翻译（五）第十章 文件和文档管理

第十章 文件和文档管理

每个计算机用户每天管理着文件和文档。一个非常重要和困扰人的工作就是快速的找到需要的文档并且确信是正确的版本。如果想使每一步容易些那就是从用户那收到提示。如果你能使这些简单些的话，用户们将会很高兴。文件和文档的管理是非常重要的。SharePoint可以帮助你做到这些。这一章也将讲述如何快速简单的找到他们所需的文件。

传统文件的困扰

要理解SharePoint是如何做到这些需要首先你要分析传统方式是如何工作的。以下表格列出了一个用户每天典型的文件和文档的操作。

 

表 10.1: 典型工作 －》打开表格作为电子表格

一般的文件任务

挑战/问题

创建一个文件

这个文件要存在哪里以便于我和我的同事以后能够找到？我要给文件起个什么名字以使它能清楚的描述它包含的内容？

更新一个文件

我如何能知道文件是否更新了？我如何来保存一个新的版本又不覆盖旧的版本？我要在一段时间内来更新一个公共文件，如何使其他人在这个文件被完全更新前看不到呢？当一个文件正在更新时，其他人如何协同工作？

打开一个文件

我如何找到这个文件？我如何知道这是最新的版本？如果有必要，我如何联系最后的更新者？

删除一个文件

我如何能知道是否还存在其他拷贝的文件？

这就是你的用户们每天处理文件和文档时所面临的挑战。面对这样一个事实：用户们解决这些挑战有几种方法，但结果是你很快就发现文件混乱了。没有人知道所有的文件存放在哪里，没有人能肯定文件是最新的版本，所有的文件备份和恢复程序是负责的并且很耗费时间。

文档管理系统

有一些很好的工具来创建文档和文件，象微软的Office一样。其他其中的一些工具有内置的组织和存放文件。这是很好的，但问题是这些工具只是适用于这些工具，而没有一个全局的解决方案来管理所有类型的文件和文档。因此，传统的文件管理方式从某些方面来说是好的，但不充分。这就是为什么所有的，并不是一些，组织有一个或一些混乱的文档管理系统。甚至用户们要学会适应这种解决方案。你是否设想过如果你能够降低这些文件的混乱甚至一起提升它能为你自己以及你公司节约多少时间？

一种常见的解决方式就是文档管理系统，或者叫做DMS。这种类型的解决方案存在了好多年，当人们知道了它们的功能后就喜欢上了它们。一个DMS系统要花费好多钱，但是到这些功能都能实现，对于你们用户效率和功能的提高能使你很快得到好的回报。

待续。。。