如何使用OpenShare部署和运营企业门户

如何使用OpenShare部署和运营企业门户

 

这篇Blog是偏向企业内整体门户部署和运营的指南，是偏向整体管理和规划的，并不是针对终端用户的OpenShare软件操作手册，具体的操作可以上优酷看相关视频。

 

基础概念：网站是OpenShare企业门户的载体

从根本上讲，使用OpenShare构造的企业门户，其基本载体是网站：文档，联系人，大数据，流程，应用等等等等的所有内容和功能都通过网站这个载体得以体现，比如：

• 一个项目组要进行协作，那么做法就是基于“项目网站”模板建立一个这个项目组专属的网站，然后项目组成员就可以在其上进行协作了。
• 法务部想要以电子信息作为证据，那么就基于“电子数据发现中心”网站模板建立站点，然后有权限的人就可以搜索企业内SharePoint，Exchange和文件服务器上的内容了。

和普通的OA或者一些企业门户产品只有一个网站作为载体不同，OpenShare构造的企业门户其实是一个按照清晰条理（树形结构）组成的由众多网站层次构成的企业门户层次体系，即有非凡的易用性，又有强大的功能。

 

门户层次站点的概念介绍

OpenShare完整的企业门户层次网站体系由企业门户层次网站（集团，公司级和部门级三级） + N层的子站点组成

集团，公司级和部门级三级的企业门户层次网站

集团级门户是最高级别，只有一个，并且安装之后就已经建好

公司级门户在集团级门户之下，有两种：公司门户用于公司本身；公司级专题门户对应公司级别的专题站点，比如公司10周年庆。

部门级门户在公司级门户之下，也有两种：部门门户用于部门；部门级专题门户对应部门级别的专题站点。

所有门户层次入口在主菜单里面都得到清晰的体现

集团，公司和部门三个级别的企业门户站点可以使用专门的“OpenShare企业门户”模板构建（当然也可以使用SharePoint原生的网站集模板），门户层次的物理构造对应的是SharePoint里面的网站集。

使用OpenShare企业门户模板构建的门户首页，其首页布局可以自由更改，没有限制，同时可以自由更换Theme(就是皮肤)，OpenShare内置了4套Theme，用户自己也可以不受限制的定制自己特殊的Theme。

企业门户层次可供选择网站集模板功能众多，内置的模板有近20种，比如OpenShare企业门户，文档中心，记录中心，商业智能中心，电子数据展示中心，企业搜索中心，发布门户，工作组，博客，企业Wiki，项目网站，产品目录，社区网站，PowerPivot站点，社区门户，开发人员网站，基础搜索中心等等，除了内置的网站集模板之外，用户还可以自己定制模板，所以从理论上说，其功能上是无限的

N层的子站点：

集团，公司级，部门级的企业门户层次站点之下，都可以建立子站点，其物理构造对应的是SharePoint的站点(Site)，子站点之下也可以建立子站点，就像目录下面建立子目录的概念一样，而且和子目录是N层的概念一样，子站点也是N层的。

子站点也是通过模板建立，和企业门户层次站点不同，子站点不能使用“OpenShare企业门户”模板，但可以使用其他的近20种内置模板（和上面提到的网站集模板类似），当然，用户也可以自行定制网站模板。

权限

无论是企业门户层次站点，还是子站点，都要设置权限，分管理员和用户，设置管理员的引申含义就是授权，比如集团管理员授权给员工A成为公司A的管理员，其实就意味着说：“员工A，公司A这个门户的运营你管了，你有全权啊，我不再管公司A的门户运营了，只有出现的问题的时候再来找我啊”

“网站管理员不需要是IT，其实最好不是IT，让业务用户自己做主”是个很重要的指导原则，OpenShare使用极其简单，任何人经过简单的摸索之后都可以使用，这样就使得 “我的地盘我做主”的概念得以实行，比如人事部站点就由人事部的人当管理员，销售部的站点就由销售部的人当管理员，自己部门的人最懂自己的业务，所以用起来自然就最得心应手，同时IT也减轻了负担

 

部署步骤

先构建门户层次和授权：

• 对集团管理员来说，建立所有公司级站点并设置管理员（然后公司级站点的运营就由那个人负责了）
• 然后对于公司级管理员来说，建立所有部门级站点并设置管理员（然后部门级站点的运营就由那个人负责了）
• 同理，然后再一层层建立子站点并设置相应的管理员
• 这样，整个门户层次体系就建立起来了，这样每个站点就既可以自治，同时总体又可以统筹管理

