新年企业邮箱管理注意事项

2015年不经意间已过去大半个月，但是由于中国人“春节”观念浓，因此一些企业的管理人员思维一时转换不过来，还在按部就班的运转，作为业界内资深的邮件系统服务商，U-Mail的小编要给诸位提个醒：新年别忘了做几件事，这些事或许能促进同事关系融洽，或许能扎紧公司“篱笆”，或者能提升工作效率，或者能减少冗余沉淀精华……您不妨尝试一番：

一、给同事们问声新年好，提醒一些注意事项

没错，用U-Mail邮件服务器的“系统公告”，给同事们问句新年好，提醒一下：财务部门别忘了年审年报和核算事项，业务部门别忘了统计绩效加强与客户互动，技术部门别忘了查杀病毒，行政部门别忘了制定行事历；高管们的助理可以将高管的新年讲话、勉励、振奋人心的资讯放在这里……具体到部门负责人，亦可有通过给部门群发邮件，提醒属下们交来2014年度工作总结和2015年具体规划等等。

二、自定义设计确定好企业邮箱统一风格模板

很多成长中的企业，它的业务内容、远景规划、部门设置、企业文化都在不断调整适配中，可能通过一年的奋斗，会有较大的改动，那么作为企业形象系统的一部分，企业邮箱模板应该作适度的改变，可利用U-Mail邮件系统集成的自定义语言文字模块修改，并设计出相应的背景页面，采用新LOGO，自定义新的登陆页面。同时在过去的一年，有些企业可能安装了一些新的办公软件，那么您可以利用U-Mail邮件系统丰富的标准API接口，将短信平台、传真平台、财务软件系统、OA系统等整合到一块，并实现“单点登陆”。

三、清理过期邮件和帐号，做好归档备份工作

1.如果公司部门有较多裁撤和人员变动，记得对照企业组织架构图，来修改邮件系统里的树形通讯录。

2.清理过期的邮件和帐号，为企业邮箱服务器减负瘦身，如下图所示：

3.对重要文件做好“归档”备份工作，如果企业每一年的资料进行了有序整理的话，既是一笔无形的财富，又方便了新员工迅速熟悉企业历史和制度，缩短融入团队时间，如下图：

四、检测出弱密码用户，并强制其改变

邮箱窃密、邮件丢失、邮箱被用来群发垃圾邮件等事情屡见不鲜，作为邮件系统管理员，相信您已耳闻目睹太多，但有些新手或不曾经历，或安全意识不强，或缺乏责任心，为图省事，简单随意设置了一下企业邮箱密码，因此，您有必要将这些用户筛选出来，强制他们修改密码（密码建议长度为8到20位，不能单纯是字母或数字，同时连续重复、递增、递减的数字或字母不能超过密码长度的一半。）

五、租赁邮件服务器的需要续费，做好技术维护、升级工作

如果您的企业是租赁企业邮局的，别忘了留意一下业界动态，是否有新的功能开发出来了？服务商是否要求您续费而您却忘了？是否需要对邮件系统进行二次开发和维护升级？当然，如果您是使用U-Mail邮件系统，那么小编就多此一问了，因为众所周知，U-Mail邮件服务器软件终身免费升级，而且服务周到体贴，能根据所需提供量身定做的二次开发方案。

当然，在新的一年，还有一些琐屑工作，务必要注意，比方说如果有高管离职，就涉及到“邮箱审核机制”的问题，有必要重新设定好主审和副审人员；比方说有新的分支机构建立，就需要做好异地部署工作；比方说如果过去一年经常会发生停电宕机事故，就有必要多购置一套服务器，“双机热备”做好数据保存工作等等。总之，新的一年，新的规划，新的起点，小编祝愿您事业蒸蒸日上，生意兴隆！