发出的支票被分成组，每组被给予一个编号范围。打印程序决定下一个可用的支票编号，并将支票编号与支付凭证编号的分配与存储起来。这个程序自动更新支票编号的状态。如果银行用电子方法 (利用磁盘或文件)提供了作废支票的信息，信息就自动转入 SAP 系统。如果银行提供了已作废支票的复制件，用户就能利用 “已人工兑现的支票”这一功能输入系统中。
从发出支票科目记帐到银行科目是自动发生的。支票兑现的日期存储在支票登记文件中。已被兑现的或无效的支票可以归档。用户仍然能够显示已归档的支票。
用户可使用支付凭证或支票的编号在任何时候调用支票以及有关的支付凭证信息，用户也可用其它条件如受款人、开票日期、等来寻查支票。
为了生成一个银行清单来检查收到的支票，用户可创建一个文件，将每一个开户银行的所有支票列成清单。类似地，用户也可以创建一个包含存储干系统中的全部支票信息的支票息登记表。
支付程序的其它功能包括：
给代理受款人的支付
包含一个以上公司代码的支付
与客户销帐

10.2.3.10代理受款人

系统也允许用户向代理受款人支付。用户可以如下建立代理受款人：

为所有支付建立：
在这种情况下，用户应将代理受款人的帐号输入供应商主记录的一般数据中。
为指定公司代码的所有支付建立：
将适当的说明输入该公司代码专有的主记录数据中。
为特殊发票的支付建立：
输入凭证的用户必须输入必要的信息。用户也可对已记帐的凭证作后续的更改。系统必须明确地允许将一个代理受款人输入到供应商主记录中。

10.2.3.11牵涉多个公司代码的支付业务

SAP系统也支持牵涉多个公司代码的支付业务。用户可将公司合并成组，并为每组指定一个控制公司代码。所涉及的公司代码的所有到期项目一道处理，完成单次支付。对每一次支付，系统产生几项凭证：

在控制公司代码中产生一个支付
为每一个完成支付的公司代码产生一个清帐凭证
系统自动为代码之间的应付付款和应收款产生记帐。

10.2.3.12同客户销帐

如果供应商也是一个客户，则系统允许人工地或自动地冲销其借项和贷项，这样做时用户必须在两个主记录中输入相应的科目编号，用户也必须明确授权在公司代码的主记录数据中冲销。这就允许用户决定，是否要为公司代码单独地冲销。

10.2.3.13支付接收

用户也可以自动地处理支付接收。系统支持各种借项凭证程序，也支持某些国家中常用的汇票程序，如汇票请求、银行本票等。虽然这些程序主要是用于 R/3的应收帐款会计核算中，它们也能用于R/3的应付帐款会计核算中。在要求有托收授权的地方，主记录指出托收授权可适用的银行。

10.2.3.14货币

未清项的支付总是使用凭证用的货币来进行。有专门的支付程序用于支付外币凭证。选作支付用的银行帐户与货币无关。因此，用户可用适当的外币帐户来完成外币支付。从接收发票到付款的期间产生的汇率差值可以自动记帐。

10.2.3.15财务日历

财务日历允许用户在财务会计系统中安排周期性重复的工作，如支付业务。用户也可以把它们交给负责的员工便于及时处理。该员工就将在规定的时间接到通知。

这个功能给被授权的员工一个有关支付过程现状的概况。该功能也允许这些员工追随并检查过去完成的支付过程。

自动化的支付业务在最佳时刻支付未结的和到期的应付款，并将各个公司定义的支付条件考虑进去。系统利用一般的支付程序将支付条件考虑进去。系统利用一般的支付程序，如支票、电汇、汇票等，支持有现金折扣的和没有现金折扣的支付。它也支持特定国家特有的支付方法，如表格、数据媒体交换。

10.2.4特殊交易

对于应付帐款业务，会计业务如发票、贷项凭证和向供应商科目的支付的记帐，也导致相与之联系的总分类帐科目同时发生变化。这个总分类帐科目被称为统驭科目并被输入到供应商的主记录中。