再配置门户层次主页（仅集团，公司级，部门级管理员执行，子站点管理员不必要做这步）

• 刚刚建好的门户层次主页是空白的
• 进行主页编辑（点顶条的设置按钮进入设置页面，然后点相应网站布局这列的URL），然后在编辑页面通过增加修改WebParts的方式配置主页，我们在优酷上有相关视频可以参考
• 主页配置好，就上线了

进一步建立内容和向下授权（文档库，联系人，日历，子站点。。。。。）

• 网站载体存在了之后，就是具体内容和具体功能了，OpenShare是在SharePoint上开发的，所以所有SharePoint的对象都可以用，种类非常多，内容也各不一样，所以完全看不同员工的需求，所以管理员需要进一步授权，把对象（文档库，联系人，子站点）的管理权或使用权给到终端用户
• 在页面下方深灰色Dock上，点击最左边的新建按钮，然后想建什么就建，建好之后就设置管理员，然后就可以完成了
• 在设置页面里面管理Banner，定制主菜单
• 在设置页面里面配置应用

 

运营阶段

整合，OpenShare是真正的企业门户，是真正的企业唯一入口，所以要充分发挥其整合优势

• 整合企业内所有应用，应用中心，在设置->应用中心里面录入应用信息，把企业所有应用都录入
• 整合企业内所有文档，文档中心，让员工上载文档，把员工硬盘上的文档都上传进门户，然后使用在线协同编辑文档功能
• 整合企业搜索，企业搜索中心，设置爬网，搜索企业内的全部信息
• 整合人，OpenShare默认给每个员工都建立了个人站点，这个个人站点还关联了企业微博，blog等功能，总之就是员工自己的地盘
• 整合流程，流程中心，OpenShare内置了OpenFlow，可以支持绝大多数的工作流引擎，不但支持，还可以整合引擎，切换引擎（流程的具体开发是定制开发的，要咨询光合信息）
• 整合数据，可以参考OpenShare大数据演示站点，充分使用PPS，PowerView，Excel Service等工具在OpenShare上做数据分析（数据的定制开发可以请光合信息帮忙）
• 整合其他各种内容，联系人，企业日历，资源（会议室，车辆，设备。。。）
• 整合AD，文件服务器
• 整合Exchange Server
• 整合Lync Server
• 整合Project Server

日常运营

• 整理AD里面的数据，尤其是“Manager”这个属性，因为这个属性的值都设置正确之后，企业的组织结构就形成了，可以在OpenShare，Outlook，Lync等各种应用里面看到组织结构
• 改版，更改Theme，更改布局，使得主页更漂亮（可以让光合信息帮你做新的Theme）
• 不同时期，发布不同的图片，以及企业信息
• 进一步分配权限（子站点，资源库，图片库，文档库，联系人等等各种对象）给员工，使得员工可以自行建设其需要的网站和资源，进行协作
• 在不同特定时期，上线不同的专题网站，比如签下特别的大订单，节日，公司特别的计划。。。

协作，OpenShare是真正的协作型门户，和其他的大都以员工看为主的企业门户产品完全不同，有大量的功能是鼓励员工协作的，所以要充分发挥其协作优势

• 鼓励员工经营其个人站点，鼓励员工用企业微博，wiki，blog等进行协作

• 鼓励所有员工，以不同形式，在各自的站点上协作，比如共同写方案，共同编辑销售Pipeline。。。其实SharePoint上Web版的Office是相当好用的，大多数功能都能在页面里面完成，关键是可以协同编辑文档，而且还免费

如下事情你完全可以自己做，但也许没必要自己做，可以请专业的光合信息帮忙

• 定制企业需要的Theme
• SharePoint的升级（OpenShare只支持SharePoint 2013及以上版本）以及数据迁移
• 具体审批流程的定制开发（无论您企业的工作流引擎是什么，OpenFlow都可以支持）
• 基于OpenShare的定制开发，比如特殊的任务管理，会议室管理
• 用多租户模式在企业内部署OpenShare以构造私有云
• 整合Office365与OpenShare以构造混合云
• 和Exchange Server，Lync Server, Project Server整合，或者梳理企业内部的AD
• 上线光合信息开发的LyncShell，LyncBiz等软件，并和OpenShare整合
• OpenShare，SharePoint的培训
• OpenShare，SharePoint的维护与技术支持