浅谈项目需求变更管理

“项目一旦启动，变更也就随之而来。”

 变更是无法避免的，作为一个合格的项目经理，我们应该有有效的方法来管理项目变更。

 

 先来看一个小案例：

 

 A公司正在实施一个业务系统项目，该项目包括人事行政部、信息部、业务部、财务部、生产部等多个部门人员。

 系统采取外包的形式，雇佣了某知名软件B公司的10名开发人员。

 系统实施时，出现了下述情况：A公司一个系统的用户向他所认识的B公司一个项目开发人员抱怨系统软件中的一项功能问题，并且表示希望能够进行修改。于是，该开发人员就直接对系统软件进行了修改，并告诉A已经解决了该项功能问题。

 

 在分析案例的问题前，我们先看看，什么是项目变更。

 

 当项目的某些基准发生变化时，项目的质量、成本和范围等随之发生变化，为了保证项目目标实现，就必须对项目发生的各种变化采取必要的应变措施，这种行为就是项目变更。

 

 项目变更产生的原因是多样的。以下是一些常见原因：

 

（1）项目外部环境发生变化；

（2）项目总体设计，项目需求分析不够周密详细；

（3）新技术的出现、设计人员提出新的设计方案或者新的实现手段；

（4）建设单位由于业务变化、机构重组等原因造成业务流程变化。

（5）其它原因

 

 我们再来仔细分析一下，上面的案例中的做法，会出现怎么样的问题

 

 开发人员在听到用户的口头抱怨后，就直接对系统软件进行了修改，解决用户的问题，显然是不符合流程的。下面列举三条不合理的地方：

 

 首先，开发人员没有书面记录用户的变更需求，可能会导致对系统软件变更的历史无法追溯；

 其次，没有认真评估用户的变更需求是否合理，这样可能会导致与项目现有的工作可能不一致，导致影响成本、进度或者项目质量；

 再次，进行变更时，没有与其他项目相关成员进行沟通，可能会导致其他项目成员的工作不一致。

 

 那么我们应该怎样来处理项目中出现的变更需求呢？最好的办法是建立一套正规的程序对项目的变更进行有效的控制。

 

简单地说，管理变更的程序包括以下几个步骤：

　（1）识别变更：分析项目中出现的问题是否属于变更需求，区分是否为变更需求的标准就是，某项工作是否不在项目工作基准中；

　（2）评价变更对项目的影响：如果属于变更需求，进行分析，变更会对项目成本、进度、质量等因素产生哪些影响；

　（3）设计变更的备选方案：列出几种可能的变更处理方案，比如说非常紧急的变更需求马上批准，而对项目影响较少的变更可以稍后再处理；

　（4）提出变更申请：正式提出书面的变更申请需求；

　（5）征求项目干系人的意见:所有与变更有关的项目干系人（注：项目干系人指所有与项目有正面与负责利益的人之和）都应该参与项目变更；

　（6）批准或否决变更:提交相关项目管理人员，批准或者否则项目变更；

　（7）追踪变更的实施情况:变更批准后，我们需求跟踪变更的执行情况，并且要记录在案。