对于许多特殊的会计业务，系统更新一个替代的总分类帐科目，以下情况就是如此：

已交的定金
应付票据的责任
这些特殊业务在 R/3系统中用一个特殊的总分类帐标记指出。若干特殊的总分类帐业务可输入系统中，一些例子包括：
定金请求
冲销定金
应付票据
用户可以用供应商的剩余项目一起处理特殊的总分类帐业务，也可以单独处理它们。每个用户都能够容易地将特殊业务加进系统中。
系统有合适的功能以处理 R/3财务会计应付帐款会计核算中的特殊会计业务 (定金、汇票、担保 )。这些功能保证了资产负债表的准确性。
在 R/3财务会计应付帐款会计核算中会计业务是如何体现的？
系统为输入非自动处理的会计业务提供了最佳支持，这使用户能够既快速又没有差错地管理每天的业务。

10.3凭证和帐户的处理

10.3.1凭证和帐户的显示

系统的功能允许用户显示：

凭证
牵涉多重公司代码的交易
科目余额
指定供应商的个别行项目
用户可以用凭证号码和公司代码显示个别凭证。 R/3系统也有容易使用的寻查功能，使用户能够快速地得到所需的凭证。
用户也可以通过处理代码显示牵涉多公司代码的交易。对于该交易中所涉及的所有凭证，这个号码都是相同的。有一个概况能显示相关的凭证和行项目。在这个阶段用户也可以使用显示全部凭证的功能。

10.3.1.1科目余额

科目余额表示出每一指定期间交易数字的概况，它分成借项和贷项。用户可以容易地看到各期间的营业额，也可以看到整个会计年度的特殊营业额 (定金、汇票等)。用户可以立即进入屏幕上所显示的项目。

10.3.1.2行项目

用户可以按用户喜欢或要求的方式设置行项目的显示。这使用户可以按照一定的标准将项目范围限制到一个更易管理的数量。

用户可以显示个别项目或者显示总计。例如，用户可以对每一个业务范围总计所有项目。进而将它们按期间和凭证类型分解。用户可以定义任何总计变式。这些变式也结合进显示之中。

用户也可以按用户的需要格式化项目清单。如果用户定义了不同的显示变式。显示项目时用户就可以在它们之间交替选择。用户也可以按用户选择的条件 (金额、货币、记帐日期 )来分类项目清单。此外，系统还备有对查功能，它使用户能够显示清单的某些部分。利用这些功能，用户可以显示：

一个记帐期间的所有项目
指定货币的所有项目
某一金额以上的所有项目
用户也可以显示一个以上公司代码的行项目。当支付涉及多个公司代码时这个选项就特别有用，如果几个供应商属于一个合并的集团公司，用户可以显示所有相关供应的未清项目的一个概况。如果供应商也是一个客户，则合并显示使用户能将借项项目和贷项项目都表现出来。
以下功能保证用户能够对特定的供应商科目跟踪全部的会计业务：
行项目显示
显示牵涉多重公司代码的交易
包括了用户控制的先择、合计和分类的行项目显示
对合并的集团公司显示所有项目
科目余额显示，其中有余额、供项及贷项合计、以及营业额合计

10.3.2凭证的更改

系统有若干支持更改已输入凭证的功能。用户可以按下列方式更改：

通过调出个别凭证
通过编辑多业务的凭证
通过请求指定供应商全部项目的清单，从该清单中更改选中的凭证
通过请求指定供应商全部项目的清单，成批更改特定字段
这些功能同显示功能一样易于使用。已经更新过科目余额的某些数据以后不能更改，这包括帐号、金额、和控制记录。对于财务会计模块与其它部件集成的系统，则还有不能更改的其它字段。例如，如果系统使用这个成本中心会计模块，用户不能对凭证的成本中心作后续更改。
用户可以决定大多数字段在什么条件下，可以被更改。例如用户可以指定：只要不曾支付则支付期限就可以更改。用户也可以指定：只有当凭证记帐期间仍未截止时，某些特定的科目指定才能被更改。
所有凭证更改都列成清单并且能够以清单的形式显示。
用户可以更改个别凭证或者更改若干凭证，作为用户可以指定可更改的条件，系统将记录所有的更改。
R/3财务会计提供何种凭证及科目编辑功能？
R/3财务会计模块灵活的显示及更改功能允许用户在任何时候查看指定供应商的帐户余额。从而能长期注意其发展。

