技术人生：故事之十八孤独的OFFICE

故事之十八 孤独的OFFICE
OFFICE出现多年了，然而他就象一个高傲的名门闺秀，让人既感到亲切，也感到高深。结果，OFFICE孤独着。作为打字软件，OFFICE已经成为培训班的必修课。但是，知道OFFICE的“OFFICE”含义的人太少了。本来，OFFICE的意思是，可以进行办公处理，办公的事情就多了，文字处理是其中的一种而已。其他还有什么？我们不妨想象一个办公室，就知道OFFICE的事有哪些了，然后再使用微软这个OFFICE。
电脑网络已经不是神话和想象，自从WPS时代开始，我们已经认识到了电脑办公的好处。然而，那些崭新的概念的不断出现，如同时装的变化一样，让人难以适应。于是，更多的人困惑于办公自动化到底是什么的问题。我们没有必要在理论上给它下一个明确的定义，因为我们是电脑的使用者，是理所当然的受益者，关于理论问题，可以让那些电脑专家去争论。我们关心的是，电脑到底如何提高我们的工作效率。
但是，更多的人是有电脑恐惧症的，主要原因是被电脑专家的满嘴的新名词吓怕了，只好站到一边，有一种可望不可及的心态。仍然在旧日的纸堆和繁忙的穿梭中度过每个工作日。本来正常的工作程序，被一句“工作流”的定义弄得复杂了，无法理解了。
本文不想在概念上和人争论，只是从实用角度，介绍如何使我们的工作让电脑来完成。我们的目标是，建立办公新秩序。
本文将从探讨如何让我们的工作从桌面走向“桌面”——这是微软公司的电脑新概念，也就是从办公桌上走向电脑网络办公环境来解释实施的方法。

我们需要什么
既然让电脑来代替我们的办公桌，自然需要相应的工具，就象办公桌需要配备纸张、笔墨一样。这里介绍几个工具，它们可以让电脑成为办公桌，让电脑网络成为办公室。
既然是电脑网络，自然要有一个网络，关于网络的问题，我们可以查阅相关的资料，这里假定已经建立了网络了。那么，我们需要什么呢？
让我们回忆办公环境需要那些东西，大体可以分为以下一个内容：
需要能够书写文件，报告等的工具，用来代替我们的纸笔。
需要能够传递这些报告，文件的工具，用来帮助我们的秘书们。
需要能够管理办公资料的工具，用来帮助办公室管理者和领导者。
需要能够规划工作程序和工作计划的工具，用来帮助决策者和日常工作管理者。
需要能够分析，统计的工具，用来帮助管理者量化工作情况。

以上工作要用电脑实现，并不是困难的事情，我们可以选择一些工具，它们被安装到电脑网络上，通过简单的规划和电脑技术的处理，就可以实现我们的目标了。这些工具有：
WINDOWS NT SERVER，管理网络。
OFFICE97，书写材料的工具。
EXCHANGE SERVER，传递资料和信件的工具。

并不需要太多，有了以上这些，我们就可以实现办公的自动化了。
实际工作程序
让我们先分析以下实际工作中的一般程序。通常情况下，工作者要书写各种材料，然后向上汇报或向下发送，在得到反馈结果后，根据情况加以处理。如公文传阅、给领导的报告，给下属的工作任务等。
另外就是相互交流，如信函，传真等。
还有就是讨论，发表个人见解，经理人员讨论管理等。
其它是简单的管理工作，如人员，财务报表，资产管理等。

对于没有电脑的情况，自然是靠人力来完成，这种烦琐的工作每个人都有体会。下面我们要用电脑来完成，实现的目的是通过简单的操作就可以完成这些工作。

建立自己的邮政系统
听起来很庞大，其实并不难，在办公室建立自己的邮政系统，完成日常信件，资料的收发，可以避免在办公大楼中四处穿梭，以及不断到邮局收发信件。而且，也可以避免日常信件的丢失，翻检的困难。
要实现这个目标，我们只要有：
办公网络。
电话线路和MODEM。
INTERNET帐户。

下图是这样一个网络的示意图：

我们可以通过下面的方式建立邮政系统。
首先安装MICROSOFT EXCHANGE SERVER软件，安装到 WINDOWS NT SERVER计算机上。

然后，我们可以根据自己的需要，实用通信的协议，也就是通信规则，正如邮电系统需要规范的信封，信件书写格式一样，电脑通信也是同样具备一定规则的。EXCHANGE SERVER 提供了电脑通信的多种规则，主要有：新闻通信（NNTP）和国际电子邮件（POP3，SMTP）规则。下图是这些规则的清单，我们可以管理它们。

其中值得一提的是公用文件夹，它是网络讨论的地方，可以发表言论。下图是它在EXCHANGE SERVER 中的位置，可以管理。

如果我们不清楚具体的管理方法，可以咨询电脑管理专家。对它们来说并不是困难的事情。如果我们自己是电脑行家，不妨借助 EXCHANGE SERVER 的手册管理它。
EXCHANGE SERVER 和WINDOWS NT SERVER 是紧密结合的，在安装了 EXCHANGE SERVER 后，在WINDOWS NT SERVER 的用户管理中，就可以自动建立用户的电子信箱了。下图是在 WINDOWS NT SERVER 中出现的 EXCHANGE SERVER 管理选择。

每个人都有自己的信箱，并有自己的口令，这是安全的。当建立一个新的网络用户时，就可以建立一个对应的信箱了。
WINDOWS NT SERVER 会询问是否给这个人建立信箱，并需要选择电子邮件的邮局（服务器）。下图是这个管理的界面。如果给这个人建立信箱，则就出现了建立信箱的界面，可以输入这个人的个人信息，以便在收发邮件时使用，同时建立电子信箱地址。建立完毕后，我们可以看到这个人的信箱地址是 [e-mail]，可以更改，也可以设置这个人收发信件的权利。下图是这个管理的界面。

如果这个人可以向外部的人收发信件，可以通过外部的电脑网络，如INTERNET，我们可以设置他收发外部信件的方式，下图是让这个人可以通过CHINANET网络收发外部电子邮件。

既然我们已经可以收发电子邮件了，那么如何收发，使用什么收发。下面介绍这方面的内容。

传递资料的方式
如果我们使用OFFICE 书写了报告，信件等，就可以通过EXCHANGE SERVER 发送给其他人了。下图是通过网络收发信息的示意图。

图表 1
下图是OUTLOOK日记管理的界面，可以管理任何文档，并根据需要查询需要的文档。

如果要直接在OFFICE编辑工具中发送，在OFFICE 工具的“文件”菜单中，都有一项“发送”，可以使用此工具选项，注意，这里包括直接发送（打印）到传真。下图是它的界面。

如果选择了这个功能，就可以将当前书写的资料发送给其他人。注意，其中的传真是直接发送到对方的传真设备上。
OFFICE97的灵活使用
上面已经说明了如何将信息进行传递。但实际工作是，传递信息的目的是为了交流，我们可以讨论以下在OFFICE97中提供的实现信息交流的方法。
文章的网络审阅——批阅功能。
会议演讲的网络展示——演示文稿会议。
财务报告，家庭理财的编写——电子报表。
工作计划，会议安排的自动管理——会议和任务安排。
办公室数据资料的管理——人事数据库和其它数据库。
邮政资料制作——邮政标签和邮政信封。
公文管理——公文数据库+电子邮件。

我们不需要固执己见地非要进行大量的软件开发。有时，仔细研究现有的产品，利用他们已经能够实现的功能，是可以达到目的的，何必不去深入理解和了解它们呢？