如何使用SharePoint Designer创建自定义的Workflow？

为了建立无纸化办公环境，所以一些公司需按照需求创建各种Workflow，以提高工作效率，那么以自定义个人请假Workflow为例，给大家展示一下如何通过SharePoint Designer来创建自定义的Workflow，需求如下：

 

1. 部门员工请假提交Item时，自动触发Workflow，自动Send Email给Manager
2. Workflow审批人员是：直属的Manager
3. 当Manager批准请假时，Workflow完成，同时Email给申请者和Manager，Email正文需写入请假信息、时间以及原因。
4. 当Manager拒绝请假时，Workflow完成，同时Email给申请者和Manager，Email正文需写拒绝Reason。

 

实现前提：

 

1. Central Administration->System Setting页面，配置Configure Outgoing E-mail Settings。
2. Workflow参与者以及公司员工在AD中均正确填写Email Address。
3. 在Web Site上创建PTO List，创建员工Name、请假Date、Division、Manager，Reason等Column。
4. 在Web Site上添加公司员工以及Workflow参与者以及赋予相应的Permission Level。

 

实现步骤：

 

1. 用SharePoint Designer打开该Web Site，点击Workflow，并创建，在Workflow页面，选择对应Workflow的Instance，即Task和History List，同时需勾选当Item创建时自定触发Workflow的Radio Button，如下图所示：

 

 

2. 创建Workflow，按照下面的流程，如下图所示：

 

 

3. 其中第一步骤中Email处需填写的是Manager，让Manager了解自己部门员工有申请请假的情况，如下图所示：

 

 

4. 触发Workflow步骤，需填写Workflow的参与者，由于整个Workflow只需要Manager进行Approved和Rejected，所以在参与者处填写Manager即可，如下图所示：

 

 

5. 触发Workflow后，Workflow有两个Conditions，一个是Workflow Approved状态是Yes的情况，一个是No的情况，所以分2个条件语句去写Workflow，在第一个条件语句中，也就是Workflow被Approved的情况，需Email给HR和申请者，如下图所示：

 

 

6. 第二个条件语句中，Workflow被Rejected时，需告知申请者，以及Reason，如下图所示：

 

 

7. 第一和第二条件语句无论Workflow执行的是Approved还是Rejected，均需要按照Status设置Workflow的状态，所以需要Set Workflow Status这个Action，同时要用Stop Workflow来结束Workflow。
8. 保存Workflow后，将其Publish到指定的Web Site中，这样我们就可以在PTO的List上提交请假申请了，自动触发Workflow，如下图所示：

 

1

 

希望给用SPD创建自定义Workflow的IT Administration带来一些帮助，如果有其他需求，欢迎与我联系。