10.4信函

系统提供多种方式来分析供应商帐户。例如，用户可以产生下列类型的信函：

信件形式的对帐单和未清项清单
一般信件
帐户确认书
凭证摘要
利息结算单
系统允许用户在特定时段，或对于特定情况，自动产生信函。所有信函都是以用户的业务伙伴的语言生成的。

10.4.1.1对帐单和未清项目清单

供应商对帐单用于对帐，或者用来获得业务伙伴的信息。对帐单指出起始余额、选定时段内的所有项目、以及最终余额。

未清项目清单是对帐单的特殊形式。它也可以为对帐或信息的目的送交业务伙伴。有些时候未清项目清单也用作催款单。这个清单指出指定结帐日期之前的所有未清项目。

这两种清单都包含：

凭证号码或参考号码
凭证的日期和类型
每个项目的货币和金额
到结算日每个项目的余额
如果适用，科目余额也包括清帐凭证号码。致总部的信件将其分支机构的地址列在信的末尾。
R/3系统使用表格作为信件的模板。因此，用户的信件可以包含附加的信息，如每个项目延迟的天数和结算日期等。

10.4.1.2一般信件

个别信件允许用户在产生信函时输入个别的文本。这个文本将分开保存。系统自动决定供应商的资料，如地址。用户输入信件就如同输入文本一样。

10.4.1.3标准信件功能

标准信件功能使用预先定义的文本。用户只需要对其正在处理供应商提出标准信件请求。系统自动决定供应商资料，如地址。当会计人员变动时就可以发送一封标准信件给供应商。

10.4.1.4凭证摘要

凭证摘要功能允许用户就某一特定行项目 (如贷项凭证 )通知供应商。用户可以设定哪些行项目可以在系统中选掼。

10.4.1.5帐户确认书

帐户确认书要求多种选择。作为第一步，用户总是决定哪些供应商有最高的余额，并为这些供应商户产生帐户确认书。然后用户可以用各种选择条件从剩余的帐户中选出数量有代表性的帐户。用户也可以随机选择生成替代的帐户确认书.

10.4.1.6内部凭证

内部凭证使用户将已输入系统的凭证完整地输出。当用户没有原始凭证时，或者需要内部流通的凭证时，都可以使用内部凭证。

R/3财务会计模块提供何种用户专用的信函功能？

对记帐业务之外发生的所有重要事实用户都可以产生书面记录，并把它们包括在用户寄出的信函中。

10.4.2报表

虽然用户可以进行多种在线评估，但即使在 R/3财务会计系统中用户也会需要制作某些报表复制件。也许由于待分析的数据数量巨大。有时用户也会需要将复制件打印出来或者将某些报表制成缩微胶片。

制作报表的能力一般是这样来设定：使用户可以在线运行所有报表。用户将输出送入屏幕或者打印机。如果用户将输出送入打印机，用户可将清单保存在一个暂存文件中，并商定以后是否要输出，和向哪里输出。

10.4.3主记录清单

系统提供若干主记录信息评估和选择条件，这包括按邮政编码和按统驭科目评估。用户可以指定该清单中打印的字段数目。例如，用户可以生成一个仅包含供应商地址信息的清单，第二个清单可能有银行信息，第三个清单可包含供应商主记录中的所有字段。在调出报表时，用户也可以在一定程度上影响将清单分类的方式。

10.4.4供应商分析

系统备有一些为供应商项目提供的报表。例如，用户可以选定的一个结帐日期写出一份未清项目的清单，当然这些项目在系统中可以查到。还有包括了未清项清单的分析，它们允许用户定义制作报表的范围。

10.4.5科目

由于内存紧张，用户不能将所有项目在结清之后在系统中无限期地保留。为了提供所有项目的情况，而又不必将档案数据也包括进去，系统将这些项目从凭证中分开存储，这些记录只包含那些在供应商行中的信息，此外，这些记录经过分类，将已清项目放在每个科目的起始。结帐业务按结帐日期和结帐凭证号码分类，所以用户总是能追随结帐业务，在结帐日期仍保持未清的那些项目列于每个科目的最后。这些记录为每个帐户和统驭科目产生对帐总额。这使用户能与会计系统的其它部分对帐。

R/3财务会计的报表编制功能是如何构建的？

系统为用户提供多种方式分析供应商数据。这些分析对管理供应商信息很有助益。用户也可以将这些分析打印出来。

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